5 نصائح لاجتماعات أكثر إنتاجية

كل شخص لديه آراء حول الاجتماعات ، مثل لماذا بعض الاجتماعات ليست ضرورية على الإطلاق أو ما يجعلها طويلة بلا داع. ليس من الصعب تحسين الاجتماعات. مع الحد الأدنى من التحضير والتدبر ، يمكن أن تكون الاجتماعات تجربة أكثر إنتاجية للجميع.

مفتاح واحد لعقد اجتماعات أفضل هو أن تفهم أولاً نوع الاجتماع الذي تنوي عقده ، ثم الاستعداد له وفقًا لذلك. لنلقِ نظرة على الأنواع الأربعة الأكثر شيوعًا من الاجتماعات لفهم ما يجعلها مختلفة.

4 أنواع من الاجتماعات

تنقسم الاجتماعات الأكثر شيوعًا إلى أربعة أنواع:المعلومات ، والمناقشة والتعاون ، وتسجيل الوصول ، واجتماع العمل.

1. اجتماع إعلامي

الاجتماع الإعلامي هو بالضبط اجتماع يستخدم لنشر المعلومات. عادة ما تكون اجتماعات دار البلدية نصف السنوية إعلامية. عادة ما يكون موجز العلاقات العامة إعلاميًا أيضًا. عادة ، طرف واحد فقط لديه معلومات للمشاركة. الحضور هناك لاستيعابها.

2. المناقشة وجلسات التعاون

اجتماعات العصف الذهني هي أمثلة للمناقشة أو اجتماعات التعاون. من المفترض أن تأتي المعلومات من عدة أشخاص. يمكن أن تكون الاجتماعات التعاونية أيضًا اجتماعات لحل المشكلات. في هذا النوع من الاجتماعات ، قد يقوم واحد أو أكثر من الأطراف المعنية بوضع جدول الأعمال.

3. تحقق في الاجتماع

تسجيل الوصول هو اجتماع مجدول بانتظام ، عادة حول مشروع معين ، والذي قد يكون مستمرًا أو يكون له تاريخ انتهاء متوقع. يعد سكروم اليومي مثالاً على اجتماع تسجيل الوصول. تعتبر عمليات تسجيل الوصول جيدة للتأكد من أن جميع الأطراف المشاركة في نوع ما من العمل أو المشروع يتم تحديثها باستمرار بشأن المشكلات والحلول والتغييرات والتقدم وما إلى ذلك. يمكن أن تكون اجتماعات تسجيل الوصول المنتظمة (ولكن لا يجب أن تكون) قصيرة جدًا. إذا كانت هناك تغييرات قليلة أو معدومة منذ الاجتماع الأخير ، فيمكن أن ينتهي الاجتماع بمجرد أن يعرف الجميع.

4. اجتماع عمل

في اجتماع عمل ، يجتمع الأشخاص معًا لإكمال العمل الذي يجب إنجازه. إنها بهذه السهولة. أحد الأمثلة على اجتماع العمل هو الاجتماع الذي تجتمع فيه مجموعة متنوعة من قادة الفريق لتحديد جدول زمني للمشروع. يجتمعون معًا لمناقشة ما يجب أن يكون عليه الجدول الزمني مع تسجيل جميع التواريخ الرئيسية أيضًا. مثال آخر هو أن المبرمجين وأصحاب المصلحة يجتمعون معًا لتنفيذ التغييرات في الكود (على سبيل المثال ، إلى موقع ويب أو منتج تفاعلي آخر) بحيث لا يمكن للطرفين التحقق بدقة إلا في وجود أحدهما الآخر. اجتماعات العمل تقشف التسويف في مهدها. غالبًا ما تكون تعاونية.

5 نصائح لجعل الاجتماعات أكثر إنتاجية

1. احصل على موعد الاجتماع بشأن التقويم المناسب مسبقًا

يجب أن تكون بعض الاجتماعات في الأسابيع التقويمية قبل انعقادها. على سبيل المثال ، أي اجتماع مع عدد كبير من الحاضرين ، مثل اجتماع شامل للشركة أو اجتماع ربع سنوي للمساهمين ، يجب أن يتم تحديده مسبقًا بوقت كاف لمساعدة أكبر عدد ممكن من الأشخاص في مسح جدولهم الزمني لذلك.

لا ينبغي جدولة الاجتماعات الأخرى ، خاصة الاجتماعات الداخلية ، قبل وقت طويل جدًا. أسبوع أو أسبوعين كافٍ لمعظم. إذا كان الغرض من الاجتماع هو متابعة أو حل مناقشة أو مشروع بدأ بالفعل ، فأنت لا تريد انقضاء الكثير من الوقت بين المناقشة الأخيرة والاجتماع. يحتاج الناس للحضور إلى الاجتماع والأفكار لا تزال حاضرة في أذهانهم.

عند البحث عن وقت وتاريخ لاجتماع يناسب الجميع ، استخدم أداة جدولة الاجتماع. إنهم يأخذون عناء الجدولة ويسرعون العملية.

2. استخدم سطر موضوع واضح

سواء كنت تقوم بجدولة اجتماع بدعوة تقويم أو رسالة بريد إلكتروني بسيطة أو رسالة Slack ، استخدم سطر موضوع واضح. إنه مفتاح إنتاجية الجميع. يجب أن يشير سطر الموضوع في بضع كلمات ليس فقط موضوع الاجتماع ، ولكن الغرض منه. يساعد سطر موضوع الاجتماع الواضح الجميع على فهم سبب دعوتهم إلى الاجتماع في المقام الأول. كما أنه يطلع الأشخاص على كيفية الاستعداد مسبقًا.

3. لديك كل من جدول الأعمال والأهداف

جدول الأعمال هو قائمة بالأشياء التي ستحدث في الاجتماع ، وعادة ما تكون بترتيب تسلسلي. تستفيد اجتماعات المناقشة حقًا من وجود جدول أعمال. إنه جدول الاجتماع.

الأجندة وحدها لا تخبر الناس بما يجب أن يحدث كنتيجة للاجتماع. لذلك بالإضافة إلى وجود جدول أعمال ، فأنت بحاجة إلى تحقيق الأهداف.

ما هي القرارات التي يجب اتخاذها بنهاية الاجتماع؟ ما هي النتائج التي ستحدث في نهاية هذا الاجتماع؟ إذا تمت دعوتك إلى اجتماع مع جهة اتصال جديدة ، فمن المنطقي تمامًا أن تسأل ، "ماذا تأمل في الخروج من هذا الاجتماع؟"

اعتمادًا على مدى تعقيد الاجتماع ، قد لا تحتاج إلى توضيح جدول الأعمال والأهداف. على سبيل المثال ، الغرض من اجتماع تسجيل الوصول هو نفسه دائمًا:تسجيل الوصول ومراجعة التقدم المحرز وإثارة المخاوف. من المحتمل أنك لن تحتاج إلى جدول أعمال واضح لهذه الأنواع من الاجتماعات. في بعض الأحيان ، تكون الأهداف ضمنية في سطر الموضوع. مثال على ذلك "تعيين تشكيلة لعدد أغسطس من المجلة". الهدف هو إكمال هذه المهمة في اجتماع عمل.

موصى به بواسطة محررينا

4. حدد قائد الاجتماع

كل اجتماع يحتاج إلى قائد أو قادة مساعدين. في معظم الحالات ، يكون الشخص هو الذي دعا إلى الاجتماع. كن واضحا في اتخاذ القرار.

أسوأ اجتماع حضرته على الإطلاق لم يكن فيه قائد. كانت بلا اتجاه ، ولم يعرف أحد كيف يقودنا إلى المسار الصحيح. في منتصف الطريق تقريبًا ، أدركت أن العديد من الأطراف اعتقدت أنا كان من المفترض أن يكون رائدًا. شعرت بالإهانة والغضب تمامًا من الشخص الذي حدد موعدًا لذلك دون أن أوضح من كان من المفترض أن يقود المحادثة. الأسوأ من ذلك كله ، أن الاجتماع لم يكن مثمرًا تمامًا للجميع. في مشهد طائش آخر ، اتصلت ذات مرة بعقد اجتماع ، وجدولته ، وكنت أنوي تمامًا إدارته ، فقط لكي يتولى زميل آخر الأمر بالكامل. كان ذلك مثيرا للغضب.

5. تفقد التكنولوجيا ، ولكن قم بالتجربة التجريبية

قبل أن تضيع وقتك في إنشاء مجموعة عرض شرائح ، اسأل نفسك ، "هل أحتاج إلى عرض تقديمي على الإطلاق؟"

إذا كانت الإجابة بنعم ، فتذكر أنه يجب استخدام الشرائح للحفاظ على تفاعل الأشخاص وتعزيز نقاطك ، وليس إعدادها لك. لا أحد معجب بمسحات النجوم ولا أحد يريد مشاهدة فيديو عندما يأتون لسماعك تتحدث أو يتحدث معك.

إذا كان لديك منتج أو خدمة تريد التباهي بها ، فقم بتوضيح كيفية عملها. لا تظهر صورًا أو مقاطع فيديو لها. امنح جمهورك شخصية مكوي الحقيقية.

إذا كنت ترغب في مشاركة المعلومات مع كل شخص حاضر ، فأرسلها قبل الاجتماع ، وليس بعده. ما إذا كان الناس سيراجعونها مقدمًا هي مسألة أخرى ، لكن أعطهم الخيار. ثم يمكنك قضاء وقتك في الوصول إلى جوهر الأمر ، وربما وقتًا أقل أيضًا.

يستفيد الجميع من BetterMeetings

تأتي الاجتماعات بجميع الأشكال والأحجام وبالتالي لها احتياجات فريدة. ومع ذلك ، فإن القليل من التحضير يقطع شوطًا طويلاً في جعل الاجتماع مثمرًا لكل شخص يتخلى عن وقته للحضور. ستساعدك معرفة نوع الاجتماع الذي تنوي عقده أيضًا على تشكيل توقعاتك وتحسينها.