كيفية إنشاء وإدارة مستندات العائلة الرقمية

في حالات الطوارئ ، آخر شيء تريد القيام به هو البحث عن الأوراق. يمكن قول الشيء نفسه في لحظات التوتر الشديد أو الحزن. من الناحية المثالية ، سيكون من السهل العثور على جميع المستندات المهمة التي قد تحتاجها والوصول إليها بسهولة. كيف تفعل ذلك؟

أفضل طريقة لوضع المستندات المهمة في متناول يدك هي عدم استخدام الأوراق عن طريق رقمنتها ثم حفظ تلك الملفات الإلكترونية في مكان يمكنك استردادها من جهاز كمبيوتر أو جهاز لوحي أو هاتف ذكي. في كثير من الحالات ، يجب عليك حفظ نسخ ورقية من الأوراق أيضًا ، لكن هذا لا يعني أنه لا يمكنك عمل نسخة رقمية أيضًا. هناك الكثير من المزايا للقيام بذلك.

أولاً ، ينتهي بك الأمر بنسخة احتياطية ، وهو أمر مفيد للغاية إذا حدث أي شيء للنسخ الأصلية. ثانيًا ، يمكنك استرداد المستندات في أي وقت وفي أي مكان طالما أن لديك اتصال إنترنت آمن. ثالثًا ، عندما يتم رقمنة المعلومات ، يمكنك البحث عنها باستخدام الكلمات الرئيسية بدلاً من الخوض في أكوام الورق. أخيرًا ، من الأسهل كثيرًا مشاركة ملف إلكتروني مع محامٍ أو مستشار مالي أو أحد أفراد الأسرة الذين يحتاجون إليه ، بدلاً من إرسال الفاكسات أو النسخ المصورة.

ما هي بعض المستندات العائلية المهمة التي قد ترغب في رقمنتها؟ ما هي أفضل طريقة لمسحها ضوئيًا وتخزينها بحيث تكون آمنة ، ويسهل العثور عليها ، ومتوفرة دائمًا عندما تحتاج إليها؟

أمثلة على المستندات المراد رقمنتها

لا تحتاج إلى رقمنة كل شيء. في حين أنه قد يكون هناك بعض القيمة المحتملة في توفير كل فاتورة مرافق أو كل كشف حساب بطاقة ائتمان ، ما هو احتمال احتياجك لها ولا يمكنك الوصول إليها من حسابك المصرفي عبر الإنترنت أو مزود المرافق؟

ركز بدلاً من ذلك على المستندات التي من المحتمل أن تضطر إلى الرجوع إليها في مرحلة ما (الإقرارات الضريبية ، على سبيل المثال) أو التي ستستفيد حقًا من الحصول على نسخة احتياطية. بعض الأمثلة هي:

• المستندات المتعلقة بالتغييرات الرئيسية في الحياة:شهادات الميلاد ؛ أوراق التبني شهادات الزواج والطلاق والشراكة المنزلية ؛ شهادات الهجرة والنماذج

• جوازات السفر ورخص القيادة وبطاقات الهوية

• التقارير الصحية ، بما في ذلك سجلات اللقاحات والتحصين

• سجلات الحيوانات الأليفة

• محاضر التعليم الرسمي وشهادات التخرج

• سندات وصكوك الملكية

• اتفاقيات الإيجار والقرض

• الإقرارات الضريبية

قد تتبادر إلى الذهن الصور العائلية أيضًا ، لكنها تتطلب عملية مختلفة تمامًا للمسح الضوئي والحفظ. مع المستند ، لا تحتاج إلى صورة عالية الدقة ، ولكن تحتاج إلى صور. بالإضافة إلى ذلك ، مع الصور ، يجب أن تضع في الحسبان اللون أو درجة اللون البني الداكن أو التدرج الرمادي ، والتي لا تمثل عادةً مشكلة في المستندات القياسية.

إذا كانت لديك مستندات عائلية تاريخية أقرب إلى الصور العائلية ، ربما لأنها تحف قديمة أو لها قيمة عاطفية ، فمن الأفضل أن تتعامل معها مثل الصور. بالنسبة إلى أي مستندات شديدة الحساسية أو عالية القيمة ، ففكر في التواصل مع مسؤول المحفوظات للحصول على المساعدة ، أو اقرأ بعض النصائح من الأرشيف القومي الأمريكي (يفتح في نافذة جديدة).

كيفية رقمنة المستندات المهمة

لننظر أولاً في كيفية مسح مستند ضوئيًا وتحويله إلى ملف إلكتروني.

لا تحتاج إلى ماسح ضوئي للطاولة للحصول على نتائج ذات مظهر احترافي. كل ما تحتاجه هو هاتف ذكي به تطبيق مسح ضوئي للجوال ، وسطح عالي التباين (على سبيل المثال ، إذا كان ورقك أبيض ، فيجب أن يكون السطح داكنًا) ، وإضاءة مناسبة.

لمسح مستند:

1. ضع الورق على سطح عالي التباين. تأكد من أن لديك إضاءة كافية. يساعد التواجد بالقرب من النافذة أثناء النهار بشكل كبير.

2. ضع المستند بشكل مسطح. تصحح معظم تطبيقات المسح العيوب البسيطة ، مثل التجاعيد والزوايا المقلوبة ، ولكن إذا كان بإمكانك جعل المستند مسطحًا ، فهذا مثالي.

3. قم بتشغيل تطبيق المسح الضوئي وضع هاتفك في وضع موازٍ للمستند. تحتوي معظم تطبيقات المسح الضوئي على ميزة الكشف التلقائي عن الحواف ، طالما أنك تبذل جهدًا معقولاً لتأطير الصفحة ضمن الأدلة التي تظهر على الشاشة.

4. تفحص معظم التطبيقات الصفحة تلقائيًا ، ولكن في بعض الحالات ، قد تضطر إلى النقر لإكمال الفحص. سيطالبك التطبيق بعد ذلك بتكرار العملية إذا كنت تريد إضافة المزيد من الصفحات إلى نفس الملف.

العديد من تطبيقات المسح الرائعة مجانية أو تقدم خدمة مجانية. ABBYY FineScanner و Microsoft Office Lens مثالان رائعان. في تطبيقات التخزين السحابي وتدوين الملاحظات (التي قد تكون لديك بالفعل) ، يتم تضمين مسح المستندات ضوئيًا. هذا صحيح بالنسبة لتطبيق Dropbox للجوال ، على سبيل المثال ، وتطبيق Evernote للجوال.

إذا كنت تريد القدرة على تحرير المستندات التي تمسحها ضوئيًا ، على سبيل المثال ، لتحويل ورقة إلى مستند Microsoft Word ، فأنت بحاجة إلى تطبيق مسح ضوئي يتضمن التعرف الضوئي على الحروف والتحويل إلى نص قابل للتحرير.

مكان تخزين المستندات بأمان

هل تستخدم بالفعل خدمة التخزين السحابي أو خدمة مزامنة الملفات ، مثل Google Drive أو Microsoft OneDrive ، لتخزين الملفات المهمة ونسخها احتياطيًا؟ ثم ربما يكون من المنطقي استخدام نفس الخدمة لتخزين مستندات عائلتك.

لا يوجد نقص في حلول التخزين السحابي. جميع الخيارات المذكورة حتى الآن - Dropbox و Evernote و Google Drive و OneDrive - هي خيارات جيدة تمامًا. الأهم من ذلك ، نظرًا لأنها شائعة جدًا ، تمنحك تطبيقات المسح الضوئي غالبًا خيار تصدير المستندات الرقمية الخاصة بك إليها مباشرةً ؛ أو أنها توفر وظيفة المسح المتكاملة الخاصة بهم.

موصى به بواسطة محررينا

مهما كانت الخدمة التي تختارها ، تأكد من أنها تشفر بياناتك وتأكد من أنك تستخدم كلمة مرور طويلة وفريدة للحساب. مدير كلمات المرور هو أفضل صديق لك في هذا الصدد.

كيفية تنظيم مستندات العائلة الرقمية

بناءً على حجم مستندات عائلتك ، يمكنك إنشاء سلسلة من المجلدات والمجلدات الفرعية داخل خدمة التخزين الخاصة بك لتنظيمها. ومع ذلك ، قد يستغرق الأمر وقتًا طويلاً ، وغالبًا ما يبدأ الأشخاص في السير في مسار واحد للفرز والتنظيم قبل أن يدركوا في منتصف الطريق أنه لن ينجح.

لذلك ، فإن الطريقة السريعة والسهلة للقيام بذلك هي حسب السنة. ابدأ بعمل 10 مجلدات وتسميتها لآخر 10 سنوات. على سبيل المثال ، سيكون لديك مجلدات تسمى 2020 و 2019 و 2018 وما إلى ذلك. بمجرد وصولك إلى 11 عامًا ، أضف "وأكبر" (أو شيء مشابه) إلى اسم المجلد. بمعنى آخر ، سيكون المجلد الأقدم باسم "2010 وما قبله."

يمكنك الآن فرز الأوراق الرقمية في مجلد ومعرفة مكانها تقريبًا. بالنسبة لبطاقات الهوية ، استخدم سنة الإصدار. للحصول على النصوص ، استخدم السنة الأخيرة من الحضور في المدرسة. إذا كان لديك عدد كبير جدًا من الملفات في أي مجلد ، فما عليك سوى إنشاء مجلد فرعي وفقًا للموضوع ، مثل "المستندات الضريبية لعام 2020" أو "السجلات الطبية لعام 2019".

ماذا عن أسماء الملفات؟ أجد أنه من المنطقي إعطاء الملف اسمًا جيدًا عند مسحه ضوئيًا لأول مرة ، عادةً لأنني أقوم بمسح مستند ضوئيًا لسبب ما. إذا طلب مني طبيب تقديم نسخة من سجلات التطعيم الخاصة بي ، فسأعطي هذا الملف اسمًا واضحًا قبل تقديمه.

إذا كنت تقوم بمسح مجموعات ضخمة من المستندات في وقت واحد ، فركز على إدخالها في المجلد الصحيح حسب السنة ، وقم بالتأكيد بإنشاء مجلدات فرعية لمساعدتك في فهم ما لديك. بهذه الطريقة ، لن تضطر إلى إهدار الكثير من الوقت في إعادة تسمية الملفات ، لكن المستندات الخاصة بك لا تزال في ترتيب معقول عندما تحتاج إلى العثور على شيء ما.

ضع هدفك في الاعتبار

ضع في اعتبارك دائمًا الغرض من رقمنة مستنداتك. بالنسبة للمستندات المهمة جدًا ، قد يكون الغرض هو الحصول على نسخة احتياطية ، في حالة حدوث شيء ما للنسخ الأصلية. بالنسبة لأنواع الأوراق الأخرى ، قد يكون الغرض هو تسهيل الوصول إلى الملفات في المرة التالية التي يتعين عليك إرسالها فيها إلى شخص آخر. ضع في اعتبارك هدفك لإرشادك عندما يتعلق الأمر بتسمية الملفات وفرزها على وجه الخصوص. طالما أنك تضع ذلك في الاعتبار ، يمكنك التعامل مع هذا المشروع بسهولة والحصول على نتائج رائعة.