كيف تنظم حياتك مع لوحات كانبان

تخيل أن لديك طريقة لإدارة حياتك تكون سهلة الاستخدام ، وتحافظ على الأفكار والمشاريع منظمة ، وتمنعك من تحمل الكثير في وقت واحد ، وتساعدك على الوصول إلى أهدافك. هذا كانبان شخصي.

كانبان منهجية لتنظيم وتتبع العمل. بدأت في اليابان في منشآت تصنيع السيارات وأصبحت فيما بعد مشهورة بين مطوري البرمجيات. إنها تختلف عن الأساليب الأخرى في تنظيم العمل بطريقتين مهمتين. أولا ، يبدو مختلفا. لاستخدام كانبان ، نحتاج إلى لوحة كانبان أو تطبيق كانبان ، والذي يتيح للأشخاص تصور العمل بطريقة جديدة. سأشرح كيف يعمل بمزيد من التفصيل في لحظة بجانب بعض الصور. ثانيًا ، من الجيد جدًا تحديد مقدار العمل الذي يُكلف به أي شخص في أي وقت. بهذه الطريقة ، يعد كانبان رائعًا للأشخاص الذين يميلون إلى تحمل الكثير في وقت واحد وبالتالي يخربون إنتاجيتهم.

يمكنك استخدام كانبان في حياتك الشخصية لمجموعة متنوعة من الاستخدامات ، مثل:

• مشاركة قائمة مهام مع أفراد الأسرة الآخرين

• تنظيم حفل زفاف أو حدث كبير آخر

• إدارة مشاريع جماعية (مثل العمل المدرسي التعاوني ، أو جهود النشاط ، أو العمل التطوعي).

• فرز وتتبع الأفكار من أي نوع (أي شيء من ما يمكنك تحضيره لتناول العشاء إلى قائمة التسوق الخاصة بالعطلة)

إذًا ، ما هو كانبان وكيف يعمل؟

ما هو كانبان؟

Kanban هي طريقة لتنظيم وتتبع العمل ، عادة مع مجموعة من الناس ، على الرغم من أنه يمكن استخدامها بشكل خاص من قبل شخص واحد. نبدأ بلوحة تحتوي على أعمدة. كل عمود له أهمية. أبسط مثال يمكننا استخدامه لفهم كانبان هو تسمية الأعمدة "المهام المطلوب تنفيذها" و "تم". هذا مجرد مثال. يمكنك تسمية الأعمدة بأي شيء تريده واستخدامها كيفما تشاء.

بعد ذلك ، لدينا بطاقات. كل بطاقة تحتوي على مهمة. يمكنك وضع هذه البطاقات على السبورة في أحد الأعمدة. لذلك ، إذا كتبنا قائمة بجميع الأشياء التي نحتاج إلى القيام بها اليوم ، فسنحصل على مجموعة من البطاقات في عمود المهام الواجبة ولا توجد بطاقات في العمودين الآخرين.

أثناء عملنا على المهام ، ننقل البطاقة المرتبطة إلى العمود الذي يعرض حالة عملها بشكل أفضل. تنتقل المهام قيد التقدم إلى عمود "إجراء". عند انتهاء المهمة ، تنتقل إلى عمود تم. يمكنك مسح البطاقات من عمود "تم" بقدر ما تريد.

يمكن أن تحتوي كل بطاقة على تفاصيل أكثر من مجرد اسم المهمة. دعنا نتخيل أننا نستخدم لوحة كانبان هنا لإدارة قائمة الأعمال الروتينية للعائلة. يتم تكليف كل فرد من أفراد الأسرة ببعض المهام. يكتب كل شخص اسمه على البطاقة ، وربما تحتوي البطاقة أيضًا على تاريخ استحقاق. الآن ، عندما ننظر إلى اللوحة ، نرى من تم تعيينه لكل مهمة وحالة جميع المهام. بهذه الطريقة ، نحصل على فكرة شاملة عن حالة كل الأعمال.

إليك المفتاح:تنشئ لوحات Kanban تمثيلًا مرئيًا لشيء ليس مرئيًا على الإطلاق. إنها أيضًا تفاعلية لأنه يتعين عليك تحريك البطاقات عند الانتهاء من مراحل العمل المختلفة.

ما الذي يمكن أن يفعله كانبان أيضًا؟

نحن نعلم بالفعل أن لوحات كانبان يمكن أن تساعدنا في إدارة العمل والاطلاع على حالة العمل عبر الفريق. دعنا نتخيل بعض الأمثلة الأخرى لاستخدام كانبان في المنزل لمعرفة ما يمكنه فعله أيضًا.

معالجة الأفكار من خلال الحركة

هناك فائدة أخرى لكانبان تتعلق بنقل البطاقات فعليًا من عمود إلى آخر. يجد الأشخاص الذين لا يفكرون بشكل خطي أحيانًا أن نقل الأفكار يساعدهم في معالجة المعلومات.

على سبيل المثال ، لنفترض أنك تخطط لحفل زفاف. قد يكون لديك عمود يسمى معلق حيث تضع المهام التي تنتظر التأكيد أو تعتمد على المهام الأخرى التي يتم إنجازها أولاً. على سبيل المثال ، قد يكون لديك مهمة لإنشاء رسم تخطيطي لترتيب المقاعد ، ولكن لا يمكنك إنهاء ذلك حتى يتم إنشاء قائمة مدعوين مؤكدين. أثناء نقل هذه المهام من عمود إلى آخر ، قد يساعدك ذلك في معالجة حالة كل مهمة والحصول على فهم عقلي لما يجب أن يأتي بعد ذلك.

دمج المزيد من العناصر المرئية

دعنا نتمسك بفكرة التخطيط لحفل زفاف لإظهار الميزة التالية لاستخدام كانبان. تتيح لك معظم تطبيقات كانبان إضافة صور إلى بطاقات المهام الخاصة بك. قد تحتوي أيضًا بطاقة المهمة الخاصة بإنشاء رسم تخطيطي لترتيب المقاعد على مخطط العمل الفعلي بحيث يكون لديك تذكير مرئي بالمهمة وحالتها. وبالمثل ، يمكنك إضافة عينات من صور كعكات الزفاف أو تنسيقات الأزهار لمساعدتك على رؤية هذه المهام حرفيًا أيضًا.

منعك من القيام بالكثير من العمل

تتمثل إحدى فوائد استخدام كانبان لتنظيم العمل في أنه يمكنك إنشاء حد للعمل قيد التقدم (WIP). حد العمل قيد التقدم هو حد أقصى لعدد المهام التي يمكن لأي شخص تكليفها بها في وقت معين. بمعنى آخر ، إذا كان حد العمل قيد التقدم هو ثلاثة ، وكان لديك ثلاث مهام معينة لك ، فيجب عليك إكمال إحدى المهام قبل أن تتمكن من قبول مهمة جديدة.

بشكل فعال ، حدود العمل قيد الإنجاز هي إنجاز شيئين. أولاً ، يمنع الأفراد من تكليفهم بعمل أكثر من غيرهم في الفريق. ثانيًا ، تتطلب منك حدود العمل قيد التقدم إنهاء المهام المسندة إليك بدلاً من تأجيل المهام الصعبة لصالح المهام الأحدث والأسهل.

تحتوي بعض تطبيقات كانبان على أداة لتعيين حد العمل قيد التقدم. مثالان هما KanbanFlow و LeanKit. بمجرد وصول الشخص إلى الحد الأقصى ، يمنعه التطبيق من الحصول على مهام جديدة. بعض التطبيقات تجعله مجرد اقتراح عن طريق إضافة علامة حمراء عندما تتجاوز الحد الخاص بك. يمكن أن تكون حدود العمل قيد التقدم أيضًا قاعدة غير رسمية تتبعها. لا يجب أن تكون ميزة مع أداة.

تبادل الأفكار وفرز الأفكار

يمكنك بالتأكيد استخدام لوحات كانبان لأكثر من مهام التتبع. في المثال الكلاسيكي لكيفية استخدام كانبان ، يمثل كل عمود على اللوحة مرحلة أو خطوة في سير العمل. ومع ذلك ، لا يجب أن يكون هذا هو الحال. يمكنك بسهولة استخدام تطبيق كانبان لتبادل الأفكار أو فرز الأفكار أو حتى حفظ الصور في لوحة دبوس افتراضية (يشبه الأمر وجود لوحة Pinterest خاصة ، ولكن بدون تغذية محتوى من أشخاص آخرين).

منذ وقت ليس ببعيد ، كنت أختبر خدمات توصيل وجبات الطعام. عندما أقوم بمراجعة المنتجات الأخرى ، يمكنني بسهولة تدوين ملاحظات حول كل منتج وربما عمل جدول بيانات لمقارنة المنتجات. لكن مع الوجبات ، وجدت أنه من الأسهل بكثير تدوين الملاحظات وتذكر الأطباق المختلفة التي أكلتها عندما رأيت صورًا لها. لذلك بدأت لوحة كانبان مع جميع الوجبات التي أعدتها. يطابق كل عمود اسم الشركة ، وكل بطاقة تمثل إحدى الوجبات. أضفت الصور والملاحظات ورابط للوصفة.

موصى به بواسطة محررينا

بهذه الطريقة ، يمكنك استخدام لوحات كانبان لحفظ الأفكار حول وجهات الإجازات المستقبلية (أو الاحتفاظ بملاحظات حول الإجازات التي قضيتها في الماضي). أو يمكنك عمل مجموعة من الوصفات المفضلة لديك واختيار بعضها لوضعها في عمود يمثل ما ستعده لتناول العشاء كل ليلة هذا الأسبوع. لا حدود لاستخدام كانبان في تبادل الأفكار وفرز الأفكار.

ما هي أفضل التطبيقات لكانبان الشخصي؟

تطبيقات كانبان متوفرة بكثرة ، والعديد منها مجاني أو على الأقل به مستوى خدمة مجاني. بعضها أفضل من البعض الآخر ، اعتمادًا على الطريقة التي تنوي استخدامها.

يعد Trello من بين أكثر تطبيقات نمط كانبان شيوعًا لأنه سهل الاستخدام للغاية. لهذا السبب ، من المحتمل أن يكون هذا هو أفضل اختيار لي لاستخدام كانبان للمؤسسات الشخصية (على عكس إعداد الأعمال). لا يأتي الإصدار المجاني بالعديد من الميزات ، ولكن يمكنك إضافة الميزات التي تريدها من خلال "تعزيزات الطاقة". بعض الأمثلة على عمليات التقوية هي طريقة عرض التقويم وتتبع الوقت والحقول المخصصة. تأتي الحسابات المجانية مع طاقة واحدة لكل لوحة ، وستحصل على المزيد من خلال حساب مدفوع. إذا كنت مهتمًا باستخدام Trello للبقاء منظمًا ، فاطلع على نصائحي للحصول على أقصى استفادة منه.

يعد Zenkit خيارًا رائعًا آخر لتطبيق كانبان للاستخدام الشخصي. على غرار Trello ، فإن Zenkit سهل الاستخدام للغاية وقابل للتخصيص بدرجة كبيرة. يعجبني أيضًا أنه لا يركز بشكل مفرط على الأعمال. الشكل والمظهر خفيفان وودودان وملونان.

لم يبدأ Asana كتطبيق كانبان (إنه تطبيق إدارة عمل تعاوني) ، ولكن في السنوات القليلة الماضية ، أضاف ميزة تسمى اللوحات حتى يتمكن الأشخاص من استخدام كانبان في إدارة عملهم إذا أرادوا ذلك. Asana هي أداة رائعة لتتبع المهام بين مجموعة من الأشخاص ، خاصة إذا كنت تستخدم الكثير من المعلومات المستندة إلى النصوص ، مثل كتابة قوائم المراجعة ضمن مهامك.

يحتوي Leankit على ميزات أكثر من العديد من التطبيقات الأخرى ذات نمط كانبان ، لذا فمن الجيد استخدامها إذا كنت تهتم بشدة بحدود العمل قيد التقدم ، وحارات السباحة (هذه هي القدرة على فرز المحتوى تلقائيًا على لوحتك ليس فقط في أعمدة رأسية ، ولكن أيضًا أفقيًا) ، و اخرين. لا توجد فئة خدمة مجانية مع Leankit ، ولكن يمكنك الحصول على نسخة تجريبية مجانية.

Wrike هو تطبيق رائع آخر لكانبان. ومع ذلك ، فهو يركز على الأعمال إلى حد ما ، مما يجعله أداة جيدة إذا كنت تخطط لاستخدامه في كل من المؤسسة التجارية والشخصية. هناك فئة مجانية من الخدمة ذات ميزات محدودة ، على الرغم من أنها غنية بالميزات إذا دفعت رسوم الاشتراك للخدمة المتميزة.

عند فشل قوائم المهام التقليدية ، جرب Kanban

إذا كانت قوائم المهام التقليدية لا تناسبك ، فإنني أشجعك بشدة على تجربة لوحة كانبان. أكثر ما يعجبني في كانبان هو أنه يخدم أنواعًا مختلفة من الناس. إذا كنت مفكرًا غير خطي ، أو تعمل بشكل أفضل عندما يمكنك رؤية الكثير من المعلومات في لمحة ، أو تحتاج إلى إجراء ملموس لمساعدتك في معالجة المعلومات ، فقد يكون كانبان مناسبًا لك.