الإبلاغ عن الإنتاجية في العمل؟ يمكن أن تساعدك هذه الحيل الخمس البسيطة في استعادة موجو الخاص بك

هل سبق لك أن تستيقظ في يوم عمل وتقول ، "لا أريد أن أفعل ذلك." هل تجد نفسك غير قادر على إيجاد موطئ قدم لتبدأ في عملك؟ هل هناك مهمة لا يمكنك أن تجد ما يكفي للقيام بها؟ هل تميل إلى الانتقال من العمل في المنزل إلى مجرد أخذ قيلولة من المنزل؟

اصطدمنا جميعا بالجدران. كلنا نماطل. كلنا يشتت انتباهنا. يحدث ذلك. خلال جائحة COVID-19 ، قد يبدو الاصطدام بالجدار مختلفًا عن ذي قبل لأن العديد من الجوانب الأخرى في حياتنا قد تغيرت. بالتأكيد ، نحتاج جميعًا إلى التفكير في وضع الرعاية الذاتية قبل الإنتاجية. نحتاج أيضًا إلى أخذ فترات راحة كافية لمنع الإرهاق. ومع ذلك ، هناك أوقات عندما يكون ما نحتاجه حقًا هو إيجاد طريقة للمضي قدمًا في اللحظات السيئة ، والحصول على دفعة تحفيزية بسيطة ، وإنجاز العمل.

فيما يلي خمس تقنيات لتوجيهك إلى المسار الصحيح عندما تحتاج إلى القليل من المساعدة.

1. أكل الضفدع

تعني عبارة "أكل الضفدع" القيام بالمهمة الأكثر أهمية أولاً والتخلص منها. التعبير يأتي في الأصل من مارك توين. "إذا كانت وظيفتك هي أكل ضفدع ، فمن الأفضل أن تفعل ذلك أول شيء في الصباح. وإذا كانت وظيفتك أن تأكل ضفدعتين ، فمن الأفضل أن تأكل أكبرها أولاً." تم نشر هذا التعبير مؤخرًا في كتاب من خلال التدريب والاستشارات الرئيس التنفيذي براين تريسي (يفتح في نافذة جديدة).

كيف تأكل الضفدع بالضبط؟ إذا كنت تماطل أو تصطدم بجدار ، فكيف تنمي الدافع لفعل الشيء الصعب الذي يجب القيام به؟

الجواب:أنت تحدده.

هل سبق لك أن كانت لديك فكرة رائعة في رأسك ، ولكن عندما حاولت إخبارها لشخص ما ، لم تتناسب تمامًا مع جملة أو جملتين؟ في كثير من الأحيان عندما يحدث ذلك ، فهذا يعني أن الفكرة لم يتم تعريفها بالكامل. وينطبق الشيء نفسه على بعض المهام. نحن نعلم ما يجب أن تكون عليه النتيجة النهائية ، لكننا لا نعرف دائمًا المهمة أو المهام التي يجب علينا القيام بها للوصول إلى هناك. إن تحديده من خلال كتابته يساعد بشكل كبير.

لذا اكتب الضفدع الذي تريد أن تأكله ، ثم أكله أول شيء في الصباح.

2. لا تأكل الفيل

هناك تعبير آخر شائع بين عشاق الإنتاجية:لا تحاول أن تأكل الفيل. الفكرة هنا هي أن الفيل أكبر من أن يأكل. لا يمكن فعل ذلك. وبالمثل ، فإن بعض المهام أكبر من أن يتم معالجتها. عليك تقسيمها إلى أجزاء يمكنك إدارتها.

بعض الأمثلة واضحة. إذا كان عليك إنشاء عرض تقديمي ، على سبيل المثال ، يمكنك تقسيمه إلى عدة خطوات ، شيء مثل:1) تحديد الغرض من العرض التقديمي. 2) ابحث في الموضوع أو اجمع البيانات. 3) نظم أفكارك. 4) قم بإنشاء مسودة للعرض التقديمي. 5) اطلب من الزملاء إبداء الرأي حول المسودة. 6) قم بتحريره للوقت أو الطول أو مدى الانتباه ، وما إلى ذلك.

من خلال تقسيم المهمة ، يكون من الأسهل بكثير معرفة المكان الذي يجب أن تبدأ فيه وما يمكنك إنجازه في الساعة التالية أو في اليوم التالي.

في بعض الأحيان ، ليس من الواضح أن المهمة تحتاج إلى تقسيمها إلى أجزاء. عندما يتعلق الأمر بالمهام التي تكرهها حقًا ، قد ترغب في تقسيمها إلى أجزاء صغيرة جدًا ، حتى تشعر وكأنك تحرز بعض التقدم. المثال الكلاسيكي بالنسبة لي هو استدعاء الأطباء لتحديد المواعيد. أكره فعل ذلك وسأماطل لأسابيع. كل يوم يكون مدرجًا في قائمة المهام الخاصة بي ، وفي كل يوم أدفعها بعيدًا. ثم أتذكر كيفية تقسيمها لجعلها تعمل بالنسبة لي. المهمة الأولى هي "البحث عن رقم هاتف مكتب الطبيب". أستطيع فعل ذلك! المهمة التالية هي "اكتشف الأوقات التي يكون فيها متفرغًا". أخيرًا ، المهمة الأخيرة هي "اتصل بالطبيب" برقم الهاتف المدرج مباشرة في المهمة. يعمل في كل مرة.

3. ابدأ دورة بومودورو

هل تعرف تقنية بومودورو (يفتح في نافذة جديدة)؟ إنها طريقة عمل طورها فرانشيسكو سيريلو في الثمانينيات ، والتي حولها إلى كتاب ، وسلسلة ندوات ، وموقع إلكتروني.

يأتي الاسم من استخدام مؤقت مطبخ على شكل طماطم ( بومودورو هو إيطالي للطماطم) خصص وقتًا لنفسك أثناء عملك لمدة 25 دقيقة. بعد 25 دقيقة من رنين المؤقت ، تأخذ استراحة 3-5 دقائق ، والتي تقيسها أيضًا بالمؤقت. ثم تبدأ دورة عمل جديدة مدتها 25 دقيقة. أثناء العمل ، تحتفظ بقلم رصاص وقطعة من الورق بجانبك ، وإذا قاطعتك فكرة ، فقم بتدوينها والتعامل معها لاحقًا. تكرر هذه الدورة عدة مرات ثم تأخذ استراحة أطول.

أميل إلى استخدام تقنية بومودورو عندما أصطدم بالحائط في فترة ما بعد الظهر. هذا هو الوقت الذي من المرجح أن أشعر فيه بالانتباه. يميل عقلي للتجول ، ومهما كان من المفترض أن أفعله ، فأنا لا أشعر بالرغبة في القيام بذلك. هذا هو الوقت المناسب لتسأل ، "هل يمكنك القيام بذلك لمدة 25 دقيقة؟" 25 دقيقة ليست "بقية اليوم". انها ليست "حتى يتم ذلك". إنها فترة محددة مع فاصل في الأفق. إنه حدبة يمكنك تجاوزها.

هناك تطبيقات وملحقات للمتصفح لاتباع تقنية بومودورو. أنا أحب Strict Workflow ، الذي يمنع مواقع الويب التي تشتت انتباهك عندما تكون في دورة عمل.

4. احجب وقتك في يومك

تعتبر تقنية بومودورو رائعة عندما تحتاج إلى تعزيز الدافع الآن. يعد حظر الوقت مفيدًا عندما تحتاج إلى دفعة من الدافع لتستمر طوال اليوم.

موصى به بواسطة محررينا

يعني حظر الوقت تدوين عندما سوف تقوم بمهام معينة. إنه مفيد عندما يكون لديك يوم كامل من العمل أمامك أو مهام متعددة تحتاج إلى تحديد أولوياتها لهذا اليوم. تقوم بتدوين أجزاء من الوقت ، مثل 9:15-10:30 ، 10:45-11:30 ، وما إلى ذلك ، وملء ما تنوي القيام به خلال ذلك الوقت. تأكد من ترك فواصل بين الكتل ، خاصة عندما يحين وقت التبديل من مهمة إلى أخرى.

أحب حجب وقتي في التقويم الرقمي حتى أحصل على تذكيرات قبل بدء فترة زمنية جديدة. منذ أن بدأ الوباء ، ساعدني حظر الوقت على إعادة تشغيل المشاريع التي لم يكن لها موعد نهائي ، وبالتالي كانت أول من استبعد من يومي. من خلال تخصيص بضع مجموعات من الوقت كل يوم للعمل عليها ، تمكنت من إحراز بعض التقدم.

5. إعطاء الأولوية لأسبوعك

حتى الآن ، كل التكتيكات للحصول على الدافع لها مردود شبه فوري. إن تحديد أولويات الأسبوع الخاص بك ليس كذلك ، ولكنه يساعد الناس على التركيز وإنجاز المزيد من العمل الصحيح على المدى الطويل. يساعد ذلك عندما يكون الجدار الذي اصطدمت به ثابتًا وتحتاج إلى التراجع لإعادة التفكير فيما تفعله ولماذا.

قد يتضمن تحديد أولويات الأسبوع - أو الشهر أو الربع - التفكير أو التفكير أو تدوين الأفكار أو كتابة القوائم أو رسم مخططات الارتباط الحر. إنه كل ما تحتاج إلى القيام به لتوضيح ما هو مهم ولماذا.

أشلي ويلانز أستاذة في كلية إدارة الأعمال بجامعة هارفارد. لقد شاركت في بحث مستمر حيث يتم تكليف الموظفين بأخذ ساعتين كل أسبوع دون انقطاع للتفكير فيما هو مهم والتخطيط لوقتهم. كما أوضحت في حلقة من بودكاست Women at Work على HBR (يفتح في نافذة جديدة) ، "وجدنا أن الموظفين الذين يقضون وقتًا كل أسبوع لتحديد أولويات عملهم وحياتهم خارج العمل ... 40٪ أكثر تركيزًا على المهام في العمل ، وأكثر سعادة ، وأقل توتراً ".

لاحظ أن الموظفين فكروا في الأمور المهمة وكيفية ترتيبها حسب الأولوية في العمل وفي حياتهم الشخصية. إن التمتع بحياة شخصية والسعي وراء اهتماماتك والتواجد مع العائلة أو الأصدقاء يؤثر على قدرتك على إنجاز العمل لأنه يساهم في السعادة العامة ويكافح الإرهاق. من خلال التخطيط لأسبوعك والتفكير في الأمور الأكثر أهمية ، يمكنك استعادة التوازن بين عملك ووقتك الشخصي ، إذا كان قد توقف.

لمزيد من النصائح ، راجع هذه النصائح العشرين للعمل من المنزل و 9 طرق لتغيير روتين العمل من المنزل.