3 تقنيات يجب معرفتها لتحقيق أقصى استفادة من استثمارك في ذكاء الأعمال

قبل عقد من الزمن ، إذا سألت مديرًا تجاريًا نموذجيًا عن التحدي الأكثر إلحاحًا ، فربما أخبرك أنه نقص في المعلومات. كانت العديد من الشركات تعمل بشكل أساسي على أساس الغريزة لأنها كانت تفتقر إلى رؤى قوية حول كيفية عمل أعمالها.

في الوقت الحاضر ، نواجه مشكلة معاكسة. تطرح تطبيقات الخدمات السحابية كميات ضخمة من البيانات حتى على الشركات الصغيرة. من مزرعة الخوادم الافتراضية الخاصة بك إلى نجاح حملة التسويق عبر البريد الإلكتروني ، وحتى كل هذا المخزون الموجود في المستودع الخاص بك ، تتدفق الأرقام إلى عملك من جميع الزوايا. لحسن الحظ ، فإن أدوات ذكاء الأعمال التي يمكن الوصول إليها (BI) لديها القدرة على السماح حتى للشركات الصغيرة والمتوسطة (SMBs) بتحليل تلك البيانات إلى ذلك النجاح التحليلي ، البصيرة القابلة للتنفيذ. الصعوبة تكمن في الالتفاف حول الأرقام.

هذا هو المكان الذي يأتي فيه تحليل الأعمال. كما سنوضح في هذه المقالة ، فإن تقنيات تحليل الأعمال ليست لوحات المعلومات الملونة التي ستتيح لك أداة معلومات الأعمال الخاصة بك في النهاية بنائها. إنها هي التي تتيح لك أخذ بياناتك الأولية واستخدامها لبناء خريطة تؤدي مباشرة إلى اتخاذ إجراء في العالم الحقيقي. أداة BI هي بغل الحزمة التي تساعدك على الوصول إلى هناك.

يخجل العديد من مديري الأعمال الصغيرة من استخدام أدوات ذكاء الأعمال لأنهم يعتقدون أنها صعبة الاستخدام للغاية ، ولكن في الواقع ، لن تكون صعبة للغاية بمجرد أن تعرف ما تريد منهم أن يخبروك به. ستتيح لك الأساليب أدناه فهم ما يجب أن تكون عليه هذه الأسئلة وكيف تريد الإجابة عليها.

ما الذي يجعل التحليل مهمًا

يجب أن يبدأ تحليل الأعمال قبل أن تقوم بتشغيل أداة BI الخاصة بك. خدمة ذكاء الأعمال في حد ذاتها لا تساوي الكثير. للاستفادة من واحدة ، تحتاج إلى تمكينها لإخبارك ومديريك وموظفيك بالمعلومات التي يحتاجون إلى معرفتها. البيانات التي ستتيح لهم أداء وظائفهم بشكل أفضل مع فائدة مماثلة لبقية الأعمال.

يجب أن يتضمن ذلك البيانات التي يحتاجون إليها بانتظام ، كما يجب أن يسهل الوصول إليها أكثر من أي طريقة كانوا يستخدمونها للعثور عليها من قبل. يجب أن يكون الكرز الموجود في الأعلى هو القدرة على إضافة رؤية جديدة. الأفكار التي ربما لم تكن لديهم من قبل والتي نأمل أن تجعل وظائفهم أسهل وأكثر فاعلية. هذا جيد لمشاكل العمل طويلة الأجل والمتكررة ، ولكنه يمكن أن يكون مفيدًا أيضًا للتحديات قصيرة المدى.

وخير مثال على ذلك هو الوباء. يجبر COVID-19 الشركات على تحويل كل شيء من العمليات إلى الاستراتيجيات المالية حتى يعمل كل شيء في الوضع الطبيعي الجديد. هذا يعني أن نظرة ثاقبة جديدة على البيانات الحالية أمر بالغ الأهمية الآن. وفقًا لمسح أجراه فريق Freshbooks للاتصالات والبحوث ، قالت 21٪ فقط من الشركات (تفتح في نافذة جديدة) إن لديها عددًا كافيًا من الموظفين أو الموارد لمواجهة التحدي الذي يمثله الوباء.

بينما كلاهما نظامان أساسيان قويان ، لا يمكن لأي من Tableau ولا Microsoft Power BI إدارة إعادة تخصيص هذا المورد نيابة عنك. تحليل الأعمال هو ما ستحتاج إلى القيام به من قبل حتى تتمكن من توجيه هذه الأدوات إلى المشكلات الدقيقة التي تحتاج إلى إصلاحها.

أهم ثلاث تقنيات ذكاء الأعمال

قد يبدو الأمر غريبًا بالنسبة للمبتدئين ، ولكن يشار إلى معظم تقنيات ذكاء الأعمال الشائعة باختصار. تختصر هذه بشكل عام الخطوات التي تستخدمها التقنية لأداء وظيفتها. من المؤكد أن الأساليب الثلاثة الموضحة أدناه ليست التقنيات الوحيدة المتاحة ولكن يمكن تطبيقها جميعًا على الأعمال التجارية من أي حجم ، لذا فهي مكان جيد للبدء.

1. SWOT

من المحتمل أن يكون تحليل SWOT هو الأسلوب الأكثر شهرة ، ولهذا السبب هو الأول في قائمتنا. SWOT تعني القوة والضعف والفرص والتهديدات. نظرًا لأنها قابلة للتطبيق على نطاق واسع ، يمكن القول إنها التقنية الأكثر شيوعًا المستخدمة اليوم. هذا لأن تحليل SWOT يمكن - ويجب - إجراؤه عبر مؤسستك بأكملها ، وليس فقط قسم واحد أو عبء عمل.

يكشف القيام بذلك كثيرًا عن كيفية رؤية الفرق المختلفة لموقع شركتك والفرص المتاحة لك. من خلال تجميع هذه الردود معًا ، ستتمكن من تكوين صورة أكثر شمولاً عن كيفية عمل عملك وكيفية أدائه.

مثال على ذلك قد يكون موقف أعضاء فريقك من التقنيات الجديدة. اعتمادًا على قطاع السوق الخاص بك ، قد تكون فرق التسويق لديك متحمسة جدًا لإنترنت الأشياء ، أو أن فرق خدمة العملاء لديك ترى فرصة في روبوتات الدردشة المدعومة بالذكاء الاصطناعي (تفتح في نافذة جديدة). على العكس من ذلك ، قد تعتبر فرق تقنية المعلومات لديك تلك التقنيات على وجه التحديد أكبر تهديد تواجهه. سيؤدي تطبيق SWOT إلى إعطاء الأولوية لاحتياجات التسويق أو مكتب المساعدة مقابل مهمة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك. كما سيغطي أيضًا كيفية اتخاذ تلك القرارات بالضبط من خلال توفير البيانات ذات الصلة بهذا القرار.

يمكن أن يغطي ذلك أشياء مثل شعور عملائك تجاه روبوتات الدردشة التي تعمل بالذكاء الاصطناعي من استطلاع رأي قدمته لهم أو من الردود التي أدخلها فنيو مكتب المساعدة في إدارة علاقات العملاء (CRM) أو تطبيقات إدارة التذاكر. سيتم بعد ذلك ربط هذه البيانات ببيانات تكنولوجيا المعلومات ذات الصلة ، مثل مقدار تكلفة نظام روبوت الدردشة بالذكاء الاصطناعي للتثبيت والإدارة واستكشاف الأخطاء وإصلاحها ، والأهم من ذلك كيف ستختبر مثل هذه التقنية الجديدة قبل شرائها بالفعل.

نظرًا لأنه يركز على أربعة مجالات محددة جيدًا ، عادةً ما يتم عرض الأسئلة الأولية والنتائج النهائية لتحليل SWOT في شبكة أساسية من أربع نقاط. للحصول على مثال مبسط ، لنفترض أنك تدير شركة سباكة وتتطلع إلى التوسع. قد تبدو أسئلة SWOT الأولية كما يلي:

ستؤثر معالجة هذه الأسئلة على أجزاء مختلفة من العمل ، بما في ذلك التسويق والمبيعات والتمويل والعمليات. سيحتاج كل مجال إلى معالجة هذه الأسئلة من حيث المعلومات التي ستكون مطلوبة للحصول على إجابة وبناء خطة للمضي قدمًا.

يتيح لك تحليل SWOT موازنة وجهات النظر والاحتياجات المتنافسة لجميع فرقك ، والتأكد من أنك لا تفوت جزءًا مهمًا من الصورة. هناك اعتقاد خاطئ شائع حول SWOT (والعديد من تقنيات BI الأخرى) وهو أنها "التوصيل والتشغيل" ، مما يعني أنك تنشئ مجموعة من الاستعلامات مرة واحدة ثم تستمر في تشغيلها بانتظام لتخطيط النمو / التراجع أو النجاح / الفشل بمرور الوقت.

يمكنك استخدام عناصر SWOT لهذا الغرض ، لكن مفهوم SWOT يدور حول كيفية التعامل مع مبادرة BI بشكل استراتيجي. يأتي منهج طلب البحث بعد عملية SWOT الخاصة بك ، وليس أثناءها. ويمكنك ويجب عليك تطبيق عملية SWOT بقدر ما تستطيع على أكبر عدد ممكن من جوانب عملك ، لا سيما تلك التي تتغير باستمرار.

للحصول على فهم عملي وأكثر تعمقًا حول كيفية استخدام SWOT في العالم الحقيقي ، تحقق من كتاب تمهيدي عبر الإنترنت مثل هذا (يفتح في نافذة جديدة) واحد من Udemy.

2. الأكثر

بينما يمكنك تطبيق SWOT على مشكلة معينة ، إلا أنه يهدف حقًا إلى تحليل أكثر شمولاً لمؤسستك أو قسمك بالكامل. للتعرف على المشكلات الأصغر أو الفردية ، يُطلق على النهج الأفضل اسم MOST ، والذي يمثل المهمة والهدف والاستراتيجية والتكتيكات. من بعض النواحي ، تشبه هذه التقنية SWOT ، ولكن الاختلاف هنا هو أن معظم التحليلات تعمل بشكل هرمي أكثر.

ستبدأ بمشكلة واحدة على أعلى مستوى. ثم تم تصميم كل خطوة تحتها لتكون أكثر تحديدًا. إذا كنت قد اتسعت مع MOST ، فقد تحدد عملك من خلال مستوياتك التنفيذية. يمكنك بعد ذلك استخدام هذا التسلسل الهرمي لجمع وقياس أوسع المقاييس المتاحة لك. على سبيل المثال ، المبيعات الأولية أو نمو حصة السوق. ثم يتم استخدام هذه البيانات من قبل كبار المديرين لبناء الأهداف ، مما يعني الأهداف التي يريدون تحقيقها في المستقبل. على وجه التحديد إلى أي مدى يعتقدون أنهم قادرون على زيادة المبيعات. أو إلى أي مدى يتوقعون زيادة حصتهم في السوق ، والأهم من ذلك ، كيف سيقيسون ذلك بالضبط. الاستراتيجيات هي خططك لتحقيق ذلك ، والتكتيكات هي الطريقة التي سيساهم بها الموظفون الفرديون في ذلك.

ستكون الخطوتان الأخيرتان من MOST هي الأكثر قابلية للتطبيق عند تصميم مقاييس مستمرة وكيف ستقوم بتحليلها باستخدام نظام BI الأساسي الخاص بك. ولكن قبل أن تصل إلى هناك ، تحتاج أيضًا إلى معرفة كيفية جمع هذه البيانات.

إذا كان هدفك هو بناء جمهورك المجتمعي بنسبة 15٪ في ربعين ، فما المقاييس التي ستحتاج إلى معرفتها إذا نجحت؟ بالتأكيد زوار مواقع التواصل الاجتماعي بشكل عام ، ولكن أيضًا أشياء مثل الحاضرين في الندوة عبر الإنترنت ، أو الاستجابات للأحداث ، أو زيارات الموقع التي تنشأ من التواصل عبر المجتمع والبريد الإلكتروني. مع توفر كل هذه القنوات لك ، يجب عليك إنشاء طرق لجمع البيانات قبل القفز إلى تصميم الاستعلام لأن الأسئلة التي يمكنك طرحها سيتم تحديدها من خلال البيانات التي لديك.

في المثال أعلاه ، ستكون هذه مقاييس مثل عدادات زيارات الموقع ، وتسليم البريد الإلكتروني ، وإحصائيات الفتح والنقر من خلال ، وعداد دقيق للحاضرين على الويب عبر أحداث متعددة. بمجرد أن تحتوي هذه البيانات على أداة تجميع مخصصة ومسار محدد لنظام ذكاء الأعمال الخاص بك ، يمكنك البدء في اكتشاف الاستعلامات التي ستحتاج إليها لتتبع كل شيء.

موصى به من قبل المحررين

يمكن أن يكون معظم مساعدة كبيرة في كلتا الخطوتين لأنها طريقة مباشرة ومرئية لتنظيم احتياجاتك ، والبيانات المتاحة ، والأهداف ، لذلك يتم استيعابها وفهمها بسهولة من قبل الفريق بأكمله ، وليس فقط عالم البيانات.

إذا كنت تبحث عن المزيد من الغوص العميق في ما يمكن أن تفعله MOST ، فإن شركة Texavi (تفتح في نافذة جديدة) ، وهي شركة ناشئة اجتماعية وسلوكية مقرها المملكة المتحدة ، تقوم بعمل جيد في شرح ذلك في مقطع فيديو Youtube هذا (يفتح في مقطع فيديو جديد) window) على قناتها Texavi AnalystZone (تفتح في نافذة جديدة).

3. تصميم العملية

يمكن استخدام كل من SWOT وخاصة MOST من قبل أي شركة بحجمها مع نتائج جيدة. ولكن بالنسبة لشريحة الشركات الصغيرة والمتوسطة ، فإن الحفاظ على المنافسة والفعالية والربح باستمرار هو التحدي الأكبر. لذلك ، قد يكون اتباع نهج أكثر مباشرة وعمليًا لذكاء الأعمال أكثر فاعلية. وهنا يأتي دور تصميم العملية. الفكرة المركزية هي أن بعض الأدوات التي تُستخدم عادةً لتخطيط وإدارة المشاريع يمكن أيضًا تطبيقها على عمليات الأعمال الجارية.

الحيلة هي فهم كيفية عمل عملك. إذا كنت تدير مستودعًا للوفاء بالتجارة الإلكترونية ، فأنت تعلم أنك تجني الأموال من تخزين سلع عملائك ، وقياس مخزونهم ، وتلبية طلباتهم وشحنها ، وجمع البيانات التي يحتاجون إليها للحفاظ على تشغيل عملياتهم. مع وضع هذه العمليات في الاعتبار ، يمكنك على الأرجح تحديد مقدار الأموال التي تنفقها على هذه الخدمات مقابل المبلغ الذي تجلبه. أو يمكنك ذلك؟

كيف يتم إدارة المستودع الخاص بك بالضبط؟ للإجابة على ذلك ، عليك إلقاء نظرة على العملية التي تحكم وصول منتج جديد وتنظيم التخزين وخصائص الشحن. يجب أن تعرف أيضًا بدقة كيفية وصول الطلبات وكيفية معالجتها وكيفية عمل تبادل الأموال والبيانات. أنت تبحث عن التفاصيل مع تصميم العملية. كلما حصلت على المزيد من الحبيبات ، كان ذلك أفضل.

وهذا يعني تحديد كل من سلاسل المهام هذه ، وتصنيفها ، ورسم خرائط لكل خطوة في العملية. تتيح لك هذه المعلومات تعديل العملية من أجل كفاءة جديدة ، أو أرقام تكلفة / ربح أفضل ، أو أيًا كان التحسين الأكثر أهمية بالنسبة لك. على هذا النحو ، لا توجد مجموعة محددة من الخطوات لطريقة التحليل هذه. سوف تملي كل شركة نهجها. ربما تكون الطريقة الأكثر شيوعًا هي سرقة النهج الأكثر تنازليًا وتطبيقه على ميكانيكا عملك.

ابدأ بأوسع تعريف لما يفعله عملك. قسّم ذلك إلى أجزائه ، والتي ستكون على الأرجح هي نفسها الأقسام التي نظمتها فيها. إن لقاء رؤساء الأقسام هؤلاء ، ومديريهم من الدرجة الثانية ، وحتى الرجال في الخطوط الأمامية هو الطريقة التي ستنشئ بها في النهاية خلاصة وافية مفصلة لكيفية عمل عملك بالضبط. تريد كل شيء ، بما في ذلك النجاحات الذكية والعقبات المزمنة والثآليل المحرجة. ستكون المرة الأولى لك عملية طويلة وشاقة ولكن المعلومات من ذهب.

بمجرد حصولك على الواقع ، يمكن الآن مقارنته بالأسئلة الافتراضية - مطالبة المديرين بتصور كيفية عمل العمليات "في عالم مثالي". تقوم بمطابقة هذه الردود مع ما يحدث ، مما يتيح لك بعد ذلك معرفة سبب سير الأمور على ما هي عليه وما عليك القيام به لتحسينه. لا توجد منظمة تعمل بشكل مثالي ، مما يعني أنه يمكنك تشغيل مشروع تصميم العملية بانتظام والعثور دائمًا على رؤى جديدة. بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة ، فهذه طريقة رائعة ليس فقط للعمل بشكل أفضل ولكن أيضًا لإبقاء الإدارة العليا ، حتى لو كانت مجرد مجموعة صغيرة من المالكين أو الشركاء ، على اتصال وثيق بكل جانب من جوانب كيفية عمل أعمالهم.

يعمل تطبيق أداة BI على هذه العملية بشكل أفضل إذا كنت تقوم بتنفيذ تصميم العملية على فترات منتظمة. لن يستفيد نهج المرة الواحدة كثيرًا من أداة مثل Tableau. ولكن بعد ذلك سيكون لمشروع تصميم العملية لمرة واحدة إمكانية نجاح محدودة على أي حال. لكن قم بعمل واحد سنويًا ، على سبيل المثال ، ويمكنك قضاء عام كامل في جمع البيانات ذات الصلة بكل عملية تدفع عملك إلى الأمام. يمنحك تصور تلك البيانات في كل مرة تبدأ فيها جلسة تصميم عملية صورة مفصلة للغاية عن أدائك في السوق وضد منافسيك.

حجم واحد لا يناسب الجميع

يعتبر جمع البيانات بدون هدف صريح إهدارًا لمساحة القرص. لا يستحق كل هذا العناء إلا إذا كنت تستخدمه للتخطيط وتحقيق التغيير ، سواء كان ذلك إستراتيجيًا أو تكتيكيًا.

تمكّنك أداة ذكاء الأعمال الجيدة من استخدام البيانات لإجراء تلك التغييرات. هذا هو الهدف الذي يجب أن يحدد أيضًا أداة BI التي تستخدمها في النهاية. يمكن أن يكون استثمارًا مكلفًا ، لذا يجب أن تشكل مطابقة البيانات التي لديك والأسئلة التي ستطرحها مقابل إمكانات منصة ذكاء الأعمال الأساس لما إذا كانت أي أداة معينة مناسبة لك أم لا.

بالنسبة لأي شركة صغيرة ومتوسطة الحجم ، فإن تطبيق طريقة واحدة على الأقل من الأساليب الموضحة أعلاه هي طريقة للقيام بذلك.