لا يجب أن يكون عدم استخدام الورق أمرًا صعبًا ، خاصة إذا كانت لديك الأدوات المناسبة للقيام بذلك. إذا كنت تحاول التخلي عن الورق تمامًا ، فهناك خمسة تطبيقات أو خدمات يمكنها مساعدتك في إجراء التغيير ببساطة وفعالية ودائم.
أولا ، قم بتقييم. أين ما زلت تستخدم الورق في حياتك؟ ربما تحتفظ بقائمة المهام الخاصة بك في دفتر ملاحظات أو ربما لديك مجموعة من المستندات التي قمت بتسجيل الدخول إليها بالحبر وليس لديك الآن مكان تذهب إليه. بدلاً من الشعور بالإرهاق من فكرة أنه يجب عليك إلغاء الكل ورقة من حياتك ، فكر بشكل أصغر من خلال تحديد المجالات الرئيسية حيث لا يزال الورق غزير الإنتاج حتى تتمكن من التركيز على تلك الأماكن أولاً.
بمجرد أن تكون لديك فكرة عما تتعامل معه ، ستحتاج إلى هذه الأدوات الخمس:
-
تطبيق قائمة المهام ،
-
تطبيق مسح ،
-
أداة التوقيع الإلكتروني ،
-
خدمة التخزين السحابي ومشاركة الملفات ، و
-
تطبيق تدوين الملاحظات.
دعونا نلقي نظرة فاحصة على كل واحدة من هذه الأدوات وماذا تفعل. ستجد أدناه توصيات لتطبيقات معينة لمساعدتك على البدء.
1. تطبيق قائمة المهام
إذا كنت تحاول عدم استخدام الورق ، فيجب أن تجد تطبيق قائمة مهام يناسبك وتلتزم به لبضعة أسابيع.
تعد أفضل تطبيقات قائمة المهام أكثر فاعلية من القوائم الورقية. باستخدام أحد التطبيقات ، لن يتم شطب أي من كتاباتك أو كتابتها على الإطلاق. يمكنك بسهولة تعديل المهام وإعادة ترتيبها عندما تتغير الأولويات أو المواعيد النهائية. يمكنك تعيين مهام لأشخاص آخرين ، والحصول على تذكيرات بمواعيد الاستحقاق القادمة ، وإضافة روابط وأرقام هاتف بلمسة واحدة إلى مهامك ، وما إلى ذلك.
أفضل خيارين لي من بين تطبيقات قائمة المهام هما Todoist Premium و Asana. بعض التطبيقات الأخرى جيدة جدًا لأنواع معينة من الأشخاص. وهي تشمل OmniFocus (لمستخدمي Apple الذين يتبعون منهجية Getting Things Done) و TickTick (لمستخدمي تقنية بومودورو) و Workflowy (لأولئك الذين يحبون تجربة تطبيق بسيطة للغاية ومختصرة).
بمجرد اختيار تطبيق قائمة المهام ، ابدأ بإنشاء ثلاث فئات من القوائم:العمل والشخصية والمنزلية. يمكنك تغييرها لاحقًا إذا لم تكن مناسبة تمامًا لاحتياجاتك.
في قسم العمل ، اكتب المهام التي يجب عليك إكمالها هذا الأسبوع لوظيفتك. ثم توقف. لا تكن طموحًا جدًا أو تفكر كثيرًا في المستقبل حتى الآن. في قائمتك الشخصية ، قم بتدوين بعض المهام الشخصية - كل ما يتبادر إلى الذهن ، مثل إرسال بطاقة شكر أو جدولة قصة شعر. استخدم قسم "الأسرة" لبدء قائمة تسوق البقالة وتدوين المهام الأخرى التي تتبادر إلى الذهن ، بغض النظر عن الوقت الذي تحتاج فيه إلى القيام بها سريعًا. يمكنك أيضًا إنشاء قائمة تسمى يومًا ما للأشياء المتنوعة.
هذا كثير للبدء. أثناء استخدامك لتطبيق المهام ، ستكتشف الاستراتيجيات التي تعمل بشكل أفضل عندما يتعلق الأمر بتنظيم القوائم وإعداد التذكيرات وتعيين المهام لأشخاص آخرين.
في الأسبوعين الأولين ، اجعل قوائمك قصيرة ومباشرة. استخدام تطبيق قائمة المهام لأول مرة يشبه تبني أي عادة جديدة أخرى ؛ إذا كان الأمر معقدًا للغاية ، فقد لا تلتزم به. بمجرد التخلص من هذه العادة ، يمكنك البدء في تحسين إستراتيجيات قائمة المهام.
2. تطبيق المسح
تطبيق المسح الضوئي لا يقدر بثمن لتحويل المستندات الورقية المهمة إلى ملفات رقمية. عندما تقوم برقمنة المستندات ، يمكنك إما حفظ المستندات الأصلية بعيدًا ، في حالة المستندات المهمة ، أو تمزيقها أو إعادة تدويرها.
من أمثلة الأوراق التي قد تقوم برقمنتها الإقرارات الضريبية ووثائق الهوية والشهادات (الميلاد والوفاة والزواج والدبلومة) والضمانات والإيصالات والوصفات وحتى المستندات غير الورقية ، مثل التفاصيل والتعليمات المطبوعة على الجانب السفلي من جهاز التوجيه الخاص بك .
تطبيقات مسح الهاتف المحمول ، والتي أفضل استخدامها ، تحول كاميرا هاتفك إلى ماسح ضوئي. بينما يمكنك استخدام أي طابعة مع ماسح ضوئي لرقمنة المستندات ، فإن تطبيقات المسح الضوئي المحمولة أكثر ملاءمة وقابلة للحمل. يمكنك التقاط صورة لأي شيء في أي مكان.
لا تكتشف أفضل تطبيقات المسح حواف العنصر الذي تقوم بمسحه ضوئيًا فحسب ، بل تكتشف أيضًا نوع العنصر ، سواء كانت صفحة من كتاب أو بطاقة عمل. يجب أن يكون تطبيق المسح الجيد قادرًا أيضًا على تجميع صفحات متعددة في ملف واحد. تتضمن تطبيقات المسح الضوئي الأفضل من نوعها أيضًا تقنية التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) بحيث يمكنك نسخ النص ولصقه منه في غضون دقيقة أو نحو ذلك من مسح المستند ضوئيًا.
تطبيقان للمسح الضوئي يستوفيان جميع هذه المتطلبات ومتاحان لكل من أجهزة Android و Apple المحمولة:
-
تطبيقات الهاتف المحمول من ABBYY (تفتح في نافذة جديدة) ، والتي تأتي بأسماء قليلة مختلفة بأسعار مختلفة ، و
-
SwiftScan (يفتح في نافذة جديدة) (المعروف سابقًا باسم Scanbot Pro ؛ مجاني للتنزيل وبضعة دولارات شهريًا للحصول على إصدار باستخدام أدوات التعرف الضوئي على الحروف والتوقيع الإلكتروني).
3. أداة التوقيع الإلكتروني
إذا كنت لا تستخدم الورق ، فأنت بحاجة إلى أن تكون قادرًا على توقيع المستندات دون طباعتها. يجب أن تكون قادرًا على توقيع معظم المستندات رقميًا ، مع استثناءات قليلة جدًا. للقيام بذلك ، تحتاج إلى تطبيق يتيح لك إنشاء توقيع رقمي وتطبيقه على الملفات.
بعض الأمثلة على البرامج التي تتضمن أدوات التوقيع الإلكتروني هي:
-
برنامج Adobe Reader
-
Adobe Acrobat ،
-
معاينة لنظام التشغيل macOS (كما هو موضح أعلاه) ،
-
DocuSign ،
-
HelloSign و
-
SwiftScan (المذكورة سابقا).
للبدء ، عليك إنشاء توقيع. غالبًا ما تكون هذه الخطوة هي الجزء الأصعب لأن التوقيعات تميل إلى أن تبدو قذرة عند إجرائها باستخدام الماوس أو الإصبع أو الشاشة التي تعمل باللمس أو القلم. عادة ، هناك أيضًا خيار لتوقيع اسمك بالحبر على الورق ثم إجراء مسح ضوئي له. الخبر السار هو أنه بمجرد أن تقوم بعمل توقيع يعجبك ، يمكنك حفظه وإعادة استخدامه.
إذا كنت بحاجة إلى مزيد من التفاصيل ، فراجع كيفية توقيع ملف PDF باستخدام Acrobat Reader وكيفية تسجيل ملف PDF في معاينة macOS.
4. خدمة التخزين والمشاركة السحابية
تتيح خدمة التخزين السحابي جميع مستنداتك لك بغض النظر عن الجهاز المتوفر لديك. وهي تتضمن أيضًا ميزات لمشاركة المستندات ، بحيث لا تضطر إلى إرسال ملفات كبيرة عبر البريد الإلكتروني والقلق بشأن رفضها بسبب حجمها.
بعض خدمات تخزين الملفات الأكثر شهرة هي Dropbox و Google Drive و Microsoft OneDrive و Box و Apple iCloud Drive.
تتيح لك العديد من برامج مزامنة الملفات حفظ نسخ من المستندات دون اتصال بالإنترنت على أجهزتك أيضًا ، وهو مفيد جدًا لأي شيء قد تحتاجه في حالة شبه طارئة ، مثل شهادات التأمين أو المعرف أو الأسماء وأرقام الهواتف في شجرة الهاتف .
تحتوي بعض أفضل خدمات مزامنة الملفات أيضًا على أدوات مشاركة المستندات أيضًا. عادةً ما تضع الملفات التي تريد مشاركتها في مجلد في تطبيق المزامنة أو التخزين السحابي والنقر بزر الماوس الأيمن للحصول على ارتباط يمكنك مشاركته. من هذا الارتباط ، يمكن للمستلم تنزيل الملفات. بناءً على الخدمة التي لديك ، قد يكون لديك الخيار لمعرفة متى أو عدد المرات التي يقوم فيها الشخص بتنزيل الملف. تتيح لك بعض الخدمات ، بما في ذلك Dropbox (النسخة المدفوعة على أي حال) ، إنشاء تاريخ انتهاء صلاحية للوصول.
5. تطبيق تدوين الملاحظات
تطبيقات تدوين الملاحظات مفيدة لتخزين وفرز مجموعة متنوعة من الأفكار والتوصيات والملاحظات والوصفات والمقالات الإخبارية والمحتويات الأخرى التي ربما وجدت طريقها إلى الورق. باستخدام تطبيق تدوين الملاحظات ، يمكنك تخطي الورقة والمضي قدمًا في التقاط هذه الأفكار إلكترونيًا.
تطبيقات تدوين الملاحظات الثلاثة التي أوصي بها في أغلب الأحيان هي Evernote و Microsoft OneNote و Joplin.
إذا كنت تميل إلى طباعة صفحات الويب ، سواء لقراءة المقالات أو حفظ الوصفات ، فإن تطبيق تدوين الملاحظات باستخدام أداة قص الويب سيساعدك على عدم استخدام الورق. تتيح لك هذه الميزة نسخ جميع محتويات صفحة الويب ، باستثناء الإعلانات وغيرها من الرسائل غير المرغوب فيها ، في ملاحظة جديدة في تطبيق تدوين الملاحظات. أنا شخصياً أستخدم أداة قص الويب في تطبيق تدوين الملاحظات الخاص بي لحفظ الوصفات وتنظيمها.
تعمل تطبيقات تدوين الملاحظات أيضًا بشكل جيد لتدوين التوصيات التي يقدمها لك الأشخاص بشأن المطاعم والأفلام والبرامج التلفزيونية والموسيقى والشركات وما إلى ذلك. كما أنها رائعة أيضًا لنسخ المعلومات المتنوعة ، مثل ساعات عمل النشاط التجاري - ما عليك سوى استخدام التطبيق لالتقاط صورة وحفظها كملاحظة.
تطلع إلى الأمام ، ابدأ اليوم
نصيحة أخيرة حول عدم استخدام الأوراق هي أن تبدأ اليوم وتتطلع إلى الأمام بدلاً من التراجع. ما أعنيه بذلك هو عدم التعلق برقمنة أي أوراق متراكمة لديك. بدلاً من ذلك ، استخدم بعض التطبيقات التي ستساعدك على عدم استخدام الأوراق بدءًا من الآن ، ويمكنك المضي قدمًا في عاداتك الجديدة. يمكنك دائمًا التعامل مع الأعمال المتراكمة لاحقًا ... أو دفع أوراقك القديمة في صندوق ، ووضعها في الجزء الخلفي من الخزانة ، ثم نسيانها.
