إهدار وقت أقل في الاجتماعات باستخدام هذه النصائح الأربع البسيطة

الاجتماعات مكلفة ، ليس فقط من حيث رواتب الناس ، ولكن أيضًا من حيث العبء المعرفي والطاقة والروح المعنوية. الاجتماعات متقطعة ، مما يصرف انتباه الناس عن العمل الأساسي الذي يتطلب غالبًا تركيزًا كبيرًا. إلى جانب البريد الإلكتروني ، صنف الموظفون الاجتماعات باستمرار على أنها أسوأ نقطة مؤلمة منذ عقود.

في سياق العمل عن بُعد أثناء الجائحة ، عندما يكون التوتر والقلق مرتفعين بالفعل لكثير من الناس ، فمن المنطقي تقليل مقدار الوقت الذي نقضيه في الاجتماعات.

اعتمادًا على دورك الوظيفي ، قد تتمكن ببساطة من الخروج من بعض الاجتماعات ، سواء عن طريق إلغائها أو التخلي عنها. هناك أيضًا مسألة "هل كان ينبغي أن يكون هذا الاجتماع بريدًا إلكترونيًا؟" إذا كان من الممكن توصيل محتوى الاجتماع بشكل أكثر كفاءة بطريقة مختلفة ، فلا تفعل ذلك ، فأنا أكرر لا ، عقد اجتماع.

ماذا عن الاجتماعات التي لا يمكنك تخطيها؟ بعد كل شيء ، بعض الاجتماعات هي حقا قيمة ومهمة. تسمح الاجتماعات للأشخاص بالتعرف على بعضهم البعض ، مما يخلق صداقة حميمة. في العمل عن بُعد على وجه الخصوص ، تساعد الاجتماعات في بناء الثقة (يفتح في نافذة جديدة). عندما تكون هناك مسألة ملحة في متناول اليد وتكون السرعة مشكلة ، تكون الاجتماعات عادةً أسرع طريقة للأشخاص لتحديد المشكلات واتخاذ القرارات. توفر بعض الاجتماعات الوضوح بطريقة لا تستطيع طرق الاتصال الأخرى توفيرها.

يعرف معظم الناس أنه عندما يجب أن يكون لديك اجتماع على الإطلاق ، يجب أن يكون للاجتماع جدول أعمال يتضمن أهدافًا ، أو أنه يجب توزيع جدول الأعمال مسبقًا ، أو أنه يمكنك استخدام التطبيقات لمساعدتك على عقد اجتماعات أفضل ، بلاه ، بلاه ، بلاه. قلة من الناس يهتمون بهذه الخطوات. لماذا لا تبحث عن طرق أخرى لجعل الاجتماعات أكثر كفاءة وتقليل مقدار الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات؟ فيما يلي أربع استراتيجيات لكيفية القيام بذلك.

1. عقد نصف الاجتماع قبل الاجتماع

بدلاً من عقد اجتماع مدته ساعة واحدة ، حدد موعدًا لاجتماع مدته 30 دقيقة (أو أفضل ، 20 دقيقة) وامنح جميع الحاضرين في الاجتماع طريقة للمشاركة في المحتوى أو الغرض قبل الاجتماع الفعلي. هذه الإستراتيجية ليست مفيدة فقط لخفض وقت الاجتماع ، ولكنها تسمح أيضًا للانطوائيين وغيرهم بالمشاركة بطرق قد تكون أسهل وأكثر راحة من التحدث في اجتماع

كيف تقوم بذلك؟ استخدم أداة تعاون غير متزامن ، مثل مستند مشترك أو لوح معلومات عبر الإنترنت ، حيث يمكن للأشخاص قراءة جدول الأعمال أو كتابة الأسئلة أو تبادل الأفكار أو القيام بأي شيء آخر تريد منهم القيام به "للمشاركة" في الاجتماع. عندما تمنح الأشخاص مكانًا للقراءة والاستيعاب والتعليق وتبادل الأفكار و التفكير بشكل غير متزامن ، عندما لا يتم وضعهم على الفور ، يمكنهم قضاء وقتهم في القيام بذلك. يمكنهم أيضًا القيام بذلك في الوقت المناسب لهم ولن يقطعوا عملهم الأساسي.

بعض التطبيقات التي قد تفكر في استخدامها هي Miro و Mural و Conceptboard (معروضة) وتطبيقات Google Workspace مثل محرر مستندات Google وحتى تطبيقات تدوين الملاحظات التعاونية مثل Microsoft OneNote.

من خلال منح الأشخاص مكانًا لتسجيل أفكارهم قبل الاجتماع الفعلي ، ستحصل على مشاركة أفضل من أي شخص قد لا يتحدث بطريقة أخرى. والأهم من ذلك ، يجب أن تكون قادرًا على قطع الوقت الفعلي للاجتماع بشكل كبير ، ربما إلى النصف ، لأنه تم إنجاز الكثير من العمل مسبقًا.

لا تعمل هذه الإستراتيجية مع كل نوع من الاجتماعات ، ولكنها مثالية للاجتماعات التي يجب على جميع المشاركين المساهمة فيها ، مثل اجتماع العصف الذهني أو اجتماع بدء منتج جديد.

2. تعيين ضابط الوقت

عيّن ضابطًا للوقت ، وتأكد من تقديم هذا الشخص باسم ضابط وقت الاجتماع. ضابط الوقت هو المسؤول عن التأكد من أن الاجتماع يبدأ وينتهي في الوقت المحدد ، وأن أي مقاطع يجب الاحتفاظ بها في الوقت المحدد هي.

للبدء في الوقت المحدد ، يعد تقديم برنامج ضبط الوقت طريقة رائعة للقيام بذلك. "سيكون فيل ضابط الوقت في اجتماع اليوم. لنجعل مهمة Phil سهلة ونبدأ على الفور."

للانتهاء في الوقت المحدد ، يمكن لضبط الوقت الإعلان عن الوقت المتبقي خمس أو دقيقتان أو دقيقة واحدة ، اعتمادًا على حيوية وأهمية الاجتماع.

لإدارة الشرائح ، من الأسهل إعطاء مثال. لنفترض أنك تخطط لاجتماع حيث يحتاج الناس لتقديم أنفسهم. قد تقول ، "من فضلك قدم نفسك وشرح سبب وجودك في هذا الاجتماع في حوالي 15 ثانية. جيل هو ضابط الوقت لدينا اليوم. جيل ، يرجى ضبط المؤقت على الرنين بعد 15 ثانية حتى نتمكن من الالتزام بالجدول الزمني." بهذه الطريقة ، لا يجب أن يشعر جيل بالسوء لأن قطع شخصًا ما وطلب منه إنهاء الأمر. الرنين يقوم بالعمل.

يمكنك استخدام صياغة مماثلة عندما يكون لديك أجزاء من اجتماع لأشخاص مختلفين لتقديم أفكارهم أو معلوماتهم.

تطبيقات الموقت والمواقع الإلكترونية والمكونات الإضافية هي عشرة سنتات. استخدم تطبيق الأسهم على هاتفك أو موقع ويب مجاني ، مثل vclock.com (معروض).

موصى به بواسطة محررينا

3. اطلب تعليقات على الاجتماعات المتكررة

فيما يلي إستراتيجية لمساعدتك في تقليل مدة التكرار الاجتماعات:اسأل الحاضرين عن آرائهم. يكون أكثر فاعلية مع الاجتماعات المتكررة ، مثل اجتماعات الفريق الدائمة وتسجيلات الوصول الأسبوعية أو الشهرية ، لأن التنسيق وبعض الموضوعات عادة ما تكون هي نفسها في كل مرة.

بعد الاجتماع ، اطلب تعليقات محددة ، مثل:

• هل كان ذلك الاجتماع أطول مما يجب أن يكون؟ هل كانت قصيرة جدا؟ ألم نغطي شيئًا تريد مناقشته؟

• ما الذي لم نكن بحاجة إلى قضاء الكثير من الوقت فيه؟

• هل كانت هناك أي أجزاء من الاجتماع كان من الممكن أن تكون أفضل لو قمنا بها بطريقة أخرى ، مثل العصف الذهني في مستند مشترك؟

قد يكون لدى الحاضرين في اجتماعاتك أفكار ممتازة حول كيفية تحسين الاجتماع ، سواء كان ذلك يعني جعله أقصر أو تغيير التنسيق أو كليهما.

4. تخصيص الأجهزة الفردية الخاصة بك

قد يكون لمؤسستك قاعدة للاجتماعات الفردية ، مما يعني الاجتماعات المتكررة بين الموظف والمدير. غالبًا ما يتم عقدها مرة واحدة في الأسبوع ، وعادة ما تكون في أي مكان من نصف ساعة إلى 45 دقيقة. ولكن من يقول أن الجدول الزمني مثالي لك؟

من خلال التعامل الفردي ، يمكن للطرفين وينبغي أن يكونا حوارًا مفتوحًا حول ما إذا كان تكرار ومدة الاجتماعات مفيدًا وفعالًا. قد يكون كل ما تحتاجه هو اجتماع نصف ساعة كل أسبوعين. قد يكون تسجيل الوصول الأسبوعي لمدة 15 دقيقة أفضل بالنسبة لك.

لا يوجد سبب يدعو إلى أن يكون اللقاء الفردي أطول أو أكثر مما هو ضروري لأي من الطرفين. حاول طرح هذا الموضوع في لقاء واحد لواحد التالي ، واكتشف ما إذا كان بإمكانك أنت ونظيرك التوصل إلى اتفاق حول مقدار الوقت المثالي الذي تقضيه معًا.

اجتماعات أقصر وأكثر كفاءة

لا يمكن إلغاء كل اجتماع. لا ينبغي أن يكون كل اجتماع أقصر مما كنت تتوقعه في الأصل ، إما اعتمادًا على الغرض منه والنتيجة المرجوة. لكن من المؤكد أن غالبية الاجتماعات التي يعقدها العاملون في مجال المعرفة قد تستغرق وقتًا أقل وتكون أكثر كفاءة. من خلال التركيز بنشاط على تقليل مقدار الوقت الذي تستغرقه اجتماعاتك ، ستخفف قدرًا كبيرًا من الألم الناجم عن الاجتماعات. والأهم من ذلك ، سوف يشكرك زملاؤك.