كم عدد قطع الورق الموجودة على منضدة المطبخ أو طاولة غرفة الطعام أو أي مكان آخر لا تنتمي إليه؟ هل تتمسك بالإيصالات؟ هل هناك كومة من الأوراق من الطبيب البيطري التي تحتفظ بها في حال كنت بحاجة إلى أن تتذكر بالضبط الأدوية التي أخذها حيوانك الأليف قبل ثلاث سنوات؟ كل تلك الأوراق تنتظر الوقت الذي ستتمكن فيه من التعامل معه ، والذي يبدو أنه لن يأتي أبدًا. حان الوقت للتخلص من الورقة وكل الذنب الذي يتراكم معه. حان الوقت للتخلص من الورق.
ماذا يعني عدم استخدام الورق؟
لقد كنت خالية من الورق لأكثر من عقد من الزمان. بلا أوراق ، لا أعني أنه ليس لدي أي أوراق في حياتي. ما زلت بحاجة إلى شهادة ميلادي الورقية ، بالطبع ، وأستخدم دفتر ملاحظات تقليديًا لتدوين الملاحظات في فصل اللغة الذي أحضره. ومع ذلك ، بالنسبة للجزء الأكبر ، لا أتعلق بالورقة. بدلاً من ذلك ، أقوم بمسح المستندات المهمة ضوئيًا إلى خدمة تخزين وأحتفظ بالملاحظات الرقمية في تطبيق تدوين الملاحظات. أكتب قائمة المهام الخاصة بي وقائمة التسوق في تطبيق على هاتفي. أقوم بتثبيت توصيات المطاعم في خريطة على الإنترنت. هناك العديد من الحيل البسيطة التي يمكن أن تساعدك في إزالة الورق من حياتك.
التحول الرقمي أمر سهل. الجزء الصعب هو عدم السماح للورق بالبدء في التسلل مرة أخرى. إذا كنت مستعدًا للتخلص من معظم الورق في حياتك ، فإليك ما تحتاج إلى معرفته للبدء والاستمرار في العمل.
1. تجاهل Backlog
تتمثل الخطوة الأولى في عدم استخدام الورق في نسيان أي تراكم ورقي تراكمت لديك بالفعل والتركيز بدلاً من ذلك على العادات الجديدة التي تحتاجها للمضي قدمًا. ما الذي ستفعله بشكل مختلف بدءًا من هذا اليوم فصاعدًا؟ قد يبدو الأمر غير منطقي ، لكنه يعمل.
الاضطرار إلى التعامل مع الأعمال المتراكمة يمكن أن يشعر بالارتباك ، وعندما يشعر الناس بالإرهاق ، فإنهم يماطلون. حتى نسيانها الآن. باختصار ، لا تنظر للخلف. اعتمد نهج المضي قدما بدلا من ذلك.
ستصل إلى أكوام الورق القديمة يومًا ما - أو لا. في الوقت الحالي ، لا تدع الأوراق القديمة تمنعك من بدء شيء جديد.
2. احصل على هذه التطبيقات الخمسة
لإحراز تقدم حقيقي دون استخدام الأوراق ، ستحتاج إلى خمسة تطبيقات أو خدمات.
-
تطبيق قائمة المهام. أنت بحاجة إلى تطبيق قائمة مهام لتدوين وتنظيم ليس فقط مهامك وأعمالك ، ولكن أيضًا لقوائم التسوق والتذكيرات الأخرى.
-
تطبيق المسح يساعدك تطبيق المسح على رقمنة الأوراق الورقية بسرعة.
-
خدمة التخزين عبر الإنترنت. خدمة التخزين عبر الإنترنت هي المكان الذي ستخزن فيه غالبية أوراقك الرقمية. بعض الأمثلة مثل Microsoft OneDrive و Google Drive و Dropbox. أتطرق أكثر إلى هذه القطعة في لحظة لأنها أكثر تعقيدًا من التطبيقات الأخرى.
-
أدوات التوقيع الإلكتروني. تعد أدوات التوقيع الإلكتروني أكثر شيوعًا مما قد تدركه. في جميع الاحتمالات ، من المحتمل أن يكون لديك بالفعل تطبيق مثبت مسبقًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك بهذه الوظيفة. Adobe Acrobat Reader ومعاينة Apple مثالان.
-
خدمة تسليم المستندات أو مشاركتها. تساعدك خدمة تسليم المستندات في إرسال الملفات ومشاركتها دون طباعتها. تتضمن معظم خدمات التخزين عبر الإنترنت بالفعل أدوات لمشاركة المستندات وتسليمها ، وهي مناسبة لاحتياجات معظم الأشخاص. إذا قمت بإرسال الكثير من الملفات التي تحتاج إلى توقيعها وإعادتها ، فإن الخدمة المتخصصة مثل DocuSign أو HelloSign قد تكون أفضل.
اقرأ توصياتي الأكثر تفصيلاً لكل تطبيق تحتاجه للاستغناء عن الأوراق إذا لم تكن متأكدًا من كيفية العثور عليها واختيارها.
3. اختر خدمة التخزين
دعنا نتعمق أكثر في خدمة التخزين ، النوع الثالث من التطبيقات المذكورة أعلاه. خدمة التخزين هي المكان الذي تحتفظ فيه بنسخ رقمية من مستنداتك الورقية ، وكما ذكرنا ، يمكنك أيضًا مشاركة المستندات وتسليمها للآخرين.
من الناحية المثالية ، تريد خدمة تخزين تتيح الوصول إلى ملفاتك بغض النظر عن مكان وجودك وتدعمها احتياطيًا. أحد الخيارات هو استخدام التخزين السحابي وخدمة مشاركة الملفات ، مثل Dropbox أو Google Drive أو Microsoft OneDrive.
كان هناك العديد من الخدمات المتخصصة المصممة لمساعدتك على الاستغناء عن الأوراق عن طريق الكشف التلقائي عن أنواع مختلفة من المستندات التي قمت بتحميلها وتصنيفها ، مثل الإيداعات الضريبية والفواتير الطبية - ولكن معظم هذه الخدمات لم تنجو. ركز معظمهم على التركيز على خدمة الشركات الصغيرة بدلاً من المستهلكين الشخصيين والمنزليين. NeatFiles (يفتح في نافذة جديدة) و FileThis (يفتح في نافذة جديدة) (إصدارات المستهلك) لا يزالان موجودين إذا كان هذا النوع من الخدمة يبدو جذابًا لك.
بغض النظر عن خدمة التخزين التي تختارها ، اختر واحدة والتزم بها حتى تتمكن من وضع جميع مستنداتك في مكان واحد.
بالنسبة إلى أي خدمة تخزين ، تأكد من فهمك لإعدادات وقواعد الخصوصية والأمان ، بالإضافة إلى خيارات المشاركة. احتفظ بمستنداتك الخاصة والحساسة منفصلة (في مجلدات مختلفة) عن أي ملفات أو مجلدات قد تشاركها.
4. اشترك في كشوف الحسابات الرقمية والمدفوعات ، وقم بإزالة نفسك من قوائم البريد
إذا كنت لا تزال تتلقى الفواتير الورقية والكشوف ، فقم بالتسجيل لاستلامها عبر البريد الإلكتروني في أي مكان يمكنك. بالإضافة إلى ذلك ، قم بالتبديل إلى المدفوعات عبر الإنترنت حيثما أمكن ذلك.
تميل الشركات المعلقة للمدفوعات عبر الإنترنت إلى الملاك وشركات الإدارة. إذا واجهتك مشكلة في كتابة شيك إيجار شهري ، فحاول أن تشرح للمالك أنه سيحصل على أمواله بشكل أسرع وأكثر موثوقية إذا كان سيقبل المدفوعات الرقمية. حتى أصغر الشركات يمكنها قبول التحويلات المصرفية المباشرة برسوم قليلة أو معدومة ، ويقبل الكثير الآن الأموال عبر تطبيقات الدفع عبر الهاتف المحمول. عندما يمكنك دفع جميع فواتيرك رقميًا بدلاً من الشيكات والأظرف ، فإنك تقترب خطوة واحدة من أن تصبح بلا أوراق.
إذا كان يجب عليك إرسال الشيكات ، فتحقق مما إذا كان البنك الذي تتعامل معه يقدم لك كتابة الشيكات عبر الإنترنت. إنها خدمة تكتب فيها شيكًا من حسابك عبر الإنترنت وتطلب من البنك إرسالها بالبريد إلى المرسل إليه. حتى أن بعض البنوك تدفع مقابل رسوم البريد!
لتقليل كمية البريد غير الهام الذي تحصل عليه ، فإن أفضل رهان لك هو اتباع نهج من خطوتين ، وفقًا لمعلومات لجنة التجارة الفيدرالية حول البريد غير الهام للمستهلكين (يفتح في نافذة جديدة). توصي FTC أولاً بالانسحاب من شركات التسويق التي تستخدم DMAChoice.org (لاحظ أن هناك رسوم معالجة قدرها 2 دولار). ثانيًا ، قم بإزالة نفسك من قوائم عروض التأمين والعروض المصرفية باستخدام OptOutPrescreen.com.
5. مسح وتمزيق الأوراق الجديدة الواردة
بمجرد تقليل الأوراق الواردة ، حان الوقت لبدء تطوير عادات جديدة لجميع الأعمال الورقية التي لا تزال قادرة على التدفق إلى حياتك. العملية التي ستفعلها أكثر من غيرها هي المسح الضوئي والتقطيع أو المسح الضوئي وإعادة التدوير. ابدأ في التفكير في المسح والتقطيع / إعادة التدوير كعادة جديدة تحاول تبنيها.
أفضل مسح الأوراق ضوئيًا باستخدام تطبيق جوال ، ولكن بدلاً من ذلك يمكنك استخدام ماسح ضوئي لسطح المكتب أو وظيفة المسح الضوئي في طابعة متعددة الوظائف.
ضع قاعدة لنفسك تسير على النحو التالي: عندما أحصل على قطعة ورق جديدة أحتاج إلى رقمنتها ، سأستخدم هاتفي لمسحها ضوئيًا على الفور ثم أضع الورق في سلة إعادة التدوير أو التقطيع كومة. والأفضل من ذلك ، أرسلها مباشرة إلى آلة التقطيع إذا كان لديك واحدة. لماذا تنتظر؟
موصى به بواسطة محررينا
أصبح الانتقال بلا أوراق أمرًا بسيطًا مع هذه التطبيقات الخمسة المفيدة:اذهب إلى البيئة الخضراء:تضيف Google معلومات الاستدامة إلى الخرائط والبحث والمزيد ما هو التأثير البيئي للعملات المشفرة؟قد يكون من الصعب إجبار نفسك على اتباع هذه العادة. قد تقول "ليس لدي الوقت لفحص هذا الآن". تدرب على عادتك الجديدة عن طريق مسح مستند أو اثنتين من الأعمال المتراكمة لديك ، فقط لتجربتها. كم من الوقت تستغرق؟ ما التطبيق الذي استخدمته؟ هل احتجت إلى استكشاف الأخطاء وإصلاحها في أي وقت؟
أثناء مسح الأوراق ضوئيًا ، تحتاج في وقت ما إلى تسمية المستند ، وربما إضافة علامات ، وحفظه في مجلد مناسب. تتمثل إحدى الحيل في جعل موقع المسح الافتراضي الخاص بك مجلدًا تتصل به Inbox. امسح كل شيء بالبريد الوارد ، وإذا لم يكن لديك الوقت في الوقت الحالي لإعادة تسمية الملف ووضع علامة عليه وفرزه ، فيمكنك معالجة كل شيء في البريد الوارد عندما يكون لديك وقت.
قد تجد أيضًا أن مسح المستندات ضوئيًا في الضوء الطبيعي يتم بشكل أكثر سلاسة من القيام بذلك باستخدام الإضاءة الداخلية ، لذلك في بعض الأحيان يكون من المفيد الانتظار حتى النهار بدلاً من المسح الضوئي في الليل. بمجرد أن تتعرف على كيفية القيام بذلك ومقدار الوقت الذي تستغرقه ، قد يكون من الأسهل عليك المتابعة.
6. تطوير مهام سير عمل أخرى
المسح والتقطيع هو أحد سير العمل. عندما تشعر بالراحة مع أسلوب حياتك غير الورقي ، ستحتاج إلى المزيد من مهام سير العمل لمواقف أخرى.
إليك مثال:عند شراء منتج جديد ، التقط صورًا لدليل المالك والإيصال والضمان والرقم التسلسلي. قم بتحميل تلك الصور إلى خدمة التخزين الخاصة بك ثم تخلص من الأوراق الدخيلة.
يتمثل مسار العمل الآخر في حفظ كومة من الأوراق التي تعتقد أنه يجب عليك تمزيقها ولكنك لست متأكدًا الآن ، ثم قم بمراجعتها في يوم مخصص. اختر وقتًا وتاريخًا ، سواء كان كل يوم سبت أو أول يوم أحد من الشهر ، واستخدم ذلك الوقت لمسح مكدسك.
قد ترغب أحيانًا في مسح الأوراق ضوئيًا مع الاحتفاظ أيضًا بالنسخ الأصلية ، في حالة شهادات التأمين ووثائق صاحب المنزل وما إلى ذلك. من خلال رقمنتها ، تقوم بإنشاء نسخة احتياطية وتضمن لك الوصول إلى المعلومات التي تحتوي عليها ، حتى لو لم تتمكن من الحصول على الأصل. كما أنه من الأسرع والأسهل البحث عن هذه المستندات رقميًا بدلاً من البحث الفعلي.
7. لا تفرط في التفكير
في مرحلة ما من عدم استخدام الورق ، ستتساءل عما إذا كنت ستحتفظ بنسخ أصلية أو تمزيق مستندات معينة بعد رقمنتها. عندما تواجه مكالمة صعبة ، لا تفرط في التفكير فيها. كونك بلا أوراق يجب أن يجعل حياتك أبسط وأسهل - وليس أكثر إرهاقًا. عندما تكون في شك ، احفظ الأصل. قم بتخزينها في مجلد أو غلاف أكورديون أو خزانة ملفات. لن يأتي أحد ويأخذ بطاقة Paperless Club الخاصة بك بعيدًا إذا تمسكت ببعض الأوراق.
بعد قولي هذا ، لا تتمسك أو تهتم برقمنة الأوراق التي ليس لها هدف. إذا كنت من النوع الذي يتمسّك بالورق بجد معتقدًا أنك تفعل الشيء المسؤول ، فقد تشعر بالخوف من تمزيق أي شيء وإعادة تدويره. ولكن هل ستحتاج في أي وقت إلى هذا الإيصال مقابل شطيرة أو شرح لبيانات الفوائد منذ عامين؟ تمزيقها واتركها تذهب.
