أنجز المزيد:جرب هذه النصائح العشر البسيطة للحصول على قوائم مهام أفضل

ما مدى فعالية قائمة المهام الخاصة بك؟ هل يساعدك في التخطيط ليومك؟ هل يدفعك إلى تحديد أولويات المهام الصحيحة؟ أم أنها قائمة لا تنتهي بالأشياء التي تشعر بالذنب لأنك لم تفعلها بعد والآن لن تقوم بأي منها؟ يجب أن تخدمك قائمة المهام الجيدة. لا يجب أن تكون تحت رحمته.

تضعك أفضل قوائم المهام في الاتجاه الصحيح كل يوم وتساعدك على التركيز على المهام الأكثر أهمية. باستخدام الاستراتيجيات الصحيحة ، يمكن أن تساعدك قائمة المهام على تحقيق أهداف أكبر أيضًا. إليك ما تحتاج إلى معرفته حتى تعمل قائمة المهام لديك.

1. اختر التطبيق الصحيح ... أو الورق

الخطوة الأولى في عمل قائمة مهام أفضل هي تحديد مكان الاحتفاظ بها. من المهم أن تحب التطبيق أو الكمبيوتر الدفتري الذي تستخدمه لقائمة مهامك ، وإلا فقد لا تلتزم به.

لاحظ كيف قلت "دفتر"؟ في حين أن هناك العديد من الفوائد لوضع قائمة المهام الخاصة بك في أحد التطبيقات (وسأقوم بإدراجها في لحظة واحدة) ، فلا حرج في الورق! إذا كان الورق يعمل من أجلك ، فهذا رائع. وبالمثل ، فإن جدول البيانات البسيط أو مستند معالجة الكلمات جيد أيضًا. استخدم الأداة التي تناسبك.

تتمتع قوائم المهام الرقمية بالعديد من المزايا مقارنة بالورق ، ومن الجيد على الأقل معرفة ماهيتها. قوائم المهام الرقمية:

• يسهل تعديلها ، مما يعني أنه يمكنك تحديث المعلومات بسرعة ،

• لديك تذكيرات مدمجة ،

• يصعب فقدانها لأن القائمة نفسها عادة ما يتم حفظها في السحابة ،

• يمكن فرز المهام حسب الأولوية ، أو تاريخ الاستحقاق ، أو أبجديًا ، و

• تتيح لك تعيين المهام لأشخاص آخرين والحصول على إشعار عند إكمالهم

إذا كنت أنت في السوق لتطبيق قائمة المهام ، أيهما أفضل؟ بعد أن اختبرت العشرات منها ، أميل إلى التوصية بتودويست وأسانا وأشياء أكثر من غيرها. لكن هناك العديد من الخيارات الأخرى. يعد OmniFocus مفيدًا للأشخاص الذين يضيفون الكثير من التفاصيل إلى مهامهم. يتحدث Trello إلى أشخاص مدفوعين بصريًا. يحب بعض الأشخاص مهام Google لتكاملها مع تطبيقات وخدمات Google الأخرى. قد تلفت Habitica انتباهك إذا كنت تحب التلعيب. وهكذا.

2. جعل أكثر من قائمة واحدة

أنت بحاجة إلى أكثر من قائمة مهام واحدة.

يجب أن يكون لديك عدد قليل من القوائم التي تغطي الفئات الرئيسية في حياتك ، مثل العمل ، والشخصية ، والأسرة. يساعدك وجود أكثر من قائمة على التركيز. عندما تعمل ، لا تريد أن تشتت انتباهك بقائمتك الشخصية. عندما تتسوق من البقالة ، لا تريد أن تثقل كاهل التفكير في مسؤوليات عملك.

لا تتراجع. قم بعمل قوائم لكل ما تفكر فيه! منها مفيدة سوف تبقى. يمكنك التخلص من أي شيء غير مفيد.

بعض الأفكار الأخرى هي عمل قوائم تسمى:

• التسوق مع قائمة التسوق الخاصة بك ،

• يومًا ما ، حيث تقوم بتدوين المهام غير المهمة التي قد تقوم بها يومًا ما ،

• عطلة نهاية الأسبوع لأي شيء تريد القيام به في عطلة نهاية الأسبوع ولكن لا تريد أن تشتت انتباهك خلال الأسبوع ،

• الأعمال المنزلية للأطفال

• أفكار هدايا لحفظ الأفكار طوال العام حول ما قد تشتريه لعائلتك وأصدقائك في مناسبة تقديم الهدايا التالية.

يمكنك إضافة قوائم جديدة أو إعادة تسميتها في أي وقت. لن تتعثر أبدًا مع القوائم التي تنشئها.

مراجعة Todoist

مراجعة Asana

مراجعة OmniFocus 3

3. اكتب المهام الخاصة بك في أقرب وقت كما تفكر فيها

عندما تظهر مهمة جديدة في رأسك ، اكتبها في أسرع وقت ممكن. يفترض الناس أحيانًا أن السبب هو التأكد من أنك لا تنسى ، ولكن في الحقيقة ، فإن تدوين المهام بسرعة يمنعك من التركيز عليها. بمجرد كتابتها ، لن تحتاج إلى تذكرها بعد الآن ، حتى تتمكن من التخلص من الفكرة من عقلك والتفكير في أفكار أكثر أهمية.

إذا كان تطبيق المهام لديك يحتوي على اختصار لوحة مفاتيح لإضافة مهمة جديدة ، فتعرّف عليها. إذا كان لتطبيقك اختصارًا للهاتف المحمول ، فقم بإعداده.

بالنسبة لأولئك الذين يستخدمون الورق ، احتفظ بقليل من قصاصات الورق بالقرب منك أثناء عملك لتدوين الأفكار المشتتة بسرعة. في وقت لاحق عندما يكون ذلك مناسبًا ، يمكنك نسخها إلى قوائم المهام الرسمية الخاصة بك بدقة.

4. تعيين تواريخ الاستحقاق

في أي وقت يكون لمهمة ما تاريخ استحقاق ، قم بإضافتها. تساعدك معرفة موعد استحقاق المهام على تحديد الأولويات.

لا تحتاج كل مهمة إلى تاريخ استحقاق صارم وسريع ، ولكن في بعض الأحيان يساعد في إضافة مهمة على أي حال لسببين.

أولاً ، تتيح لك معظم تطبيقات المهام معرفة ما يجب القيام به اليوم وغدًا وفي وقت لاحق من الأسبوع ، بغض النظر عن القائمة التي توجد بها. وبهذه الطريقة ، يمكنك رؤية كل شيء مستحق اليوم والتعرف على كيفية سير اليوم . قد تستغرق أيضًا بعض الوقت لإعادة جدولة بعض المهام إذا كنت تشعر بالإرهاق بمجرد النظر في كل شيء مستحق خلال الأسبوع المقبل.

ثانيًا ، من خلال تعيين تواريخ الاستحقاق لمهامك ، فأنت تخطط بشكل فعال لأسبوعك ، وهي استراتيجية ممتازة لإدارة الوقت.

5. مراجعة قوائم المهام اليومية.

ابدأ كل يوم بإلقاء نظرة على قائمة المهام الخاصة بك وتقييم ما إذا كانت معقولة. ثم راجعه.

إذا كان لديك الكثير من المهام المجدولة لهذا اليوم وتعلم أنك لن تحصل عليها جميعًا ، فأنت بذلك تهيئ نفسك للفشل.

6. حدد نفسك بـ 3-5 مهام في اليوم

ما هو حد مهمتك اليومية؟ يعتمد ذلك على أنواع المهام التي تكتبها ومدى صعوبة إكمالها.

بالنسبة لمعظم الناس ، أوصي بالبدء بقصر نفسك على ثلاث إلى خمس مهام في اليوم. قد لا يبدو الأمر كثيرًا ، ولكن إذا ركزت على تدوين أهم ثلاثة أشياء تحتاج إلى القيام بها اليوم ، فقد تجد أن هذا كثير بالفعل.

لماذا لا تكتب المزيد؟ إذا قمت بتدوين عدد كبير جدًا من المهام ولم تصل إليها جميعًا ، فيجب عليك تأجيلها إلى يوم آخر. وهذا يعني إعادة ترتيب أولويات قائمتك وتغييرها ، وهو عمل غير ضروري يسبب التوتر ويمكن أن يشعر بهزم الذات.

من خلال وجود عدد صغير من المهام ، من المرجح أن تنهيها. كلما أنهيت جميع مهامك ، شعرت بشكل أفضل تجاه قوائم المهام بشكل عام. يمكن أن يدفعك هذا الشعور الإيجابي للمضي قدمًا.

يجب أن تكون مهامك من ثلاث إلى خمس أشياء مهمة يجب عليك فعل. ولا ينبغي أن يكون أكثر من اثنين منهم مهام روتينية ، مثل تناول الأدوية اليومية. ركز على نيتك لهذا اليوم. هذا ما يجب عليك كتابته.

بمرور الوقت ، تتبع عدد المهام التي تقوم بفحصها كل يوم (تقوم أفضل تطبيقات المهام بتتبعها لك) وستحصل على فكرة عن العدد الصحيح من المهام بالنسبة لك ، في حال لم يكن من ثلاث إلى خمس مهام.

7. ضع المهام على قائمة المهام الخاصة بك ، وليس الأهداف

ما تكتبه في قائمة المهام الخاصة بك مهم. ضع المهام في قوائمك ، بدلاً من الأهداف والغايات. للقيام بذلك ، تحتاج إلى معرفة الفرق بينهما.

الأهداف هي إنجازات الصورة الكبيرة أو النتائج المرجوة. عادة ما يكون من الصعب تحديدها. مثال على ذلك هو "إتقان اللغة الهندية". إن وضع ذلك في قائمة المهام الخاصة بك لن يكون فعالاً للغاية.

موصى به بواسطة محررينا

الأهداف هي علامات على الطريق للوصول إلى الهدف. من الأسهل بكثير الخلط بين هذه المهام والمهام لأن الأهداف أكثر تحديدًا وقابلية للقياس الكمي. مثال على الهدف هو "التمكن من إجراء محادثة باللغة الهندية حول أفلامي المفضلة لمدة ثلاث دقائق."

إذن ما هي المهام؟ المهام هي الإجراءات التي تتخذها للوصول إلى هدف. كسر هدف ولديك المهام الخاصة بك. غالبًا ما تكون أحداثًا فردية (على الرغم من إمكانية تكرارها). قد تكون المهمة "تعلم ثلاثة أفعال هندية جديدة" أو "قراءة الهندية لمدة 30 دقيقة."

المهام - وليس الأهداف أو الأهداف - هي ما تنتمي إلى قائمة المهام اليومية.

8. اجعل الأهداف والغايات منفصلة

في عالم مثالي ، ستكون العديد من المهام التي تنجزها كل يوم سعياً وراء هدف أكبر. يجب أن تعرف ما هي أهدافك ، ولكن لا تحتاج إلى كتابتها في قائمة المهام اليومية الخاصة بك.

بدلاً من ذلك ، اكتب أهدافك وغاياتك في مكان آخر. ربما لا يزال في تطبيق قائمة المهام أو دفتر الملاحظات الخاص بك ، ولكن ليس في القائمة التي تنظر إليها كل يوم. الأماكن الأخرى التي يمكنك تدوين الأهداف فيها هي دفتر يومياتك أو تطبيق تدوين الملاحظات.

أشر إلى أهدافك من وقت لآخر. تحقق منها وقم بمراجعتها. فقط لا تدعهم يشتت انتباهك عن الأشياء المحددة التي تحتاج إلى القيام بها اليوم.

9. انظر إلى قائمة المهام الخاصة بك كثيرًا

القائمة التي يتم النظر إليها هي قائمة مستخدمة. ترشدك قائمة مهام فعالة طوال يومك ، مما يعني أنك بحاجة إلى إلقاء نظرة عليه كثيرًا. انظر إليه كل صباح للاستعداد العقلي لليوم المقبل. انظر إليه بعد الغداء حتى تعرف ما الذي تحتاج إلى التركيز عليه لبقية اليوم. راجعه في نهاية اليوم لإعادة جدولة المهام التي فاتتك.

اعتد على مراجعة كل ما خططت له للأسبوع القادم مقدمًا حتى تتمكن من التخطيط بشكل أفضل لوقتك وإجراء التعديلات.

خلال النهار ، إذا بدأت تشعر بالضياع فيما تفعله أو كنت بحاجة إلى استراحة منه ، فراجع قائمة مهامك عن شيء صغير وسهل (مهمة أقل تطلبًا ولا تتطلب تركيزًا كبيرًا) في هذه الأثناء.

كلما نظرت إلى قائمتك ، زادت ثقتك فيها. فكلما زاد ثقتك به ، قل ما عليك تذكره للمهام التي يجب عليك القيام بها. كلما قل ما عليك تذكره ، حررت عقلك للتركيز على المهمة التي بين يديك.

10. اجعل قائمة المهام الخاصة بك قابلة للفحص

إذا نظرت إلى قائمة مهامك كثيرًا ، فسوف تدرك بسرعة مدى فائدة رؤية ما تحتاج إليه في لمح البصر.

استخدم لغة صارمة أو اختصار لكتابة المهام الخاصة بك. تحتوي العديد من التطبيقات على تصنيفات ذات أولوية ونجوم وعلامات وتفاصيل أخرى يمكنك إضافتها إلى المهام المهمة لإبرازها. قم بتلوين مهامك إذا كان ذلك يساعدك. قم بتطبيق الرموز التي تمنحك مزيدًا من المعلومات حول المهمة ، مثل ما إذا كانت تتطلب مكالمة هاتفية أو تتعلق بالرعاية الصحية. بغض النظر عن مدى سرعة إلقاء نظرة على قائمة المهام الخاصة بك ، يجب أن تكون قادرًا على جني الكثير من المعلومات حول ما يجب القيام به.

حدد تلك المربعات

تقع قائمة المهام الرائعة في صميم الإنتاجية الشخصية. إنه لمن دواعي سروري العثور على تطبيق لإدارة المهام والعملية التي تناسبك. يمنحك التحقق من العناصر الموجودة في قائمتك شعورًا بالإنجاز وهو عنصر أساسي للتنظيم. يجعل نظام المهام الموثوق به الحياة أسهل وأقل إجهادًا.