7 طرق لإثبات مستقبل عملك عبر بروتوكول VoIP للعمل الهجين

الطريقة التي نعمل بها تتغير بشكل كبير. مع تخفيف قيود COVID-19 ، يستعد بعض العمال للعودة إلى المكتب ، بينما يميل آخرون نحو أدوار يمكنهم من خلالها العمل بشكل دائم من المنزل. وبالمثل ، دفع الوباء العديد من الشركات إلى التفكير في خفض نفقاتها العقارية واعتماد العمل الهجين.

لكن هذه الاختيارات تأتي مع تأثيرات غير مباشرة. الأول هو أن القوة العاملة البعيدة إلى حد كبير تغير طريقة تواصلنا مع زملاء العمل والعملاء والمقاولين وشركاء الأعمال. هذا يعني أن المعلمات التي تريد وضعها في الاعتبار عند اختيار نظام هاتف يعمل عبر بروتوكول الإنترنت الصوتي (VoIP) قد تغيرت أيضًا.

Intermedia Unite Review

مراجعة RingCentral MVP

8x8 eXperience Communications مراجعة خدمة

Vonage Business Cloud Review

لم يكن VoIP قط مسألة توصيل وتشغيل. مثل الكثير من الرحلات الصباحية ، يمكن أن تختلف ظروف حركة مرور الشبكة من ساعة إلى أخرى ، مما يؤثر على جودة المكالمة. تؤدي القوى العاملة الموزعة إلى تفاقم هذه المشكلة ، لأنها تعني أن هذه الظروف خارجة تمامًا عن سيطرة موظفي تكنولوجيا المعلومات لديك.

لحسن الحظ ، تحسنت تقنية VoIP أيضًا على مر السنين. فتح التحول إلى الحوسبة السحابية خيارات جديدة لم تكن ممكنة من قبل. لهذا السبب يعد الآن وقتًا ممتازًا لإعادة تقييم احتياجات اتصالات عملك. سواء كنت في السوق للحصول على نظام VoIP جديد أو كنت تخطط للمستقبل ، تأكد من أنك قد بذلت العناية الواجبة في الشراء من خلال معالجة كل من هذه المهام.

1. افهم كيف تتواصل مؤسستك

تتوقع من موظفيك إجراء المكالمات واستقبالها. لكن بأي نسبة؟ وما هي قنوات الاتصال الأخرى التي يستخدمونها؟ تختلف الإجابات حسب دور كل عامل. ستختلف أنماط الاتصال لموظفي المبيعات لديك اختلافًا كبيرًا عن تلك الخاصة بممثلي الدعم ، على سبيل المثال ، وسيتطلب مركز الاتصال الكامل احتياجات أكثر تعقيدًا.

تلعب الأدوات الإضافية ، مثل إعادة توجيه المكالمات والاستجابة التلقائية للمكالمات وموظفي الاستقبال الظاهري ونسخ المكالمات ، أدوارًا حيوية في بعض مهام سير عمل الأعمال. على الرغم من الاسم ، فإن عددًا قليلاً من أنظمة VoIP الحديثة تقتصر على الصوت. على سبيل المثال ، يمكنك افتراض أنهم سيجمعون دعم الدردشة المرئية والنصية. قد لا يستخدم بعض العاملين لديك هذه الميزات مطلقًا ، في حين أن البعض الآخر قد يائسًا للحصول عليها. خذ وقتك في فهم ليس فقط احتياجات العاملين لديك ، ولكن أيضًا لفهم قوائم رغباتهم.

2. لا تساوم مع المنتجات الاستهلاكية

بعد فترة وجيزة من دخول قيود الوباء حيز التنفيذ الكامل ، تحول الكثير منا إلى خدمات مؤتمرات الفيديو للمستهلكين ، مثل Apple FaceTime و Skype و WebEx و Zoom ، للاستخدام الشخصي والمهني. وبالمثل ، يقدم العديد من مزودي البيانات السكنية خدمة VoIP كحزمة ثلاثة في واحد مع عروض التلفزيون والإنترنت الخاصة بهم ، بالإضافة إلى العديد من خدمات VoIP للمستهلكين من جهات خارجية المتوفرة.

ومع ذلك ، يجب أن تقاوم الرغبة في جعل مثل هذه المنتجات هي الحل الأمثل للاتصالات التجارية ، خاصة إذا كان دافعك هو خفض التكاليف. العملاء المجانيون لهذه الخدمات الشائعة يحدون من الاستخدام بطرق مختلفة يمكن أن تعرقل إنتاجية العاملين لديك. من الصعب أيضًا الوثوق بأمان وموثوقية خدمة مجانية. بالإضافة إلى ذلك ، تقدم أنظمة VoIP للأعمال ميزات خلفية ، مثل التدقيق وتسجيل المكالمات ، والتي قد تكون أكثر قيمة مما تدرك. التقليل من الاتصالات هو رهان قصير النظر.

3. التعرف على واقع شبكة (شبكات) اليوم

تعد الوسائط المتدفقة ، بما في ذلك مكالمات VoIP ، أكثر عرضة لظروف الشبكة السيئة من أنشطة مثل تصفح الويب. لقد جعل ذلك دائمًا الحفاظ على جودة المكالمات تحديًا ، حتى عندما لا تترك العديد من المكالمات شبكة LAN أبدًا. يمكن لأي شخص على شبكتك كان يقوم ببث مقاطع فيديو أو يقوم بتنزيل ملفات ضخمة ، دون علمه ، تحويل مكالمة VoIP إلى لعبة هاتف من الصفيح. لسوء الحظ ، فإن واقع VoIP للقوى العاملة عن بُعد هو أن جميع المكالمات تقريبًا ستحتاج إلى اجتياز الإنترنت العام ، وهو ما يعادل الغرب المتوحش في الشبكات.

اليوم ، يجب أن تفترض أن ظروف شبكة كل عامل ستكون فريدة بالنسبة لهم. ربما قاموا بشراء جهاز التوجيه الخاص بهم أو ربما يستخدمون جهازًا تم تقديمه لهم من قِبل مزود الإنترنت الخاص بهم. حتى أنهم قد يعملون من مقهى أو مكان عام آخر ، حيث لا يتحكمون في المعدات. لحسن الحظ ، يتوفر الإنترنت السكني ذي النطاق الترددي العالي في عدد متزايد من المدن. ضع في اعتبارك دعم النطاق العريض المنزلي لعمالك بمستوى خدمة معتمد من الشركة ، من أجل زيادة الاتساق.

4. كن جادًا بشأن الأمان

أي حركة مرور تعبر الإنترنت العام يمكن أن يتم اعتراضها أو العبث بها من قبل الجهات الخبيثة ، وحركة مرور VoIP لا تختلف. تستخدم معظم مواقع الويب اليوم بروتوكولات مشفرة ؛ وبالمثل ، يجب أن تبحث عن نظام VoIP يستخدم التشفير التلقائي من طرف إلى طرف. بينما سيظل المهاجمون قادرين على تعطيل مكالماتك ، فإن التشفير يعني أنه من غير المحتمل أن يكونوا قادرين على الاستماع إلى المكالمات أو "انتحالها" ، متظاهرين بأنهم شخص ليسوا كذلك.

للحصول على طبقة أمان إضافية ، قد تفكر في طلب VPN لمكالمات VoIP. ومع ذلك ، ليست كل شبكات VPN مدركة لـ VoIP ، وتلك التي قد تحتاج إلى بعض التغيير والتبديل لتقديم جودة المكالمة المرغوبة. إليك شيء أخير يجب مراعاته:إذا كان أي طرف في المكالمة يستخدم خطًا أرضيًا أو مشغل هاتف جوالًا تقليديًا ، بدلاً من عميل VoIP ، فلن يكون لديك أي سيطرة على أمان هذا الخط. إذا كان هذا الأمر يتعلق بك ، فيجب حظر استخدام الهواتف الشخصية لإجراء مكالمات العمل.

5. الوزن السحابي مقابل الخيارات المحلية

تم تصميم أقدم أنظمة VoIP على غرار أنظمة PBX التقليدية. تم تشغيل البرنامج في مركز البيانات الخاص بك وتمت إدارته مركزيًا بواسطة فريق تكنولوجيا المعلومات لديك. يمكن أن يكون لهذه الأنظمة تكاليف مقدمة عالية ، ولكن هناك أسباب وجيهة لتفضيل هذا النموذج. هذا يعني أن لديك سيطرة كاملة على نظام VoIP الخاص بك ، ويمكنك إدارة التوسيع وترقيات الخدمة بناءً على احتياجات عملك فقط. ومع ذلك ، يبدأ النموذج المحلي في الانهيار مع عدد كبير من الموظفين عن بعد.

في الآونة الأخيرة ، تحول موفرو VoIP بشكل متزايد إلى نموذج الخدمة ، حيث يتم إدارة النظام بالكامل في السحابة. يمكن أن يكون لهذا العديد من المزايا. بالنسبة للمبتدئين ، فهذا يعني أن البائع يتولى تقريبًا جميع الأعمال الشاقة التي تضمن الموثوقية وجودة الاتصال. بالإضافة إلى ذلك ، يتم طرح تحديثات التكنولوجيا والميزات بشكل أكثر انتظامًا وسلاسة ، وغالبًا ما توفر الأنظمة القائمة على السحابة تكاليف أقل لكل مكالمة. كن على علم ، بالرغم من ذلك ، أنه في حين أن التكاليف الأولية ستكون أقل من مع نظام محلي ، فإن السعر لكل مستخدم شهريًا سيعني على الأرجح أن التكلفة الإجمالية للملكية (TCO) على مدى عمر النظام ستكون أعلى.

6. اجعل المحمول مواطنًا من الدرجة الأولى

يقضي كل عامل حديث تقريبًا جزءًا من اليوم على هاتف محمول ، خاصةً عندما لا يسجلون الوصول إلى مكتب مركزي. لسوء الحظ ، يفقد الموظفون العديد من مزايا نظام VoIP عند استخدامهم للأجهزة المحمولة العادية لإجراء مكالمات العمل ، مثل تسجيل المكالمات وتحويلات المكالمات السهلة.

موصى به بواسطة محررينا

أدخل الهواتف الذكية. تم تشغيل الجيل الأول من تطبيقات softphone على أجهزة كمبيوتر سطح المكتب وأجهزة الكمبيوتر المحمولة ، واستخدمت أجهزة الكمبيوتر لمحاكاة جميع وظائف هاتف سطح المكتب عبر بروتوكول VoIP. اليوم ، تقدم معظم أنظمة VoIP للأعمال أيضًا تطبيقًا للهواتف المحمولة لأجهزة Android و iOS. يقدم البعض إمكانيات مماثلة للهاتف الرقمي المكتبي ، بينما يقدم البعض الآخر مجموعة فرعية فقط. أثناء مرحلة البحث ، يجب أن تحاول قياس مدى أهمية هذه الميزات لشرائح مختلفة من القوى العاملة لديك.

7. توحيد اتصالاتك

عند اختيار نظام اتصالات الأعمال ، من المهم التفكير فيما يتجاوز VoIP التقليدي. كما ذكرنا سابقًا ، لا يقوم عمال اليوم فقط بإجراء المكالمات الصوتية ، وكذلك العملاء. تعد الرسائل النصية ومؤتمرات الفيديو وحتى وسائل التواصل الاجتماعي جزءًا من هذا المزيج. أدت جهود موفري VoIP لدمج هذه الميزات في أنظمتهم الأساسية إلى ظهور فئة أوسع تُعرف باسم الاتصالات الموحدة كخدمة (UCaaS).

تأخذ منصات UCaaS الحقيقية الاتصالات متعددة القنوات خطوة إلى الأمام من خلال دمج وظائف VoIP الأساسية مع البرامج الأخرى التي تدعم عملك. على سبيل المثال ، يمكن لسجلات المكالمات والدردشة أن تغذي مباشرة إدارة علاقات العملاء (CRM) وأنظمة مكتب المساعدة ، ويقدم الوكلاء المؤتمتون رؤى حول جهات الاتصال السابقة أثناء التفاعلات الجديدة. يمكن أن تكون هذه الأنظمة الأساسية الموحدة قوية بشكل لا يصدق ، ولكن كن على دراية بأن تثبيتها وتكوينها بشكل صحيح قد يستغرق وقتًا وتكلفة كبيرة. كما أنك تخاطر بتقييد البائع.

تحقيق أقصى استفادة من العمل عن بُعد

إذا علمتنا السنوات الأخيرة أي شيء ، فهو أن إدارة غالبية القوى العاملة عن بُعد ليست ممكنة فحسب ، بل إنها مفيدة. لقد تحركت شركات البرمجيات ، بما في ذلك مزودي خدمات VoIP ، لتلبية احتياجات العمال المعاصرين الموزعين. ونتيجة لذلك ، تمكنت الشركات الصغيرة والمتوسطة على وجه الخصوص من الوصول إلى نطاق أوسع من المرشحين للموظفين أكثر مما كان ممكنًا في أي وقت مضى.

في الوقت نفسه ، يعني التحول نحو العمل الهجين أن متطلبات اتصالات الأعمال قد تغيرت أيضًا. خذ هذه اللحظة للنظر في كيفية قيام نظام هاتفك الحالي بخدمتك وما تحتاجه في المستقبل. لا يزال مجال الأعمال VoIP و UCaaS في طور التطور ، ولكن إذا طرحت الأسئلة الصحيحة ، فمن المؤكد أنك ستجد حلًا يمكن أن ينمو جنبًا إلى جنب مع عملك.

إذا كنت ترغب في استكشاف المزيد من الطرق التي يمكن للشركات والموظفين من خلالها تحقيق النجاح في عصر العمل عن بُعد ، فتأكد من استكشاف أعمالنا الممتدة من تغطية المنزل.