5 نصائح لأسبوع عمل أكثر إنتاجية

انه يوم الاثنين. كنت جالسًا على مكتبك لمدة ساعتين ولم تفعل أي شيء سوى مراجعة رسالة بريد إلكتروني إلى صديق تطلب منه مراقبة كلبك عندما تذهب في عطلة. مهلا ، هذا يحدث. فجأة بعد ظهر الأربعاء وما زلت لم تنجز أي شيء ملحوظ. أين يذهب الوقت؟ لدينا جميعًا أسابيع عمل كهذه. هل يمكنك قلبه؟

يمكن أن يكون وجود بعض النصائح والحيل لسحبها من حقيبة الإنتاجية الخاصة بك لمثل هذه المناسبات سرًا لإنقاذ أسبوعك. يمكن أن تساعدك هذه النصائح الخمس لتحسين تركيزك وزيادة إنتاجيتك على العودة إلى المسار الصحيح ، بغض النظر عما إذا كنت تعمل عن بُعد أو في مساحة عمل مركزية.

1. قم بعمل روتين صباحي يرشدك

"قم بأصعب مهمة لك أولاً". لقد سمعت هذه النصيحة من قبل ، أليس كذلك؟ إنه غير مفيد على الإطلاق! قد يكون الأمر كذلك ، "حشد كل قوة إرادتك وأجبر نفسك على فعل شيء لا تريد القيام به." جي ، شكرا

بدلاً من ذلك ، قم بإنشاء روتين صباحي يرشدك إلى المهمة التي تعرف أنه يجب عليك القيام بها. لا يجب أن تكون أصعب مهمة لك أيضًا. لكن ضع نيتك على شيء ما. هنا مثال:

1. صنع فنجان من القهوة

2. اجلس على مكتبك

3. افتح تطبيق قائمة المهام وحدد هدفك من خلال تحديد المهمة التي يجب التركيز عليها

4. وضع علامة على هذه المهمة كأولوية عالية

5. اجمع الأدوات التي تحتاجها لبدء المهمة ، سواء كان ذلك يعني فتح الملفات والبرامج أو البحث عن رقم هاتف

هذه الخطوات هي مجرد مثال. لاحظ أنه لا يوجد إجراء واحد صعب ، ومع ذلك فهم قاموا بإعدادك بشكل جماعي للقيام بالمهمة التي تريد القيام بها. إنه أفضل بكثير من الاعتماد على قوة الإرادة وحدها.

على الرغم من أن فتح تطبيق قائمة مهام يعد طريقة شائعة للبدء ، إلا أن البعض يقسم بالاطلاع على التقويمات وجداول الأعمال أولاً بدلاً من ذلك. ربما تكون مراجعة التقويم مفيدة للغاية للأشخاص الذين يقضون معظم وقتهم في الاجتماعات.

تأكد من تحويل خطواتك إلى روتين ، بمعنى أن تفعل شيئًا معتادًا. ابدأ بشيء سهل وممتع - لهذا بدأت بصنع القهوة. قد تفضل تشغيل الموسيقى أو ضبط الإضاءة. إذا كنت تتطلع إلى بدء الروتين ، فهذا يجعل كل ما يأتي بعد ذلك أسهل قليلاً.

2. حفظ فوق عملك مشغول

حفظ تقارير النفقات ، تنظيف صندوق الوارد الخاص بك ، مسح مكتبك ، مسح المستندات ضوئيًا - هذه كلها أعمال روتينية يجب القيام بها. هل أقنعك أحدهم بأنه لا يجب عليك القيام بهذه الأنواع من المهام لأنها "غير منتجة" أو قليلة القيمة؟ هل كنت تخبر نفسك أن هذه المهام تجعلك تشعر فقط إنتاجي؟ Hogwash.

بادئ ذي بدء ، هذه المهام لها قيمة. في المخطط الكبير للأشياء ، قد تكون قيمتها أقل من قيمة مهامك الأكثر صعوبة ، لكنها ليست صفرًا. أنت ملزم تجاه رئيسك وزملائك في المحاسبة لإكمال تقارير النفقات في الوقت المحدد. يؤدي إفراغ بريدك الوارد اليوم إلى تجربة أكثر سلاسة في فرز البريد الإلكتروني غدًا. إذا كنت لا ترى كومة من الأوراق في مكان قريب ، فلا يمكن أن تشتت انتباهك.

ثانيًا ، يعد حفظ هذه المهام وتنفيذها في الوقت المناسب استراتيجية منتجة للغاية لإدارة الوقت. لدينا جميعًا مراحل خلال أسبوع العمل عندما نكون قادرين على التركيز وأخرى عندما لا نكون قادرين على التركيز. لا يتطلب تقديم تقرير المصاريف الكثير من التركيز. لذا احفظ هذه المهمة للوقت الذي تكون فيه قدرتك على التركيز منخفضة. من التاسعة إلى الخامسة ، غالبًا ما يكون ظهيرة يوم الجمعة هو أفضل وقت لري النباتات ، وتقديم الأوراق ، والقيام بأي أعمال أخرى تحتاج إلى القيام بها.

3. اعتمد على الطماطم لتحفيزك

ماذا تفعل عندما تعلم أن الوقت قد حان للقيام بمهمة معينة ، ولكن يبدو أنك لا تستطيع البدء؟ عندما أكون في أدنى نقطة تحفيزية ، ألجأ إلى الطماطم.

تقنية بومودورو هي طريقة عمل تساعد الناس على تخطي نقص الحافز. سميت على اسم مؤقتات المطبخ القديمة التي كانت على شكل طماطم ؛ بومودورو هو إيطالي للطماطم. ابتكر المؤلف والمستشار فرانشيسكو سيريلو الطريقة كطالب جامعي ووصفها لاحقًا (وعلامة تجارية عليها) في كتابه الذي يحمل نفس الاسم. يمكنك ضبط عداد الوقت لمدة 25 دقيقة تقريبًا والعمل على المهمة التي بين يديك حتى تنفد. ثم تعيد ضبط المؤقت لمدة خمس دقائق وتأخذ استراحة قصيرة. تكرر الدورة عدة مرات وفي النهاية تأخذ استراحة أطول.

في المرة التالية التي يبدو أنك لا تستطيع فيها البدء في مهمة ما ، تحقق مما إذا كان الالتزام بها لمدة 25 دقيقة فقط يجعلك تتخطى الحدبة. ثم اضبط مؤقتًا واحصل على تكسير. لا تحتاج إلى مؤقت طماطم ، حيث يمكنك الآن استخدام تطبيق أو ملحقات متصفح مصممة لهذه التقنية. أنا أحب واحدًا يسمى Strict Workflow ، كما أن امتدادات المستعرض المستوحاة من تقنية بومودورو عادة ما تأتي مع أدوات حظر عناوين URL التي تمنعك من الذهاب إلى Twitter أو Facebook أو Pinterest أو ESPN أو غيرها من مواقع المتعة المذنبة أثناء محاولتك العمل. يتضمن تطبيق الساعة في Windows 11 الآن جلسات التركيز ، وهي ميزة توفر نفس الوظائف على مستوى النظام.

إذا كنت تستجيب بشكل أفضل للمحفزات الخارجية ، فجرب Caveday. إنها مجموعة من الأشخاص الذين يقومون بهذه الأعمال - يقطعون سباقات السرعة معًا ، عادةً عبر الإنترنت على الرغم من أنهم كانوا في الماضي شخصيًا. إن ممارسة هذا الضغط اللطيف من جانب الآخرين قد يسهل عليك إنجاز المهمة.

4. خذ اجتماعات أثناء وقت الركود

أسوأ طريقة لجدولة الاجتماعات هي اختيار أي وقت قديم عندما تكون متفرغًا.

موصى به من قبل المحررين

ساعات اليوم ليست متساوية. بعض هذه الساعات هي الأوقات التي من المحتمل أن تتمتع فيها بالطاقة ، وتشعر بالتركيز ، وتكون قادرًا على إيجاد دافعك. تحتاج إلى حماية تلك الساعات حتى تتمكن من التعامل مع أصعب الأعمال بعد ذلك. لا تخصص تلك الساعات لمن يرغبون في عقد اجتماعات.

بدلاً من ذلك ، حدد وقتًا افتراضيًا من اليوم عندما تكون متفرغًا للاجتماعات. في أي وقت من اليوم تميل إلى الركود؟ يجب أن تكون ساعات الركود هي وقت الاجتماع الافتراضي.

قلة من الناس لديهم سيطرة كاملة على وقت عقد الاجتماعات. إذا دعاك رئيسك في العمل إلى اجتماع ، فعليك الذهاب في الوقت الذي تختاره. عندما تكون أنت تتحكم في وقت الاجتماع ، على سبيل المثال ، عندما يسألك شخص ما عندما تكون متفرغًا ، امنحه خيارات تتماشى مع فترات الركود. بهذه الطريقة تحافظ على ساعات التركيز العالية للعمل الذي يتطلب تركيزًا عاليًا.

لا تختلف هذه النصيحة عن تلك التي قد تكون سمعتها من قبل:امنع عدة ساعات من التقويم الخاص بك كل يوم للعمل شديد التركيز. هذا هو الفرق. قلة من الناس في الواقع يحجزون الوقت ، في حين أن جدولة الاجتماعات أثناء فترات الركود هو شيء قد تفعله بالفعل.

5. تفريغ أي نصيحة إنتاجية لا تخدمك

البشر يحتويون على جموع. لا أحد يستطيع أن يعرف مدى تشابههم أو اختلافهم عن شخص آخر. حيث نجد الحافز ، وما يساعدنا على الاستمرار في التركيز ، وما يجعلنا نشعر بالإحباط ، وكيف نقوم بإعادة الشحن ، كلها أمور فريدة لكل منا. يمكننا التطلع إلى العلم لمعرفة نوع النصائح أو النصائح المتعلقة بالإنتاجية التي تعمل من أجل معظم الناس ، ولكن لا يمكننا أبدًا معرفة ما يصلح لنا حتى نجربه.

كتبت مونيك فالكور ، وهي مدربة تنفيذية ومساهمة في Harvard Business Review ، مقالة ثاقبة مع نصائح للأشخاص الذين يكرهون نصائح الإنتاجية (يفتح في نافذة جديدة). إنه للأشخاص الذين يجدون الدافع من خلال النظر إلى الداخل في نواياهم بدلاً من النظر إلى الخارج في قائمة مهامهم. إنه للأشخاص الذين لا يتعاملون مع أجهزة توقيت الطماطم ويشعرون بتحسن تجاه أنفسهم لإحراز تقدم جيد في مهمة بدلاً من الانتهاء منها في موعد نهائي تعسفي.

مع وضع كل ذلك في الاعتبار ، تخلص من أي نصائح متعلقة بالإنتاجية لا تناسبك. جربهم ، لكن ارمهم جانبًا إذا لم يتناغموا مع شخصيتك. لا يوجد نقص في النصائح والاستراتيجيات المتعلقة بالإنتاجية. لا تشعر أنك فشلت إذا لم يعمل بعضها من أجلك. ركز على تلك التي تفعل.