كتابة رسائل البريد الإلكتروني على جهاز كمبيوتر محمول يمكن أن تكون كتابة البريد الإلكتروني المثالي عملية دقيقة في مكان العمل. ولا يقتصر الأمر على معرفة الوقت المناسب للرد على الكل.
نظر عالم البيانات في Boomerang Brendan Greenley في أكثر من 350.000 رسالة بريد إلكتروني ووجد أن العديد من الأشخاص في القوى العاملة لا يعرفون بالضبط كيفية استخدام النغمة الصحيحة في رسائلهم - مما قد يقلل من احتمالية تلقي الرد.
تكمن المشكلة الأكبر في رسائل البريد الإلكتروني في شيئين:التحيات والتوقيعات. يمكن أن تؤثر طريقة بدء البريد الإلكتروني وإنهائه بشدة في وظيفتك.
لكن هناك حل بسيط للغاية. يقترح جرينلي أن الضربات الرأسية الودية والعادية إلى حد ما هي المسيطرة على اليوم.
أشار جرينلي في إحدى مشاركات المدونة إلى أنه "ربما يتعين علينا تجاوز حقبة التحية الرسمية". "حصلت الرسائل التي اتخذت نغمة محادثة غير رسمية أكثر من البداية على مزيد من الردود."
حصلت الرسائل التي بدأت بكلمة "مرحبًا" أو "مرحبًا" على زيادة نسبية في معدل الاستجابة بنسبة 33 بالمائة مقارنة بالتهاني الرسمية مثل "عزيزي". ويجب عليك بالتأكيد تجنب بدء بريدك الإلكتروني بـ "تحيات".
بالنسبة لتوقيعك ، تم تطبيق نفس القاعدة ، لكن جرينلي يقترح أيضًا استخدام توقيع له نغمة أكثر "شكر".
تلقت رسائل البريد الإلكتروني التي أغلقت بعبارة "شكرًا لك" أو "شكرًا" أو "شكرًا مقدمًا" زيادة نسبية بنسبة 36 بالمائة في الردود ، بينما تم إغلاقها مثل "تحياتي" أو "مع أطيب التحيات" فقط بنسبة 11 إلى 14 بالمائة.
كان أسوأ إغلاق ، وفقًا لبحث جرينلي ، هو استخدام كلمة "الأفضل" فقط في نهاية رسالتك الإلكترونية.
ولكن الأهم من ذلك ، كتب جرينلي أنه يجب عليك دائمًا استخدام الفتحة والختام في رسالة بريد إلكتروني ، خاصة إذا كنت ترغب في الحصول على رد.
إنها الأشياء الصغيرة التي تهمك عندما تريد المضي قدمًا في العمل.
