كيفية كتابة رسائل إدارية بالعربية، الرسائل الإدارية أو الرسائل الإدارية هي خطابات يتم إرسالها داخل حدود المنشأة، وتتميز بطبيعتها الرسمية.
ويتم مشاركتها في إرسال واستقبال الموظفين في نفس القسم أو القسم الإداري فيما بينهم، أو مع الإدارة المباشرة المسؤولة عنهم، والاتصال الذي يعتمد على استخدام الرسائل العادية أو الإلكترونية لربط أطراف الرسالة.
من بين التعاريف الأخرى للمواد الإدارية، الوسائل المستخدمة لنقل تصور معين لشيء ما.
مفهوم الرسائل الإدارية
- الخطابات الإدارية هي خطابات ترسل داخل حدود المنشأة، تتميز بطبيعتها الرسمية، وتنقسم بين إرسال واستقبال موظفين من نفس الدائرة أو القسم الإداري.
- أو مع الإدارة المباشرة المسؤولة عن ذلك.
- تعرف الخطابات الإدارية بأنها إحدى وسائل الاتصال التي تعتمد على استخدام الرسائل العادية أو الإلكترونية لربط الأطراف بالرسالة.
- تشمل التعاريف الأخرى للرسائل الإدارية الوسائل المستخدمة لنقل مفهوم معين لشيء ما، سواء كان مرتبطًا بوحدة عمل أو ما إذا كانت الإدارة أو المشرفون مهتمين بها.
- تتواصل المؤسسة مع الموظفين لدعوتهم إلى اجتماع، أو تكليفهم بمجموعة من المهام، أو أمور أخرى.
- الرسائل الإدارية تسمى الاتصالات التي تحدث بين مسئولين، أو شخص ومسؤول في المنظمة، أو العكس وتهدف إلى تحقيق هدف وظيفي.
شاهد أيضًا: معلومات عن نظم المعلومات الادارية
أهمية الرسائل الإدارية
- تعتبر الرسائل الإدارية من الأشياء المهمة التي يجب على كل موظف إتقانها ليصبح محترفًا في وظيفته، ويمكن أن تحتوي الرسائل الإدارية على العديد من الموضوعات المهمة التي يتبادلها الأشخاص لأنها يمكن أن تأتي من الداخل.
- بالنسبة للطلبات أو طلب المنحة، على سبيل المثال، من هنا تأتي أهمية تعلم كتابة الخطابات الإدارية بطريقة متقنة ومهنية، لأن هذا هو العنصر الأساسي للقبول أو الرفض من قبل المدير أو المؤسسة، ويجب أن يظهر الاحترام واللباقة لدى المرسل لإعطاء انطباع أول جيد عنه.
شروط كتابة الرسائل الإدارية
توجد مجموعة من الشروط التي يجب الالتزام بها عندما تكتب الرسائل الإدارية:
- استخدام تعبيرات واضحة ومفهومة ودقيقة تساعد على فهم الغرض المحدد للمهمة الإدارية.
- تقديم معلومات موثوقة وصحيحة قابلة للتحليل من قبل متلقي الخطاب الإداري حتى يتمكن من الرد عليها بالشكل المناسب.
- تجنب استخدام الكلمات والتعابير التي يصعب تفسيرها أو فهمها والتي تعيق الإدراك لما هو مطلوب من الرسالة.
- موضوعية مختصرة في صياغة نص الرسالة، وتعتبر من الشروط المهمة للرسائل الإدارية التي تساهم في تحقيق الهدف المطلوب.
- الحرص على توزيع الأفكار في الخطاب الإداري، بناءً على مجموعة من الأقسام أو الفقرات، خاصة في الحروف التي تحتوي على الكثير من المعلومات.
أنواع الرسائل الإدارية
المذكرة الإدارية:
- هذه رسالة خاصة بالوظيفة، لكنها بسيطة الحجم وتتعامل المنظمة مع نقل المعلومات والمهام المطلوبة من الموظفين.
- عندما يحتاج الموظف إلى أداء مهمة محددة، يتم إرسال ملاحظة إدارية إليه.
الرسائل الإدارية العامة:
- هذه الرسائل خاصة بالمهام الضخمة المتعلقة بخدمات المؤسسة والمجتمع، لأنها تختلف حسب المهمة الموكلة لكل شخص ولكل خدمة، وبالتالي فهي غير محددة وثابتة.
التقرير الإداري:
- هذا شكل من أشكال الخطاب الإداري، وفي هذا التقرير يتم توضيح جميع التفاصيل التي كتب من أجلها التقرير.
- يمكن أن يكون التقرير مكتوبًا أو شفهيًا. قام شخص مسؤول في منظمة بتسليم التقرير شفوياً إلى الموظفين.
قد يهمك أيضًا: معلومات عن الادارة الالكترونية
مكونات الرسائل الإدارية
عند كتابة الرسائل الإدارية لابد أن تكون مشتملة على عدة أجزاء ومنها ما يلي:
- لابد أن تأخذ الرسالة الإدارية رقما هذا الرقم يعبر عن عدد الرسائل الذي تم إرسالها من هذا النوع.
- ولكل رسالة رقم مدون أمامه الموضوع الخاص بالرسالة.
- في بداية كل رسالة يوجد عنوان غامق يسمى الرأس وهو مكتوب بطريقة مميزة ومختلفة في أعلى كل فقرة فيه، ويحتوي على رأس المؤسسة بشرط أن يكون في كل فقرة.
- يجب كتابة التاريخ في الجزء الأيمن من الرسالة بالإضافة إلى كتابه والتاريخ والشهر والسنة.
- يتم كتابة التاريخ بالحرف بحيث يكون في المقدمة، ويتم تفصيل التاريخ للتعبير عن اليوم والشهر والسنة.
- تعطى البركة الافتتاحية، التي فيها الصلاة والسلام على القارئ، ليكتب عنك السلام ورحمة الله وبركاته.
- موضوع المقال يكتب موضوع الرسالة بعدة كلمات تشرح الغرض الأساسي من الرسالة، ويبدأ موضوع الرسالة بعد التحية الافتتاحية.
- نص الرسالة وله بعض الخصائص، يجب أن تتأكد من اختيار كلمات بسيطة وسهلة الفهم تعبر عن الغرض من كتابة الرسالة.
- يجب على الشخص الذي يرسل الرسالة التوقيع على الجزء السفلي من الرسالة، وإذا لزم الأمر، إرفاق بعض المستندات بموضوع الرسالة.
- الجملة الختامية هي الجملة التي تنهي الرسالة
كيفية كتابة الرسائل الإدارية
من المهم جدًا معرفة كيفية كتابة خطاب إداري.
لأن جميع الموظفين في جميع الشركات يستخدمونه الآن، وعادة ما يتم إرسال الرسائل عن طريق البريد الإلكتروني.
ولكي تكون الرسائل جيدة، من الضروري معرفة الكيفية لكتابة خطاب إداري:
- العنوان: انقر فوق البريد الإلكتروني توجد ميزة العنوان في مربع منفصل ويجب ذكر محتوى الرسالة باختصار في العنوان وبطريقة رسمية وواضحة والغرض الرئيسي من الرسالة.
- التحية: يتم إدراج الترحيب بعد كتابة عنوان الرسالة، هذا في شكل مقدمة بسيطة ورسمية
- يحدد مرسل المرسل وتفاصيل عمله ويشرح الموقف الذي يتخذه المرسل في الوظيفة.
- مضمون الرسالة: يكتب مضمون الرسالة بعد التحية بسطر، وفي هذه الفقرة يتم الشرح الكامل والتوضيح للغرض المطلوب من الرسالة، ويجب توضيح الأفكار بشكل متسلسل وبسيط. طريقة.
- الخلاصة: لا بد من إضافة جملة ختامية توضح أن الخطاب مكتمل يجب إرفاقه ببعض كلمات الشكر والتقدير لمتلقي الرسالة توضح للقارئ أن الرسالة مكتملة.
- التوقيع: مع هذا التطور، يقدم البريد الإلكتروني الآن ميزة التوقيع لأنه يحتوي على رمز واسم المؤسسة، ثم اسم الشخص ومنصبه، ومعلومات الاتصال به، مثل رقم الهاتف.
مواصفات الرسائل الإدارية
هناك عدة مواصفات يجب اتباعها عند كتابة الرسائل الإدارية منها:
- انتبه لنوع الورق الذي تستخدمه، خاصة عند كتابة أو طباعة خطاب الإدارة على الورق، يوصى باستخدام ورق A4، والذي يُعتقد أنه الأنسب لاستخدام هذه الأحرف.
- استخدم نوع الخط وحجمه لكتابة رسائل إدارية، لأن معظم الحروف عادة ما تكتب بالحجم المتوسط والخط العادي، أي بعيدًا عن الرموز أو الأشكال.
- لاحظ المسافات، أي المسافات بين فقرات حرف الراحة، خاصة في الحقل (المحتوى).
- من المهم وضع مسافات مناسبة بين الفقرات بحيث يمكن تحديد الأفكار المحددة في الرسالة وفهمها من قبل المستلم.
- مما يساعد في الحصول على إجابة صحيحة لها.
- التنسيق الهامشي هي الصفحات النصية لخطاب الإدارة التي ستساعد في إضافة نموذج مناسب إلى جريدتك وتساعد في الاحتفاظ بالرسالة في ملفات الإدارة والسجلات، خاصة أنه يحتوي على حد لا يحتوي على كلمات مما يساعد على حماية النص من الأذى.
اقرأ المزيد عن: الدعاية والإعلان عن طريق الرسائل النصية
استخدامات الرسائل الإدارية
- هي شكل من أشكال التواصل بين الأطراف سواء كانت رسائل مكتوبة أو رسائل إلكترونية.
- يمكن توضيحها بأشياء كثيرة على سبيل المثال قم بجدولة المواعيد أو قم ببعض الأشياء في العمل.
- يمكن استخدامه أيضًا لتحديد بعض تكاليف العمالة الكبيرة لعملهم.
- يتم استخدامه للاتصال بالشركات وبعضها البعض في منصب رسمي، أو للاتصال بالشركة والأشخاص العاديين لتحقيق أهداف محددة.
- هذا هو أحد الأشياء التي تفيد الشركات والوظائف.
- ومن ثم، نحتاج إلى معرفة كيفية كتابة خطاب إدارة مثالي.
