صيغة نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية تختلف صيغة نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية من جهة إلى أخرى وفقًا لغرض الخطاب ومحتواه، ويجب أن يكون الخطاب مكتوب بشكل احترافي ودقيق.
حتى يحصل العامل أو الموظف على طلبه المُراد من خطابه، وأن تكون صيغة الخطاب وطريقة تنسيقه لها طابع خاص من أجل جذب اهتمام رئيس القسم أو المدير إلى الطلب المقدم له.
صيغة نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية
هناك الكثير من نماذج الخطابات الرسمية المختلفة التي يمكن تقديمها للجهات الرسمية الحكومية، وسوف نعرض لكم فيما يلي أحد هذه النماذج على النحو التالي:
التاريخ/
السيد رئيس القسم تحية طيبة وبعد؛
أرجو من سيادتكم تقديم المساعدة في إيجاد الملف الإداري المتعلق بموضوع الخطاب، والذي يحمل الرقم التالي /……. وذلك لتسهيل إتمام المهام الوظيفية داخل العمل، وسوف يتم إعادة الملف مرة أخرى، مع جزيل الشكر والاحترام لكم.
اسم الموظف/….
التوقيع/….
شاهد أيضًا: نموذج خطاب شكر وتقدير للمدير العام
أنواع الخطابات الرسمية
يوجد نوعان فقط من نماذج الخطابات الرسمية وهي كالآتي:
الخطاب التجاري
- هذا الخطاب يتم استخدامه من أجل بعض الأغراض التُجارية، من بينها الإعلان عن منتج مُعين أو سلعة ما.
- والخطاب التجاري يتميز بأنه يُستخدم في الأمور الدعائية سواء الخاصة بالشركات أو المؤسسات الكبرى.
- ويحتوي في الأعلى على بيانات تتضمن كل ما يخص المؤسسة أو الشركة من معلومات، ومن ضمن هذه المعلومات الاسم ثم الموقع ثم النشاط التجاري ثم رقم الهاتف ثم رقم السجل التجاري ثم رقم البريد الإلكتروني ثم رقم الصندوق البريدي وأخيرًا شعار الشركة.
الخطاب الإداري الرسمي
- وهو عبارة عن رسالة ذات علاقة بالأمور الوظيفية سواء كان داخل المؤسسة أو جهة العمل بصورة عامة، وتتضمن هذه الرسالة التعاليم العامة والمصروفات والقرارات التي يتم إصدارها من جهة الإدارة، والعديد من الأمور الأخرى الهامة التي تخص هذا العمل، وهذا النوع مُهم للغاية لمن يُقدره ويعرفه.
طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية
كما سبق وأن أشرنا أن الخطابات الرسمية لها طريقة محددة يجب أن يتم اتباعها، ولها صياغة معينة قد تكون مختلفة عن بعضها البعض أحيانًا، ولكن هناك مجموعة من العناصر التي يجب أن تتوافر في الخطابات الرسمية حتى لا تفقد هيئتها.
كما وضحنا أعلاه أنه لابد أن يتم كتابته عن طريق أشخاص مختصين ذو خبرة، وعلى غرار هذه الشروط سوف نوضح لكم طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية حتى يتم الموافقة عليه بدون أي اعتراض أو تأخيرات في الرد، ولذلك يجب الالتزام بما يلي: –
- في البداية يجب تحديد الإطار السليم لشكل الخطاب، بمعنى أنه يجب تحديد ما إذا كان مرسل من جهة رسمية إلى جهة رسمية أخرى، أو موجه من قبل أحد الأشخاص العاملين في واحد من قطاعات الشركة أو المؤسسة إلى تلك الجهة الرسمية التي يعمل فيها.
- أو مقدم من أحد الأفراد المستفيدين من الخدمات التي تقدمها هذه المؤسسة الرسمية.
يجب اتباع مجموعة من القواعد عند البدء في كتابة الخطاب الرسمي
وهي تتمثل في النقاط التالية، وذلك على سبيل المثال وليس الحصر: –
- يجب استخدام الأوراق البيضاء في الكتابة أو الأوراق الصفراء السادة الذي لا يوجد به أي منقوشات أو رسومات أو شعارات تخص الجهة أو الجهة الرسمية التي سوف ترسل لها خطابك، مع عدم وجود أية رسومات أو أشكال يتم تواجدها في داخل الخطاب.
- تتم كتابة الصياغة المستخدمة في الخطاب من خلال استخدام برنامج الوورد، مع مراعاة أن تختار حجم الخط ليكون 16.
- أما في حالة ما إذا اضطررت إلى كتابة النموذج الرسمي بخط اليد، وذلك بسبب عدم توفر البرنامج سابق الذكر، فيجب أن تستخدم قلم أزرق في الكتابة، وذلك حتى يتم التمييز بين نسخة النموذج الأصلية والصورة الخاصة به.
- تكون المسافة فيما بين السطور متساوية.
- الالتزام بأن تكون الكتابة في منتصف الورق بدون وجود أي إطار أو رسوم أو أشكال.
- يتم الالتزام بالصيغة حيث تتمثل في البداية بالتحية والسلام “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”، ثم في السطر التالي اسم الشخص الموجه إليه الخطاب، مع كتابة منصبه الخاص سواء كان مدير أو رئيس أو غير ذلك من المناصب، وفي السطر الذي يليه تكتب تحية طيبة وبعد، وتليه بعد ذلك كتابة المضمون.
- في هذه المرحلة يجب الالتزام بقواعد الخطابة، والدقة في انتقاء العبارات التي توضح الهدف من الخطاب
- وبالرغم من أهمية أن يكون الخطاب مفصلًا لكن يجب أن تراعي عدم إطالة الجمل.
- النهاية تستلزم وضع خاتمة تحتوي على شكر وتحية، وفي السطر الذي يليها من الجهة اليمنى تكتب مرسل لسيادتكم، ثم يتم وضع الختم والتوقيع.
قد يهمك أيضًا: نموذج خطاب تقديم وظيفة جاهز بأكثر من صيغة على حسب المجال
النموذج العام للخطاب الرسمي
سوف نقدم لكم في هذه الفقرة نماذج من الخطابات الرسمية، والتي تتوفر فيها جميع الجوانب التي سبق وأن وضحنا قواعدها لكم، وسوف يكون على النحو التالي: –
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أما بعد…
إلى السيد …….
تحية طيبة وبعد
بناء على الطلب الذي تم إرفاقه في الخطاب أرجو من سيادتكم قبول الطلب بتأجيل انعقاد الاجتماع المقرر، وذلك لوجود العديد من الأسباب والتي سأذكرها فيما يلي/……
مع إمكانية تحديد موعد آخر للاجتماع إن أمكن، وذلك لاعتماده بدلًا عن الميعاد الذي تم تأجيله ولكم فائق الاحترام
جزيل الشكر والاحترام والتقدير
مرسلة لسيادتكم ….
التوقيع
التاريخ
نصائح ضرورية عند كتابة الخطاب الرسمي
هناك عدد من النصائح التي يجب مراعاتها عند كتابة خطاب رسمي، والتي سوف نعرفكم بها في هذا المقال على النحو الآتي: –
- مراعاة اختيار جميع الألفاظ والمعاني بدقة ووضوح خلال الكتابة.
- استخدام العبارات الدلالية دون مبالغة لكي توضح الهدف من الخطاب.
- توخي الحيطة والحذر عند اختيار الكلمات وتحري الصدق والمصداقية في جميع المعلومات.
- الاهتمام بترتيب الأفكار وتوضيحها.
- اتباع الإيجاز الذي لا يؤثر سلبًا على المعنى.
- يجب أن يكون الخطاب مكتو بأسلوب مقنع ويبعد عن إظهار العواطف والمشاعر.
- في حالة إذا كان هذا الخطاب هو رد على خطاب سابق آخر، في هذه الحالة يتم كتابة رقم الخطاب الأول المستلم وتاريخ الإرسال والمضمون بإيجاز.
- أما إذا كان ردًا على خطاب رسمي آخر سابق يتضمن الكثير من الأفكار المتسلسلة يجب أن يتم الرد من خلال خطاب رسمي يكون متضمنًا نفس الأفكار وبنفس التسلسل الذي تم ذكره سابقًا في الخطاب الأول.
تابع معنا: نموذج خطاب شكوى قوي
أهمية الخطاب الرسمي
إن الخطابات الرسمية لها أهمية كبيرة وعديد من الفوائد، والتي سوف نذكرها لكم بالتفصيل فيما يلي: –
- يعتبر أحد الوسائل الهامة والأساسية في تحقيق التواصل بين المؤسسات والهيئات وبعضها، أو بين أحد الأفراد العاملين بالمؤسسة وبين هذه الجهة الرسمية.
- للخطاب الرسمي أهمية ضرورية على المستوى الوظيفي.
- يقرب المسافات ويساعد في توفير الجهد المبذول والوقت.
- يعتبر وثيقة محفوظة ومستند رسمي يمكن الرجوع له والاستناد إليه في أي وقت.
- هو أحد الوسائل الموثوق بها عند الإعلان عن الأمور المهمة المتعلقة بالمجال الوظيفي أو المهني أو غير ذلك من الأمور التي تتعلق بحياتنا.
- يعد الوسيلة الوحيدة المؤكدة في عملية التواصل بين الأشخاص أو المؤسسات أو الهيئات فيما بينهم على حد سواء.
