تعريف الرقابة من أكثر التعريفات المستخدمة والمتداولة بشكل كبير في كافة المجالات وذلك لأنها وظيفة أساسية من وظائف الإدارة، وهي عبارة عن مجموعة من العمليات المنظمة التي تساعد المديرين في كافة المنظمات المختلفة من التحقق والتأكد من أن العمليات والأهداف والخطط الموضوع سابقًا تتم بطرق سليمة وفعالة.
تعريف الرقابة لغة واصطلاحا
يوجد تعريف للرقابة اصطلاحي وأخر لغوي يمكن تقديم كلاهما فيما يلي:
- تعريف الرقابة الاصطلاحي: مفرد رقابة (رَقابة).
- الرقابة الإدارية: يقصد بها إجراء عملية مراقبة للإدارة وذلك للتأكد من مدى سلامة ومطابقة تصرفاتها وأعمالها للقانون.
- تعريف الرقابة اللغوي: الرّقَابَةُ يقصد بها المراقبة والعمل الذي يقوم به من يراقب الصحف قبل إجراء عملية النشر.
- المُرَاقِبُ: هو الشخص الذي يقوم بالرقابة.
- الرَّقَبَةُ: هي العنق.
- الرُّقْبَةُ: المقصود بها الحفرة التي يتم من خلالها صيد النمر.
- ارتَقبَ: تعني الإشراف والعلو.
- الرَّقِيبُ: هو اسم من إسماء الله يقصد به الحارس والحافظ، بينما في الجيش يقصد به الطليعة جمعها رُقَبَاء.
تعريف الرقابة الداخلية
تعددت التعريفات التي تطلق على تعريف الرقابة الداخلية ولكن جميعها تهدف إلى تحقيق الأهداف المخطط لها في السابق ومن هذه التعريفات ما يلي:
تعريف الرقابة الداخلية الخاص بعمليات التدقيق والمحاسبة هو عملية يتم استخدامها للتأكد من سلامة وضمان تحقيق الأهداف المتعلقة بالمنظمة بدرجة عالية من الكفاءة والدقة والفعالية.
طبقًا للتعريف السابق تتضمن أيضًا إصدار جميع التقارير المرتبطة بالجوانب المالية في المنظمة وكذلك كافة الحلول والتقييمات التي من شأنها السيطرة على بعض المخاطر والأخطاء داخل المنشأة.
تعريف الرقابة الداخلية وفقًا للجنة الخاصة بطرائق التدقيق الناتجة عن المعهد الأمريكي المتعلق بالمحاسبين القانونيين هي عملية تشتمل على كافة الخطط التنظيمية.
وبعض الوسائل المرتبطة بالتنسيق والمقاييس المستخدمة في المشروع وذلك بهدف تحقيق معدلات مرتفعة من الحماية لجميع الأصول والبيانات المحاسبية الخاصة والمملوكة المشروع.
تساعد الرقابة الداخلية طبقًا لهذا التعريف في التأكد من تنفيذ الخطط الموضوعة والتعرف على مدى دقتها وكذلك مدى قدرة الاعتماد عليها لتحقيق كفاءة إنتاجية عالية من خلال تشجيع العاملين وحثهم بشكل مباشر على التمسك بكافة البيانات والخطط الإدارية.
تُعرف الرقابة الداخلية أيضًا بأنها الجهات المسئولة مسئولية كاملة عن وضع جميع الخطوط الحمراء لمختلف أنواع المنظمات مع التشديد على منع تخطي أو تجاوز تلك الخطوط.
شاهد أيضًا: مفهوم إدارة الجودة الشاملة وأشهر 9 مبادئ لإدارة الجودة
تعريف الرقابة القبلية
هي نوع من أنواع الرقابة والتي تتم دائمًا قبل إجراء عمليات التنفيذ ويكون الغرض من هذه الرقابة التعرف على كافة الأخطاء والانحرافات في البداية وكذلك العمل على منع حدوث أي أخطاء مستقبلية أو الوقوع فيها.
مفهوم الرقابة الإدارية
للرقابة الإدارية مفاهيم مختلفة ومتعددة يمكن عرضها لكم في النقاط الآتية:
هي الإدارة التي يتم فيها ممارسة أنواع السلطة المختلفة بهدف توجيه العاملين في المنشآت المختلفة وكذلك تنظيم ومراقبة القوي العاملة والمعدات والموارد.
بالإضافة إلى إدارة الكوادر البشرية وتدريب وتأهيل الأفراد والموظفين والقيام بعمليات التجهيز والاستعداد وَلها دور واضح في التوظيف والانضباط والفصل وغيرهما.
تعريف هارولد كونتز للرقابة الإدارية هي عملية تصحيح وقياس معدلات الأداء الفعلي حتى يتم التأكد من تحقيق جميع الأهداف التي تسعى إليها المنظمة.
عرف روبرت ج. موكلر الرقابة الإدارية بأنها مجهود منهجي يتم من قِبل إدارة الأعمال وذلك لمقارنة النتائج والأداء الفعلي بالمعايير والمقاييس والأهداف التي تم تحديدها سابقًا من أجل التعرف على أن الأداء يتماشى وَيتناسب مع المعايير الموضوعة في الخطة الإدارية.
يمكن تعريفها أيضًا وفقًا ل EFL Brech بأنها عملية يتم من خلالها التحقق من أن الأداء يسير طبقًا لكافة للمعايير والشروط التي تم تحديدها في الخطط السابقة وذلك بغرض تحقيق معدلات إنتاجية عالية.
تعتبر الرقابة الإدارية من الوظائف الأساسية التي يتم توجيهها نحو الكثير من الأهداف الإدارية داخل المنظمة لذلك يمكن اعتبارها عملية للمقارنة بين الأداء الذي تم تحقيقه والمعايير المحددة للمنظمة.
ننصحك بقراءة: تعريف الإدارة العامة وكل ما يتعلق به
اشهر أنواع الرقابة
نذكر لكم في النقاط الآتية العديد من أنواع الرقابة وهي:
- الرقابة الخارجية: من أنواع الرقابة التي يتم إجرائها من قِبل أشخاص مسئولين ومفتشين ومحترفين من خارج المنظمة.
- الرقابة الداخلية: تتم هذه الرقابة من خلال إدارة المنظمة نفسها على جميع الأنشطة التي تتم في داخل المنظمة.
- الرقابة البعدية: هي التي يتم إجرائها بعد تنفيذ المشاريع الخاصة بالمنشأة والغرض الرئيسي من استخدامها وتطبيقها تقييم الانحرافات والأخطاء.
- الرقابة القبلية: نوع من الرقابة يتم توجيهها نحو الضوابط المستقبلية لأنها تساعد في توقع واكتشاف أي أخطاء خاصة بالمعايير قبل وقوعها أو حدوثها، وتتسم هذه الرقابة بأنها على درجة عالية من العدوانية ولكن في مقابل ذلك تتميز بالنشاط والجدية.
- الرقابة المستمرة: هي رقابة يتم تنفيذها وممارستها بشكل مستمر خلال أوقات العمل الأساسية.
- الرقابة الجماعية: يقوم بها مجموعة من الأشخاص أو الأفراد المعنيين والمتخصصين لأداء وظيفة الرقابة ويمارسونها على جميع العاملين والمرؤوسين.
- الرقابة الفردية: يقوم فيها فرد واحد بعمليات التقييم لكل من أعمال الموظفين والمديرين وذلك لاكتشاف الأخطاء ومحاولة إصلاحها قبل التسبب في أي أضرار للمنظمة.
- الرقابة الدورية: وهي التي يتم تنفيذها خلال فترات زمنية معينة ومحددة سابقًا.
ابرز عناصر الرقابة
بعد ما تعرفنا على تعريف الرقابة يجب معرفة عناصر الرقابة حيث تتضمن الرقابة بعض العناصر التي تساعدها في تحقيق أهدافها بدرجة عالية وهي كالآتي:
- مراقبة وتقييم الأداء الفعلي: يجب أن تعمل الرقابة على إنشاء أنظمة دقيقة وملائمة للمعايير والخطط الموضوعة سابقًا.
- تصحيح الانحرافات واتخاذ الإجراءات التصحيحية: يجب وضع مسارات تنفيذية مناسبة للعمل داخل المنظمة والتي قد تساهم بدرجة كبيرة في كشف الأخطاء وتحقيق الأهداف بكفاءة وفعالية.
- وضع معايير الأداء: ينبغي على الرقابة إنشاء ووضع الكثير من القياسات الواقعية المناسبة والملائمة لمستوى الأهداف وكذلك لجودتها.
- مقارنة النتائج الفعلية بالنتائج المرجوة: تهدف المقارنة إلى تقييم وتفسير جميع المعلومات والتقارير بطرق دقيقة وعلمية وذلك للتعرف على الانحرافات والأسباب التي أدت إلى حدوثها.
- تخطيط ما هو مطلوب: لكي تسير عملية الرقابة في اتجاه صحيح وسليم يجب القيام أولًا بوضع العديد من الأهداف والغايات بشكل واضح.
قد يهمك أيضًا: مفهوم الإدارة | اهم 4 عناصر للإدارة
اهم مبادئ الرقابة
هناك عدة مبادئ خاصة بالرقابة يمكن عرضها فيما يلي:
المقارنة
- في هذا المبدأ يجب أن تكون جميع التقارير والبيانات والمعلومات التي يتم استخدامها لإجراء وظيفة الرقابة على مستوى عالي جدًا من الكفاءة.
- لا يعتبر الهدف الأساسي من المقارنة التأكد من الانحراف فقط ولكن هدفها أيضًا مساعدة المدراء في عملية التنبؤ بالنتائج التي يمكن أن تحدث في المستقبل.
- يجب على النظام الفعال للرقابة إجراء مقارنات سريعة وفورية وذلك لتُمكن المديرين من التصدي لأي مشاكل محتملة أثناء العملية الإدارية.
التوحيد
- يتم في مبدأ التوحيد عرض كافة الأرقام والمعلومات والتقارير اللازمة لخدمة وتحقيق أهداف الرقابة وذلك لأن الرقابة تهدف إلى الحصول على أعلى معدلات من العمل والأداء.
- يجب أن يقوم مبدأ التوحيد على تحقيق التكافؤ بين كلًا من المسئولية والسلطة.
الاستثناء
- هو مبدأ مهم جدًا من مبادئ الرقابة حيث ينص على تخصيص المديرين لأوقات معينة للتعرف على النقاط الاستراتيجية المتعلقة بوقت العمل الغير عادي ولكي تحقق الرقابة أقصى فائدة يجب تطبيق مبدأ الاستثناء بجدية.
المنفعة
- هو مبدأ يوضح أهمية التقارير والبيانات في عملية الرقابة وفي إحداث تغييرات كبيرة بشكل مباشر ويجب أن تكون الفترة الزمنية الخاصة بالتقرير ملائمة للغرض وكذلك الهدف من الرقابة.
لا يفوتك معرفة: تعريف الكفاءة لغة واصطلاحا والفرق بين الكفاءة والفاعلية بالتفصيل
إلى هنا نكون قد قدمنا لكم بعض المعلومات المتعلقة بـ تعريف الرقابة وكذلك تعريفها اللغوي والاصطلاحي وتعريف كلًا من الرقابة الداخلية والقبلية والإدارية بالإضافة إلى أنواع الرقابة المختلفة وعناصرها ومبادئها.
