الدورة المستندية للمشتريات عبر موقع محيط، من أهم الدورات التي تضم المزيد من المراحل والتي تمر بها عملية الشراء، وذلك بداية من الحاجة للأقسام المتخصصة إلى توريد البضاعة واستلامها من قبل الموردين، وبالتالي فيطرأ في أذهان الكثير مجموعة من الاسئلة التي تدور حول تلك الدورة، ومن خلال هذا المقال سنتعرف على إجابات تلك الاسئلة مثل مراحل دورة المشتريات ومدى اختلافها عن مراحل الدورة لو استخدمت على برنامج حسابات ومخازن، كما أنه يجب أن نتفق أن لدورة المشتريات عدد من المراحل والخطوات.
الدورة المستندية للمشتريات وأنواعها
لهناك نوعان من أنواع الدورة المستندية للمشتريات وهما:
الدورة المستندية للمشتريات النمطية: وهي تلك المشتريات التي تقوم المؤسسات بشرائها بشكل دوري أو شكل شبه دوري،
كما أن أمين المخازن يحرص بشكل كبير على إعداد تقارير بالكميات التي تنقص من المخزون، ليعلم بها الموظف المختص لأجل القيام بتوريدها للمخازن الخاصة بالمؤسسة التجارية أو المصنع .
الدورة المستندية للمشتريات غير النمطية: ويقصد بها تلك المشتريات التي لم يتم التخطيط لشرائها بشكل مسبق، ويتم فيها إعداد المستندات الخاصة بها بعد الطلب مباشرةً،
وتضاف فيها التكلفة المادية الخاصة في نفس وقت عملية الشراء، وذلك على قيمة المصاريف الخاصة للمؤسسة، مثل الأصول الثابتة والهالك.
الجدير بالذكر أن شركة ديكسف قامت باعتماد برنامج محاسبة مقدم للقيام بهذا الدور من خلال أسهل وأبسط الطرق الممكنة،
فتقوم تلك البرامج على توفير الكثير من المميزات لأصحاب المؤسسات والموظفين، كما أنها تعمل على ترابط جميع الوحدات والبرامج داخل المنشأة مع الحسابات العامة، وذلك بهدف تسهيل إصدار أوامر الشراء وفواتير البيع.
قد يمكنك الأطلاع على: معلومات تفصيلية عن تحليل القوائم المالية
أهمية الدورة المستندية للمشتريات
الدورة المستندية للمشتريات لها العديد من الفوائد والاهمية والتي يمكن تحديدها فيما يلي:
- تعد المستندات بمثابة الحجة والدليل على حدوث العمليات المالية.
- في حال كون العمليات المالية للشركة غير مؤيدة بالمستندات، فهذا قد يعني أن أخذها في الاعتبار قد لا يكون أمرًا واردًا عن التعامل مع باقي الأطراف التي تتعامل مع الشركة.
- صاحب العمل الذي لديه شركة صغيرة، قد يترك الأمور المالية في عهدة المحاسب، ومن ثم يقوم بالمراجعة على المحاسب من ناحية الالتزام بالدورة المحاسبية.
- يقزم صاحب الشركة بتأييد العمليات المالية التي تم تسجيلها داخل الدفاتر بالمستندات حتى تؤكد صحة هذه العمليات.
- يقوم صاحب الشركة كمحاسب قانوني بمراجعة حسابات الشركة، ومن ثم فإن دور المحاسب التأكد من وجود ومطابقة المستندات التي تؤيد المصروفات والمشتريات والأصول المملوكة للشركة، وذلك ليعتد بها عند عمل القوائم المالية، أو عند إعداد إقرار الضرائب العامة.
- كمراجع داخلي يعمل على مراجعة الحسابات والمشتريات والمبيعات ، وكذلك ما يخص النقدية والعهد والسلف والرواتب ويعمل على تصفيتها، وبالتالي يستلزم وجود مستندات ضمن دورة مستندية سليمة ويجب أن تكون معترف بها.
الدورة المستندية للمشتريات وخطواتها الكاملة
هناك مجموعة من الخطوات التي يتم من خلالها الدورة المستندية للمشتريات وهي كالآتي:
- تقوم الجهة المختصة بالشركة في حال وجود احتياجات أو متطلبات كالمواد الخام والآلات والمعدات، بعمل طلب الشراء موضح به مواصفات تلك المشتريات وكمياتها.
- يتم توقيع السلطة مدير الادارة التي ترغب في طلب الشراء على هذا الطلب.
- يتم إرسال الطلب إلى السلطة التي من حقها الموافقة على هذا الطلب كالمدير العام أو رئيس القطاع في الجهات الحكومية.
- بعد ذلك تأتي مرحلة أمر التوريدات بعد الموافقة على طلبيه الشراء.
- يتم إرسال الطلب بعد ذلك إلى إدارة المشتريات، وذلك بهدف إعداد عروض الاسعار وعمل أمر التوريد.
- يتم الحصول على عروض أسعار من قبل إدارة المشتريات، وذلك من 3 جهات على الأقل، وذلك لاختيار العرض الأعلى في الجودة والأقل تكلفه.
- يتم تحرير أمر توريد من قبل إدارة المشتريات للجهة الخاصة بالتوريد، ويتم تحديد الأصناف والكميات المطلوبة.
- تأتي بعد ذلك مرحلة إذن الاستلام، والذي يتم فيه توريد الأصناف طبقاً لأمر التوريد وتتم عملية الاستلام من قبل لجنة فحص واستلام.
- تضاف المشتريات إلى المخازن من خلال محاضر الفحص والاستلام، وذلك عند مطابقة الأصناف الموردة لأمر التوريد ومحضر الفحص.
- مرحلة فواتير الشراء ويتم فيها تحرير الفواتير، ومن ثم ارسالها إلى إدارة الحسابات وذلك لعمل استحقاق للمورد لإصدار شيك باسمه بالقيمة الفعلية للبضاعة.
- في النهاية يتم تسليم الشيك إلى المورد على صورة ضوئية.
قد يهمك معرفة: ما هي أسباب الأزمة المالية العالمية
الدورة المستندية للمشتريات وأمين المخزن
الدورة المستندية للمشتريات بها بعض الأمور الهامة وهي كالتالي:
- أمين المخزن له دوره فقط في استلام الكميات والقيام بعمل إذن اضافة للكميات المستلمة، أي أنه ليس له أي علاقة بفواتير المشتريات.
- يقوم أمين المخزن بتسليم المنتجات التامة للعملاء كما أن له دور حسابات الموردين وهو استلام الخامات وقطع الغيار.
- بالنسبة لفواتير المشتريات يتم التنبيه على المورد على ضرورة قيام مندوب من طرفه بتسليم الفواتير إلى إدارة الحسابات في الشركة.
الدورة المستندية للمشتريات لتعزيز الرقابة المالية في الشركة
الدورة المستندية للمشتريات أحد أهم الأساليب الرقابة المالية، والتي تعد الفصل بين الوظائف وتتمثل في:
- يقوم موظف الخزينة بدورة المقبوضات ودورة المدفوعات ودورة المشتريات ودورة المبيعات، ومن ثم فهو عرضة إما للسهو أو الخطأ وقد يكون أصعب كالغش أو التلاعب.
- من خلال ذلك ظهر دور الدورات المستندية، والتي تعد كافية لتعزيز الرقابة المالية بالشركة.
- يمكننا الفصل بين الوظائف ما بين محاسب مشتريات ومحاسب مبيعات وأمين خزينة وأمين مخزن وغيرها من الوظائف.
الدورة المستندية لعملية البيع
هناك مجموعة من النقاط توضح الدورة المستندية للبيع وهي كالتالي:
- طلب أسعار والذي يصدر من العميل للشركة.
- عرض سعر وهو يصدر من الشركة للعميل.
- أمر بيع أو أمر توريد ويكون صادر من العميل للشركة.
- فاتورة مبيعات وتكون صادرة من الشركة للعميل.
- إذن صرف البضاعة للعميل.
- إيصال استلام نقدية من الشركة للعميل.
عمليات المقبوضات والمدفوعات
الدورات المستندية للمشتريات تضمن مستند إذن صرف نقدية، وإيصال استلام نقدية، والذي يعد من أهم أركان الدورات المستندية للمقبوضات والمدفوعات.
كما يوجد الشيكات البنكية أو الشيكات المصرفية، وكذلك قسيمة الإيداع البنكية، والتي تكون ضمن مستندات المقبوضات والمدفوعات.
شاهد أيضا: تعريف الإدارة المالية وكل ما يخصها
مراحل دورة المشتريات
الدورة المستندية للمشتريات تتضمن مجموعة من المراحل والتي منها ما يلي:
- طلب الشراء: وهي أولى المراحل في دورة المشتريات، وتتمثل في بيان يتم تقديمه من قبل القسم المختص كقسم المخازن أو قسم الإنتاج.
- يقوم القسم بطلب لتوفير الاحتياجات والمتطلبات بكميات محددة، وبعد الموافقة على الطلب، يتم تواصل المشتري مع المورد بهدف إرسال العروض والأسعار.
- يقوم برنامج المخازن بإعطاء الإذن لاستلام العروض وتثبيته على النظام بهدف المقارنة.
- برنامج إدارة المخازن له دور واضح في إجراء المقارنة بين العروض، وفي حال عدم وجود البرنامج ستتم هذه المرحلة بشكل يدوي.
- يتم التسجيل في بوابة المشتريات الحكومية المصرية، والتي تعد المسئولة عن إصدار الأوامر إلى الموردين.
- يتم التبليغ بالعروض والسعر والصنف المطلوب شرائه، ويجب تحديد الأصناف المطلوبة وعرض السعر.
- إذن الاستلام: وهي من المراحل التي يجب على الموردين فيها إرسال البضائع وبالكميات المطلوبة، ويشترط وجود إذن الاستلام.
- يجب في هذه المرحلة التأكد أن المشتريات تطابق المواصفات والمعايير المطلوبة.
- إذن الإضافة: وهي أخر مرحلة في دورة المشتريات، ويتم إثبات المستحقات ومراجعة الحساب لفاتورة الشراء.
وفي النهاية نكون قد تعرفنا على كل ما يخص الدورة المستندية للمشتريات، ومراحلها وطريقة إعدادها، متمنين أن يكون هناك النفع للجميع.
