17 طريقة لجعل فريقك على نفس الصفحة

في عالم العمل المتغير والمعقد باستمرار ، لم تكن ديناميكيات الفريق بهذه الأهمية من قبل. أُجبرت الفرق التي كانت تعمل معًا بشكل وثيق سابقًا على التفكك جسديًا ، وخوض تجارب مختلفة لتغيير الحياة ، وفي بعض الحالات ، العودة - حسنًا ، نوعًا ما.

من المحتمل الآن أن يكون لدى فريقك وجهة نظر مختلفة تمامًا عما يبدو عليه شكلهم "الطبيعي الجديد" ومظهرهم ، بشكل جماعي وفردي.

أدى العمل الهجين ، وتغيير الدوافع الشخصية ، واستراتيجيات العمل المتغيرة باستمرار إلى جعل بعض مناهج القيادة السابقة للعمل الجماعي زائدة عن الحاجة. الاستماع وعرض الذكاء العاطفي مهارات سيحتاجها جميع القادة الآن وفي المستقبل ، لكن الفرق والأفراد يبحثون عن أشياء مختلفة.

هل تريد إنشاء وضع طبيعي جديد يمكن لفريقك أن يزدهر فيه؟ دعونا نتعمق في 17 طريقة حول كيفية جعل الجميع على نفس الصفحة في هذا العالم الجديد غير المؤكد الذي نعيش فيه.

1. تعرف على فريقك (مرة أخرى)

إذا كنت لا تعرف الشخص الذي يقف وراء المسمى الوظيفي ، فلن تفهمه تمامًا أبدًا. ربما كنت تعتقد أنك تعرف أعضاء فريقك قبل الوباء ، لكن كل شيء قد تغير في العامين الماضيين.

استخدم أداة مثل FindMyWhy للتعرف على ما يحفز الأشخاص الذين يشكلون الفريق. قد تكون بعض هذه الدوافع الجديدة جذابة بالنسبة لهم كما عليك. أوصي بإعادة النظر في هذا أو شيء مشابه مرتين على الأقل في السنة لأن حدثًا واحدًا في حياة الشخص يمكن أن يغير تمامًا دافعه للعمل وفي النهاية مساهمته.

2. دع فريقك يتعرف عليك (مرة أخرى)

من المهم أن تدع فريقك يعرف كيف تعمل بشكل أفضل ، بالإضافة إلى إخبارهم بدوافعك للظهور كل يوم. سوف تحدد سمات شخصيتك كيفية تواصلهم معك.

بحاجة الى التفاصيل؟ اخبرهم. فقط تريد نظرة عامة؟ اخبرهم. 16 الشخصية هي أداة مجانية أخرى يمكنك أنت والفريق القيام بها معًا والاستمتاع بالإبلاغ عن النتائج الدقيقة بشكل دقيق. قدِّر من هم وليس ما تريدهم أن يكونوا عليه ، وستتمكن من إشراك الجميع في نفس الصفحة.

3. اسأل الفريق عن أفضل طريقة للعمل معًا

العمل عن بعد ، والفترات المزدحمة ، من المحتمل أن يعرف فريقك بالفعل خصوصيات وعموميات العملية اليومية بشكل أفضل منك. إنهم يعيشون ويتنفسون كل يوم. يعرفون ما الذي ينفع ويعرفون ما الذي يسبب الانسداد.

بدلاً من أن تملي عليهم ما تعتقد أنه أفضل نهج ، اطلب منهم اقتراح الطريق إلى الأمام والسماح لهم بامتلاكه. يجب أن تكون قادرًا على ترك الفريق ليدير نفسه لفترات طويلة إذا لزم الأمر.

4. حدد العناصر غير القابلة للتفاوض

ليست كل مهمة يكملها الفريق عاجلة (إذا كان كل شيء عاجلاً ، فلن يكون هناك شيء عاجل) ولكن قد تكون هناك بعض المواعيد النهائية الرئيسية أو الاجتماعات التي تعتبر جوهرية لنجاح المجموعة. أعد تحديد ماهيتها حتى يعرف الجميع أنهم بحاجة إلى الحضور إلى الاجتماع الأسبوعي أو تجهيز بياناتهم بحلول نهاية الشهر. سيساعدك هذا في جعل الجميع على نفس الصفحة.

5. قم بتأسيس Clear Workflow

الوضوح بشأن من يفعل ماذا ولماذا هو المفتاح. وجد تقرير حديث صادر عن Panopto أن الموظفين يقضون ما يصل إلى ست ساعات يوميًا في تكرار العمل - ست ساعات! كان هذا بسبب عدم القدرة على الوصول أو الوعي بشيء تم القيام به بالفعل.

ستؤدي زيادة الشفافية التشغيلية للفريق بشكل كبير إلى تقليل فقدان الجهد والوقت الضائع في إعادة اختراع العجلة.

6. حفظ المستندات في مكان واحد

يبدو هذا بسيطًا نسبيًا ، ولكن وجود نظام أساسي واحد لتخزين المستندات فيه هو نوع من عدم التفكير. هذا يسمح للفريق بالتنسيق بشكل أفضل وجعل الجميع على نفس الصفحة.

ومع ذلك ، لا تزال الفرق تلجأ إلى حفظ جميع الأنواع في الملفات القديمة ومحركات الأقراص الشخصية والمجلدات. قد يتطلب هذا تحولًا طفيفًا في السلوك من البعض ، وفقًا للنصيحة التالية.

7. تشجيع تبادل المعرفة

قد يشعر الأفراد في الفرق أن المعرفة قوة ولن يميلون إلى مشاركة تلك المعرفة بشكل استباقي للاحتفاظ بنوع من الحالة أو ديناميكية القوة. يمكن أن يكون هذا إنشاءات أو الوصول إلى الأنظمة أو مجرد معلومات التقطوها.

امدح هذا النوع من المشاركة ، وأنشئ ثقافة تقلل من تبعية شخص واحد و "الانتقال إلى" الأفراد. يتحسن الفريق عندما تزداد معرفة المجموعة.

8. استمتع

إفساح المجال للمتعة. لا تنتظر حتى أحلك أسابيع شهر ديسمبر لتضع أخيرًا سترة احتفالية أو قبعة مضحكة. يتطلب إشراك الجميع في نفس الصفحة أيضًا مشاركة بعض الضحك بين أعضاء الفريق.

قم برش بعض المرح على مدار العام مما يسمح للفريق بتفجير بعض القوة. قد يشمل ذلك أنت ، كقائد ، كونك موضع النكتة.

9. ثني عن العمل الزائد

إن الإرهاق آخذ في الازدياد بشكل كبير ، لذلك من الضروري ألا تتسلل ثقافة الإرهاق والإرهاق. في المناسبات الفردية ، قد يكون من الضروري أن يتم قضاء الليل كله. ولكن كجزء منتظم من ديناميكيات الفريق ، مستحيل.

إذا كان الفريق ينجز عن طريق التضحية برفاهيته ، فإنه يزيف المورد الفعلي المطلوب للقيام بالمهمة. أنت هناك لرعايتهم. أفضل طريقة لتثبيط هذا ليس فقط التقليل من أهمية أي مكافآت أو مدح للإرهاق المنتظم ولكن أيضًا أن تكون قدوة لنفسك.

10. نتعلم معا

يشعر الفريق الذي يتعلم بشكل جماعي ويشارك الخبرات بشعور من العمل الجماعي. يمرون باللحظات غير المريحة من عدم معرفة الجانب الآخر من آه ها! لحظات كوحدة واحدة ، يرفع كل منهما الآخر ويخلق الصداقة الحميمة.

من خلال هذا النهج ، يمكن إنشاء الثقافة وتطويرها ، وإنشاء معالم جماعية يمكن للفريق الرجوع إليها في أوقات الحاجة.

11. أعد كتابة القواعد مع الفريق

ستقوم مجموعات من الناس بصياغة افتراضات وقواعد غير مكتوبة. بمرور الوقت ، أصبحت هذه القواعد طبيعية ، على الرغم من عدم تدوينها أو الاعتراف بها رسميًا.

اعمل مع الفريق لفهم القواعد التي يجب كسرها. الأسبوعية 1:1 لم تعد تضيف قيمة؟ قم بتغييره إلى نصف أسبوعي. قاعات البلدة الشهرية الطويلة مملة الآن؟ تعديله.

قد يؤدي ترك العمليات لفترة طويلة إلى زيادة خطر ركودها ، لذلك من المهم إعادة كتابة دليل اللعبة باستمرار للبقاء على صلة.

12. زيادة تنوع الفكر معا

يحدث التفكير الجماعي عندما تتوصل مجموعات من الناس إلى إجماع دون تفكير نقدي أو اضطراب. يحدث ذلك عندما تعمل الفرق عن كثب في صومعة ولا تجلب التفكير الخارجي بشكل معتاد.

شجع الزائرين من الفرق الأخرى على الانضمام في اجتماعات أو مبادرات صغيرة لمشاركة نهجهم أو طرح أسئلة أساسية ربما نسيها الفريق - أشياء مثل "لماذا تفعل ذلك بهذه الطريقة؟" ، "ماذا يعني ذلك؟" ، إلخ.

13. كن منفتحًا وشارك بأفكارك

عادة ما تكون فرق الأشخاص مؤهلة بما يكفي لتكون قادرة على القيام بـ "العمل" وتحقيق أهداف الدور. ومع ذلك ، قد يرغب البعض في مزيد من "السبب" والمنطق وراء الاتجاه الذي يتخذه الفريق.

هذا هو المكان الذي يمكنك فيه مشاركة رؤيتك أو التأكيد على رؤية الفريق وكيف يلعب دوره في الصورة الأكبر للنظام التنظيمي. من المحتمل أن تكون قادرًا على رؤية المستقبل قليلاً ، لذا امنح الفريق وجهة النظر هذه حتى يتمكنوا من التواصل مع "السبب" الأوسع. إخبار الفريق بـ "سبب" الوظيفة يمكن أن يساعد في جعل الجميع على نفس الصفحة.

14. قدوة للسلامة النفسية

هناك توازن جيد يجب البحث عنه فيما يتعلق بالسلامة النفسية. يجب أن يشعر الفريق بالراحة الكافية لطرح الأسئلة عليك وعلى الآخرين في الفريق ، وتقديم التعليقات ، واقتراح الأفكار التي قد لا يتم تشكيلها بشكل كامل.

إن خلق هذا الشعور في الفريق أمر بالغ الأهمية لاستمرار تطوير القيادة بالإضافة إلى زيادة الأداء ، لذلك يجب أن تستمع لأي سلبية وتستكشف مع الفريق سبب حدوث ذلك. إنها أيضًا علامة رائعة على الاحتفاء بالفشل إلى حد ما باعتباره المحاولة الأولى في التعلم (F.A.I.L).

لقد سمعنا عبارة "بابي مفتوح دائمًا" ، لكن الأفعال تتحدث بصوت أعلى من الكلمات.

ما يأتي مع هذه العبارة بشكل عام هو تقويم كامل لا يظهر أي فجوات وكمية كبيرة من الاجتماعات المتتالية. يمكن لفريقك رؤية ذلك وسيعتقد على الفور أنك مشغول جدًا ولا يمكنك أن تكون بموجه الصوت.

بدلاً من ذلك ، قد ينتظرون حتى اجتماع رسمي لمشاركة فكرتهم الآن ، ربما ، المخففة. أخبر الأشخاص عندما تكون متواجدًا لتلقي مكالمات أو أشياء مخصصة ، وسيتبعك فريقك بسرعة.

16. تأسيس آداب الاتصال

بالنسبة للفرق البعيدة ، يعتبر التواصل القائم على النص هو الملك. تعد رسائل البريد الإلكتروني و Slack و Teams و Skype جزءًا أساسيًا من الفرق المكتبية الحديثة اليومية.

ومع ذلك ، يمكن عرض النص والنبرة والتوقيت بطرق مختلفة قليلاً ، مما قد يتسبب في حدوث احتكاك غير ضروري. قد لا تتم إدارة توقع شخص واحد للرد في غضون ساعة إذا كان المتلقي يحب أن يعكس ويقلل من مصادر تشتيت الانتباه حتى نهاية اليوم.

من خلال وضع بعض القواعد الأساسية وآداب السلوك المتفق عليها ، يعرف الفريق كيف ومتى يتواصل مع زملائه عندما يحتاج أحد الاستفسارات إلى إجابة ، وهذا سيساعد الجميع في نفس الصفحة.

17. إنشاء اعتراف منتظم (GratiTuesdays…؟)

إن معرفة أن عملك قد تم استقباله جيدًا هو عامل رئيسي في شعور الأشخاص بالرضا في العمل. يريد الكثير من الأشخاص فقط معرفة أنهم يؤدون عملًا جيدًا ، لذا فإن إنشاء بيئة يتعرف فيها الأشخاص على بعضهم البعض على أداء عمل جيد يعد طريقة مؤثرة لجذب فريقك إلى نفس الصفحة.

اجعلها مرة في الأسبوع أو مرة في الشهر. مهما كان الأمر ، احصل على قطار الامتنان هذا ليقف إلى المحطة بشكل منتظم حتى يتمكن الناس من الحصول على تذكرتهم والقفز.

الأفكار النهائية

لذا ، ها أنت ذا. اختر نصائحك المفضلة ونفذها ونحن جميعًا نبحر في عالم VUCA (التقلب ، عدم اليقين ، التعقيد ، الغموض).

رغبتنا في الشعور بالارتباط بطريقتنا الخاصة مع قيمنا أصبحت الآن أكبر. وجود فريقك في نفس الصفحة وتحقيق أشياء عظيمة معًا سيحافظ على الروح المعنوية ، ويمنح الأشخاص الغرض ، ويلهم الآخرين ، ويولد تأثيرات إيجابية مضاعفة عبر المؤسسة بأكملها.