كيفية قيادة وإدارة فريق بعيد (دليل الرئيس التنفيذي)

في العامين الماضيين ، أصبح العمل من المنزل هو القاعدة بالنسبة للعاملين في مجموعة متنوعة من الصناعات ، ولا يبدو أن الاتجاه سيتلاشى في أي وقت قريبًا.

من بين جميع التحديات التي تنشأ من تبديل عملك إلى نموذج العمل من المنزل ، فإن إدارة فريق بعيد هي التي تتصدر القائمة. يكون بناء الفريق وإدارة الإنتاجية أكثر صعوبة عندما لا تتمكن من رؤية موظفيك وجهًا لوجه بشكل منتظم.

ومع ذلك ، فمن المؤكد أنها ليست مستحيلة. انتقل العديد من أصحاب الأعمال ذوي الخبرة إلى العمل عن بُعد قبل جائحة COVID-19 وتوصلوا إلى أفضل الاستراتيجيات لكيفية إدارة فريق عن بُعد.

اقرأ أدناه لمعرفة كل ما تحتاج لمعرفته حول كيفية إدارة فريقك عن بعد.

مفتاح الإدارة الناجحة عن بُعد

بصفتي الرئيس التنفيذي ومؤسس Lifehack ، كان علي التكيف مع التغييرات في إدارة فريق بعيد من خلال التجربة والخطأ ، وقد تعلمت الكثير من الأسرار المفيدة على طول الطريق. انتقلت Lifehack إلى العمل عن بُعد في عام 2019 ، قبل وقت طويل من أن تصبح القاعدة اليوم ، لذلك كان لدي وفريقي خبرة كبيرة في أسلوب العمل الفريد هذا.

منذ التحول إلى إعداد العمل من المنزل ، استفادت Lifehack بشكل كبير من الإنتاجية والروح المعنوية العالية في مكان العمل التي بنيتها أنا وفريقي معًا. الآن ، أنا هنا لمساعدتك على التعلم من تجاربنا ومشاركة الاستراتيجيات الناجحة التي اكتشفناها على طول الطريق.

إستراتيجيات ونصائح لإدارة فريقك البعيد

قد يبدو إبقاء فريق من الموظفين في مهمة وإنتاجية وروح الدعابة بمثابة تحدٍ هائل عندما لا يكونون جميعًا حاضرين في نفس الموقع الفعلي مثلك. ولكن إذا طبقت هذه النصائح والإرشادات البسيطة لإدارة فريق بعيد ، فستجد أن العملية ستكون أكثر سلاسة مما كنت تتوقع. تحقق من هذه الاستراتيجيات المفيدة لتصبح مديرًا ناجحًا عن بُعد.

1. ابحث عن الأدوات المناسبة للوظيفة

من أهم الأشياء المتعلقة بالانتقال من مكان العمل التقليدي إلى بيئة العمل من المنزل هو التأكد من أن جميع موظفيك لديهم الأدوات التي يحتاجونها لأداء وظائفهم بشكل جيد. بالطبع ، تختلف كل صناعة ، لذلك عليك أن تقرر بنفسك نوع البرامج أو أدوات الأجهزة التي يجب توفيرها لكل موظف. ومع ذلك ، فإن منصات الاتصالات هي مفتاح الإدارة الفعالة عن بعد.

من خلال منصات مثل Slack و Zoom و Dialpad ، يمكنك التأكد من أن الاتصال في مكان العمل لا يعاني من نقص القرب المادي. تسهل هذه البرامج البقاء على اتصال بمجموعات كبيرة من الموظفين من جميع أنحاء العالم. يعد التأكد من أن كل عضو في الفريق لديه حق الوصول إلى منصات الاتصالات المناسبة ومعرفة كيفية استخدامها هو أهم خطوة عليك اتخاذها.

2. حدد أهدافًا واضحة للإنتاجية

التحدي الآخر الذي يواجهه المديرون عند تعلم كيفية إدارة فريق بعيد هو أنه من الصعب تتبع إنتاجية العاملين لديهم. يمنح العمل عن بُعد كل فرد من القوى العاملة لديك مزيدًا من الحرية في تحديد وتيرته وجدول أعماله ، ولكن هذا لا يعني أنه لا يمكنك اتخاذ خطوات للحفاظ على الإنتاجية عالية.

على سبيل المثال ، تأكد من تحديد المواعيد النهائية للمشاريع المهمة وتأكد من توصيل الأهداف المراد استكمالها بوضوح. بالإضافة إلى ذلك ، قم بإجراء عمليات تسجيل وصول منتظمة مع العاملين لديك لمعرفة كيفية تقدم المهام.

3. شجع التواصل المنتظم

يعد الاتصال الفعال في مكان العمل أحد أهم العوامل التي تحكم العلاقة بين المديرين والموظفين. على هذا النحو ، لا يمكنك التقليل من حيوية التواصل المنتظم والمستمر بين المديرين والموظفين وبين الموظفين بشكل عام.

قد يكون من السهل تجاهل المراسلات الشخصية والعمل على جزيرة بمفردك كفريق بعيد. لكن مكافحة هذا الدافع الانعزالي أمر بسيط إلى حد ما. كن استباقيًا كمدير بشأن تعزيز التواصل المستمر على الأنظمة الأساسية التي تستخدمها. لا تتردد في التواصل مع أعضاء فريقك للحصول على تحديثات صغيرة وفحوصات التقدم. إذا كنت لا تحصل على الاستجابة التي تريدها ، ففكر في طلب إقرارات لإعلانات المجموعة.

4. فهم التحديات المشتركة المرتبطة بالإدارة عن بُعد

لكل مكان عمل تحدياته الفريدة ، والعمل من المنزل ليس استثناءً. لذا ، بصفتك مديرًا لفريق بعيد ، من المهم أن تتعرف على أي انتكاسات محتملة قد يواجهها فريقك حتى تتمكن من إعطائهم النصيحة التي يحتاجون إليها للتغلب عليها.

تتضمن بعض المشكلات الشائعة التي تظهر للعاملين عن بُعد ما يلي:

• العزلة
• مشكلات الوصول إلى المعلومات
• عدم إمكانية الوصول المباشر إلى المديرين وزملاء العمل

ومع ذلك ، يمكنك بسهولة تجنب هذه الفواق من خلال التصرف بشكل استباقي مع قنوات الاتصال الخاصة بك والاحتفاظ بالمعلومات الضرورية في موقع افتراضي مركزي. يجب التعامل مع المشكلات الأخرى ، مثل الانحرافات غير المتوقعة في المنزل ، كل حالة على حدة.

5. تعيين المسؤوليات بوضوح وفعالية

قد تندهش من معرفة أكبر عائق أمام تقدم الموظف عن بُعد. إنها ليست مشكلات الاتصال الضعيفة أو الانحرافات في منزلهم ، ولكن عدم الوضوح بشأن ما هو متوقع منهم.

عندما تتعلم كيفية إدارة فريقك عن بُعد ، ضع أهدافًا واضحة ومعايير دقيقة لجودة العمل. نتيجة لذلك ، يمكنك المساعدة في محو أي غموض يحيط بمهام موظفيك. عندما يكون لدى العاملين لديك فكرة واضحة عن المهمة التي يقومون بها ، فمن المرجح أن يحققوا أهدافهم بشكل أسرع وبدقة أعلى.

6. شجع التفاعل الاجتماعي الاحترافي

تعد إقامة علاقات إيجابية مع زملائك في العمل جزءًا مهمًا من الروح المعنوية في مكان العمل. لسوء الحظ ، قد يكون من الصعب تعزيز هذا النوع من الاتصال الاجتماعي في مساحة عمل افتراضية.

لهذا السبب ، أوصي بوجود قناة اتصال حيث يمكن للعمال الدردشة بشكل عرضي طوال اليوم ، سواء بشكل خاص أو في مجموعات صغيرة. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء قناة دردشة سببية على Slack ، أو الاستفادة من ميزة Watercooler في Basecamp. سيقطع هذا شوطًا طويلاً نحو إبقاء الموظفين سعداء وتعزيز التعاون بين فريقك.

7. تأكد من إعطاء كل فرد من أعضاء الفريق الاهتمام الفردي

فقط لأنك لا تستطيع رؤية موظفيك وجهاً لوجه بالطريقة نفسها التي تراها في بيئة المكتب التقليدية لا يعني أنك لست بحاجة إلى منحهم الاهتمام كأفراد. عند استخدام برنامج الاتصال الظاهري الصحيح ، تكون هذه المهمة سهلة حقًا.

ما عليك سوى التواصل مع موظفيك بشكل فردي من وقت لآخر لتسجيل الوصول والتأكد من أن كل شيء يسير على ما يرام!

8. احترم حدود أعضاء فريقك

من العوامل الضخمة التي يمكن أن تؤثر بشكل خطير على الروح المعنوية والإنتاجية أن تثقل كاهل موظفيك بالعمل. قد يبدو أنه مع مرونة الجدول الزمني التي يسمح بها العمل عن بُعد ، يمكن لعمالك إنجاز أي قدر من المهام في أسبوع معين ، ولكن هذا ليس هو الحال.

يعاني العمال عن بعد من الإرهاق تمامًا مثل أي موظف آخر. تأكد من تجنب إثقال كاهل فريقك بالمهام ، وراجعهم بشكل دوري لمعرفة كيفية تعاملهم مع أعباء العمل.

9. تقديم تعليقات واضحة

التعليقات ضرورية للتأكد من أن الموظفين يقومون بالأشياء بشكل صحيح ويتقدمون على المسار الصحيح. كما أنه مفيد حقًا في الحفاظ على جودة عملهم في شكل مقبول. لا يعني عدم تواجدك معهم طوال اليوم أنه لا يمكنك تقديم تعليقات.

تواصل عبر قنوات الاتصال الافتراضية للسماح لموظفيك بمعرفة أدائهم ، والثناء عليهم على العمل الممتاز ، والإشارة إلى المكان الذي يمكنهم فيه إجراء بعض التعديلات.

10. التكيف مع التغيير

تأكد من أنك تسمح بدرجة معينة من المرونة في هيكلة عملياتك. على سبيل المثال ، عند إدارة فريق بعيد ، ليس من الأفضل دائمًا محاولة التحكم في كل شيء صغير يفعله موظفوك.

اسمح لعمالك بالحصول على درجة معينة من الاستقلالية في روتينهم اليومي ، وستندهش من كيفية تحسن إنتاجيتهم.

11. لا تخف من الخروج من الفضاء الإلكتروني عندما يكون ذلك ممكنًا

لمجرد أنك تتعلم كيفية إدارة فريقك عن بُعد لا يعني أنه لا يمكنك أبدًا مقابلة موظفيك في الحياة الواقعية! يمكن أن يؤدي الترتيب لعقد اجتماعات اختيارية لبناء الفريق شخصيًا إلى رفع الروح المعنوية والتعاون بشكل كبير ، وسيمنحك فرصة للتعرف على فريقك بشكل أفضل.

بالطبع ، هذا ليس ممكنًا دائمًا لكل الأعمال التجارية ، ولكن يمكنك محاكاة التجربة من خلال مؤتمر الفيديو غير الرسمي الذي يشترك فيه الفريق بأكمله.

ابدأ في إدارة فريقك البعيد بشكل أكثر فعالية اليوم!

بدون مشورة الخبراء من رجال الأعمال الذين فعلوا ذلك من قبل ، قد يكون من الصعب معرفة كيفية إدارة فريق بعيد بشكل فعال بنفسك. ولكن إذا اتبعت هذه الإرشادات وحافظت على موقف إيجابي ، فستنتقل إلى إعداد العمل من المنزل دون أي عوائق.

ابدأ في إجراء هذه التحسينات لإدارة فريق بعيد اليوم ، وأخبرنا إذا لاحظت اختلافًا في الروح المعنوية والإنتاجية في مكان عملك.