كيف تكون استباقيًا في العمل:10 عادات يجب بناؤها

لا أعرف شيئًا عنك ، ولكن كان من المستحيل تقريبًا أن أكون استباقيًا في العمل العام الماضي.

كل أسبوع ، كنت أرسم خطة لعبتي وأرسم تقويمي بالألوان. لكن عندما حاولت تحريك الأشياء ، واجهت حواجز طولها عشرة أقدام تجبرني على تغيير الاتجاه. سأضطر إلى إعادة جدولة الاجتماعات ، وتأجيل المواعيد النهائية ، وإعادة تنظيم حياتي بسبب كل التقلبات والمنعطفات. أصبح التمحور حياتي ، وسيطر على كل جزء منها.

عندما أفكر في العودة إلى العام الماضي ، كان الأمر أشبه بمحاولة النجاة من سباق فرنسا للدراجات معصوب العينين. بحلول نهاية العام ، كنت مرهقًا ، ولم أكن في حالة مزاجية لتنظيم أهدافي هذا العام. أن تكون استباقيًا كان الأبعد عن ذهني. من نواح كثيرة ، لم أرغب حتى في الحلم بمشروعات جديدة.

عندما دخلت المشهد في الأول من كانون الثاني (يناير) ، زحفت مرة أخرى تحت أغطائي وأتمنى أن يكون الأفضل - أو على الأقل عام سيكون أكثر قابلية للتنبؤ به مع قدر أقل من التمحور.

تريد أن تكون متفائلًا لهذا العام ، لكن جزءًا منك يخاف من عام آخر مليء بالمزيد من الحواجز وقد سئمت من محاولة النجاة من هذه الفوضى. لست وحدك.

أغلقت أكثر من 100000 شركة أبوابها بشكل دائم بسبب Covid-19. الشركات الناشئة لا تحظى بفرصة ثانية. ووفقًا لـ Pew Research ، لا يزال واحد من كل أربعة بالغين يواجه صعوبة في العثور على المال لدفع فواتيرهم. هذه الحقيقة ليست الأكثر إلهامًا لمن هم قادة أعمال منا. إذا كان هناك أي شيء ، فإنه يبدو أن حاصد الأرواح قاب قوسين أو أدنى لتدمير أحلامنا وإضافتنا إلى العدد المتزايد من الشركات الفاشلة.

أن تكون استباقيًا ومعرفة كيف تكون استباقيًا هو أحد أصعب الأمور التي يجب حشدها الآن. لكنها إحدى السمات الأكثر إلحاحًا التي نحتاج إلى تبنيها للمضي قدمًا.

لكن أولاً ، لنكن واضحين ، ماذا يعني أن تكون استباقيًا؟

جدول المحتويات

1. تحديد المصطلح المتعمق "الاستباقي"
2. الاستباقية مقابل التفاعل
3. كيف تتحقق مما إذا كنت استباقيًا أم متفاعلًا
4. 10 عادات عملية لتحويل التفاعل إلى نشاط استباقي
   • 1. لا تكن مشغولا
   • 2. فكر على المدى الطويل
   • 3. توقف عن محاولة تشغيل سباق الجميع
   • 4. بدلاً من ذلك ، ابحث عن فهم الآخرين
   • 5. اجعل "الجوهرية" كلمتك هذا العام
   • 6. اطلب نفس اللاتيه
   • 7. لا تضغط على نفسك للرد على الفور.
   • 8. ضع دبوسًا عليه
   • 9. عقل متفتح
   • 10. إعطاء الأولوية لما هو مهم
5. الأفكار النهائية

تعريف مصطلح "استباقي" في العمق

غالبًا ما تنتشر الكلمة الاستباقية في مكان العمل ، وعادةً من قبل المديرين ذوي النوايا الحسنة الذين يطلبون من الموظفين أو فريقهم ، "كن أكثر استباقية!" أو "كن استباقيًا ، وليس رد فعل!" لكن هل توقفت يومًا عن التفكير فيما يعنيه ذلك في الواقع؟ أو حتى أهمية أن تكون استباقيًا؟

تعريف القاموس الاستباقي هو ، "التصرف تحسبا للمشاكل أو الاحتياجات أو التغييرات المستقبلية."

كونك استباقيًا يتعلق بالتعامل مع أي عقبات أو تحديات قبل حدوثها. ببساطة ، كيف تكون استباقيًا هو كل شيء عن التخطيط المسبق.

على سبيل المثال ، إذا كنت تشتري منزلًا قديمًا. يخبرك البائع أن له أساسًا متينًا ويؤكده مهندس. سيكون معظم الناس راضين عن هذه الإجابة.

ومع ذلك ، قد يفكر الشخص الاستباقي فيما وراء ما يتم تقديمه وينظر في أي مشكلات محتملة. قد يطرحون أسئلة مثل ، "ما هي مدة عمر المؤسسة؟" ، "هل الزلزال جاهز؟" ، أو "هل يغطي التأمين المؤسسة؟"

اعتمادًا على الإجابات ، سيستجيب الأشخاص الاستباقيون وفقًا لذلك ويضعون ضمانات لتجنب هذه المشكلات أو تقليل تأثيرها. على الرغم من أنه يبدو أنه يتم إنفاق الكثير من الموارد والجهود في البداية ، إلا أنه في الواقع يمكن أن يقلل من إجهادك ويوفر لك الوقت والجهد لأنك إما تمنع حدوث مشكلة أو لديك بالفعل حل في متناول اليد عند ظهور التحدي.

هناك طريقة أخرى للنظر إلى الاستباقية في مقابل رد الفعل وهي بوالص التأمين أو الضمانات. من الجيد أن يكون لديك هذه لأنها تغطي المشاكل في حالة حدوث أي شيء. حتى إذا كنت تدفع مبلغًا إضافيًا ، فإن المدفوعات عبارة عن ثمن زهيد يجب دفعه إذا حدث خطأ ما ولم تتم تغطيتك.

هذا لا يعني أن الأشخاص الاستباقيين لن يضطروا أبدًا إلى إخماد الحرائق في بعض الأحيان. ومع ذلك ، عندما يكون لديك عقلية استباقية ، فإن معظم المشكلات التي تظهر على ما يبدو خارج المجال الأيسر هي بالفعل شيء قد فكرت فيه. وهذا يجعلك أفضل استعدادًا للتعامل مع المواقف بهدوء وتنفيذ الحلول.

إذا كنت تريد أن ينجح عملك هذا العام ، فعليك أن تبدأ في أن تكون استباقيًا في العمل. تتغير المواقف في جميع أنحاء العالم باستمرار ولا تعرف أبدًا ما قد يجلبه لك الشهر أو السنة أو حتى الساعة القادمة وكيف سيؤثر ذلك على عملك. التخطيط المسبق والاستعداد للمستقبل أمر حيوي للغاية في مناخنا الحالي.

الاستباقية مقابل التفاعل

لا يمكننا مناقشة الاستباقية دون استكشاف الجانب الآخر للعملة:التفاعلية.

أن تكون متفاعلًا هو عكس كونك استباقيًا تمامًا. لا يشعر الشخص التفاعلي بالحاجة إلى معالجة المشكلة حتى تحدث بالفعل. إنهم ببساطة يتفاعلون مع الموقف لأنه موجود بالفعل.

العفوية والقدرة على معالجة المشاكل عند ظهورها أمر مهم في القيادة وفي الحياة. بعد كل شيء ، لا يمكننا التنبؤ بالمستقبل مهما حاولنا جاهدين. لكن في كثير من الأحيان يواجه الأشخاص المتفاعلون المزيد من المشاكل لأنهم يرفضون تصديق أو حتى رؤية علامات التحذير.

تأتي التفاعلية أيضًا من مكان الذعر. لأنك لم تفكر أو تخطط للمستقبل ، فأنت تتفاعل على الفور. قد لا تقدم الحل الأفضل لأنه لم يكن لديك الوقت لمراجعة الموقف بالكامل ، وربما تخلق المزيد من المشاكل لك نتيجة لذلك.

لن يكون الأمر سهلاً ، لكنه سيكون أسهل كثيرًا مع العادات العملية التالية التي جمعتها معًا من أجلك. ستُحدث هذه الأدوات اختلافًا كبيرًا لك ولمؤسستك.

كيف تتحقق مما إذا كنت استباقيًا أم تفاعليًا

بالإضافة إلى فهم وقت الاستجابة للمشكلات ، هناك طريقة أخرى لمعرفة ما إذا كنت استباقيًا في مقابل رد الفعل ، وهي الحجج.

في كتاب ستيفن كوفي العادات السبع للأشخاص ذوي الفعالية العالية يرى كوفي الاستباقية كأساس للعادات الست الأخرى.

في عقله ، يرى المبادرة وكيفية أن تكون أكثر استباقية مثل تولي مسؤولية حياتك وتحمل المسؤولية. يتطرق كوفي على وجه التحديد إلى أن لدينا جميعًا خيارًا بشأن كيفية استجابتنا لما يحدث في حياتنا.

أولئك الذين يفتقرون إلى الاستباقية يميلون إلى أن يكونوا تفاعليين ويرون أنفسهم ضحايا للظروف.

في الحجج ، سيلعبون أيضًا لعبة "واحدة بواحدة" ، واختيار الرد على ما يقوله الآخرون بدلاً من اتخاذ قرارات عقلانية وتحمل المسؤولية عن المحفزات العاطفية.

إذا وجدت نفسك تقول "إنهم يجعلونني غاضبًا جدًا" أو "يجعلونني أشعر بالسوء تجاه نفسي" في كثير من الأحيان ، فأنت شخص متفاعل.

10 عادات عملية لتحويل التفاعل إلى نشاط استباقي

حتى الأشخاص النشطاء يمكن أن يظهروا سلوكًا تفاعليًا. لا يوجد أحد مثالي ولا يمكن التنبؤ بعالم الشركات والأعمال. ولكن يمكنك تغيير الأمور وأن تكون استباقيًا حتى لو لم تكن قد توقعت التحديات التي تواجهك. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية التصرف بشكل استباقي وليس رد الفعل طوال الوقت:

1. لا تكن مشغولاً

كرر بعدي:افعل فقط ما هو ضروري - لا أكثر ولا أقل.

إذا كنت مثلي ، فبمجرد حلول الأول من كانون الثاني (يناير) ، ستحشر جميع أهدافك البالغة خمس سنوات في عام واحد مزدحم. تحب رؤية جدولك ممتلئًا. لكن الانشغال لا يعني أن تكون منتجًا. تنبع ذروة الإنتاجية من كونها استباقية. كيف تكون استباقيًا يتطلب منك التراجع ، وإعادة تقييم أولوياتك ، وإزالة الأشياء من قائمة مهامك قبل إضافة أهداف جديدة.

لم يتم تصميم الدماغ ليعمل دائمًا بكامل طاقته لمدة أربع وعشرين ساعة في اليوم. يحتاج إلى استراحة. إذا كنا نغمر أنفسنا باستمرار طوال اليوم في مهام تافهة ، فلن يكون لدينا وقت للتركيز على أهدافنا.

هذا العام ، سأأخذ استراحة من الفوضى وأتعلم أداء مهام أقل باستثمارات أكبر.

أعتقد أنه من هذا الطريق. التخطيط يستغرق وقتا. إنه مثل طلاء شقة. قبل أن تتمكن من إضافة لون إلى جدران غرفة المعيشة الخاصة بك ، عليك تخطيط المنطقة وإعدادها. وينطبق الشيء نفسه على أن تكون استباقيًا في العمل.

2. فكر على المدى الطويل

العنصر الأساسي في كيفية أن تكون استباقيًا هو النظر إلى اللعبة الطويلة. ما نوع المشاكل التي ستواجهها شهورًا أو سنوات على الطريق مع ما أنت على وشك المشاركة فيه؟

واحدة من أفضل الطرق لتكون استباقيًا في العمل هي البدء في ممارسة التفكير طويل المدى مع تجنب الطعوم ذات العوائد قصيرة المدى.

3. توقف عن محاولة تشغيل سباق الجميع

إذا كنت ترغب في توجيه قصة حياتك ، فعليك أن تأخذ خطوة إلى الوراء وتتخلص من الفوضى. اكتشف ما يمكنك تفويضه ثم ركز طاقتك بعيدًا عن المشتتات. ليس كل بريد إلكتروني يحتاج إلى رد ، وليست كل وظيفة مناسبة لك.

قال شكسبير ذلك أفضل ،

يجب أن تصبح هذه الكلمات الست تعويذة.

إذا كنت ترغب في الوصول إلى أهدافك هذا العام وأن تكون استباقيًا وليس رد فعل ، فأنت بحاجة إلى المضي قدمًا بتركيز الليزر. إذا قارنت نفسك أو عملك بالشيء الكبير التالي ، فلن تساهم بأي شيء باستثناء نسخة أقل من نفسك ومن مؤسستك.

جزء من كونك استباقيًا هو أن تكون مبدعًا. يجب أن تكون قادرًا على رؤية الزوايا المختلفة والفروق الدقيقة في موقف أو مشروع من أجل توقع المشكلات المحتملة والتوصل إلى حلول إبداعية. إذا كنت تبحث باستمرار عن عمل شخص آخر ، فأنت لا تركز على ما هو أمامك. وقد ينتهي بك الأمر إلى فقدان الكثير من العقبات التي كان من الممكن تجنبها إذا كنت منتبهًا.

توقف عن النظر حولك. هدفك ليس خوض سباق مع شخص آخر. إذا كنت تريد أن تكون استباقيًا في العمل ، فأنت بحاجة إلى التوقف عن مقارنة نفسك بجارك والتمسك بإدارة سباقك الخاص. إنها الطريقة الوحيدة التي ستفوز بها.

4. بدلاً من ذلك ، ابحث عن فهم الآخرين

بدلًا من تلبية مطالب كل شخص ، تعلم أن تكون رحيمًا وتفهم الآخرين. على وجه الخصوص ، تريد أن تفهم الأشخاص الأقرب إلى عملك - فريقك.

اعمل على اكتشاف ما يعجبهم ، وتحدياتهم ، وتطلعاتهم ، وإحباطاتهم. يكتسب هؤلاء جميعًا رؤى مهمة حول كيفية التأثير عليهم بشكل صحيح.

كيف يعود هذا إلى الاستباقية مقابل رد الفعل هو أنه في الأعمال التجارية ، لا يقتصر الأمر على التعامل مع المشكلة فحسب ، بل الفريق بأكمله.

5. اجعل "الجوهرية" كلمتك هذا العام

عندما تحدد أهدافك هذا العام ، خذ وقتك في تقييم التكلفة. اسأل نفسك عما إذا كان الأمر يستحق الاستثمار. كونك استباقيًا يعني أنك تأخذ في الاعتبار جميع المتغيرات قبل ترسيخ أهدافك.

قبل أن تضع خطتك أو تصاب بالجنون مع تلك المحددات ، اسأل نفسك هذين السؤالين:

• هل سيساعد هذا الهدف في خلق توازن في حياتي؟
• هل سيحقق هذا الهدف عائدًا على الاستثمار؟

إذا كان بإمكانك الإجابة بـ "نعم" مدوية على كلا السؤالين ، فاخذ هذه الأفكار واكتبها على قطعة من الورق.

بعد الانتهاء من تجميع قائمة من 15 إلى 20 فكرة ، خذ ورقة جديدة وقسمها إلى عمودين. يجب أن يحتوي القسم الأول على قائمة بالأهداف ذات الأولوية. تندرج هذه الأفكار تحت مظلة كونها مرتبطة بالاتجاه ومربحة ماليًا.

يجب أن يحتوي القسم الثاني على قائمة بالأهداف التي ستزيد من إثباتك الاجتماعي وتعزز أهدافك ذات الأولوية. يؤدي هذا العمود إلى زيادة عدد الزيارات وزيادة الوعي بنشاطك التجاري ومنتجك.

بعد تجميع هذه القائمة ، قسّمها إلى نصفين واختصرها إلى ثلاثة أهداف في كل قسم. ثلاثة هو الرقم المثالي لأنه يمنحك مساحة للدوران والانحناء إذا كنت بحاجة إلى إجراء تغييرات خلال العملية.

الأداتان الممتازتان اللتان ساعدتني في تطوير جدول للجوهرية هما مجلة التميز الأنيقة لهيلاري راشفورد وكتاب جيل كونراث ، "المزيد من المبيعات. وقت أقل. "

ساعدتني هاتان الأداتان على التركيز على ما هو مهم ، واتخاذ أفضل القرارات لعملي ، وتحقيق ربح دون التضحية بصحتي.

6. اطلب نفس Latte

عندما تنظر إلى العظماء في عالم الأعمال ، فإنهم جميعًا يشملون شيئًا واحدًا:البساطة.

إذا قللت من اختياراتك والتزمت بالأساسيات ، فستكون لديك القدرة على توفير الوقت وتركيز طاقتك على القرارات التي تتطلب إبداعك. مواكبة أحدث اتجاهات الموضة لا تضحي بوقتك فحسب ، بل تضحي أيضًا بميزانيتك.

تذكر أن الأمر لا يتعلق بالمظهر الناجح. يتعلق الأمر بتحديد الخيارات التي تمنحك القدرة على أن تكون ناجحًا.

فيما يلي أربعة أشياء يمكنك القيام بها لتوفير الوقت وتجعلك أكثر نشاطًا في العمل:

• اشترِ مضاعفات من نفس الزي وامزج وطابق طوال الأسبوع.
• اطلب نفس المشروب كل يوم من نفس المقهى.
• تحضير وجبات الغداء والعشاء في بداية الأسبوع.
• اضبط المنبه على نفس الوقت كل صباح ، بما في ذلك عطلات نهاية الأسبوع.

7. لا تضغط على نفسك للرد على الفور

لا بأس أن تتفاجأ أو تصدم. في بعض الأحيان تحدث أشياء خارجة عن إرادتك. لكن ما تتحكم فيه هو رد فعلك. لا حرج في عدم وجود حل أو استجابة في متناول اليد. لا بأس في التراجع والتفكير في الأمر أولاً قبل الرد.

8. ضع دبوسًا عليه

إذا وجدت نفسك غير قادر على إيجاد حل جيد ، يمكنك وضع دبوس عليه. قد ترغب في معالجة مسألة أخرى أولاً ، مسألة تعرف بالفعل كيفية التعامل معها. قد يمنحك الإلهام والثقة عندما تعود إلى مشاكلك الأخرى. ما لم تكن المشكلة الوشيكة بالطبع هي وجود حريق خارج باب منزلك.

9. لديك عقل منفتح

كل شخص لديه شيء مثير للاهتمام لمشاركته مع الناس. هذا هو الحال بالنسبة لك وللأشخاص من حولك. يساعد دمج وجهات النظر الجديدة والأفكار الشيقة في استباقية طويلة المدى في إنشاء حلول لم تفكر فيها مطلقًا.

10. إعطاء الأولوية لما هو مهم

الشيء مع المشاكل التي تظهر فجأة ، هو أنها ربما تسببت بالفعل في ضرر لا يمكنك عكسه. عليك أن تتعلم قبول الموقف وبدلاً من محاولة حل ما هو غير قابل للحل ، حدد أولويات ما هو مهم ، وانظر ما يمكنك إنقاذه وتدوين الدروس التي ستساعدك في المستقبل.

من المستحيل أن تكون استباقيًا إذا شعرت بالاندفاع. ولكن إذا اتبعت النصائح المذكورة أعلاه ، فستكسب المزيد من الوقت في جدولك وستكون لديك المزيد من الطاقة لقيادة عملك والعمل بخطة لعبة جيدة التنظيم.

الأفكار النهائية

أعتقد أن الغالبية منا قد سئموا الشعور بأننا متسابقون في Survivor. بعد كل شيء ، من يريد أن يتم تصويره وهو يعيش في الغابة وينجو من الحشرات ولحاء الأشجار؟

كل المزاح جانبا. كانت السنة الماضية مليئة بالتحديات. لكن يمكننا تعلم الكثير من الاثني عشر شهرًا الماضية.

إذا كنت تريد أن تكون استباقيًا ، فقم بتبسيط جدولك ، وركز على مسارك ، وخذ فقط ما تحتاجه ، وكن هادفًا بوقتك وطاقتك. كونك استباقيًا لا يعني ملء جدولك الزمني. يتعلق الأمر بإيجاد التوازن في حياتك.

أعلم أن الأمر يبدو شاقًا في الوقت الحالي ، ولا يزال الكثير منا يحاول معرفة كيفية دفع إيجار هذا الشهر مع تغيير احتياطي من الأريكة. ولكن إذا كنت تأخذ الوقت الكافي للاستعداد وتحديد ما يمثل أولوية هذا العام ، فلن تحقق أهدافك فحسب ، بل ستستمتع بالرحلة.

لديك كل الأدوات التي تحتاجها لتكون استباقيًا في العمل. الآن ، حدد أهدافك لهذا العام!