يمكن أن تكون قائمة المهام أداة لا غنى عنها عند استخدامها لإدارة وقتك بعناية. لكن عند الاستخدام العشوائي ، تصبح خادمًا لها. الخطوة الأولى في جعل قائمتك تعمل لصالحك هي أن تكون واضحًا بشأن الوظيفة التي "توظفها" للقيام بها. يفشل معظمنا في القيام بذلك ، ولذا فإن قوائمنا مليئة بالأولويات العاجلة التي يجب علينا إنجازها على الفور ( إرسال الشرائح المنقحة إلى العميل ) ، مهام مهمة نخشى نسيانها لأنه ليس لها تاريخ استحقاق محدد ( حجز إجازة ) والمهام الأساسية التي نضيفها إلى القائمة لأنها تجعلنا نشعر بالرضا عند التحقق من شيء ما ( طلب المزيد من الأقلام - فعله!). ثم يومًا بعد يوم ، نتحقق من العناصر الأساسية ، وننجز الأشياء العاجلة (التي ربما كنا سنقوم بها حتى لو لم تكن مدرجة في القائمة) ونؤجل الأمور الأخرى.
لتجنب هذه المشكلة ، أستخدم ثلاث قوائم وتقويم. لكل منها وظيفتها الخاصة. على وجه التحديد ، القائمة رقم 1 مخصصة للمشاريع المهمة ولكن غير الحساسة للوقت. القائمة رقم 2 للعناصر التي يجب إكمالها اليوم . إذا لم أتمكن من إكمال المهمة فور ظهورها ، فسأسجلها مع العلم أنني ملتزم بإكمال كل شيء في تلك القائمة قبل مغادرة المكتب لهذا اليوم. القائمة الثالثة هي قائمة عدم القيام ، لتذكيرني بالأشياء التي قررت بوعي أنها لا تستحق وقتي. تدوين هذه الأشياء يمنعهم من التسلل مرة أخرى إلى قائمة المهام الخاصة بي.
التقويم مخصص لقصر الوقت لإنجاز الأمور المهمة في الموعد المحدد. على سبيل المثال ، بدلاً من وضع عنصر مثل "كتابة الكلام" في قائمة المهام الخاصة بي ، قمت بوضعه في التقويم ، مما يحجب الوقت اللازم للتحضير لإنجازه. أفعل ذلك بمجرد أن أحجز الخطاب. ثم ليس هناك فرصة لأن ألاحظ في اليوم السابق ، "عفوًا ، من المفترض أن ألقي هذا الخطاب غدًا!" ووضعه في التقويم بالطريقة الصحيحة يعني أنه إذا لم يكن لدي الوقت الفعلي لكتابة الخطاب ، يمكنني رؤية ذلك في البداية و (مع الأسف) رفض الفرصة. أنا أعتبر تلك الكتلة الزمنية موعدًا غير قابل للكسر.
تحديد أولوياتك وجدولتها
الوقت مورد محدود ، لكن نادرًا ما يخصص الناس وقتهم في أي مكان بالقرب من الصرامة التي يطبقونها على مواردهم المالية. من المهم اتباع نهج استراتيجي لتحديد كيفية قضاء وقتك إذا كنت تريد التأكد من أنك ستحقق أعلى أولوياتك.
يعد تخصيص الوقت الكافي لتطوير مهمة واضحة - هدفك الشخصي - ورؤية لما يبدو عليه النجاح أمرًا ضروريًا إذا كنت تريد أن تكون حكيماً بشأن تحديد ما هو مهم بما يكفي لإدراجك في قائمتك في المقام الأول.
ابدأ بالاطلاع على ما هو موجود بالفعل في قائمة مهامك. اسأل نفسك كيف تساهم أو لا تساهم كل مهمة في تحقيق أهدافك - رؤيتك للنجاح. هل هو حقًا تحتاج إلى القيام به؟ إذا كان الأمر كذلك ، فهل يجب أن يتم ذلك بواسطتك أنت ؟ إذا كانت الإجابة على أي من هذين السؤالين بالنفي ، فيمكن التخلي عن هذه العناصر أو تفويضها وإزالتها من قائمتك.
بعد ذلك ، قم بإنشاء قائمة عدم المهام الخاصة بك. بمجرد أن تتقبل أن لديك الكثير لتفعله أكثر من الوقت لفعل كل شيء ، فهذا في الواقع مفهوم متحرر. يجبرك هذا الإدراك على الاعتراف بأن هناك عناصر ذات أولوية أقل من المحتمل ألا تكملها أبدًا. احذف تلك الأشياء غير الضرورية ، وضعها في قائمة ما يجب عليك فعله ، والتزم بالتخلي عنها. سيمنعك هذا من إضاعة الوقت الثمين بشكل مستمر في إعادة تقييم ما إذا كان من الممكن أن تستثمر بشكل أفضل في إكمال عملك فعليًا.
مع ظهور مهام جديدة ، حدد ما إذا كانت تفي بمعايير التضمين الخاصة بك - المساهمة في مهمتك وتحقيق رؤيتك للنجاح. إذا كانت الإجابة بالنفي (ولن تُطرد من العمل أو تتأذى بأي شكل من الأشكال لعدم القيام بذلك) ، فيجب أن يتم إدراجها في قائمة المهام التي لا يجب عليك القيام بها. العناصر غير المهمة أو العاجلة تنتمي أيضًا إلى قائمة المهام التي يجب عليك القيام بها.
بمجرد تقليم قائمتك وتحديد أولوياتها ، قدّر المدة التي تتوقع أن تستغرقها كل مهمة حتى تكتمل. سترغب في معالجة جميع العناصر المهمة ، سواء كانت عاجلة أم لا. ضع في اعتبارك وضع العناصر المهمة التي ليست حساسة للوقت في التقويم الخاص بك إذا كانت ستستغرق وقتًا طويلاً لإكمالها.
يجد معظم الناس أنه من المفعم بالحيوية شطب العناصر من قائمتهم ولماذا لا يفعلون ذلك؟ يؤدي إنجاز المهام إلى إفراز عقلك للدوبامين ، والذي يُعرف أيضًا باسم "الناقل العصبي للشعور بالسعادة". إذا كان البدء يمثل تحديًا بالنسبة لك ، فابحث عن مهمة سيتم إكمالها بسرعة ، وكما تقول إعلانات Nike الشهيرة ، فقط افعلها . يمكن أن يؤدي إنجاز العديد من المهام البسيطة إلى بناء إحساس بالزخم ومساعدتك على المضي قدمًا. بالنسبة للمشاريع الأكثر تعقيدًا ، قم بإنشاء قائمة بعوامل النجاح الحاسمة التي ستحتاجها لإكمالها ومعالجتها واحدة تلو الأخرى. يمكن أن يساعد تقسيم مهمة كبيرة إلى مهام صغيرة في تقليل الإرهاق والمقاومة التي غالبًا ما تتماشى مع هذا الشعور.
يجب أن يكون هذا التمرين منشطًا وملهمًا ، ويخلصك من الشعور بالضيق ، أو الإرهاق ، أو الاستياء. امسح المجموعات لتوفير الوقت والمساحة اللذين تحتاجهما للوصول إلى ما تريد حقًا تحقيقه.
هل اكتساب المزيد من التحكم في الطريقة التي تقضي بها وقتك أمر ملح ومهم؟ إذا كان الأمر كذلك ، حدد موعدًا في التقويم الخاص بك لمراجعة قائمة المهام وتحديد أولوياتها وفقًا لهذه المعايير. اليوم.
