إنه موجود في بريدك الوارد:دعوة إلى اجتماع لا تريد حضوره حقًا. ربما لأنها متجهة إلى إحدى المساحات البيضاء القليلة المتبقية في تقويمك. أو أنه وقت تم حجزه بالفعل ، والآن يتبقى لك تحديد من سترفضه. مهما كان السبب ، فأنت تحتاج أحيانًا إلى رفض دعوة الاجتماع.
سلسلة أنت وفريقك
الاجتماعات
-
كيف يصل كبار مندوبي المبيعات إلى اجتماعات يصعب الحصول عليها
- ستو هاينيكي
5 طرق لخروج الاجتماعات عن المسار ، وكيفية منع كل منها
- روجر شوارتز
عقد اجتماعات عادلة للانطوائيين والنساء والعاملين عن بعد
- رينيه كولينان
التحدي الأول الذي تواجهه هو تحديد الاجتماعات التي تريد رفضها. القليل من الانضباط يقطع شوطا طويلا هنا. ضع مجموعة من المعايير للمشاركة والتزم بها.
ابدأ بتقييم قيمة الاجتماع . هل الاجتماع حول شيء مهم وجدير بالاهتمام وفي الوقت المناسب؟ هل تم إعدادها للنجاح من خلال وجود هدف وجدول أعمال واضحين؟ هل توجد معلومات أساسية متاحة لإبلاغ المشاركين مسبقًا؟ هل تمت دعوة الأشخاص المناسبين لإحراز تقدم ملموس؟ إذا كانت قيمة الاجتماع غير واضحة من الدعوة ، فقم بالرد ببعض الأسئلة المفتوحة قبل اتخاذ قرارك:
- "هل يمكنك تقديم بعض المعلومات الإضافية حول جدول الأعمال؟"
- "ما هي مرحلة اتخاذ القرار التي وصلنا إليها بشأن هذا الموضوع؟"
- "كيف أستعد للمناقشة؟"
إذا كان من الواضح أن الاجتماع يستحق العناء ، فإن سؤالك التالي هو ما إذا كنت الشخص المناسب للحضور أم لا . هل القضايا ضمن اختصاص دورك؟ هل لديك الخبرة للمساهمة في المحادثة؟ هل أنت غير مؤهل أو غير مؤهل لمستوى القرارات المطروحة على الطاولة؟ إذا كنت تتساءل عن سبب دعوتك ، فاتصل بمنظم الاجتماع قبل الرد:
- "ما الذي تبحث عنه مني للمساهمة في هذا الاجتماع؟"
- "من أيضًا سيكون هناك من إدارتي؟"
- "من سأمثل؟"
أخيرًا ، إذا كنت تعتقد أن الاجتماع سيكون ذا قيمة وأنك ستقدم مساهمة في المناقشات ، فعليك أن تقرر ما إذا كان الاجتماع يمثل أولوية بالنسبة لك الآن أم لا . ما مدى أهمية موضوع الاجتماع لدورك؟ أين تتناسب القضية مع مطالبكم الفورية الأخرى؟ ما مدى تميز مساهمتك وهل يمكن أن يملأ مقعدك شخصًا آخر بشكل أفضل؟
إذا كنت لا تستطيع أن تقول نعم لأي من المعايير الثلاثة المذكورة أعلاه ، فمن المناسب أن ترفض الاجتماع ، ولكن عليك أن تخطو بحذر. تريد أن تترك زميلك في العمل يشعر أنك لاعب جيد في الفريق ومساهم إيجابي ، حتى لو لم تحضر اجتماعها. ضع في اعتبارك بعض الخيارات المختلفة:
تظهر هذه المقالة أيضًا في:
-
دليل HBR لجعل كل اجتماع مهمًا
الكتاب الإلكتروني للتطوير التنظيمي + الأدوات- احفظ
- حصة
هل يمكنني إيقاف الاجتماع تمامًا؟ إذا فشل الاجتماع في المعيار رقم 1 لأنك لا تعتقد أنه تم إعداده لتحقيق النجاح ، فخصص لحظة للتحدث مع المنظم حول مخاوفك. من المحتمل أن يرفض الشخص تعليقاتك ، ولكن من الممكن أن تؤدي إلى إحدى نتيجتين إيجابيتين:إما أن يكون الاجتماع في وضع أفضل لتحقيق النجاح أو يتم إلغاؤه. جرب أحد الأساليب التالية:
- "هذا موضوع مثير للاهتمام. استنادًا إلى أولوياتنا للعام الحالي ، لست متأكدًا من استعدادنا لإجراء محادثة مثمرة حتى الآن. هل سيكون من الممكن دفع هذا الاجتماع إلى الوراء والسماح لمجموعة العمل بإحراز مزيد من التقدم قبل أن نلتقي؟ "
- "أتطلع إلى اتخاذ بعض القرارات بشأن هذه المشكلة. من دعوة الاجتماع ، لا يبدو أن هناك مشاركة في الإنتاج. أود الانتظار حتى يرغب شخص من الإنتاج في الانضمام. وإلا فلن نتمكن من اتخاذ أي قرارات ".
- "بناءً على المعلومات الواردة في الدعوة ، يبدو أن هذا الاجتماع لأغراض إعلامية. هل من الممكن إرسال ملخص بدلاً من عقد اجتماع؟ "
هل يمكنني أن أوصي بشخص آخر؟ إذا كان الاجتماع مهمًا ، لكنه فشل في المعيار رقم 2 لأنك لست الشخص المناسب للوظيفة ، فحاول تزكية شخص آخر. تأكد من بذل بعض الجهد في العثور على الشخص المناسب حتى لا يبدو أنك تتنصل من المسؤولية. جرب تعويم هذه الخيارات:
- "يسعدني أنك مهتم بمدخلاتي. لا أعتقد أنني أفضل مؤهل في هذا الموضوع. لقد أجريت القليل من الحفر ويبدو أن بات لديه السياق اللازم. هل ستكون مرتاحًا لدعوة بات بدلاً مني؟ "
- "نظرًا لأن هذا اجتماع لاتخاذ القرار ، أعتقد أنه من الأنسب أن يكون مديري يمثل فريقنا."
- "شكرًا على الدعوة إلى هذا الاجتماع. لا أعتقد أنني مطلوب في هذه المرحلة. إذا كان الأمر على ما يرام معك ، أود أن أرسل جوزيه كمندوب لي ".
هل يمكنني المساهمة مقدمًا؟ إذا فشل الاجتماع في المعيار رقم 3 (لقد حددت أنه موضوع مهم يمكنك إضافة قيمة فريدة إليه ، لكن حضور الاجتماع لا يتناسب مع جدولك الزمني أو أولوياتك) ، فلديك الفرصة لإضافة قيمة مسبقًا. خذ بضع دقائق لتجميع بعض الملاحظات وإحاطة الرئيس أو المشارك المناسب. سيكون ذلك أكثر فعالية بكثير من حضور الاجتماع بأكمله. يمكنك الرد على المنظم بقول:
- "ستكون هذه مناقشة مهمة. لا يمكنني الحضور ، ولكني سأجد بعض الوقت لمشاركة أفكاري حتى تتمكن من تضمينها في المناقشة. "
- "يؤسفني عدم تمكني من حضور الاجتماع. إذا قمت بإعدادك مسبقًا ، فهل يمكنني أن أطلب منك تمثيل أفكاري في الاجتماع؟ "
هل يمكنني حضور جزء من الاجتماع؟ إذا كان عنصر واحد أو أكثر من بنود جدول الأعمال يفي بجميع المعايير الثلاثة الخاصة بك ، في حين أن العناصر الأخرى لا تفي بها ، فقد يكون لديك خيار حضور جزء من الاجتماع. يمكنك الرد بواحد مما يلي:
- "شكرًا على الدعوة. أعتقد أنه من المهم حقًا أن أكون جزءًا من المناقشة حول تغيير العلامة التجارية. بالنظر إلى بعض الأولويات الأخرى في الوقت الحالي ، سأعذر نفسي بمجرد اكتمال هذا العنصر. "
- "هل من الممكن تغطية مناقشة تغيير العلامة التجارية كأول بند في جدول الأعمال؟ لا يمكنني البقاء طوال الاجتماع ولكني أود حقًا المساهمة في ذلك الاجتماع ".
بغض النظر عن الخيار الذي تختاره ، فأنت تحاول القيام بثلاثة أشياء. أولاً ، نموذج تعمد بشأن استخدام الوقت. ثانيًا ، شارك الأساس المنطقي الخاص بك حتى يكون لمنظم الاجتماع بعض السياق لسبب عدم مشاركتك. ثالثًا ، بذل جهدًا لتلبية احتياجات المنظم ، حتى لو لم يكن ذلك بالطريقة التي تصوروها في الأصل.
قد يكون الأمر بمثابة صدمة ثقافية في البداية ، لكن كل الأشخاص المرتبكين الذين لديهم 35 ساعة في الأسبوع من الاجتماعات سوف يعجبون بسرعة انضباطك. فقط تذكر ، عليك أن تحمل نفس المجاملة للأشخاص الذين يرفضون الدعوات التي ترسلها!
