في هذه الأيام ، يبدو أن معظم الناس لديهم الكثير في أطباقهم. يشتكي الجميع من الشعور بالإرهاق. إذن كيف تخبر رئيسك أن لديك الكثير لتفعله؟ لا أحد يريد أن يظهر كسول أو غير ملتزم أو ليس لاعبًا جماعيًا. كيف يمكنك حماية صورتك كعامل مجتهد بينما تقول العم؟
ماذا يقول الخبراء
بغض النظر عن مدى انشغالك ، قد تشعر بصعوبة بالغة في التحدث إلى رئيسك في العمل بشأن عبء العمل الثقيل. السبب ذو شقين ، وفقًا لجولي مورجنسترن ، خبيرة الإنتاجية ومؤلفة عدم التحقق من البريد الإلكتروني في الصباح . أولاً ، قد تقلق من أنك ستفقد وظيفتك بقولك شيئًا ما. "في أسفل بطنك هذا الشعور أنه إذا لم تتمكن من التعامل مع العمل ، فهناك شخص آخر يمكنه ذلك ؛ تقول:"تشعر بأنه يمكن الاستغناء عنك". ثانيًا ، "الميل الطبيعي هو التفكير ،" أنا لا أعمل بجد بما فيه الكفاية أو بذكاء كافٍ أو بكفاءة كافية. يجب أن أكون قادرًا على التعامل مع هذا. "لذا فأنت تعاني في صمت." لكن القيام بذلك يشكل خطرًا على حياتك المهنية ، كما تقول ليان ديفي ، الشريك المؤسس لشركة 3COze Inc. ومؤلف كتاب You First:إلهام فريقك للنمو والتوافق وإنجاز الأشياء . "أنت ملتزم أكثر من اللازم لأنك طموح أو تريد إقناع رئيسك في العمل ، ولكن بعد ذلك عندما تفشل في تقديم - أو تقديم عمل متعجل أو ذو جودة رديئة - فإن ذلك يرسل رسالة مفادها أنك غير موثوق." لذلك عندما تشعر بتساقط الثلوج تحتك ، يجب أن تخبر مديرك بذلك. فيما يلي بعض الطرق لجعل المحادثة أكثر سلاسة.
تخلص من بعض الركود
الشعور بالإرهاق والإرهاق لا يعني أنك موظف دون المستوى. يقول مورجنسترن:"لا تحكم على نفسك بهذه القسوة". "في معظم المؤسسات ، تحاول الشركات الاكتفاء بأقل من الموارد ، لذلك هناك المزيد من العمل الذي يتعين القيام به أكثر من الوقت المتاح للقيام بذلك." إذا كنت مؤديًا جيدًا وترفض أحيانًا طلبًا أو تطلب تأجيل التنفيذ ، "فأنت لست كسولًا ، ولا ينعكس ذلك عليك بشكل سيء". وتضيف في الحقيقة أن قول "لا" من حين لآخر يزيد من مصداقيتك. يريد الرؤساء من موظفيهم التحدث عما إذا كان هناك أي شيء يمنعهم من الأداء في مستويات الذروة. على الرغم من أنه من غير المريح الاعتراف بعدم قدرتك على التعامل مع كل ما تم تعيينه لك ، يقول ديفي إنه "الشيء المسؤول الذي يجب القيام به" بالنسبة للمؤسسة. "إذا كنت تحت الماء ولا يمكنك الوفاء بالتزاماتك ، فإنك تترك فريقك في وضع صعب".
اطلب المشورة والدعم
عندما تشعر بأنك مشغول جدًا ، قد يكون من المفيد الحصول على منظور خارجي حول عبء العمل لديك ، كما يقول Morgenstern. "يمكن لطرف ثالث مساعدتك في الحصول على أرض". وتوصي بتحديد مشاريعك والتزاماتك تجاه صديق أو زميل موثوق به. "اطلب منها إلقاء نظرة على حجم العمل الذي لديك" وإعطائك رأيًا صادقًا "حول ما إذا كان الأمر كثيرًا بالنسبة لشخص واحد". يمكنك أيضًا أن تطلب من رئيسك النصيحة و "التدريب على استراتيجيات التعامل مع الإرهاق" ، كما يقول ديفي. يساعدك طلب التوجيه على توضيح التوقعات والعمل بشكل أكثر كفاءة. "قل ،" يستغرق الأمر حوالي خمس ساعات شهريًا لإعداد هذا التقرير للإدارة المالية. هل هذا يتماشى مع ما تتوقعه؟ هل لديك أي اقتراحات حول كيفية تبسيط العملية؟ "بعد كل شيء ،" ليس الأمر كما لو أن رئيسك في العمل لم يشعر أبدًا بنفس الطريقة ".
تقديم الحلول
يقول Morgenstern إن إجراء محادثة صريحة مع مديرك حول عبء العمل لديك يتطلب العقلية الصحيحة. "أنت تشارك مع رئيسك في العمل لتحقيق أهداف الشركة." تقترح بدء المحادثة من خلال "تحديد الأهداف المشتركة للمؤسسة" للتأكد من أنكما على نفس الصفحة. "ثم اذكر ما الذي يعيق" تحقيقك للأهداف. أن تكون محددة قدر الإمكان. قد تقول ، على سبيل المثال ، "تتطلب هذه المهمة الكثير من البحث ، وهي تستغرق وقتًا طويلاً" ، أو "الآن بعد أن أصبحت أدير فريقًا ، أقضي وقتًا أطول في التخطيط ، ولدي وقت أقل لأداء المهام اليومية -يوم عمل." الجزء التالي من المحادثة ضروري:قدم ثلاث أفكار لمعالجة المشكلة. يقول Morgenstern:"لا تذهب أبدًا إلى رئيسك في العمل بشأن مشكلة ما لم يكن لديك حل". قد تقترح ، على سبيل المثال ، أن يتم تنفيذ مهام معينة كل ثلاثة أشهر بدلاً من شهريًا ، وأن يتدخل الزملاء لمساعدتك في مشروع معين ، أو أن تقوم المنظمة بتوظيف مؤقت لتخفيف العبء. هدفك هو تحديد "المشاريع التي يمكن تأخيرها أو تفويضها أو حذفها أو تقليصها".
حدد الأولويات
إنه لأمر مؤلم أن يكلفك رئيسك بمهمة أخرى عندما تكون بالفعل ممدودًا. يقول ديفي:"في كثير من الأحيان يقومون بتعيين العمل دون أن يكون لديهم فكرة عن المدة التي يستغرقها القيام بكل مهمة على حدة". يجب أن ترد بشرح ما هو موجود في طبقك ثم تسأل ، "أي من هذه الأشياء الأكثر أهمية؟ وكيف ستعطي الأولوية للباقي؟ " يوصي Morgenstern بأن تطلب من رئيسك "تحديد مستوى الجهد" الذي يتوقعه في مهام معينة و "ما هو الحد الأقصى والحد الأدنى والجهد المعتدل." مهما حدث ، لا توافق على الفور على أي شيء جديد إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كان بإمكانك التسليم ، حسب قول Morgenstern. "قل ،" أخبرني بما هو متوقع في هذا الأمر ودعني أعرف ما إذا كان بإمكاني القيام بذلك بناءً على المشاريع الأخرى التي أعمل عليها. هل يمكنني العودة إليك غدًا؟ "اشتر لنفسك الوقت".
عرض المساعدة
حتى عندما يكون لديك الكثير لتفعله ، فمن المراعاة والذكية من الناحية المهنية أن تقدم المساعدة حيثما أمكنك ذلك. يقول ديفي إن الرسالة الموجهة إلى رئيسك يجب أن تكون شيئًا مثل ، "لا أشعر أنه يمكنني تولي [هذا المشروع] دون الإضرار بالعمل الآخر الذي التزمت به ، ولكن يمكنني تخصيص وقت في الجدول الزمني الخاص بي لتقديم التوجيه إلى الشخص الذي سيفعل ذلك ". يمكنك ، على سبيل المثال ، عرض حضور جلسات العصف الذهني ، أو قراءة المسودات الأولى ، أو العمل كلوحة صوت. وهي تقول:"ثم اجعل نفسك متاحًا". إن تقديم شريان حياة صغير - حتى عندما يكون عرض النطاق الترددي لديك مقيدًا - هو وسيلة لترسيخ "هويتك كعامل مسؤول ملتزم بنجاح المؤسسة" ، كما يقول مورجنسترن.
كن صادقًا
هناك أوقات في حياة الجميع تكون فيها الأحداث الشخصية الصاخبة لها الأسبقية على أي شيء آخر. إذا كنت تمر بواحدة من تلك الفترات - تم تشخيص والدتك بمرض خطير ، أو أن ابنك يمر بوقت عصيب في المدرسة - فمن الأفضل أن تكون صريحًا حيال ذلك ، كما يقول مورجنسترن. قد تخبر رئيسك ، "إذا تجاهلت هذا ، فسيخلق ضغوطًا هائلة في عائلتي وسيؤثر على أداء وظيفتي" ، كما تقول. يجب أن تكون نبرتك واضحة ومباشرة وسلوكك يجب أن يكون "متأصلًا ومتمحورًا قدر الإمكان". يوافق ديفي:"اجعلها ظرفية واجعلها محددة بوقت". "قل ،" هذا لا يحدث كثيرًا ، لكن الأسبوعين المقبلين يمثلان بعضًا من تسونامي بالنسبة لي. أنا بحاجة إلى المساعدة. " "محاولة أن تكون بطلاً إلى الحد الذي تحرق فيه نفسك ليس هو أفضل إجابة."
اجعل زملائك قريبين منك
إن إخبار رئيسك بأنك مرهق لا يحقق دائمًا التأثير المطلوب. عندما يكون المدير غير راغب في إجراء تغييرات ، يوصي ديفي بإعطاء زملائك في الفريق "تنبيه" بأنك تشعر بالضيق. تقول:"إذا لم يوقفك رئيسك في العمل بعض التراخي ، فقد يفعلون ذلك". ربما يمكنهم أخذ شيء من صحنك أو حل مشكلة تأخير من جانبك. "وحتى لو لم يتمكنوا من المساعدة ، فقد تم تحذيرهم على الأقل" بأنك مفرط في بذل الجهد وبالتالي لا يمكنك تقديم كل ما لديك ، وقد "تجنبت أي شيء من شأنه أن يؤدي إلى تآكل ثقتهم". إذا كان رئيسك في العمل دائمًا غير حساس لمدى انشغالك ، فاعتبر ذلك علامة على أنك قد تحتاج إلى الانتقال إلى وظيفة جديدة ، كما يقول Morgenstern. وتقول إن الإفراط في العمل "ليس مستدامًا" على المدى الطويل.
مبادئ يجب تذكرها
افعل:
- اطلب النصيحة من مديرك أو زميلك في العمل حول طرق تقليل مقدار الوقت الذي تقضيه في مهام معينة.
- كن صريحًا بشأن السؤال عما إذا كان من الممكن تغيير الأولويات أو إجراء المفاضلات.
- أظهر استعدادًا للمشاركة من خلال الاستفسار عما إذا كانت هناك طرق صغيرة يمكن أن تساعد بها الزملاء والمشاريع.
لا تفعل:
- كن قاسياً على نفسك. رفض طلب في بعض الأحيان أو طلب تأجيل لا يعني أنك كسول.
- قل نعم لمزيد من العمل في الحال. اشترِ الوقت لنفسك بإخبار رئيسك أنك ستقيم عبء العمل وتعود إليه.
- أبقِ زملاءك في الظلام عندما لا يستمع رئيسك في العمل. أعطهم تنبيهًا عندما تكون تحت الماء حتى لا تضعف الثقة.
دراسة الحالة رقم 1: اعرض الحلول وكن منفتحًا لتلقي النصائح
بعد عام من عملها كنائب رئيس لاستراتيجية المنتج في شركة Ceridian ، تمت ترقية ليزا ستيرلينغ إلى منصب كبير مسؤولي الموارد البشرية في مزود برامج الموارد البشرية ومقره مينيابوليس. في ذلك الوقت ، كانت الخطة أن تقوم بكلتا الوظيفتين في وقت واحد.
ولكن بعد بضعة أشهر ، طغت على ليزا عبء العمل. كانت تعلم أنها بحاجة إلى التحدث إلى رئيسها ، ديفيد أوسيب ، الرئيس التنفيذي لسيريديان ، لكنها كانت متوترة. تشرح قائلة:"لم أذهب مطلقًا إلى مدير من قبل وقلت ،" ساعدني ". "لقد عملنا معًا بشكل جيد ، ولكن كان لدي خوف من أن [هو] قد يخمن قراره [للترقية] ويشعر أنني لست على مستوى الوظيفة".
بدأت ليزا المحادثة بقول ما "فهمته على أنه أولويات" المنظمة. أرادت أن تتأكد من أنها كانت واضحة بشأن المكان الذي يريدها ديفيد أن تركز عليه. بعد ذلك ، قدمت له "قائمة شاملة" بالمشاريع المختلفة التي شاركت فيها في كل من جانب المنتج والموارد البشرية. "ثم شاركت المكان الذي اعتقدت فيه أنني أحقق تقدمًا جيدًا وحيث اعتقدت أنني أعاني" ، كما تقول.
أخيرًا ، عرضت ليزا بعض الحلول الممكنة. "هذه هي النصيحة التي أعطيها لفريقي:" إذا كنت ستأتي إلي بمشكلة ما ، فتأكد من أنك فكرت في كيفية حلها إذا كنت جالسًا على مقعدي. ">
في هذه الحالة ، اقترحت ليزا مبادرات تنظيمية محددة يمكن أن تستمر في الخلفية وبعض إصدارات المنتجات التي يمكن أن تتأخر مؤقتًا. كانت هناك فكرة أخرى وهي تعيين مديرة لاستراتيجية المنتج تتولى جزءًا من مسؤولياتها.
رئيسها أحب كلا التوصيتين. كما قدم لها بعض التوجيه الجيد والنصائح حول القيادة. تقول:"أخبرني أنه مع تقدمي في مسيرتي المهنية ، فإن وظيفتي لا تتعلق بالإدارة اليومية بل تتعلق أكثر بتطوير فريقي". "أدركت أنني متورط في أشياء كثيرة. كنت بحاجة إلى تحسين قدرات تفويدي والابتعاد عن الطريق حتى يتمكن أعضاء فريقي من أداء وظائفهم ".
ليزا سعيدة لأنها تحدثت. تقول:"لقد كان ذلك بمثابة فتح عيني بالنسبة لي". "لو لم أطلب المساعدة ، ما كنت لأحصل على هذا التدريب على المستوى التنفيذي".
دراسة حالة رقم 2:كن صادقًا وصريحًا - وعلى استعداد للمضي قدمًا عندما يكون رئيسك في العمل غير معقول
قبل عدة سنوات ، عملت جانين ترويت كمساعد موارد بشرية في نظام مستشفى كبير. كانت المنظمة ، التي كان مقرها في لونج آيلاند بنيويورك ، توسع بسرعة عدد موظفيها كل عام ، وبالكاد يمكن لقسم الموارد البشرية مواكبة ذلك.
تتذكر جانين "كنت أتعامل مع كل شيء من المناصب المبتدئة إلى مناصب الإدارة التنفيذية عبر 10 منشآت". "جعلني مديري أيضًا أعمل على مشاريع خاصة وتخطيط القوى العاملة لتوسعات المستشفيات."
بعد العمل في مجال الرعاية الصحية لما يقرب من عقد من الزمان ، كانت على حافة الانهيار. ولكن قبل أن تذهب إلى رئيسها ، تحدثت إلى زملائها المقربين عن عبء عملها. تقول:"كان التحدث إليهم من أجل الدعم المعنوي أكثر من الحصول على الموافقة على ما إذا كان كثيرًا". "كان يحمل كل من زملائي أقل بكثير مما كنت عليه وشعرت بالأسف من أجلي".
طلبت من مديرها عقد اجتماع لمناقشة الأمر وكانت صريحة وصريحة عندما تحدثوا. تقول:"أخبرتها أنني لا أشعر أن عبء العمل الحالي مستدام". "لم أكن أبدًا قلقًا بشأن تداعيات التحدث ، لكنني كنت قلقًا بشأن خذلان زملائي والمرضى في النهاية."
اقترحت جانين عدة طرق ممكنة لتحسين الوضع. على سبيل المثال ، اقترحت أن موظفًا صغيرًا يمكنه التعامل مع التعيينات على مستوى المبتدئين ، مما يتيح لها التركيز على وظائف أكثر استراتيجية. كما طلبت أيضًا أن يتم إحضارها إلى محادثات مشروع التوسيع في وقت سابق من العملية. وبهذه الطريقة ، سأكون على علم بالاحتياجات وأكون قادرًا بشكل أفضل على توظيفها في المستقبل.
لسوء الحظ ، لم يكن المدير منفتحًا على أي من أفكارها. شعرت جانين بالإحباط وأسرت مرة أخرى في زملائها:"كان أحد الأشياء التي فعلناها هو صداقتنا عندما كانت هناك وظائف مماثلة لشغلها في نفس المنشأة. ساعد ذلك في تخفيف بعض العبء ".
ومع ذلك ، تقول جانين إن طبقها "ظل ممتلئًا" حتى اليوم الذي قدمت فيه استقالتها. واليوم ، تشغل منصب المسؤول الأول عن الابتكارات في Talent Think Innovations ، شركة الاستشارات الإدارية واستراتيجيات الأعمال.
إنها لا تنظر إلى الوراء في وظيفتها القديمة باعتزاز ، لكنها تعلمت درسًا قيمًا. "تخطيط القوى العاملة هو أحد أهم الاعتبارات في إدارة عمل فعال" ، كما تقول. "إذا كنت ترغب في الحفاظ على معدل احتفاظ العملاء والموظفين لديك مرتفعًا ودورانك منخفضًا ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أن موظفيك ليسوا مثقلين باستمرار بما يتجاوز ما هو معقول".
