زحف المشروع ، تأخر المواعيد النهائية ، وقائمة مهام يبدو أنها تطول كل يوم - هذه التجارب كلها شائعة جدًا في كل من الحياة والعمل. مع حلول موسم القرار في العام الجديد علينا ، يحاول العديد من الأشخاص بجرأة تحقيق أهداف "إدارة الوقت بشكل أفضل" و "زيادة الإنتاجية" و "التركيز على ما يهم". أهداف التنمية مثل هذه مهمة بالفعل للنجاح الوظيفي. لا تنظر إلى أبعد من الاستطلاعات واسعة النطاق التي تجد بشكل روتيني مهارات إدارة الوقت من بين أكثر مهارات القوى العاملة المرغوبة ، ولكن في نفس الوقت من بين أندر المهارات التي يمكن العثور عليها.
فكيف نصبح مديرين أفضل للوقت؟ بالتأكيد لا يوجد نقص في النصائح - الكتب والمدونات والقرصنة والتطبيقات ، تم إنشاؤها كلها لتعزيز إدارة الوقت من خلال مجموعة من الأدوات الجاهزة للتطبيق. ومع ذلك ، فإن الحقيقة الأكثر إحباطًا للأفراد الذين يحاولون تحسين إدارة وقتهم هي أنه بغض النظر عن مدى فعالية تصميم هذه الأدوات ، فمن غير المرجح أن تعمل. ببساطة ، تفترض هذه الأدوات مجموعة المهارات الأساسية للشخص ، ولكن المهارات التي تشتمل على إدارة الوقت تسبق فعالية أي أداة أو تطبيق. على سبيل المثال ، هل يتوقع أي شخص بجدية أن شراء مجموعة جيدة من السكاكين ومعدات المطبخ المتطورة والمكونات الطازجة من شأنه أن يجعل شخصًا ما طاهٍ من فئة الخمس نجوم على الفور؟ بالتاكيد لا. وبالمثل ، من غير المحتمل أن يؤدي استخدام تطبيق جدولة بدون مهارات إدارة الوقت المطلوبة إلى نتائج إيجابية في إدارة الوقت.
لحسن الحظ ، هناك ثروة من الأبحاث التي تتعمق في المهارات التي تدعم إدارة الوقت. هنا ، يتم تعريف إدارة الوقت على أنها عملية صنع القرار التي تقوم ببناء وقت الشخص وحمايته وتعديله وفقًا للظروف البيئية المتغيرة. ثلاث مهارات معينة تفصل بين النجاح في إدارة الوقت والفشل:
- الوعي :التفكير بشكل واقعي في وقتك من خلال فهمه هو مورد محدود.
- الترتيب :تصميم وتنظيم أهدافك وخططك وجداولك الزمنية ومهامك لاستخدام الوقت بشكل فعال.
- التكيف :مراقبة استخدامك للوقت أثناء أداء الأنشطة ، بما في ذلك التكيف مع الانقطاعات أو تغيير الأولويات.
من بين هذه المهارات الثلاث ، ربما يكون الترتيب هو الأكثر شيوعًا ، لا سيما بالنظر إلى أن غالبية التطبيقات وعمليات الاختراق تتعامل مع الجدولة والتخطيط. ومع ذلك ، لا يوجد نفس الاعتراف الواسع بمهارات الوعي والتكيف. يثير هذا أسئلة رئيسية حول كيفية لعب هذه المهارات من منظور تنموي:هل هي بنفس الأهمية؟ هل يصعب على الناس إتقان بعضها؟ وهل بعضها أندر من البعض الآخر؟
قياس مهارات إدارة الوقت
للإجابة على هذه الأسئلة ، قمت بفحص نتائج أكثر من 1200 شخص شاركوا في محاكاة دقيقة لمدة 30 دقيقة مصممة لتقييم مهارات إدارة الوقت بشكل موضوعي. تم منح المشاركين دور المصمم المستقل ، وكان عليهم إدارة المهام والعلاقات مع العملاء والزملاء داخل منصة اتصال كاملة مع رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية وملفات محرك السحابة وما إلى ذلك. تضمنت المشكلات التي يتعين عليهم مواجهتها التعامل مع تضارب المواعيد ، وتحديد أولويات طلبات العملاء ، وتحديد كيفية استخدام (أو عدم استخدام) وقتهم.
كشفت الأدلة عدة نتائج مقنعة.
أولاً ، كانت جميع المهارات الثلاث مهمة بشكل متساوٍ لأداء إدارة الوقت بشكل عام. لذلك ، فإن تحسين الجدولة والتخطيط (أي مهارات الترتيب) فقط يتجاهل ثلثي الكفاءة اللازمة لإدارة الوقت بشكل فعال. قد يفسر هذا سبب كون تجربة أداة جديدة مخيبة للآمال جدًا ، ثم نشعر أننا لم نقم أبدًا بتحريك الهدف نحو كوننا مديرين رائعين للوقت بشكل عام.
ثانيًا ، عانى الأشخاص أكثر من غيرهم مع مهارات الوعي والتكيف ، حيث كانت درجات التقييم أقل بنسبة 24 بالمائة في المتوسط من مهارات الترتيب. تشير هذه الأدلة إلى أن الوعي والتكيف ليسا فقط مهارات نادرة ، ولكن من الصعب تطويرهما بشكل طبيعي دون تدخلات مباشرة. بالإضافة إلى ذلك ، كانت مهارات الوعي هي المحرك الأساسي لكيفية تجنب الأشخاص للمماطلة ، وكانت مهارات التكيف هي المحرك الأساسي لمدى ترتيب أولويات الأنشطة.
ثالثًا ، تعارضت النتائج مع التحذيرات الشعبية حول فضائل أو مضار تعدد المهام. سأل استطلاع بعد المحاكاة عن شعور المستجيبين تجاه تعدد المهام. كشفت الأدلة أن تفضيلاتهم لتعدد المهام (ما يسميه الأكاديميون "تعدد المهام") لم تكن في الواقع مرتبطة بمهارات إدارة الوقت. مدى جودة أو سوء إدارة الناس لوقتهم لا علاقة له بتفضيلاتهم لتعدد المهام. وبالتالي ، فإن الاهتمام المكثف الذي غالبًا ما يُعطى لتعدد المهام من قبل أولئك الذين يقدمون حيلًا لإدارة الوقت من غير المرجح أن يسفر عن أي نجاح حقيقي.
رابعًا ، كان الدليل واضحًا تمامًا على أن الناس ليسوا دقيقين على الإطلاق في التقييم الذاتي لكفاءة إدارة الوقت. على سبيل المثال ، تداخل أقل من 1٪ من التقييمات الذاتية للأشخاص مع درجات مهاراتهم الموضوعية. علاوة على ذلك ، شكلت التقييمات الذاتية حوالي 2٪ فقط من الاختلافات في مهارات إدارة الوقت الفعلية. تعكس هذه النتائج العمل السابق حول افتقار الأشخاص إلى الوعي الذاتي الدقيق فيما يتعلق بكفاءاتهم وكيف يعيق ذلك التغيير وتطوير القيادة.
كيفية تحسين مهاراتك في إدارة الوقت
إذن ، كيف يمكن للناس أن يعدوا أنفسهم بشكل أفضل ليصبحوا مديري وقت أفضل؟ يتطلب القيام بذلك أولاً معرفة أين للتركيز. التعمق في مستويات مهاراتك الحالية هو الطريقة الحقيقية الوحيدة للإجابة على هذا السؤال. هناك ثلاث خطوات يمكنك اتخاذها لتوجيه جهود التحسين.
بناء وعي ذاتي دقيق بمهاراتك في إدارة الوقت. يمكن تحقيق ذلك باستخدام تقييمات موضوعية مثل المحاكاة المصغرة ، أو طلب التعليقات من الآخرين مثل أقرانهم أو رئيسهم ، أو إنشاء قاعدة أساسية للسلوكيات التي تقيس التحسينات على أساسها.
اعلم أن التفضيلات مهمة ، ولكن ليس طريقة تفكيرك. إن الوعي الذاتي بتفضيلات الفرد أو شخصيته المتعلقة بإدارة الوقت ، مثل تعدد المهام أو أن تكون استباقيًا ، يمكن أن يعمق فهمك للمكان الذي قد تكافح فيه بينما تتعارض جهود التغيير مع العادات الحالية. لكن تذكر أن المهارات ، وليس الشخصية ، هي السمات الشخصية الأكثر مرونة وتوفر أكبر عائد استثمار على جهود تحسين الذات.
حدد المهارة التي تحتاج إلى تحسينها وامنحها الأولوية. على الرغم من أن هذا يبدو واضحًا ، فإن النقطة الأساسية هنا هي تجنب التحسين الذاتي الذي يكون "بعمق بوصة واحدة ، ولكن بعرض ميل واحد" ، حيث يتم توزيع الجهود بشكل ضئيل للغاية عبر العديد من الاحتياجات. من الأفضل إعطاء الأولوية لتطوير مهاراتك ، مع التركيز على المهارات الأكثر إلحاحًا التي تحتاجها أولاً ثم الانتقال إلى التالي.
هناك عدد من الأساليب القائمة على الأدلة لتحسين مهارات إدارة الوقت. فيما يلي بعض الأمثلة. مرة أخرى ، من الأهمية بمكان أن تفهم أن التكتيكات تهدف إلى تطوير مهاراتك الأساسية ، والتي ستؤدي في النهاية إلى تحسين إدارة وقتك. مجرد تنفيذ هذه التكتيكات ليس هو الهدف النهائي.
تنمية مهارات الوعي. تختلف الفعالية عن الكفاءة ، حيث تتمحور الفعالية حول القيام بالأشياء بشكل جيد والكفاءة تتمحور حول القيام بالأشياء بسرعة. كلاهما حاسم. السعي لتحقيق الكفاءة لذاتها يأتي بنتائج عكسية.
- ابحث عن وقت ذروة الأداء. قسّم يومك المعتاد إلى ثلاث إلى أربع فترات زمنية ، وعلى مدار الأسبوع ، رتّب هذه الخانات من الأكثر إنتاجية إلى الأقل إنتاجية (الأكثر إنتاجية هو ذروة الأداء).
- عامل وقتك وكأنه نقود. ضع ميزانية زمنية توضح بالتفصيل كيف تقضي ساعاتك خلال أسبوع عادي. صنف الوقت إلى وقت ثابت ("ما يجب فعله") والوقت التقديري ("أريد القيام به").
- جرب التوقيت. سجّل المدة التي قضيتها في المهام ذات المواعيد النهائية الواضحة جدًا ، بدلاً من الوقت المتبقي لك.
- تقييم مدى واقعية تقييمك للوقت. بعد الانتهاء من المشروع ، قم بتقييم المدة التي كنت تعتقد أنها ستستغرقها والمدة التي استغرقتها بالفعل.
- خذ "منظور الزمن المستقبلي". فكر في كيف ستساعدك المهام التي تقوم بها الآن أو تؤذيك في المستقبل (على سبيل المثال ، كيف تؤثر مهام مشروع اليوم على مهام الأسبوع المقبل؟).
- تجنب "مغالطة التكلفة الهائلة". عندما تعتقد أنك قد تقضي الكثير من الوقت في نشاط ما ، فتراجع وقيّم أهميته (على سبيل المثال ، مدى قيمة النتيجة ، ومن سيتأثر إذا انتهى أو لم ينته ، وما إلى ذلك)
تطوير مهارات الترتيب. غالبًا ما يكون للمهام غير المألوفة ولكنها مهمة منحنيات تعلم أكثر حدة ومتطلبات زمنية لا يمكن التنبؤ بها. لا يتعلق تطوير مهارات الترتيب بتنظيم عملك للتحكم بشكل أفضل في حياتك - إنه يتعلق بالتحكم في حياتك ، ثم تنظيم عملك وفقًا لها.
- إعطاء الأولوية للأنشطة والالتزامات. لا يكفي مجرد سرد المهام وقوائم المهام والاجتماعات.
- تجنب "مجرد تأثير الاستعجال." الاستعجال والأهمية مفهومان متصلان ولكنهما متميزان ؛ تتطلب المهام العاجلة إجراءات فورية ، في حين أن المهام المهمة لها عواقب أكثر أهمية وطويلة الأجل. المهام كلاهما عاجل ومهم يجب القيام به أولا.
- استخدم تطبيق التقويم. سجل تواريخ الاستحقاق للمهام والمواعيد - وقم بذلك فورًا عندما يتم التخطيط لها أو طلبها. إدخالات التسمية أو رمز اللون (على سبيل المثال ، العمل ، المدرسة ، الحياة ، إلخ).
- جدولة الوقت المحمي. حدد مواعيد التقويم مع نفسك لضمان عدم انقطاع الوقت لتكريسه لأهم مشاريعك.
- تقليل أخطاء الاستخفاف. عند وضع الخطط ، اطلب من طرف محايد الحصول على تعليقات حول متطلباتك الزمنية المتوقعة.
- جرب أهدافًا نصف الحجم. عندما تكافح من أجل تحقيق هدف يبدو أنه يمثل تحديًا كبيرًا ، حدد نسخة أقل صعوبة من الهدف.
تطوير مهارات التكيف. يتم اختبار هذه المهارات وتطويرها في المواقف التي تنطوي بطبيعة الحال على ضغط مرتفع وأحيانًا أزمة - يتمثل التحدي في التعامل مع مثل هذه المواقف دون الانزعاج أو القلق أو تشتيت الانتباه.
- جرب "تكديس العادات." اربط سلوكيات إدارة الوقت بالعادات التي تظهرها بالفعل (على سبيل المثال ، تتبع التقدم اليومي كل مساء عندما تجلس لتناول العشاء).
- استخدام دفعات قصيرة من الجهد. عندما تبدو المهام مرهقة ، ابذل أقصى جهد لفترات تتراوح من 15 إلى 30 دقيقة للمساعدة في تجنب التسويف.
- تجربة تطبيقات تعقب الوقت أو قائمة التحقق. تذكر أن الفائدة يجب أن تتجاوز التكلفة عند استخدام هذه الأدوات. يجب أن تفوق المكاسب الوقت الذي تقضيه في استخدام التطبيق.
- لا تكن مجرد "تذكير بخيل". يجب أن تحتوي التذكيرات على تفسيرات أو أوصاف مفصلة ، وليس كلمة واحدة أو كلمتين تفشل في وصف أهمية المهمة والجودة المتوقعة وما إلى ذلك.
- إنشاء خطط للطوارئ. فكر في أفضل السيناريوهات / أسوأ السيناريوهات عندما تحدد النتائج المحتملة لخططك.
- اعمل على تقليل ما يهدر الوقت. قم بإنشاء فترات زمنية لعدم الإزعاج وحظر مواقع التواصل الاجتماعي أثناء أوقات العمل الحرجة.
في هذا الموسم من الاستبطان الشخصي ، لماذا يظل تحسين إدارة الوقت هدفًا ثابتًا ودائمًا لكثير منا؟ المفارقة هي أننا بحاجة إلى أن نصبح أفضل مديري الوقت لجهودنا لتحسين إدارة الوقت - لإعطاء الأولوية لجهودنا التنموية. يبدأ هذا المسار بالابتعاد عن الحلول السريعة الجذابة وبدلاً من ذلك نحو تقييم وبناء مهاراتنا الأساسية في إدارة الوقت قبل أن يصل قرار عام جديد آخر إلى حله.
