هل تفكر في نقل موظفي مكتبك بالكامل إلى مساحة عمل مشتركة؟
قد تكون فكرة رائعة ، خاصةً إذا كنت تبحث عن طرق لخفض التكاليف ، والبقاء مرنًا والتخطيط لمواقف غير متوقعة قد تؤثر على المكتب الفعلي لشركتك أثناء إدارة الانتقال مرة أخرى إلى المكتب.
صحيح أن هناك الكثير من الفوائد طويلة الأجل للعمل من المنزل والتي تعلمها العديد من الموظفين في السنوات الأخيرة. بالنسبة للشركات غير المستعدة لتوديع المكتب التقليدي إلى الأبد ، هناك حل واحد.
هذا الحل هو مساحة العمل المشترك ، وخاصةً لعضوية المؤسسة.
بالتأكيد ، يجب اعتبار مساحات العمل المشترك كما هي:أماكن "للعمل المشترك" ، مما يعني أنها بيئات تعمل فيها أنواع مختلفة من المحترفين جنبًا إلى جنب بهدف تكوين مجتمع.
بالنسبة للمؤسسات والشركات ، هناك بالفعل حل وسط رائع:مساحة مكتبية مخصصة حيث يتم الاحتفاظ بمحادثات الشركة وأسرارها خلف جدران مغلقة ، ومناطق مشتركة حيث يمكن للموظفين التواصل مع العديد من المهنيين الآخرين والمشاركة في الأنشطة الاجتماعية.
كيف تصل إلى النقطة التي يمكنك فيها التفكير في نقل المكتب بأكمله إلى مساحة عمل مشتركة ، أو كيف تعرف ما إذا كانت ستكون الخطوة الصحيحة؟
دعنا نستكشف كيفية نقل موظفيك إلى مساحة عمل مشتركة محلية ، أو عدة أماكن ، في جميع أنحاء البلد أو في جميع أنحاء العالم.
سنتحدث عن كيفية اكتشاف ما إذا كانت مساحة العمل المشتركة مناسبة لفريقك ، وكيفية اختيار مساحة عمل مشتركة مناسبة لثقافة الشركة وكيفية الحصول على توقعات واقعية.
كيفية معرفة ما إذا كانت مساحة العمل المشتركة مناسبة لموظفيك أو فريقك
أولاً ، قم بتقييم كيفية توافق مساحة العمل المشترك مع ثقافة مكتبك.
هل فريقك بارع في التعامل مع التغيير؟ هل سيكون التغيير في بيئة العمل تحسنًا إيجابيًا؟ هل الفريق جاهز ليكون في مساحة يتقاسمها متخصصون من شركات أخرى في بيئة ريادة الأعمال أثناء الانتقال مرة أخرى إلى العمل في مكتب؟
لمعرفة ما إذا كانت مساحة العمل المشتركة مناسبة لفريقك ، قد يكون من المفيد إجراء استطلاع من أجل الحصول على آراء ، إذا كان فريق العمل أو قاعدة الموظفين بشكل عام سيؤثرون في القرار.
إذا كان قرار ترحيل المكتب إلى بيئة عمل مشتركة يقع فقط على عاتق الإدارة التنفيذية أو القيادة ، فقم بالموازنة بين الإيجابيات والسلبيات ، مثل التغيير في الموقع وبيئة العمل والامتيازات والتكاليف المضافة.
وفِّر المرونة لموظفيك وزملائك في العمل
قد يكون العمل في مساحة عمل مشتركة فكرة جديدة لمعظم الأشخاص في مؤسستك.
في الماضي ، اكتسبت مساحات العمل المشترك سمعة قد تكون لأصحاب الأعمال الحرة أو الشركات الناشئة الصغيرة أو الرحل الرقميين ، أو الأشخاص الذين يعملون عن بُعد ، أو يسافرون أو "يتنقلون".
نوصي بمنح موظفيك وموظفيك وقتًا كافيًا للتكيف مع التغيير ، ووقتًا كافيًا للتعود على فكرة مشاركة شيء مثل مطبخ الشركة مع أعضاء آخرين في مساحة العمل المشتركة ، أينما كان ذلك.
الأمان
إليك الفرق بين وداعًا للمكتب التقليدي لشركتك والانتقال إلى مساحة عمل مشتركة:الأمان.
لسنوات ، عملت في مكتب شركة في ميدتاون مانهاتن. مع مرور الوقت ، ذهبنا إلى تقييم الأمان حيث أصبحت الشركة أكبر ، وأخذنا نظام keycard على أبوابنا على محمل الجد ، حيث كانت هناك بعض السقطات في عمليتنا عندما سمح موظف جديد ، دون علمه ، بدخول شخص غريب لم يكن لديك موعد للقاء أي شخص في الشركة. يمكن أن يكون هذا خطيرًا في أي مكان - ليس فقط في المدن الكبرى!
في مكان العمل المشترك ، يمكن أن يكون الأمان أفضل من المكان الذي أتيت منه. هذه أخبار جيدة. قد تقع مساحة العمل المشترك داخل عدة طوابق من مبنى شركة أكبر ، أو مبنى مكاتب صغير ، أو ربما حتى مجمع متعدد الاستخدامات. قد يكون هناك أمن في الردهة ، وأمن للمصعد (تمرير بطاقة المفتاح) ، وبعد ذلك عادة ما يكون لمساحة العمل نفسها مكتب تسجيل وصول مع موظف استقبال (وهذا يعتمد أيضًا على حجم مساحة العمل المشتركة).
وضع قواعد الأمان الأساسية لاستخدام مساحات العمل المشتركة
نصيحتنا هي التأكد من أنه أثناء الانتقال ، عليك وضع القواعد الأساسية للموظفين حول التأكد من أنهم يحتجزون أي شيء ذي قيمة ، بين عشية وضحاها عندما يغادرون المكتب.
من المهم أيضًا أن تضع في اعتبارك الأمان إذا كان الموظف يستخدم كمبيوتر محمول للشركة في منطقة مشتركة من مساحة عمل مشتركة ، مثل المقهى أو المطبخ أو المساحة الخارجية ، ويستيقظ لاستخدام مرحاض ... هل لديك نظام قوي لصنع متأكد من أنه لا توجد طريقة لدخول شخص غريب إلى أنظمتك؟
خيارات التخزين في مساحات العمل المشتركة
قم بتقييم الخيارات أو التخزين الشخصي في مساحات العمل المشتركة ، مثل الخزانات ووحدات التخزين الصغيرة. يمكن أن تكون هذه ميزات مفيدة لمساحات العمل المشتركة حيث يمكن للموظفين ترك أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو حتى متعلقاتهم الشخصية مثل ملابس الصالة الرياضية ، لأيام أو أسابيع متتالية.
اطرح أسئلة مثل ،
- ما هي مستويات الأمان الجسدي المتوفرة في مساحة العمل المشتركة؟
- هل يوجد شخص موجود بالمبنى من أجل الأمن على مدار 24 ساعة ، مثل عطلات نهاية الأسبوع؟
- هل هناك وصول لبطاقة المفاتيح؟
- ألا تعمل المصاعد بدون بطاقة مفتاح؟
أخيرًا ، ضع في اعتبارك الشبكات الظاهرية الخاصة
إذا لم يكن مكتبك يستخدم VPN بالفعل ، فهذا شيء يجب مراعاته ، خاصة عند التواجد بين العديد من الشبكات المشتركة. لمزيد من الأمان ، ابحث عن VPN للمؤسسة بأكملها. نوصي باستخدام ExpressVPN (احصل على 3 أشهر مجانًا) كأحد أفضل الخيارات المتاحة التي يمكن للموظفين استخدامها على هواتفهم بالإضافة إلى أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بالشركة.
ضع في اعتبارك الاستخدام الآمن للمناطق العامة والمشتركة في مساحة العمل المشتركة
عند اتخاذ قرار بنقل المكتب إلى مساحة مكتبية مشتركة ، اطرح أسئلة مثل ، "هل يوجد في مساحة العمل المشتركة أية مرافق مفتوحة للجمهور؟ مثل منطقة مشتركة أو مقهى؟ "
عادةً ما يتم تصميم مساحة العمل المشتركة المرغوبة مع وضع المناطق المشتركة في الاعتبار ، حيث إنها إحدى نقاط البيع الرئيسية لاستخدام مساحة العمل المشترك. ضع في اعتبارك استخدام هذه المجالات المشتركة من قبل موظفيك. سيتعين عليهم أن يضعوا في اعتبارهم أن المساحة تخص محترفين من العديد من المؤسسات - إنه ليس مطبخ الشركة ، بعد كل شيء ، إنه مكان يكون فيه الجميع من نفس المؤسسة ويشاركون نفس أنواع المعلومات الآمنة.
أحداث الشبكات والمجتمع في مساحات العمل المشترك
كانت بعض أكبر فوائد مساحات العمل المشتركة بالنسبة لنا أثناء العمل عن بُعد هي فرص التواصل والتطور المهني والأحداث الاجتماعية في مساحات العمل المشترك.
لقد قمنا بزيارة العديد من مساحات العمل المشتركة هنا في مدينة نيويورك ، بما في ذلك WeWork و The Wing و BKLYN Commons و Industrious و Freelancer's Hub في NY Media Center و Bond Collective ، ولديهم جميعًا أنواعًا مختلفة من الاختلافات فيما يقدمونه لمجتمعاتهم.
عند تحديد مساحة العمل المشتركة المناسبة لك ولشركتك ، اسأل:
- ما هي الأحداث التي ينظمها مكتب مساحة العمل المشترك؟ هل هناك ساعة سعيدة لمقابلة أشخاص آخرين في مساحتك المشتركة؟
- هل يوجد في مساحة العمل المشتركة أحداث ، مثل المحادثات المجتمعية؟
- هل يرغب مكتبك في المشاركة في أي من هذه الأحداث؟
- هل ستقدم شركتك أيًا من أحداث الشبكات الخاصة بها قيمة؟
إذا كانت شركتك تمتلك برنامجًا أو أي نوع من منتجات B2B ، فقد يكون إعداد حدث شبكة وسيلة للحصول على جهات اتصال جديدة. كما سنستمر في القول ، فإن الاحتمالات لا حصر لها عندما يتعلق الأمر بأسباب العمل المشترك لجلب أنواع جديدة من الفرص إلى عملك.
حدد مستوى الضوضاء ، من الثرثرة الصاخبة إلى الهدوء
من حيث بيئة العمل ، ضع في اعتبارك كيف كان مكتبك الفعلي. هل كان تصميم مكتب مفتوح مع مكاتب شاغرة؟
هل كان من المقبول إجراء مكالمات على المكتب ، أم كان من المفضل أن تأخذ غرفة اجتماعات؟ هل يتجمع الموظفون عادةً لعقد اجتماعات غير رسمية في المطبخ أو في أماكن أخرى؟
اطرح هذه الأسئلة عند استكشاف خيارات العمل المشترك:
- هل يمكن لشركتك تأجير طابق كامل؟ هل تحتاج إلى هذا القدر الكبير من المساحة؟
- ما أنواع الشركات الأخرى التي تشترك في هذه المساحة؟
- هل تتحول المناطق المشتركة عادةً إلى وضع الساعة السعيدة بعد الخامسة أو السادسة مساءً؟
حدد ما إذا كان هناك احتمال لإلهاءات
تحتوي بعض مساحات العمل المشترك على غرف ألعاب ومساحات مشتركة (بدلاً من ذلك ، بعضها لا يحتوي على الإطلاق). اكتشف ما إذا كانت مساحة العمل المشتركة التي تهتم بها كثيرًا تحتوي عادةً على الكثير من الأشخاص الذين يستيقظون ويتنقلون ، وما إذا كان هذا النوع من الأشياء يشتت الانتباه ، إذا كانت مساحة مكتبك الخاصة بها جدران زجاجية.
وبنفس الطريقة ، قد تكون هناك طريقة تجعل مساحة العمل المشتركة هذه في الواقع بها عوامل تشتيت أقل مما كان يفعله مكتبك التقليدي على الإطلاق.
لإجراء الانتقال الفعلي ، سيكون لكل مكتب وضع مختلف. نأمل أن تتمكن من انتقاء واختيار الأفكار التي تناسب شركتك.
حزم المعدات والأجهزة في مكتبك القديم
تعد تعبئة المكتب وتقييم كل شيء فرصة مثالية لإزالة العناصر التي لم تعد هناك حاجة إليها. يتضمن ذلك المعدات والأجهزة القديمة والأشياء الإضافية والأوراق القديمة الموجودة الآن في التخزين السحابي والمزيد.
السماح لزملاء العمل بشراء العناصر التي لن تُستخدم بعد الآن
يمكنك أيضًا إجراء مزاد مكتبي وبيع أشياء بالمزاد مثل تركيبات الإضاءة وكراسي المكتب والمكاتب والإكسسوارات.
تبرع بالمستلزمات للمدارس في منطقتك المحلية
يعد التبرع بالأجهزة القديمة وجميع أنواع المستلزمات (المشابك الورقية ، والملاحظات اللاصقة ، وأقلام الرصاص ، والأقلام ، واللوحات البيضاء ، وما إلى ذلك) بالضبط أنواع الأشياء التي تحب المدارس تلقيها. يمكنك إرسال تبرعات بعناصر المكتب هذه إلى المدارس ، أو حتى المنظمات غير الربحية التي تدعم تعليم الأطفال المحرومين.
استمع إلى ترددات الموظفين ومخاوفهم بشأن مساحات العمل المشتركة
تحدث إلى موظفيك واستمع إلى ترددات الموظفين حول استخدام مساحة مشتركة. ضع خطة للتعامل مع هذه التعليقات من أجل جعل الجميع يشعرون بالراحة حيال التغيير.
تمكين أعضاء فريق معينين من العمل عن بُعد أو بمرونة
العمل عن بعد هو مستقبل العمل ، وقد تحدثنا في الماضي عن الاختلافات (والاختلاف الملحوظ) بين العمل من المنزل والعمل عن بُعد. هل هم نفس… أم لا؟
بالنسبة للموظفين الذين يعملون من المنزل لأول مرة ، تأكد من تحديد سيناريوهات ما بعد ذلك وموارد المساعدة الذاتية وأدلة الشركة للأمان والبروتوكول والعملية. قدم إرشادات حول موضوعات مثل كيفية منع الإرهاق من العمل من المنزل.
الآن بعد أن أصبح مكان العمل أكثر مرونة ، اسمح للأشخاص بالعمل عن بُعد الذين لديهم تنقلات أطول ، أو أطفال أو مواقف أخرى محددة ستتيح المزيد من مزايا الإنتاجية.
احصل على عدد الموظفين الذين سيستخدمون بيئة العمل المشتركة الجديدة
كم عدد الأشخاص الذين سيتمكنون من الوصول فعليًا إلى مساحة العمل المشتركة؟ كم يوما في الأسبوع يأتون؟
إذا كان موظفو شركتك يعملون بالفعل من المنزل بشكل منتج أو يعملون عن بُعد لفترة من الوقت ، فقد يحتاجون إلى خيارات مرنة.
سيكون من الضروري فهم عدد الموظفين من موظفيك الذين سيستخدمون هذه المساحة المشتركة. سيساعدك ذلك على التخطيط لمقدار المساحة التي تحتاجها ، وسيسمح لك بالتوفير في الميزانيات ، دون الإسراف في الإنفاق على المساحة غير الضرورية.
شارك خطة انتقال المكتب مع موظفيك
ستكون مشاركة خطة نقل المكتب إلى مساحة عمل مشتركة ضرورية ، ويجب أن يتم ذلك باحترام ودبلوماسية.
سيعطي الاتصال بخطة انتقال المكتب مزيدًا من التفاصيل للموظفين المهتمين بمعرفة المزيد عن التغيير القادم. سيرغبون في التخطيط لعملية التحول والتعرف على التوقعات ، وربما سيرغبون في رؤية المخططات ومخططات الأرضية وصور مساحة العمل المشتركة المختارة.
اختر مساحة عمل مشتركة تتوافق مع ثقافة شركتك
هناك أنواع كثيرة من مساحات العمل المشترك. يتم تخصيص بعضها بشكل وثيق لتلبية احتياجات عملاء الشركات وأعضاء المؤسسة ، بينما يتم توجيه البعض بشكل أكبر لتلبية احتياجات الرحالة الرقميين والفوائد التي تعود على العاملين عن بُعد الذين يسافرون.
إذا كانت شركتك تتكون من موظفين كانوا في عالم الشركات لسنوات عديدة ، فمن المحتمل ألا يكتفوا بمساحة عمل مشتركة موجهة نحو جيل الألفية. وبالمثل ، إذا كانت شركتك شابة ورائعة ، فربما لن يكون الموظفون الشباب والمبدعون لديك مصدر إلهام من خلال القدوم إلى بيئة أكثر مظهرًا للشركات والتي لا توضح على الفور جميع مزايا بيئات مساحات العمل المشتركة.
بينما من المحتمل أن يكون لديك بالفعل معرفة بثقافة الشركة في مؤسستك ، سيكون من الأهمية بمكان أن ترى أيًا أعضاء الشركة يخططون للحضور إلى مساحة العمل المشتركة. إذا كان الأعضاء الأكبر سنًا في المنظمة الذين لديهم عائلات أو مسافات بعيدة قد أظهروا بالفعل اهتمامًا أقل ، أو إذا لم يكن من الضروري لهم القدوم إلى مساحة فعلية بعد الآن ، فقم بتوجيه اختيار مساحة العمل المشتركة نحو نوع الموظف الذي سيفعل ذلك بالضبط أن تكون حاضرا في مساحة المكتب الجديدة.
فكر في طريقة لاستخدام مساحة العمل المشتركة للشركة لأغراض متعددة
ما نحبه في مساحات العمل المشتركة هو أنها يمكن أن تكون أكثر من مجرد مكاتب. بالنسبة لأولئك الذين يستخدمون WeWorks مع البيرة على الصنبور ، قد يكون هناك مجموعة من الأشخاص الذين يجتمعون في الساعة 5 مساءً لساعات سعيدة يوم الجمعة. قد يكون هناك أعضاء في مساحة العمل المشترك يستمتعون بقضاء الوقت في المكان لحضور حديث من خبير أو ليلة لعبة ، بعد ساعات العمل.
فيما يلي بعض الأفكار الإضافية حول كيفية استخدام مساحة العمل المشترك لأغراض متعددة ، والتي يجب إبلاغ الموظفين بها جميعًا:
- هل تحتوي مساحة العمل المشتركة على مطبخ أكبر من مطبخك؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، يمكنك أن توصي موظفيك بالبدء في إحضار وجبات الغداء الخاصة بهم وطهيها لتحقيق العافية والأكل الصحي.
- هل يوجد في مساحة العمل مكان لصندوق العناصر وشحنها؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فقد يكون هذا أمرًا مهمًا للشركات التي تميل إلى شحن أشياء مادية مثل البريد أو الشيكات أو حزم المنتجات الصغيرة أو المعلومات التسويقية.
- هل تحتوي مساحة العمل المشتركة لديك على مساحة عامة مشتركة يمكنك استخدامها لاجتماعات العملاء؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فاكتشف بروتوكول دعوة الأطراف الخارجية إلى مساحة العمل المشترك ، وابدأ في إعداد اجتماعات العملاء في الفناء أو في المطبخ ... بالقرب من صنابير البيرة.
- هل توفر مساحة العمل المشتركة مساحة تخزين إضافية؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فأبلغ موظفيك أنه يمكنهم الاحتفاظ بأحذية الجيم ومضارب التنس والمعاطف الاحتياطية أو البطانيات والوجبات الخفيفة في الخزائن المجانية.
- هل يمكنك استعارة معدات أو معدات أو منتجات من مكاتب أخرى في المساحة المشتركة؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فقد تكون محظوظًا. على سبيل المثال ، إذا كانت شركتك عبارة عن استوديو للتصوير الفوتوغرافي ، أو حتى إذا كنت بحاجة إلى التقاط صور المنتج من وقت لآخر ، فيمكنك مشاركة المعدات من المصورين الآخرين في المكان. أو يمكنك التواصل ، والسؤال عما إذا كانت هناك منظمات أخرى تقدم التصوير الفوتوغرافي للمنتجات. الخيارات لا حصر لها.
هل أنت جاهز لنقل موظفي مكتبك إلى مساحة عمل مشتركة؟
إذا كانت النقاط المذكورة أعلاه حول انتقالات المكتب صحيحة بالنسبة لك ، فقد حان الوقت لبدء البحث في النوع الأكثر ملاءمة لمساحة العمل المشتركة لنقل مكتبك إلى مستقبل العمل.
تختلف كل شركة عن غيرها ، وستكون لها احتياجات مختلفة إلى حد كبير ، بناءً على الصناعة وأنماط النمو وثقافة الشركة واتجاهها ، لكننا لا نشك في أنك ستتمكن من اختيار المسار الأفضل والأمثل لانتقال الشركة إلى العمل المشترك .
