إذا كنت تعمل من المنزل ، فأنت تريد زيادة وقتك إلى أقصى حد ، والحفاظ على الإنتاجية والتركيز على أنشطتك اليومية في جدول عملك عن بُعد.
جزء من العديد من الوظائف عن بُعد هو حضور اجتماعات افتراضية من مكتبك المنزلي التحفيزي.
في حين أن الأمر يبدو بسيطًا ، إلا أن هناك قائمة بالأشياء التي يمكن أن تسوء أو تعترض طريقك. أنا هنا لأخبركم بما تعلمته من ارتكاب الأخطاء وتقديم الحلول لاحقًا للاجتماعات التي أعددتها أثناء العمل عن بُعد.
بعض أكثر أخطاء الاجتماعات عن بُعد شيوعًا عند العمل من المنزل
خلال أحد اجتماعاتي الأخيرة ، كنت على وشك الوصول متأخرًا ، وتمكنت من إقران Airpods بجهاز الكمبيوتر المحمول في الوقت المناسب ، وبشكل عام ، كان بإمكاني أن أكون مستعدًا بشكل أفضل وأكثر إنتاجية.
تأخرت بضع دقائق لأنني لم أستغرق دقيقة واحدة للإشارة إلى تقويم Google ، وهي إحدى أدواتي المفضلة للبقاء منتجًا عند العمل من المنزل. لسبب ما ، لم أتلق إشعارًا بالاجتماع.
في الساعة 10:01 صباحًا ، اتصلت برقم هاتف GoToMeeting ، ثم قمت بخطأ إملائي واضطررت إلى الرجوع للخلف ثم اضطررت إلى المحاولة مرة أخرى للدخول إلى الاجتماع.
كانت الساعة 10:03 صباحًا عندما دخلت الاجتماع. للتعويض عن تأخري ، بدأت على الفور علاقة رائعة مع مضيف الاجتماع - وهي إحدى أفضل الطرق للتواصل أثناء العمل من المنزل.
في حوالي الساعة 10:06 صباحًا ، بدأ دان في طحن حبوب البن باستخدام مطحنة القهوة Baratza Encore الجديدة لصنع الشراب اليومي في Chemex الخاص بنا.
لقد سألني عما إذا كان يمكنه استخدامه عندما تكون المكالمة قد بدأت بالفعل ، وقلت بالتأكيد ، لأنني كنت أعرف أنه يمكنني الاستمرار في وضع الصامت. بعد ذلك ، بدا أن الطحن استمر لفترة أطول مما كنت أتوقع.
في هذه المرحلة ، لم أستطع سماع مضيف الاجتماع بسبب الضوضاء الطاحنة ، والتي بدت أنها تدوم إلى الأبد في الوقت الحالي ، وللاعتذار ، اضطررت إلى إلغاء كتم صوتي وأطلب من المضيف تكرار ما قاله. دعنا نقول فقط أنني قمت بعمل أفضل!
يتعامل الجميع مع التحديات عند حضور اجتماعات عن بُعد من المنزل. بغض النظر عن موعد اجتماعك البعيد التالي ، من المهم أن تكون مستعدًا ، ثم تكون منتجًا. إليك أفضل طريقة للقيام بذلك حتى تكون مستعدًا بشكل ممتاز لعقد اجتماعات فعالة أثناء العمل في المنزل.
أفضل الطرق للتحضير للاجتماعات الافتراضية عند العمل من المنزل
أولاً ، من الأهمية بمكان مناقشة كيفية إعداد الاجتماعات ، لأنها جزء لا يتجزأ من أفضل الممارسات عند العمل من المنزل.
كما تعلم الآن ، هناك جميع أنواع المنصات التي يمكنك من خلالها إعداد الاجتماعات. يمكن أن تكون الاجتماعات عن طريق الفيديو ، مثل مقابلات الفيديو ، أو بالصوت (الهاتف).
قد تكون الاجتماعات فردية ، أو قد يكون لديها الكثير من الأشخاص ، وكلهم يحاولون التحدث في نفس الوقت.
أخيرًا ، قد يكون لديك أيضًا بعض أنواع الاجتماعات لحضورها حيث يكون هناك متحدث واحد أو لوحة واحدة ، وفرصة لطرح الأسئلة في النهاية.
كيف يمكنك الاستعداد بأفضل طريقة بالمعلومات التي حصلت عليها؟
حدد النظام الأساسي الذي سيعقد الاجتماع من خلاله
لقد التقيت بشخص جديد بالأمس وافترضت أنه سيكون عبر الهاتف. لم أقم بفحص دعوة تقويم Google (أعتقد أنني لست في لعبتي هذا الأسبوع) بسبب افتراضاتي ، وعلمت أن مضيف الاجتماع لديه رقم هاتفي من تبادل البريد الإلكتروني الخاص بنا.
بعد ثلاث دقائق من موعد الاجتماع المحدد ، قمت بإرسال بريد إلكتروني إلى مضيف الاجتماع قائلاً ، "جاهز عندما تكون جاهزًا!" لأنني كنت لا أزال أنتظر بصبر (وجاهزًا) لمكالمة هاتفية.
كان ذلك عندما أشرت إلى دعوة التقويم ، وفي "الموقع" كان رابط Zoom لاجتماع Zoom.
في هذه المرحلة ، كنت بالفعل بالخارج لأتمشى حتى أتمكن من الحصول على خطوات في (طرق الحفاظ على لياقتي عندما تعمل من المنزل) وأخذ الاجتماع مع إعطاء دان مساحة أثناء اجتماعه (متعة العمل من المنزل مع شريكك ).
قمت بتسجيل الدخول سريعًا إلى تطبيق Zoom واعتذرت عن افتراضي الخاطئ ، وطلبت أن نتحدث عبر الهاتف حتى أتمكن من المشي والدردشة في نفس الوقت (وهو أمر أكثر أمانًا من المشي والتكبير في وقت واحد - هل يمكنك أن تتخيل!).
من خلال هذه النصيحة ، نقترح إعادة التحقق من الطريقة التي سيعقد بها الاجتماع ، والتأكد من إعدادك تقنيًا لعقد الاجتماع بهذه الطريقة. إذا كنت على الطريق وسيعقد الاجتماع على Zoom ، فتأكد من تنزيل التطبيق وتسجيل الدخول. يمكنك الاطلاع على المزيد حول Zoom في دليلنا للبقاء على اتصال عندما تعمل من المنزل. 
تأكد من أنك مستعد لعقد الاجتماع في النظام الأساسي
كما هو الحال مع النصيحة أعلاه ، سيكون هناك أحيانًا نظام أساسي جديد لاستخدامه لأول مرة. في الماضي القريب ، استخدمت GoToMeeting و Zoom و GoogleHangouts و FaceTime وغيرها.
إذا كنت ، عند التحقق من دعوة الاجتماع ، ترى أنك لم تستخدم Hangouts من قبل ، فقط كمثال ، اقرأ أنواع الاختراق المختلفة التي يمكنك المشاركة فيها أثناء استخدام النظام الأساسي.
على سبيل المثال ، هل تعلم أنه في Hangouts ، يمكنك تجربة التسميات التوضيحية المغلقة في الوقت الفعلي؟ إنها ليست دقيقة بنسبة 100٪ بالضرورة ، لكنها مضحكة جدًا عندما تكون "متوقفة" قليلاً.
خطط "للوصول" مبكرًا وأن يتم الاتصال بك في وقت البدء
لم يكن خطئي هذا الأسبوع في اجتماع الساعة 10 صباحًا في الموعد المحدد. ما كان بإمكاني فعله هو أنه كان بإمكاني أن أكون جاهزًا في الساعة 9:58 صباحًا. كان من الممكن أن أكون مستعدًا للذهاب وكان من الممكن أن أكون أول شخص في الاجتماع في الساعة 10 صباحًا. بدلاً من ذلك ، لم أقم بأفضل أداء ممكن.
بالوصول مبكرًا ، قد تكون أول من يدخل الاجتماع ، أو قد تضطر إلى الانتظار حتى يبدأ المضيف (إذا كان في Zoom وتم تشغيل هذا الإعداد).
إذا كنت المضيف ، فتأكد من أنك أنت الأول ، حتى لا يضطر الآخرون إلى الانتظار لمشاهدة تلك النافذة المنبثقة البيضاء التي تقول "الرجاء الانتظار حتى يبدأ المضيف الاجتماع."
اكتشف من سيحضر الاجتماع
إذا لم تكن معتادًا على جميع الأسماء الواردة في دعوة الاجتماع ، فيمكنك البحث عنها إما عن طريق البحث عنهم على Google واسم شركتهم ، أو البحث عن صفحاتهم على LinkedIn. هذا لا يؤذي أي شخص أبدًا - إنه جزء من التحضير لاجتماع افتراضي.
إذا كنت تشعر بالود ، فأرسل "مرحبًا" قصيرًا لأي شخص لم تقابله بعد ، ربما عبر Slack أو Whatsapp ، مثل الطريقة التي ذكرناها في دليلنا للبقاء على اتصال مع جهات الاتصال المهنية.
أخبر الأشخاص الآخرين في منزلك أنك ستحضر اجتماعًا
جزء من العمل من المنزل كزوجين أو مع زميل في الغرفة هو الشفافية بشأن الوقت الذي تحتاج فيه إلى وقت هادئ ، إذا كنت تعمل من مساحة مشتركة.
حتى إذا كنت لا تعمل من مكتب منزلي مشترك أو مساحة متعددة الأغراض في منزلك ، فتأكد من إخطار الآخرين بأنك لن تكون متاحًا لمدة 30 دقيقة أو ساعة ، حتى لا يطرق أطفالك الباب أو لا يتوقف والداك عند مفاجأة مثل وجبات كوستكو الخفيفة (سيناريو من الحياة الواقعية أيضًا).
أخبر أولئك الذين تعيش معهم أنك ستكون مشغولاً ، وأنك ستكون حراً بعد ذلك لتناول وجبة ، أو لعب الصيد ، أو المشي الذي تشتد الحاجة إليه ، أو تشغيل المهمات.
تأكد من حصولك على مكان هادئ لحضور الاجتماع
تمامًا كما ذكرنا في دليلنا لإجراء مقابلة افتراضية ، فإن مفتاح الاجتماع الناجح يكمن في تجهيز مكانك الهادئ. آخر شيء تريده هو الضغط على كتم الصوت ، والصراخ لشخص آخر في منزلك أنك بحاجة إلى بضع لحظات من عدم وجود ضوضاء عالية ، أو الأسوأ من ذلك ، القيام بالصراخ ونسيان الضغط على "كتم الصوت".
تأكد من أن مساحتك ستكون هادئة وأن ضوضاء الخلفية ستكون محدودة. ينطبق هذا على الحيوانات الأليفة ، والأطفال الصغار (أو حتى الأطفال الأكبر سنًا) ، والأصوات المسموعة من الإنشاءات القريبة أو الأجهزة التي تعمل بصوت عالٍ (الحرارة ، غسالات الصحون ، الخلاطات ...).
تأكد من أن مكتب منزلك أو مكان عملك جاهز للاجتماعات
نتحدث كثيرًا عن وجود مساحة عمل جاهزة للاجتماع لإجراء المقابلات عن بُعد ونفس الشيء ينطبق على عقد اجتماع قديم منتظم ، حتى لو كان متكررًا.
ماذا يعني هذا؟ هذا يعني التأكد من أن الضوء لا يلامس وجهك بطريقة تجعلك تبدو غريبًا أو تشعر بعدم الارتياح ، وتأكد من عدم وجود فوضى في مجال الرؤية وإخطار شريكك ، أو زميلك في الغرفة ، أو شقيقك ، أو أي شريك آخر في السكن أنه سيفعل ذلك. كن ممتازًا إذا كان بإمكانهم تجنب السير في مجال الرؤية أثناء مكالمة الفيديو.
توجد طرق أخرى للحصول على مساحة عمل جاهزة للاجتماعات في دليل منتج المكتب المنزلي لدينا ، وصولاً إلى وجود حامل كمبيوتر محمول يتيح للكمبيوتر المحمول أن يكون في مستوى الوجه بدلاً من مستوى الصدر.
إذا كنت المضيف ، فلا "تدعو الجميع"
حدد من يكون حضوره مطلوبًا ومن سيكون موضع تقدير أو مساعدة في الاجتماع.
إذا كان الاجتماع شخصيًا ، فلن تقوم بدعوة جميع موظفي المكتب إذا لم يكن موضوع الاجتماع مناسبًا لمجموعات خبراتهم ، أليس كذلك؟ وإذا كان الهدف من الاجتماع هو مقابلة فريق خارجي ، فهل تحتاج حقًا إلى كل فرد من مقر الشركة الرئيسي؟
عندما تلتقي عن بُعد في مكالمات أو مؤتمرات على Zoom ، فكلما زاد عدد الطهاة لديك في المطبخ ، سيكون الأمر أكثر جنونًا أن يتم الاستماع إلى صوت الجميع وعدم الارتباك.
إذا كنت مسؤولاً عن قائمة الحضور في الاجتماع ، فتعرف على صانعي القرار ، وما إذا كان الفريق بأكمله أو نصف الفريق فقط سيستفيد من التواجد في الاجتماع.
وأخيرا هل نسيت أحدا؟
نصائحنا للتأكد من أن الاجتماعات عن بُعد مثمرة
بمجرد التحضير للاجتماع ، هناك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لضمان أن يكون هذا الاجتماع مثمرًا وناجحًا واستخدامًا صالحًا لوقت الجميع.
هناك عدة طرق للقيام بذلك ، بحيث يمكنك زيادة الوقت إلى أقصى حد ، وتجنب الجهود الضائعة وتحديد عناصر العمل للحفاظ على الإنتاجية.
ابدأ الاجتماع موضحًا بالتفصيل المدة التي تتوقع أن يستغرقها الاجتماع.
لا أحد يحب الاجتماع الذي يبدأ في الساعة 3 مساءً ويتم حظره في تقويم الجميع للذهاب حتى الساعة 4 مساءً ، ولكنه يستمر حتى الساعة 4:30 مساءً. هذا لأن الناس مشغولون!
قم بالتفصيل في البداية مباشرة إذا كنت تخطط لقضاء 10 دقائق في المقدمات أو اللحاق بالركب ، على سبيل المثال ، وإذا كنت تريد التأكد من ترك 5-10 دقائق في نهاية الاجتماع لتفويض عناصر العمل أو المشاريع.
أرسل جدول أعمال مسبقًا واطلب التعليقات.
ربما تكون قد تلقيت جدول أعمال الاجتماع قبل الاجتماع. إنه يساعد حقًا ، من حيث الاستعداد والمحافظة على الإنتاجية أثناء الاجتماع! يساعد إرسال جدول الأعمال في التوقع ، خاصةً عندما يطلب مرسل جدول الأعمال الحصول على تعليقات من مجموعة.
هذا هو الوقت المناسب لإضافة النقاط الخاصة بك وإرسالها مرة أخرى إلى المجموعة ، مع التأكد من أن كل مخاوفك أو أفكارك قد تم تحديدها (حتى لا يتم تجاهلها أو نسيانها).
إذا كان اجتماعك عبارة عن اجتماع وقائي ، فربما لا تحتاج إلى جدول أعمال!
اطلب من الحاضرين في الاجتماع إعداد المواد أو التقارير أو المعلومات ذات الصلة والبحث فيها.
لا توجد طريقة خاطئة للتحضير للاجتماع. يمكنك القول إن الطريقة الخاطئة الوحيدة للتحضير للاجتماع هي عدم التحضير على الإطلاق.
هناك دائمًا نوع من البحث الذي يمكنك إجراؤه عندما يتعلق الأمر بإجراء مقابلة أو مقابلة شخص جديد أو إجراء محادثة مع عميل محتمل أو مجرد مناقشة مسارات العمل التي يجب اتخاذها مع زميل في العمل.
يمكنك البحث عن الأشخاص (على LinkedIn) ، وتاريخ العلاقات المهنية أو علاقات الشركة عن طريق التخلص من رسائل البريد الإلكتروني القديمة أو البيانات في أنظمة الإدارة ، أو ربما من خلال الرجوع إلى المحادثات في Slack التي قد تؤدي إلى أدلة إذا كنت تحاول اكتشاف شيء ما.
بينما يجب عليك بالطبع إعداد مدخلاتك وأفكارك المنظمة ، اطلب من الحاضرين الآخرين إعداد كل ما هو مطلوب ، بالإضافة إلى ذلك.
خصص فترات زمنية محددة لكسر الجمود أو المكونات الاجتماعية.
هل رأيت قائمة طرق البقاء على اتصال أثناء العمل عن بُعد؟
إذا كان الأمر كذلك ، فمن المحتمل أنك لاحظت أننا نوصي بأكوام من الطرق (!) لتكوين علاقات اجتماعية والحفاظ عليها مع الزملاء والعملاء والموردين وأعضاء شبكتك المهنية.
استمر في النظر إلى الساعة (أو اضبط مؤقتًا).
تذكر دائمًا الاستمرار في الرجوع إلى الساعة ، سواء كانت الساعة على الكمبيوتر المحمول أو الحائط أو معصمك.
في بعض الأحيان ، أثناء الاجتماعات ، يمكنك أن تنجرف في الحديث القصير أو عن طريق خلق علاقة. تذكر أن تبقى على الموضوع حتى ينتهي الاجتماع عندما يتوقع جميع الحاضرين ذلك! يجب أن يكون الاحترام دائمًا أولوية.
اتصل باللقطات عندما يكون هناك وقت للأسئلة أو للأسئلة.
إذا كنت مضيفًا أو قائدًا للاجتماع ، فأنت محظوظ - ستتخذ القرار بشأن متى يمكن الإجابة على الأسئلة أو عندما يكون المجال مفتوحًا للأسئلة والأجوبة.
إذا شعرت أن الحاضرين في الاجتماع لديهم أسئلة طوال الاجتماع ، فيمكنك الاختيار بين مطالبة الحاضرين بإبقاء جميع الأسئلة حتى النهاية ، أو أخذهم موضوعًا بموضوع بحيث يظل جدول الأعمال صحيحًا كما هو مخطط له.
اسأل نفسك عما إذا كان يمكن حل الاجتماع عن طريق البريد الإلكتروني.
أوه ... هذا هو الراكل الحقيقي. بينما نحب جميعًا سماع الأصوات البشرية ورؤية الوجوه البشرية واستخدام الاجتماعات كوقت اجتماعي ، ففكر في إمكانية حل موضوع أو مشكلة أولاً عبر البريد الإلكتروني.
إليكم سبب ذلك. الاجتماعات رائعة لإجراء المناقشات وجلب الإنسانية إلى عملنا ، كأشخاص حقيقيين ، ولكنها أيضًا تخلق طرقًا للابتعاد عن الموضوع أو الابتعاد عن الموضوع أو إنشاء طرق لترك الأشياء دون تسجيل.
على سبيل المثال ، أنا أعمل مع أشخاص في مناطق زمنية مختلفة. قد يكون من الصعب أحيانًا جدولة الاجتماعات إذا كان عليها أن تكون في وقت مبكر بالنسبة لي ومتأخرة.
أستخدم البريد الإلكتروني لتغطية الموضوعات حيث أمنحهم يومًا للإجابة علي ، وأستيقظ على إجابتهم. نحدد موعدًا لإجراء مكالمة إذا شعرنا أننا لم نصل إلى أي مكان ، أو لدينا موعد نهائي أو إذا أسيء فهم بعضنا البعض.
ما نقصده هنا هو أن تسأل نفسك أولاً إذا كانت مشكلتك تتطلب من زملائك أو العملاء تقديم تأكيد على نعم / لا ، أو إذا كنت بحاجة فعلاً إلى إجراء مناقشات أو حل سوء التواصل أو تبادل الأفكار.
نأمل أن تكون قد أحببت هذه المقالة بقدر ما نتمتع بكتابتها لمساعدتك في أسلوب حياتك في العمل عن بُعد. هل لديك فكرة عن مواضيع العمل أو العمل من المنزل عن بُعد والتي ترغب في تناولها؟ لا تتردد في مراسلتنا عبر البريد الإلكتروني.
