حتمًا ، تعكس كل مؤسسة بطريقة ما الحلقة الأضعف من السلسلة التي يتألف منها هيكلها. حتى لو كنت تعمل بشكل مستقل ، فأنت بحاجة إلى التفاعل مع المزيد من الأشخاص لإنجاز عملك (شركاء ، عملاء ، موردون). إذا كان هناك شخص ما في سلسلة عملك لم يرد على البريد الإلكتروني لمدة أسبوعين ، فسيتم معاقبة كفاءتك - أو مؤسستك -. البلادة في عضو الفريق معدية وتولد البلادة في النظام.
في مثل هذه الحالة - أو الأفضل ، لمنعها - اتصال جيد بين جميع أعضاء الفريق أمر ضروري. يمكن للنبرة التي تُقال بها أن تخلق جوًا متوترًا وتفاعليًا ، مما يضر بإنتاجيتك بشكل أكبر. لتحقيق التعاون الأمثل ، يجب أن تكون جودة الاتصال ممتازة.
يجب تكييف الاتصال مع الشخص الذي يتم توجيهه إليه . سيحتاج المسؤول التنفيذي والفني إلى التواصل بلغة مختلفة ومستوى مختلف من التفاصيل وحتى تنسيق مختلف. على أي حال ، ضع هذه النصائح في الاعتبار:
- يجب أن تكون الرسالة واضحة ومختصرة.
- وضح أي افتراضات (لا تعطي أي شيء كأمر مسلم به).
- ضمِّن معلومات أساسية كافية.
- كن منظمًا وحمل أهم المعلومات في المقدمة.
- لا تستخدم المصطلحات العامية.
- لا تستخدم الكلمات الغامضة.
- لا تضف معلومات زائدة عن الحاجة.
- لا تخض في التفاصيل.
عندما يحتفظ الأشخاص في إحدى المؤسسات بمعالجة بريدهم الإلكتروني والاتصالات الأخرى وإفراغها بانتظام ، فإنهم ينشئون إطار عمل للاستجابة بالشبكة التي يتصلون بها. لقد انتقلوا إلى مستوى أعلى وأكثر نضجًا وأصبحوا قادرين على القلق بشأن المشكلات الأكثر أهمية التي يجب حلها. عن طريق تقصير أوقات الاستجابة ، تحصل على علاقة صحية وأكثر إنتاجية.
علاوة على ذلك ، عندما يعلم الأشخاص أنك تولي اهتمامًا كبيرًا للرسائل التي يرسلونها إليك ، فإنهم يهتمون بإرسال معلومات مناسبة وذات صلة إليك. . إرسال محتوى غير ذي صلة يؤدي إلى نتائج عكسية تمامًا إذا كنت تريد ثقافة الاستجابة والفورية.
لا يمنع الاتصال الجيد حدوث المشكلات ولكنه يسمح لك باكتشافها عاجلاً وأسرع ، والتعامل معهم قبل أن يتحولوا إلى أزمة.
لذا نظّف بريدك الوارد في كثير من الأحيان. وفوق كل شيء ، استجب لأولئك الذين يحتاجون إلى ردك لإعداد عملهم. تذكر أن الإجابة لا تعني فعل.
كيف هي الاتصالات في عملك؟
