اليوم ، تهدد إنتاجيتنا دائمًا وجود انقطاعات مستمرة لا يمكننا السيطرة عليها. المقاطعة هي أي شيء يمنعك من بدء مهمة مهمة وإنهائها. من الصعب القيام بالأشياء المهمة وتجاهل التافه عندما يتآمر الكون ضدك.
بعض النصائح التالية لمكافحة الانقطاعات قد لا يرضي الجميع في البداية. سيعتقد البعض أنها ثقيلة جدًا أو ليست صحيحة سياسياً بطريقة ما. يشعر الآخرون ، في الحقيقة ، بالراحة مع المقاطعات - يجعلونهم يشعرون بأنهم مشغولون ويخففون من ضغط الاضطرار إلى القيام بشيء أكثر أهمية. ولكن إذا كنت شخصًا يعتقد أنه يمكنك القيام بأشياء أفضل عندما تكون في محادثة أو في موقف لا يسير في أي مكان ، فتابع القراءة.
الانقطاعات التي تنتجها وسائل الاتصال المتزامنة هي أكثر صعوبة في إدارتها. هذه هي الاتصالات التي تحدث في الوقت الفعلي والتي تشمل أطرافًا مختلفة في وقت واحد ، كما هو الحال في مكالمة هاتفية أو محادثة بين الأشخاص. ومع ذلك ، في الاتصال غير المتزامن كما هو الحال في رسائل البريد الإلكتروني ، لا تتفاعل الأطراف المشاركة في الوقت الفعلي ، مما يعني أن الردود لا تحدث على الفور.
مع وضع ذلك في الاعتبار ، دعونا نرى كيف يمكننا مواجهة كبار سرقة الوقت التي ابتليت بها حياتنا اليومية.
رسائل البريد الإلكتروني
من السهل جدًا إدارة رسائل البريد الإلكتروني بحيث لا تتسبب في الانقطاعات ، نظرًا لكونها طريقة اتصال غير متزامنة ، فلا ينبغي لأحد أن يتوقع أنك سترد على الفور ، ولا حتى في نفس اليوم.
- تقييد الوصول إلى بريدك الإلكتروني بمرتين أو ثلاث مرات في اليوم . بقية الوقت ، أطفئه.
- تجاهل تنبيهات البريد الإلكتروني . افعل ذلك على جميع برامج البريد الإلكتروني وأجهزة الكمبيوتر والهواتف الذكية والأجهزة اللوحية.
- لا تتحقق من بريدك الإلكتروني كأول شيء في اليوم . افعل ذلك بعد إكمال أهم مهمة لديك. ولكن ماذا لو كان هناك شيء عاجل أحتاج إلى معرفته؟ في جميع الاحتمالات ، من النادر للغاية أن يكون هناك أي شيء عاجل للغاية ولا يمكنه الانتظار حتى الساعة 11 صباحًا.
المكالمات الهاتفية
المكالمات الهاتفية هي أنماط اتصال متزامنة ، وبالتالي ، تعتبر مقاطعات حقيقية. هنا ، الإستراتيجية الجيدة هي تلك التي اقترحها تيم فيريس في أسبوع العمل لمدة 4 ساعات: لديك هاتفان . هاتف جوال للطوارئ وآخر (جوال أو لا) لنشاطك العادي.
- كتم صوت الهاتف العادي حتى تتمكن من استخدامه كنظام غير متزامن . ستنتقل المكالمات إلى البريد الصوتي ، وكما هو الحال مع رسائل البريد الإلكتروني ، يمكنك الاستماع إليها واتخاذ الإجراءات وفقًا لذلك أثناء تخصيصك المخصص مرتين أو ثلاث مرات في اليوم.
- اطلب من الأشخاص استخدام رقم هاتفك المحمول فقط إذا كان هناك حاجة ملحة فعلاً . عندما تجيب ، لا تدعهم يقعون في محادثات تافهة - اطلب منهم أن يصلوا مباشرة إلى صلب الموضوع.
الاجتماعات
هنا التعليمات هي:
- تجنب الاجتماعات . من واقع خبرتي ، نادرًا ما تكون ضرورية ، وعندما تكون كذلك ، فإنها لا تتطلب حتى نصف الوقت الذي يقضيه فعليًا فيها. اشرح بوضوح لأي شخص يطلب حضورك أن ما تفعله أهم من الاجتماع. إذا لم يكن هناك خيار وكان عقد اجتماع ضروريًا للغاية ، فيجب فقط طلب الأشخاص المعنيين مباشرة بالمسألة ، ويجب تحديد الموضوعات بوضوح مسبقًا ، ويجب تعيين الحد الأقصى للمدة.
الحزم هو سلاحك
إن كبح هذه الانقطاعات ليس بالأمر السهل. لن يفهم الجميع أسباب تقييدها في البداية ، ولكن مهمتك هي تثقيف الأشخاص من حولك ليكونوا أكثر فعالية وكفاءة.
الحزم هو أسلوب اتصال أساسي لتحقيق أهدافك دون الإضرار بأحد. يتعلق الأمر بالتعبير عن أفكارك أو مشاعرك أو أفكارك أو معتقداتك بطريقة واضحة ومباشرة ومتوازنة - يتعلق الأمر بالدفاع عن حقوقك دون نية مهاجمة الآخرين.
التواصل الحازم والمحترم مهارة يمكن تدريبها وتحسينها. فوائده ، بالإضافة إلى مساعدتك على أن تكون أكثر إنتاجية ، كثيرة:
- تقليل توترك عندما تصبح أكثر راحة في قول ما تعتقده حقًا.
- من خلال تحديد ما يجب فعله وما لا تفعله ، تشعر أنك أنت من يتحكم في حياتك .
- تكتسب المزيد من الوقت لفعل ما يهم ، حيث يمكنك قول لا للأشياء التي لا تحقق لك أي قيمة.
- أخيرًا ، ستتمتع بعلاقات أفضل مع الآخرين . إذا كان سلوكك في الماضي أكثر سلبية من كونه حازمًا ، فقد لا يرضي التغيير كل شخص في حياتك. في النهاية ، ستكسب احترامهم.
- من خلال قول ما تعتقده وليس ما يريد الآخرون سماعه ، ستعزز إحساسك باحترام الذات .
خاتمة
نظرًا لأن الغالبية العظمى من المقاطعات ليست عاجلة - على الرغم من أنهم يريدون منك أن تعتقد خلاف ذلك - يجب تشجيع الأشخاص على استخدام البريد الإلكتروني أولاً ثم الهاتف وأخيرًا الاجتماعات الشخصية للتواصل معك . عندما يطلب منك شخص ما لقاء شخصيًا ، اطلب منه / منها إرسال بريد إلكتروني بالمشكلات التي يريد مناقشتها. ستندهش من عدد الاجتماعات التي يمكنك تجنبها بمجرد إرسال ورسائل بريد إلكتروني واضحة وموجزة ذهابًا وإيابًا.
