البريد الإلكتروني هي إحدى أدوات الاتصال الأكثر استخدامًا هذه الأيام. وأكثر ما أوصي به ، إذا كنت لا تريد إضاعة جزء كبير من وقتك. كل شخص لديه بريد إلكتروني و هذا النوع من المحادثات غير متزامن ، مما يعني أنه على عكس المكالمات الهاتفية والرسائل الفورية والاجتماعات (سواء وجهًا لوجه أو عن طريق مؤتمر الفيديو) ، لا يشارك المحاورون نفس الوقت ، وبالتالي ، لا يجب أن تكون الإجابات فورية.
استخدم هذا لصالحك. قم بتثقيف زملائك وعملائك وأصدقائك لاستخدام البريد الإلكتروني كقناة افتراضية للتواصل معك ، وسوف توفر الكثير من الانقطاعات. ستزيد إنتاجيتك أكثر إذا قمت بإنشاء من 1 إلى 3 مرات في اليوم للوصول إلى بريدك الإلكتروني ومعالجة العناصر الجديدة مرة واحدة (تجميع) ، مع إبقاء الإشعارات بعيدة عن بقية اليوم.
إذا قمت بذلك بالفعل ، ستكون الخطوة التالية أكثر فاعلية في استخدام البريد الإلكتروني . لن تفيد إعادة توجيه محادثاتك إلى رسائل البريد الإلكتروني كثيرًا إذا كنت بحاجة إلى إرسال سبع رسائل بريد إلكتروني من أجل الإغلاق محادثة واحدة. وإليك بعض النصائح لتجنب حدوث ذلك:
- فكّر قبل أن تكتب . ما هو الغرض من هذا البريد الإلكتروني؟ هل تريد إخبار شيء ما ، أو الحصول على بعض المعلومات ، أو هل تحتاج إلى المتلقي لتنفيذ إجراء؟ إذا كنت تدرك أنه ليس مهمًا جدًا ، فلا تكتبه. احترم وقت الآخرين حتى يحترموا وقتك.
- يجب أن يُظهر سطر الموضوع بوضوح ودقة النقطة الرئيسية للبريد الإلكتروني ، حتى يتمكن المتلقي من معالجتها بالطريقة الصحيحة. يتلقى المستلم أيضًا عددًا من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم. سطور الموضوع مثل "مرحبًا" أو "سؤال واحد" أو "اجتماع" ليست غنية بالمعلومات الكافية وقد تنتقل مباشرة إلى سلة المهملات أو تضيع في الجزء السفلي من البريد الوارد.
- من الأفضل تناول موضوع واحد فقط لكل بريد إلكتروني . بهذه الطريقة ، يمكن معالجة كل موضوع على حدة ، بطريقة أكثر ملاءمة ، وتسهل تنظيم صندوق الوارد للمستلم. لا توجد تكلفة إضافية لكتابة ثلاث رسائل بريد إلكتروني ، بدلاً من واحدة ، لمعالجة ثلاث قضايا مختلفة.
- كن واضحًا ومختصرًا . ضع في اعتبارك من هو المحاور الخاص بك وقدم سياقًا كافيًا لها لكي تفهم بوضوح وبشكل لا لبس فيه ما تنوي نقله. استخدم لغة بسيطة. فكر فيما يجب أن تكتبه حتى لا يتم طرح أي أسئلة عليك ، ولكن انتقل مباشرة إلى النقطة المهمة. لا تحكي القصص ، فقط اعرض الحقائق. سأقولها مرة أخرى:احترم وقت محاورك.
- يجب أن يكون بريدك الإلكتروني سهل القراءة والفهم . افصل الأفكار المختلفة في فقرات مختلفة. لا تستخدم خطًا صغيرًا أو ضعيف القراءة. لا تستخدم الكلمات الكبيرة أو العبارات التي تعني ، في اللغة المكتوبة ، أنك تصرخ ومزعج للغاية. لا تختصر الكلمات عندما كنت مراهقًا في Whatsapp.
- أوضح ما تتوقعه . هل تتوقع جوابا؟ موعد نهائي؟ هل تحتاج إلى المتلقي لأداء مهمة؟
- إرفاق المستندات بتنسيقات قياسية . إذا كنت لا تعرف محادثتك ، فلا تفترض أنها تستخدم Microsoft Word وإلا ستفتح المستند على الكمبيوتر. قد تقرأ بريدك الإلكتروني من هاتف ذكي أو جهاز لوحي ، لذا اجعل الأمور سهلة عند تحويل مستنداتك إلى PDF.
- كن مؤدبًا . استخدم نوعًا من التحية أو الامتنان والتوقيع. وأتمتة التوقيع ، إذا لم تقم بذلك بعد. أيضًا ، إليك مجموعة جيدة من الأمثلة حول كيفية بدء بريد إلكتروني بطريقة احترافية.
- قبل إرسالها ، صححه لغويًا . تحقق من نغمة الرسالة والقواعد والهجاء. اقرأها بصوت عالٍ لترى كيف تبدو. إذا غيرت أي شيء ، اقرأه مرة أخرى.
- الاستجابة في الوقت المناسب . لا تتطلب رسائل البريد الإلكتروني فورية ، ولكن يمكن تفسير الرد المتأخر على أنه عدم احترام. حاول الإجابة في غضون يوم. إذا لم تكن لديك الإجابة الصحيحة حتى الآن ، فطمئن محاورك قائلاً إنك لا تنساها.
- احذر من تضمينه في نسخة كربونية . قم بتضمين الأشخاص الذين أعربوا عن اهتمامهم بالمسألة فقط ، والذين يحتاجون إلى إعلامهم أو يمكنهم المساعدة. لا تزعج أحدا آخر. ننسى زر "الرد على الكل".
- قص النكات والهراء . لا ترسل فيديو قططًا مضحكًا إلى جميع زملائك في العمل ، إذا كنت تريد أن تؤخذ إنتاجيتك الشخصية على محمل الجد.
نصيحة إضافية:لا تستخدم البريد الإلكتروني إذا كانت هناك مشكلة عاطفية في المحادثة . عندما تكتب بريدًا إلكترونيًا ، لا يرى المستلم إيماءاتك ولا يسمع صوتك ، لذلك يمكن أن يكون هناك سوء تفاهم. إذا لاحظت حدوث ذلك عند تلقيك ردًا ، فلا تتابع المحادثة عبر البريد الإلكتروني. قم بإجراء مكالمة هاتفية ووضح الموقف في أسرع وقت ممكن.
مقالة ذات صلة:بريدك الإلكتروني ليس قائمة مهام.
