من الشائع جدًا هذه الأيام أن ترى العديد من العاملين في مجال المعرفة يعيشون حياتهم حول البريد الإلكتروني . لا يقتصر البريد الإلكتروني على المكان الذي يتواصلون فيه مع الآخرين ، ولكنه أيضًا المكان الذي ينظمون فيه عملهم ويديرون مهامهم. البريد الإلكتروني هو المعسكر الأساسي حيث يولد كل ما يتعين عليهم فعله والتعامل معه وقتله.
نحن نعيش في عصر وصلت فيه فرص الإلهاء إلى حدود لم نكن نتخيلها قبل بضع سنوات فقط. الآن ، إذا أردنا أن نكون فعالين ولا نعيش غارقة في القلق الذي يمكن أن ينتج عن التحميل الزائد للمعلومات ، فعلينا أن نتعلم الانتباه إلى ما يهم حقًا في جميع الأوقات.
كما ذكرت قبل بضعة أشهر في المقالة ، فإن بريدك الإلكتروني ليس قائمة مهام ، إن العيش في بريدك الإلكتروني ليس بالضبط أفضل طريقة للاستمرار في التركيز على ما هو مهم . هناك خلط خطير بين مصطلحي "اتصال" و "عمل". البريد الإلكتروني ليس سوى وسيلة اتصال وبالطبع الاتصال جزء من وظيفتك ... ولكنه جزء فقط.
لا يعتقد الجميع ذلك. أعرف ذلك لأن العديد من مستخدمي FacileThings الجدد يسألون ، في الأيام الأولى من استخدامهم ، كيف يمكنهم تلقي جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم من Outlook و Gmail وما إلى ذلك ، في صندوق الوارد الخاص بالتطبيق. لا يمكنهم ذلك. وهذا مقصود. إذا كنت تريد أن تكون منتجًا بينما تعيش أكثر استرخاءً ، فلا يمكنك أن تكون دائمًا تحت رحمة الانقطاعات وما يريده الآخرون ، دون أن ترى بوضوح المهام التي يتعين عليك القيام بها في بحر من رسائل البريد الإلكتروني.
من الصعب جدًا التخلص من هذا الإدمان الخاطئ الذي تم فرضه علينا بطريقة ما من قبل عالم الشركات اليوم. إن العيش في البريد الإلكتروني يجعلنا نشعر "بالارتباط" بالآخرين ، ورؤية كيفية وصول رسائل البريد الإلكتروني للرد على الفور يجعلنا نشعر بـ "الانشغال" و "القيمة". في رأيي ، كل هذه المشاعر غير واقعية كما أنها ضارة - فهي لا تساعدنا على القيام بعملنا بشكل أفضل وبالتأكيد لا تقلل من مستوى التوتر لدينا على الإطلاق.
هل تريد أن تبدأ بالشعور بالإنتاجية حقًا؟ تريد أن تقلل من إجهادك؟ ما عليك سوى القيام بهذين الأمرين:
- افصل قائمة مهامك عن بريدك الإلكتروني . ليست كل رسائل البريد الإلكتروني عبارة عن مهام أو تأتي جميع المهام من رسائل البريد الإلكتروني. ويمكن أن يحتوي بريد إلكتروني واحد على عدة مهام ومختلفة. وموضوع البريد الإلكتروني لا يحدد المهمة بشكل جيد. ولا يمكن تعديله. ولا يمكنك تحديد الأولويات ... هل تحتاج إلى مزيد من الأسباب؟ استخدم البريد الإلكتروني للتواصل وأداة لإدارة المهام لتحديد الأشياء التي عليك القيام بها وتنظيمها وتنفيذها. حتى باستخدام القلم والورقة ، استخرج مهامك من بريدك الإلكتروني. بهذه الطريقة فقط ستكون قادرًا على الحصول على صورة واضحة لما عليك القيام به وتحديد أفضل طريقة لقضاء وقتك.
- حدد أوقاتًا محددة للعمل مع رسائلك الإلكترونية . كم العدد؟ يعتمد ذلك على عملك ، لكن حاول أن تكون أقل قدر ممكن. يجب أن يكون الحد الأقصى 2 أو 3 مرات في اليوم. في تلك الأوقات الثابتة ، افتح برنامج البريد الإلكتروني ، وتحقق من الأشياء الجديدة التي وردت ، وأجب على رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى رد ، وأعد تنظيمها لتفريغ البريد الوارد وإنشاء مهام جديدة (إن وجدت) على أداة إدارة المهام الخاصة بك. على نحو مفضل ، اختر هذه الأوقات في نهاية مجموعات العمل الأخرى ، بحيث لا يشترط البريد الإلكتروني تخطيطك. خارج هذه الأوقات المحددة ، يجب أن يكون برنامج البريد الإلكتروني متوقفًا تمامًا. تعطيل جميع التنبيهات التي قد ترسلها أجهزتك المحمولة.
شيئين فقط. بهذه البساطة. حاول أن تفعلها لمدة أسبوعين أو ثلاثة أسابيع وأنا متأكد من أنك لن تعود أبدًا إلى فخ الحياة المبنية على البريد الإلكتروني .
