تتمثل الوظيفة الرئيسية لقائمة المهام في جعلك منظمًا وسهلاً ، مع العلم أنك لا تنسى أي شيء. ولكن إذا تركته ينمو دون عناية ، فقد ينتج عنه تأثير مختلف تمامًا. يمكن أن تدمر القائمة الطويلة إحساسك بالسيطرة وتصبح مصدرًا للتوتر والإحباط .
من الصعب جدًا عليك التركيز على ما يجب عليك فعله عندما تكون قائمة مهامك بلا نهاية. يعد تحديد المهمة التالية التي يجب القيام بها من بين مئات الإجراءات التالية المحتملة تجربة ساحقة إلى حد ما ، وفي هذه الظروف ، من المحتمل أنك لا تختار الخيار الأكثر تفضيلاً. دعنا نواجه الأمر ، إذا كان لديك مائة مهمة في قائمة مهامك ، فلن تقوم بإنجازها جميعًا. ستفعل القليل ، وربما لا تفعل ما يجب عليك فعله.
كلما كانت قائمة الإجراءات التالية أقصر ، كان من الأسهل بالنسبة لك التركيز على ما تحتاج حقًا إلى القيام به . ضع في اعتبارك أيضًا أن ترك قائمة مهام معلقة طويلة كل يوم له تأثير نفسي سلبي سيمنعك من الاستمتاع الكامل بوقت فراغك. يبدو أنه ليس لديك الحق في الاستمتاع بمعرفة أنه لا يزال لديك الكثير لتفعله.
لذلك ، لكي تكون منتجًا حقًا وتحافظ على التوتر ، فأنت بحاجة إلى قائمة الإجراءات التالية قصيرة قدر الإمكان. إليك عشرات النصائح التي ستساعدك على تحقيق ذلك بطريقة ذكية.
1. لا تخف من استخدام سلة المهملات
من الواضح ، لكي تتمتع بالأمان وراحة البال بحيث لن تنسى أي شيء ، يجب أن تلتقط بطريقة ما كل ما يتبادر إلى ذهنك. لكن هذا لا يعني أن كل ما تلتقطه ضروري أو ممتع أو قابل للتنفيذ.
عندما تقوم بمعالجة المواد التي جمعتها ، اسأل نفسك عما إذا كانت شيئًا ضروريًا حقًا في حياتك أو في عملك ، وما إذا كنت ترغب في تقديم التزام في هذا الصدد. إذا كنت في شك ، قم بإزالتها! إذا اتضح في النهاية أنه كان عليك القيام بشيء ما ، فسوف يعود لاحقًا بطريقة أكثر وضوحًا.
لا تتراكم المهام التي لا معنى لها. عندما تراجع قائمة الإجراءات التالية وتدرك أن هناك بعض المهام هناك إلى الأبد ، فكر مرة أخرى في ضرورتها. استخدم سلة المهملات.
2. استخدم قائمة أخرى للإجراءات غير الملتزم بها
هناك مهام لا تعرفها حتى الآن ما إذا كنت ستقوم بها أم لا. إذا قمت بتضمينهم جميعًا في نفس القائمة ، فسوف يصرفونك عما تريد فعله حقًا. انقل تلك المهام التي لم تلتزم بإنجازها بعد إلى قائمة أخرى "للإجراءات غير الملتزمة" (إذا كنت تمارس GTD ، فستكون يومًا ما / ربما قائمة).
راجع هذه القائمة أسبوعيا. إذا لم يعد هناك شيء منطقي ، فاحذفه. إذا كنت قد حصلت على الالتزام - داخليًا أو خارجيًا - للقيام بأي من الإجراءات الموجودة ، فقم بنقلها إلى قائمة الإجراءات التالية.
3. لا تحتاج إلى رؤية جميع إجراءات المشروع على مرمى البصر
حسنًا ، لقد أدركت بالفعل أنه لتحقيق التزام معين ، يجب عليك القيام بالعديد من الإجراءات. دعنا ندعو مشروعًا إلى هذه المجموعة من الإجراءات التي ستقودك إلى تحقيق نتيجة معينة. نظرًا لأنك قد لا تقوم بجميع إجراءات المشروع في وقت واحد ، فليس من المنطقي أن تضعها جميعًا في قائمة الإجراءات التالية. هم يولدون ضوضاء كثيرة.
ما عليك سوى تضمين المهمة الأولى لكل مشروع في قائمة المهام الخاصة بك. عند الانتهاء ، قم بإزالته وإضافة مهمة المشروع التالية (تشير دائمًا إلى المشروع الذي تنتمي إليه). منطقيًا ، هذا يعني وجود قائمة إضافية بالمشاريع ، مع معلومات حول مهامهم.
4. العيش في الحاضر
بالتأكيد ، جزء كبير من أفعالك القادمة - التي تم الالتزام بها بالفعل - لا تحتاج إلى إنجازه في غضون الأسابيع أو حتى الأشهر القادمة. تضيف هذه الإجراءات المستقبلية أيضًا ضوضاء غير ضرورية إلى قائمة المهام الخاصة بك ، لذلك يجب عليك إخفاؤها في الوقت الحالي.
يقترح David Allen حلاً أنيقًا لهذا:احتفظ بأفعالك المستقبلية في ملف Tickler مرتبة حسب التاريخ ، حتى تتمكن من تنشيطها بسهولة عندما يحين الوقت. يجب مراجعة هذا المكان أسبوعيًا ونقل المهام الجديدة التي تم تنشيطها إلى قائمة الإجراءات التالية.
5. فصل الإجراءات عن غير الإجراءات
يجب أن تحتوي قائمة المهام الخاصة بك على الإجراءات فقط. كل شيء آخر - الأفكار والمعلومات والمواد المرجعية وما إلى ذلك - يجب أن يكون في مكان آخر. استخدم قوائم أخرى لهذه الأشياء (إذا كنت تمارس GTD ، فاستخدم المادة المرجعية للحصول على مزيد من المعلومات ، و يومًا ما / ربما قائمة للحفاظ على أفكارك حية).
6. في الواقع ، قائمة المهام الخاصة بك هي مجموعة فرعية من قائمة المهام الخاصة بك
لنفترض أن لديك قائمة من 30 مهمة وأنك في مقهى به كمبيوتر محمول وجهاز iPad متصل بالإنترنت. كم عدد هذه المهام الـ 30 "المؤهلة" في هذه الظروف؟
قم بتسمية جميع مهامك بالسياق الذي يمكن تنفيذها فيه. عندما تحتاج إلى اختيار واحد ، قم بتصفية قائمتك بالسياق الذي تجد نفسك فيه. هذه القائمة الأقصر والأكثر تركيزًا هي في الواقع قائمة الإجراءات التالية الحقيقية.
7. قم بعمل تقدير بسيط للأوقات
دعنا نعود إلى الحالة السابقة ، والآن أضف القيد بأنك ستبقى في المقهى لمدة 30 دقيقة فقط ، لأنه بعد ذلك عليك الذهاب إلى اجتماع. إذا قمت بتمييز مهامك بوقت تقديري (ليس ذلك ممكنًا دائمًا ، لكنك تعرف المدة التي ستستغرقها بعض المهام المتكررة) ، يمكنك تقليل قائمتك بشكل أكبر ، وتصفية المهام التي تحتاج إلى أكثر من 30 دقيقة لإنجازها.
8. حدد المهام التي تتطلب طاقة منخفضة
لا يزال بإمكانك التحسين أكثر عندما تكون متعبًا في نهاية اليوم أو ببساطة لا تجد الطاقة اللازمة لتشغيل الأشياء المعقدة. في هذه الحالات ، يمكنك تصفية الإجراءات التي تتطلب طاقة منخفضة فقط (الرد على بريد إلكتروني ، إجراء مكالمة ، قراءة مقال ...) والاستفادة من تلك اللحظات.
كما في الحالات السابقة ، اعتقد في الواقع ، أن قائمة الإجراءات التالية عادة ما تكون مجموعة فرعية من القائمة الفعلية .
9. صنف مهامك جيدًا
إلى جانب السياقات ، أضف إلى مهامك أي علامة تسمح لك بفرزها ثم تصفيتها ، حسب أي معايير مفيدة لك.
10. استخدم MITs (أهم المهام)
من الطرق المثمرة لإعداد يومك اختيار أهم المهام (MITs) التي يجب القيام بها في اليوم. عادة ما تكون مهمة واحدة أو اثنتين أو ثلاث. منذ بداية اليوم وحتى الانتهاء من هذه المهام ، تصبح قائمة MIT الخاصة بك قائمة مهامك.
11. إزالة المهام التي تم إنجازها بالفعل في أسرع وقت ممكن
بمجرد الانتهاء من مهمة ما ، قم بإيقاف تشغيلها وإزالتها من قائمتك - أو أرشفتها. بالإضافة إلى تقليل حجم القائمة ، فإن إنهاء المهام هو الهدف النهائي لمنظمتك الشخصية ، وبالتالي ، فإنه يولد تعزيزًا إيجابيًا لعاداتك الإنتاجية.
12. اختر الأداة الصحيحة
لسوء الحظ ، من الصعب جدًا تنفيذ كل هذه الأشياء بالورق والقلم الرصاص فقط. أنت بحاجة إلى أداة جيدة يمكن الوصول إليها من أي مكان تتيح لك الحصول على القوائم اللازمة وإجراء الحركات اللازمة فيما بينها. يجب أن تسمح لك أداتك بتعيين السياقات والعلامات والأوقات المقدرة ومستويات الطاقة لمهامك ، والتصفية من خلال كل هذه المفاهيم. سيكون من الممتع أيضًا القدرة على تمييز المهام المهمة.
يجب أن تساعدك أداتك في إدارة مشاريعك جنبًا إلى جنب مع قوائم المهام الخاصة بك ، ويجب أن تنشط المهام الجديدة تلقائيًا ، ليس فقط القادمة من المشاريع ولكن أيضًا من ملف Tickler .
باختصار ، تحتاج قائمة مهامك إلى جرعة جيدة من الواقعية والدقة لتكون مفيدة. مع الموقف الصحيح والأداة المناسبة ، يمكن أن تكون قائمة الإجراءات التالية هي المفتاح لحياة أكثر استرخاء .
