منذ فترة ، جادلت في هذه المدونة أن استخدام البريد الإلكتروني كما لو كان قائمة مهام هو ، من وجهة نظري ، نهجًا تنظيميًا غير مثمر للغاية. تم تصميم كل أداة لنوع من الاستخدام ، واستخدام البريد الإلكتروني كنظام للتنظيم الشخصي يشبه استخدام مفترق طرق لاصطياد الحيتان.
استخدام التقويم كقائمة مهام هو نهج آخر ، سيء مثل النهج السابق ، وهو أيضًا إرث تركه لنا عالم الشركات. ليس من النادر على الإطلاق أن نرى أنه لا يزال هناك حتى يومنا هذا الشخص الذي يعمل مع تقويمات مثل هذه ، مليئة بالمهام ، بدون أي مساحة خالية عمليًا:
في ما يلي بعض الأسباب التي تجعل العمل بهذه الطريقة غير منتج فحسب ، بل أيضًا مربكًا للغاية:
- أنت لا تعرف الوقت الذي ستستغرقه المهمة . لا ، أنت تعتقد أنك تفعل ، لكنك لا تفعل ذلك. إذا كنت مثلي ، فستكون مخطئًا 9 مرات من أصل 10. ما كنت تعتقد أنه سيستغرق 30 دقيقة ، اتضح أنه يستغرق 45 ؛ لذلك لا يمكنك بدء المهمة التالية لأن لديك اجتماعًا ، بالمناسبة ، ينتهي به الأمر لمدة 20 دقيقة أكثر مما هو مخطط له.
- يعد التقويم مصدر إحباط . بسبب ما سبق ، في نهاية اليوم ، تكون قد أنهيت 3 مهام فقط من 7 مهام مدرجة في التقويم. هذا ، بشكل يومي ، يقوض معنويات أي شخص.
- يتطلب تحديث التقويم قدرًا كبيرًا من العمل . تخطط ليوم واحد أو أكثر ، ربما أسبوع. نظرًا لعدم قدرتك على إكمال كل ما هو مخطط لهذا اليوم وهناك أيضًا حالات طوارئ جديدة ، يتعين عليك الآن إعادة جدول الغد وكل الأيام التالية لتضمين هذه المهام. أي إدراج في التقويم يؤدي إلى تحول في كل ما يلي.
- يعد التقويم مصدرًا للضغط . عادةً ما ينطوي استخدام التقويم على إحساس بالإلحاح يكون واضحًا في كل مرة ترسل فيها الأداة تنبيهًا إلى بريدك الإلكتروني أو هاتفك المحمول لإخبارك أنه في غضون X دقيقة لديك وظيفة مجدولة لم تتذكرها.
- لن ترى نهاية النفق مطلقًا . أنت لا تعرف عدد المهام التي لديك أو عدد المهام المتبقية لديك لإنهاء مشروع معين. بغض النظر عن عدد الألوان التي تستخدمها لتحديد أنواع مختلفة من المهام ، فإن المهمة لا تعادل فجوة في التقويم (قد تتطلب العديد من الفجوات في أيام مختلفة وبأحجام مختلفة).
- تعيش في موقف أزمة دائمة . نظرًا لأن كل شيء تبدأه له موعد نهائي ، فأنت تعيش باستمرار في أرباع الطوارئ. كما هو الحال مع البريد الإلكتروني ، ليس لديك تسلسل واضح لما تريد القيام به. رؤيتك للأسبوع هي مجرد الكثير من المهام والأحداث المتراكمة في التقويم الخاص بك. يمكنك فقط الدعاء حتى لا تظهر أشياء جديدة ، حتى لا تسوء الأمور.
- لا تعرف ما إذا كنت ستتمكن من تنفيذ المهمة في الوقت المحدد . من المحتمل ، يوم الخميس الساعة 11 صباحًا ، ليس لديك المواد التي تحتاجها للعمل على ما خططت له. أو أنك لست في مزاج جيد. أو شيء ما يشتت انتباهك. التقويم يعتمد فقط على الوقت ؛ ليس في السياق الذي تجد نفسك فيه أو على الطاقة التي لديك أو في أولوياتك في ذلك الوقت.
التقويم ليس أداة تنظيمية كاملة في حد ذاته ، على الرغم من أنه جزء مهم من أي نظام للتنظيم الشخصي. هذا هو الجزء الذي يجب أن تُدرج فيه أي حدث سيحدث في يوم معين أو في وقت محدد ، مثل اجتماع أو سفر في رحلة أو الاضطرار إلى إجراء مكالمة لتهنئة شخص ما بعيد ميلاده. يمكنك أيضًا استخدامه لحجب مساحة من الوقت تريد خلالها التركيز على شيء ما دون أن يزعجك أحد ، ولكنه بالتأكيد ليس المكان المثالي للقيام بمهامك .
لذلك ، تحتاج على الأقل إلى قائمة بالإجراءات ، وربما قوائم إضافية لتتبع مشاريعك والمهام التي فوضتها للآخرين.
