من بين جميع الأنشطة التي تقوم بها ، أي نشاط تعتبره الأكثر أهمية؟ حل المشاكل؟ إصلاح الأخطاء؟ أخذ مشاريع جديدة؟
للأسف ، نقضي الكثير من الوقت في حل المشكلات وإصلاح الأخطاء التي نتجت عن بعض الأشياء التي لم نقم بعملها جيدًا. وهذا يعني أنه لا يمكن أن يكون لدينا الوقت اللازم لمواجهة تحديات جديدة ومثيرة للاهتمام ... وأن إنتاجيتنا سيئة.
في البيئات الصناعية ، يتمثل هدف الصيانة الوقائية في تحقيق نظام إنتاج مثالي ، ومنع فشل المعدات والمرافق. في حالة عدم وجود أعطال أو عيوب أو توقف في خطوط الإنتاج ، ستكون الإنتاجية مثالية . يمكن تحقيق ذلك من خلال عمليات التفتيش المنهجية ، واكتشاف المشكلات وإصلاحها قبل أن تصبح حوادث خطيرة.
على عكس الصيانة الوقائية ، فإن الصيانة التصحيحية هي إصلاح فشل النظام أو تلفه عند حدوثه ، بحيث يمكن للنظام الاستمرار في العمل كالمعتاد. عند حدوث عطل ، يتوقف الإنتاج ، وبالتالي تنخفض الإنتاجية .
عندما تتعطل سيارتك ويتعين عليك إحضارها إلى ورشة العمل لتعمل مرة أخرى ، فأنت تقوم بالصيانة التصحيحية. متى ، كل 15000 كم. أو نحو ذلك ، قمت بتغيير الزيت في سيارتك لمنع تعطل المحرك ، فأنت تقوم بصيانة وقائية.
في مجال الإنتاجية الشخصية ، المشكلة مماثلة. في كثير من الأحيان نكافح أزمات صغيرة ونكرس وقتنا فقط لحل مشكلة ظهرت للتو من أجل أن نكون قادرين على مواصلة عملنا. نحن نقوم بحلها - على ما يبدو - ولا ندرك أن هذا النوع من المشاكل سيظهر مرة أخرى وسوف يسرق وقتنا في العديد من المناسبات الأخرى.
لا يقتصر حل المشكلة على حلها فقط. يجب أن يتبع الإجراء التصحيحي تحليل شامل لسبب المشكلة . وبالتأكيد ، من هذا التحليل ، يجب تنفيذ مجموعة من الإجراءات الوقائية الجديدة حتى لا تتكرر المشكلة مرة أخرى.
نعم ، يبدو أن هناك الكثير من العمل لحل مشكلة تظهر من وقت لآخر ، ولكن تابع القراءة…
وقف الخطوط!
منذ عدة سنوات ، في مصانع تويوتا (وبقية صناعة السيارات) ، كان إيقاف خط الإنتاج شيئًا لا يمكن أن يصنعه سوى رئيس المصنع - تكلفة إيقاف خط إنتاج عالية جدًا ، تصل إلى عشرات الآلاف من الدولارات في الدقيقة!
عندما قدم Taiichi Ohno فكرة أن أي عامل خط يجب أن يتمتع بالسلطة والمسؤولية لوقف الإنتاج عند ظهور مشكلة ، اعتقد الكثيرون أنه كان جنونًا. كانت الفكرة هي إعطاء الأولوية الفورية والمطلقة للمشكلة ، وإعادة تشغيل الخط فقط عندما يتم حل المشكلة.
بعد إعادة تشغيل الخط ، يجب على فريق من الأشخاص ذوي الخبرة إجراء تحليل للسبب الجذري للمشكلة لفهم ما حدث ومحاولة إصلاح المشكلة الحقيقية .
بعض المديرين استجابوا له والبعض الآخر لا. أولئك الذين اهتموا رأوا كيف تضاءلت إنتاجية خطوطهم بسبب كل التوقفات التي كانت تحدث للتعامل مع المشاكل التي نشأت. ومع ذلك ، مع مرور الوقت ، بدأ المديرون الذين سمحوا لعمالهم بإيقاف الطابور لحل المشكلات ، في رؤية أن الخطوط تتوقف بشكل أقل وأقل.
أدت الوقاية من العيوب إلى تحسين مستمر في جودة العملية ، وسرعان ما كانت النتائج أفضل من تلك الخطوط التي لم تتبع سياسة Taiichi Ohno.
خاتمة
إذا كنت ترغب في تحسين إنتاجيتك وقضاء وقت أقل في إخماد الحرائق ، فاستخدم الوقاية من العيوب في حل مشكلتك :
- اكتشف المشكلة.
- توقف عما تفعله.
- أصلح المشكلة.
- تقصي السبب الجذري للمشكلة.
- تنفيذ حل حقيقي.
تسهل الخطوتان 2 و 3 أن يصبح حل المشكلات عادة وليس مجرد شيء تؤجله حتى تجد وقتًا أفضل. تمنحك الخطوة 4 الفرصة لفهم كيفية عمل عملياتك بالفعل . تجعلك الخطوة 5 أكثر إنتاجية و تحسن جودة نتيجة عملك .
تعتبر الإجراءات الروتينية والمهام المتكررة هي النقاط التي تثبت فيها الصيانة الوقائية لإنتاجيتك الشخصية. إذا كنت تمارس GTD ، عند إجراء The Weekly Review وتعيد النظر في الإجراءات والمشاريع المنجزة في الأسبوع الماضي ، ففكر بجدية في إمكانية إغلاق المشكلات التي يبدو أنها تم حلها تمامًا ، وتقليل مخاطر تكرارها.
