أول شيء يفعله الناس عندما يشعرون بالإرهاق لأن حياتهم أو وظيفتهم أو كليهما تتحول إلى فوضوية ، هو إعداد القوائم .
أنت تضع قائمة بجميع المهام المعلقة من العمل لديك حتى لا تواجه المزيد من المشاكل مع رئيسك في العمل. تقوم بعمل قائمة بكل تلك البقالة التي تحتاجها من السوبر ماركت حتى لا تنساها بعد الآن. تدون في التقويم الخاص بك (التي ليست سوى قائمة أخرى) جميع الأحداث وأعياد الميلاد والمناسبات السنوية المتعلقة بمن تهتم بهم لتجنب أي مواقف محرجة.
وهذا كل شيء! هذا هو أعلى مستوى من التنظيم الشخصي بالنسبة لمعظم الأشخاص:قائمة غير كاملة بالمهام المعلقة التي يتعين القيام بها وتقويم ، بالإضافة إلى بعض قوائم الدعم الأخرى (جهات الاتصال ، ومحلات البقالة ، وما إلى ذلك). المستوى الأدنى ، الشائع أيضًا ، يتمثل في مجرد وجود كل شيء في أذهانهم. والدي لا يحتفظ حتى بأرقام الهواتف في قائمة جهات اتصال الهاتف ، فهو يعرفها عن ظهر قلب ويكتبها في كل مرة! لكن حسنًا ، هذه حالة خاصة…
عندما نبدأ في إعداد القوائم ، ندرك أنها لا تحل الكثير. فجأة ، أدركت أن لديك العديد من المهام التي يتعين عليك القيام بها وتشعر بالإرهاق الشديد أو أكثر عندما لم تراها ولكنك كنت تعرف أنها موجودة. الآن لديك قائمة تنمو باستمرار ، ولا تعرف كيفية ترتيب الأولويات وتحتوي على مزيج من العناصر من طبيعة مختلفة. أنت تصر على تحديد الأولويات في نفس القائمة ، وترتيب عناصرها وإعادة ترتيبها مرارًا وتكرارًا. إنه محبط!
والشيء هو أنك لست مضللاً ، لأنه في الواقع ، كل ما تحتاجه للتنظيم هو القوائم ، والتي يمكن كتابتها على الورق ، أو المجلدات المادية التي تحتوي على مستندات ، أو العناصر التي تم فرزها في البرنامج المناسب.
تسمح لك القوائم بتدوين التذكيرات ، وحفظ الأشياء التي ترغب في القيام بها يومًا ما ، وتتبع مشروعاتك ، وما إلى ذلك. باختصار ، القوائم هي الأدوات التي تتيح لك الحصول على قائمة بكل تلك الأشياء التي لديك اكتسبت ، بطريقة أو بأخرى ، الالتزام بفعلها .
ومع ذلك ، لكي تعمل القوائم ، يجب أن يحدث شيئان:
- يجب أن تكون لديك القوائم الصحيحة ، مع وجود حدود واضحة للغاية فيما بينها ، بحيث يمكن أن تحتوي كل قائمة على نوع واحد فقط من العناصر ، دون غموض. المفتاح لأي منظمة جيدة هو أن كل شيء في المكان الذي ينتمي إليه.
- يجب أن يكون لديك نظام لإدارة قوائمك بشكل فعال . إذا لم تضع كل شيء في مكانه في الوقت المناسب ، أو إذا كانت قوائمك غير مكتملة أو قديمة ، فستتوقف عن العمل. تصبح عديمة الفائدة.
يوفر لك GTD هيكلًا يتضمن مجموعة مثالية من القوائم والإجراءات اللازمة لإدارتها بشكل صحيح. عندما يكون لديك القوائم المناسبة والمعلومات المحدثة في كل واحدة منها ، فعندئذ أنت منظم . وعندما تكون منظمًا حقًا ، يكون تحديد الأولويات أمرًا سهلاً وبديهيًا تقريبًا.
