أثناء عملنا ، نقوم بإنشاء إجراءات روتينية التي تحدد عمليتنا. لقد اعتدنا على هذه الأعمال الروتينية ، وبعد فترة توقفنا عن التشكيك في كفاءتنا .
الطريقة التي تعمل بها يمكن أن تجعل عملك أقل إنتاجية.
الاختناقات شائعة في الممارسات التجارية. ربما تفعل شيئًا تعتقد أنه يجعل نشاطك التجاري أكثر إنتاجية ، لكنها في الواقع تبطئ من سير العملية. قد تكون هذه الاختناقات مشاكل مؤقتة. ومع ذلك ، هناك فرصة جيدة لوجود اختناقات طويلة المدى لها تأثير سلبي على إنتاجيتك .
بشكل عام ، يمكن تقسيم الاختناقات إلى قضايا قصيرة وطويلة الأجل. لا يمكن القضاء على الاختناقات قصيرة المدى تمامًا لأنها يمكن أن تكون ناجمة عن العديد من الأشياء المختلفة. ومع ذلك ، يمكن أن تشكل الاختناقات طويلة الأجل تحديات كبيرة للمؤسسات.
الأمر متروك لك للعثور على هذه الاختناقات وإصلاحها. لقد حللنا بعضًا من أكثر معوقات الإنتاجية شيوعًا ، وكيف يمكنك إصلاحها من أجل زيادة كفاءتك .
عنق الزجاجة رقم 1:الكثير من الأعمال الورقية
هل لديك الكثير من العملاء؟ ربما تحتفظ بسجلات المعاملات السابقة؟ إذا كنت تعمل منذ فترة ، فمن المحتمل أنك معتاد على الأعمال الورقية.
الأعمال الورقية هي عنق الزجاجة قصير الأجل وطويل الأجل الذي تحتاج إلى التخلص منه. إنه عنق زجاجة قصير المدى لأنه يستغرق وقتًا لملئه وتخزينه في ملفات. يمكن أن يقاطع عملك الآخر على الفور ويستغرق بعض الوقت. إنه أيضًا عنق زجاجة طويل المدى لأن الأمر سيستغرق وقتًا طويلاً للعثور على هذه الأوراق عندما تحتاجها في المستقبل.
ابحث عن عنق الزجاجة هذا من خلال النظر حول مكتبك. هل هي مليئة بالورق غير المنظم؟ هل ترسل شخصًا ما للعثور على أوراق محددة وقد ذهبوا لبضع ساعات؟ حان الوقت لرقمنة بياناتك وتنظيم ملفاتك عبر الإنترنت. سيستغرق الأمر بضع نقرات للعثور على المعلومات التي تبحث عنها.
عنق الزجاجة رقم 2:التوظيف كثيرًا
إذا كان هناك مشروع سيستغرق وقتًا طويلاً لإكماله ، فقد تميل إلى توظيف المزيد من العمال. من المحتمل أن تفكر في جلب مترجمين مستقلين للعمل عليها مؤقتًا.
لن يؤدي تعيين عمال جدد إلى زيادة الإنتاجية.
المزيد من العمال يخلقون معوقات طويلة الأمد. لديك بالفعل مجموعة من العمال الذين هم على دراية بعملك وكيفية العمل في المشروع. عندما تجلب المزيد من الأشخاص الذين ليسوا على دراية بالعملية ، عليك أن تأخذ وقتًا لشرح وظائفهم وما الذي يحاولون تحقيقه. سيؤدي هذا فقط إلى إبطاء كل شيء وجعل فريقك أقل إنتاجية.
أصلح هذه المشكلة بتحليل عمل موظفيك. هل مازال المشروع في موعده؟ هل حصل عمالك الحاليون على عمل أقل لأنهم يشرحون الوظيفة للموظفين الجدد؟ حاول إعطاء العمل لموظفيك الأكثر ثقة ، أو القيام بالعمل بنفسك.
عنق الزجاجة رقم 3:نقص التخطيط
يجب أن يكون لكل مهمة خطة واضحة مقسمة إلى عدة خطوات. مهمة واحدة كبيرة بدون خطوات محددة هي بالتأكيد عنق زجاجة طويل الأمد.
عدم وجود خطة يؤدي إلى المزيد من حركة المرور. إذا كان هناك حارة واحدة فقط ، فهناك المزيد من حركة المرور لأن جميع السيارات تحاول السير على نفس الطريق. ومع ذلك ، إذا كانت هناك أربع ممرات ، فستكون هناك حركة مرور أقل نظرًا لوجود مساحة أكبر.
لا تخنق عملك بمسار واحد من الإنتاجية. وفر مساحة أكبر عن طريق تقسيم مهمة كبيرة إلى خطوات منفصلة. ثم اجعل جدولك حول هذه الأجزاء من المهام لتكون أكثر إنتاجية .
عنق الزجاجة رقم 4:تتبع البيانات يدويًا
هل لديك متجرك الخاص حيث يتعين عليك تتبع المخزون؟ ربما تحتاج إلى جمع البيانات من أجل البحث الخاص بك؟
يعد تتبع هذه البيانات يدويًا عنق زجاجة يستغرق وقتًا طويلاً.
يمكنك إضاعة يومك بالكامل في إدخال البيانات في نظامك. يمكنك إصلاح هذا الاختناق عن طريق أتمتة إدخال البيانات الخاصة بك. إذا طلب أحد العملاء منتجًا عبر الإنترنت ، فقم بمعالجته في نظام المخزون الخاص بك عن طريق خصم هذا المنتج. لا تدع يومك كله يضيع هباءً لأنه يتعين عليك وضع كل طلب يدويًا.
ابحث عن الاختناقات
على الرغم من أن هذه معوقات شائعة ، إلا أنها قد لا تنطبق على حالتك. احترس من الاختناقات التي تؤدي إلى إبطاء عملك ، واعمل على القضاء عليها.
