إذا كنت تستلقي أحيانًا مستيقظًا في الليل وتشعر بالقلق بشأن الطريقة التي ستنجز بها جميع أعمالك ، فأنت لست الوحيد. وفقًا لبحث من جمعية القلق والاكتئاب الأمريكية (ADAA) ، يعاني 40٪ من الموظفين الأمريكيين من القلق المفرط في حياتهم العملية. في بيئة اقتصادية صعبة ، يتعين على المحترفين العمل بجدية أكبر للبقاء في صدارة المنافسة ، مما يعني أنهم يأخذون المزيد من المشاريع بمواعيد نهائية ضيقة ولا يؤجلون المهام عند الحاجة. لا عجب في أن مستويات التوتر الوطنية مرتفعة للغاية!
ليست كل الأخبار سيئة. حتى إذا لم تكن منظمًا بشكل طبيعي ، يمكنك تعلم كيفية إدارة المهام وتحديد أولوياتها لجعل الأمر يبدو كما لو كان هناك المزيد من الساعات في اليوم. سيساعدك اختبار إدارة وقت الفراغ هذا الذي أنشأته شركة التدريب Activia على تحديد نقاط القوة والضعف الرئيسية لديك عندما يتعلق الأمر بالعمل المنتج. في غضون ذلك ، إليك بعض النصائح المتعلقة بالإنتاجية لمساعدتك في إنجاز المزيد من العمل في وقت أقل .
1. إنشاء قائمة مهام واقعية
غالبًا ما يستخف الأشخاص بقيمة المخططين وقوائم المهام ولا يقضون وقتًا في البحث عنها. إنهم ببساطة يؤدون المهمة الأولى التي يرصدونها وينتقلون إلى التالية دون توجيه واضح. يعني هذا النقص في التوجيه أنك تقضي المزيد من الوقت في مهامك وتحديد ما عليك القيام به بعد ذلك . تشعر أيضًا أنك أقل إنجازًا في نهاية اليوم لأنه كان عليك تأجيل بعض الأعمال والمشاريع.
يمكن أن تساعدك قائمة المهام اليومية الواقعية على الالتزام بالجدول الزمني وإنجاز كل شيء. ستعرف أيضًا المهام التي لن تتمكن من ملاءمتها وتخطيط جدولك الزمني وفقًا لذلك. ما عليك سوى 5 إلى 10 دقائق لتصفح المهام وإنشاء قائمة مهام صغيرة في الليلة السابقة ليوم عملك. تأكد من تضمين كل شيء من مشاريع العمل الكبيرة إلى زيارات متاجر البقالة الصغيرة.
2. جدولة فترات زمنية
وفقًا لدراسة أجرتها Microsoft ، إذا تمت مقاطعتك أو تشتت انتباهك أثناء العمل في مهمة ، فسيستغرق الأمر 15 دقيقة على الأقل حتى تتمكن من التركيز مرة أخرى . لهذا السبب من الضروري جدولة أجزاء من الوقت والتأكد من عدم إزعاجك خلال هذه الفترة. يجب عليك إغلاق الوسائط الاجتماعية الخاصة بك ، ووضع هاتفك في الوضع الصامت ، وإزالة جميع عوامل التشتيت من محيطك المباشر.
خلال هذا الوقت المحدد ، يجب أن تحافظ على تركيزك على المهمة التي بين يديك وإنجازها. بعد الانتهاء من المهمة ، يمكنك مكافأة نفسك باستراحة صغيرة والقيام بشيء آخر.
3. تفويض
غالبًا ما يعاني رواد الأعمال والمهنيون العصريون من هذا الأمر. إنهم يحاولون القيام بكل شيء بأنفسهم ولا يفوضون المهام إلى موظفيهم أو زملائهم أعضاء الفريق ، حتى عندما يكونون غارقين في العمل. لا تخف من تفويض المهام التي يمكن لأعضاء فريقك أو موظفيك التعامل معها بشكل جيد .
غالبًا ما ينهي المحترفون الذين يتعلمون التفويض جيدًا المشاريع بسرعة ويبقون في صدارة اللعبة. فهم أيضًا أكثر وعياً بالإمكانيات الكاملة لفريقهم أو موظفيهم ويساعدون في بناء ثقافة عمل قوية في مكاتبهم.
4. توقف عن تعدد المهام
يفترض الكثير من الناس خطأً أن تعدد المهام يساعدهم على توفير الوقت وإنجاز المهام بسرعة. لا شيء يمكن أن يكون أبعد عن الحقيقة. كما ذكرنا سابقًا ، يستغرق الدماغ 15 دقيقة على الأقل لإعادة التركيز عند تبديل المهام. عندما تعمل على شيئين في نفس الوقت ، فإنك تضطر إلى تبديل التركيز باستمرار ، مع تأثير إضافي واضح على إنتاجيتك.
بدلاً من تعدد المهام ، ركز انتباهك على مهمة واحدة في كل مرة وأنجزها . ستكون أقل تشتتًا وستتجنب ارتكاب الأخطاء. ستنجز كل المهام بوتيرة ثابتة وسيظل لديك بعض الوقت لأخذ فترات راحة بين المهام.
5. لا تكن منشد الكمال
ربما يكون السعي إلى الكمال أكبر عقبة أمام الإنتاجية ويمكن أن يسبب الكثير من التوتر. ليس من الممكن حقًا أن تكون مثاليًا تمامًا في كل شيء. تحتاج فقط إلى تركيز كل انتباهك على المهمة قبل أن تبذل قصارى جهدك. طالما كانت النتائج جيدة وعملائك راضون ، فلا داعي للقلق بشأن إنجاز كل شيء بشكل صحيح تمامًا.
بالطبع ، هذا لا يعني أنه لا يجب عليك التركيز على الجودة. هناك فرق بين التأكد من أن عملك يتوافق مع المعايير ووضع معايير مستحيلة . إذا كنت منشد الكمال ، فلن تكون راضيًا عن عملك وستجد دائمًا عيوبًا فيه. هذا شيء يجب تجنبه بأي ثمن.
6. النوم
ستوصي كل مقالة ودليل تقريبًا حول هذا الموضوع بالحصول على قسط كافٍ من النوم إذا كنت تريد الاستمرار في الإنتاج . وفقًا لمؤسسة النوم الوطنية ، يحتاج البالغون من 7 إلى 8 ساعات من النوم يوميًا ، وإذا لم تصل إلى هذه الحصة ، فستزيد من نقص النوم لديك. سيؤدي هذا العجز في النهاية إلى إبطائك وسيكون له تأثير على إنتاجيتك.
إذا اتبعت هذه النصائح ، فسوف تنجز المزيد من العمل بكفاءة وسيظل لديك بعض الوقت للجلوس والاسترخاء. يُعد التنظيم الذكي وتحديد الأولويات أفضل طريقة لتحسين الإنتاجية. ومع ذلك ، يجب أن تضع في اعتبارك أيضًا أن هناك حدًا لمقدار ما يمكنك القيام به . لا تتوقع الكثير من نفسك وتحمل أكثر مما يمكنك تحمله - آخر شيء تريد القيام به هو الإرهاق. كن لطيفًا مع نفسك ، واعمل بشكل منتج ، وستحصل على نتائج بدون أي (أو على الأقل أقل بكثير) من التوتر!
