إذا كنت طالبًا جامعيًا أو رجل أعمال ، فمن المحتمل أنك تعرف بالفعل الحيل المعتادة للعمل بذكاء وليس بجدية أكبر. يتضمن ذلك إدارة وقتك بشكل فعال ، وأخذ فترات راحة منتظمة ، والحصول على قسط وافر من الراحة والنوم. بالتأكيد ، إنها نصيحة جيدة ، ولكن يجب أن يكون هناك أكثر مما تفعله بالفعل في يوم حافل.
إذا كنت تستخدم هذه التكتيكات بالفعل ولكنك لا تزال غارقًا في المهام التي لا يمكنك إنهاؤها في يوم واحد ، فقد وصلت إلى المكان الصحيح. فيما يلي 5 طرق فائقة الفعالية لتصبح أكثر إنتاجية (والتي ربما لا تعرفها!).
تنظيف قائمة المهام.
أنت على وشك العمل في مشروع كبير يجب طرحه في 3 أيام. يتسابق عقلك بأفكار مختلفة ، ويتساءل من أين تبدأ وماذا تحتاج إلى القيام به في الوقت المحدد. لهذا السبب ، ينتهي بك الأمر إلى إنشاء قائمة مهام ضخمة إلى حد ما.
تكمن المشكلة في هذا النوع من قائمة المهام في أنه بدلاً من مساعدتك على البقاء متسقًا مع ما يجب القيام به ، ينتهي بهم الأمر إلى إرباكك ، وبالتالي منعك من أن تصبح منتجًا. تعدد المهام ليس دائمًا أمرًا سيئًا ، ولكنه غالبًا ما يدفعك إلى بذل طاقتك في مهام ليست مهمة أو عاجلة حقًا.
ضع في اعتبارك "التخلص من الدهون" واجعل قائمة مهامك ضئيلة من خلال سرد ما لا يقل عن 5 مهام في يوم واحد ، بناءً على أهميتها ومستوى إلحاحها وتعقيدها. تجنب تعدد المهام - ركز على مهمة واحدة في كل مرة. بمجرد الانتهاء من ذلك ، يمكنك الانتقال إلى المهمة التالية الأقل أهمية. بهذه الطريقة ، ستشعر بقلق أقل وأكثر إنتاجية.
يجب أن تكون هذه المهام مرتبطة بالهدف ويجب القيام بها أول شيء في الصباح ، سواء كنت في المنزل أو في المكتب. لأنه إذا قمت بتخصيص هذه المهام جانبًا لوقت لاحق ، فمن المحتمل أن تملأ يديك بأشياء أخرى وينفد الوقت للقيام بها بالفعل. بإخراجهم من طريقك تمامًا في بداية اليوم ، سيبدو كل شيء آخر سهلًا.
تحديد أولويات المهام وتفويضها.
عندما يتعلق الأمر بإجراء عملك ، يمكنك الاستفادة من مبدأ باريتو الشهير: 80٪ من التأثيرات تأتي من 20٪ من الأسباب . من خلال تحديد أهم مهام اليوم (20٪) يمكنك توجيه وقتك وجهدك (80٪) نحوها. تخلص من جميع الأنشطة غير المهمة وتجنب إضاعة الوقت في محاولة إتقانها.
كلما كان ذلك ممكنًا ، فوض المهام الأقل أهمية إلى شخص يمكنه القيام بها نيابة عنك. بعد ذلك ، قم بإدراج المهام الخاصة بك على أساس الأولوية. إذا كان من الممكن القيام بذلك في نصف ساعة ، فافعل ذلك في أسرع وقت ممكن. إذا كانت ستستغرق المزيد من الوقت لتكتمل ، فجدولتها وحدد أولوياتها. إلى جانب الإدارة الفعالة للوقت ، يمكنك العمل بذكاء وليس بجهد أكبر.
تعلم الأتمتة.
هل سئمت وتعبت من القيام بمهام عادية ومتكررة؟ ضع في اعتبارك جعلها آلية. يمكنك القيام بذلك عن طريق سرد كافة المهام التي تقوم بها بشكل متكرر على أساس أسبوعي. وبعد ذلك ، استخدم قوة التكنولوجيا لأتمتتها ، بمساعدة أحد التطبيقات أو من خلال إنشاء التطبيق الخاص بك - أيهما يعمل!
تتمثل إحدى المهام المتكررة الشائعة التي يواجهها الأشخاص غالبًا في معالجة رسائل البريد الإلكتروني. استنادًا إلى دراسة أجرتها جامعة كارلتون عام 2017 ، يقضي عامل المعرفة "النموذجي" ما معدله 11.7 ساعة في معالجة رسائل البريد الإلكتروني في العمل و 5.3 ساعة في المنزل ، أي ما مجموعه 17 ساعة في الأسبوع. هذا حوالي ثلث أسبوع عملهم! لمساعدتك في توفير الوقت الذي تقضيه في معالجة رسائل البريد الإلكتروني ، يمكنك اتباع بعض الاختراقات في Gmail لزيادة الإنتاجية ، مثل استخدام اختصارات لوحة المفاتيح وتجربة تكوينات البريد الوارد. باستخدام هذه ، يمكنك توفير بضع دقائق ثمينة في التعامل مع الكثير من رسائل البريد الإلكتروني.
حتى الأتمتة الصغيرة يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا. على سبيل المثال ، إذا كان عليك غالبًا تقديم عروض تقديمية واجتماعات قائمة بذاتها ، فيمكنك إنشاء القوالب الخاصة بك ثم إعادة استخدامها. تذكر أنه كلما زادت الأتمتة ، زادت قدرتك على تخصيص وقتك لمهام إبداعية وإنتاجية.
تعرف متى تبتعد.
في حين أنه قد يبدو غير بديهي ، فإن تعلم الابتعاد عن المهام المعقدة يمكن أن يساعد في الواقع في زيادة الإنتاجية. بأخذ قسط من الراحة ، فإنك تزيل نفسك على الفور من بيئة العمل المجهدة ، وبالتالي تتجنب إرهاق نفسك.
إذا كنت تعمل على حل مشكلة معقدة ، فسيستمر عقلك الباطن في العمل على حلها حتى عندما يحاول عقلك الواعي أخذ قسط من الراحة. هذا هو السبب الذي يجعلنا نختبر أحيانًا أن "Eureka!" لحظة - وقت يبرز فيه حل فجأة في ذهنك - حتى عندما لا تفكر فيه.
لذا امنح عقلك بعض الوقت "للحاق بالركب" حتى تتمكن من العودة وأنت تشعر بالانتعاش ، وأكثر استعدادًا ذهنيًا ، وجاهزًا لتولي المهمة.
احتضن نقاط قوتك وضعفك.
لا أحد يعرفك أفضل من نفسك. لديك نقاط القوة والضعف الخاصة بك ، وبطريقة أو بأخرى ، سوف تؤثر على كيفية تعاملك مع العمل. تعلم أن تتبنى كلا الأمرين من خلال القيام بالمزيد من الأنشطة التي تعتقد أنك جيد فيها ، ثم الابتعاد عن تلك التي تؤدي إلى إبطاء الإنتاجية.
مرة أخرى ، تجنب تعدد المهام ، وإذا أمكن ، فوض أو تعاون مع شخص يمكنه تحمل عبء أضعف نقاطك. بهذه الطريقة ، يمكنك قضاء المزيد من الوقت في ما تفعله بشكل أفضل.
o-O-o
العمل بذكاء وليس بجهد أكبر ينطوي على قدر كبير من الإستراتيجية من جانبك. ولكن في نهاية اليوم ، سينتج عن ذلك عمل من الدرجة الأولى وضغط أقل. نأمل أن تتمكن النصائح المذكورة أعلاه من تحويل عاداتك في العمل إلى شيء أكثر ذكاءً. لن يساعدك هذا فقط على إكمال المهام في وقت أقصر ، بل سيكون لديك أيضًا المزيد من الطاقة والوقت الذي تقضيه في أنشطة الاسترخاء بعد الانتهاء من كل العمل.
