تستند أنظمة الإدارة التقليدية ، الشخصية والتجارية على حدٍ سواء ، إلى تخصيص الأولوية لكل من المشاريع أو الإجراءات التي سيتم تنفيذها. من الشائع جدًا ، إلى حد كبير أو أقل ، أننا جميعًا معتادين على العمل بهذه الطريقة.
إذا تحدثنا عن الإدارة الذاتية ، فإن المشكلة الرئيسية في تحديد الأولوية للمهام هي أننا عادة نقوم بذلك وفقًا لضرورتها الملحة. ضرورة ملحة ، من ناحية أخرى ، تكون في معظم الأحيان ذاتية وليست صحيحة ، لأننا نميل إلى اعتبارها عاجلة "الأحدث" أو "الأحدث".
هذا غير فعال على الإطلاق. من خلال تحديد الأولويات لأكثر الأمور "إلحاحًا" والأشياء الأقل إلحاحًا لا يتم إنجازها أبدًا. حسنًا ، حتى يولدوا أزمة ؛ ثم ، منطقيا ، تصبح ملحة. بهذه الطريقة ، ندخل في حلقة مفرغة نكون فيها دائمًا في حالة طوارئ. لدينا دائمًا العديد من الأشياء الملحة التي يجب القيام بها والشعور السائد بعدم وجود وقت لأي شيء. هل يبدو هذا السيناريو مألوفًا لك؟
لكسر هذه الديناميكية ، من الضروري أخذ قسط من الراحة وتحليل جميع مشاريعنا ، سواء تلك الجارية أو التي لدينا معلقة ، وتحديد المشاريع المهمة - وليست عاجلة - للمضي قدمًا. تحدث معظم الأزمات لأننا في ذلك الوقت اخترنا شيئًا لم يكن أولوية.
في GTD ، يتم تمييز "أهمية" الأشياء ، في المقام الأول ، من خلال التزامنا بالقيام بها. لتقرير الالتزام بمشروع أو إجراء ما ، يجب أن نكون واضحين بشأن أهدافنا والمجالات التي نريد التركيز عليها على المدى المتوسط. أي من هذه المشاريع ، كبيرة كانت أم صغيرة ، ستقودنا إلى تحقيق أهدافنا؟ أي منها تضيع وقتنا؟
إذا كنت قد التقطت وأوضحت ونظمت جميع المهام في نظامك ، فلديك كل ما تلتزم به في قائمة المشروع ، والإجراء التالي الذي سيدفع كل مشروع إلى الأمام في الإجراءات التالية قائمة. عندما يكون لديك جرد كامل للإجراءات التي يتعين عليك القيام بها ، وكنت قد استوعبت التزاماتك على جميع المستويات (الغرض ، والأهداف ، ومجالات التركيز ، وما إلى ذلك) ، ثم تحديد الأولويات بشكل فعال من بين الإجراءات التي يمكنك القيام بها في أي وقت أمر بديهي تقريبًا. ما عليك سوى إلقاء نظرة على قائمة الإجراءات التي يمكنك تنفيذها الآن وفي هذا المكان ، وفي الظروف من حولك ، واختيار الإجراء الأكثر منطقية للقيام به.
كن حذرًا مع رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والرسائل اليومية ومع زميل العمل الذي يطلب منك شيئًا أثناء تناول القهوة. تجنب الوقوع في استبداد المستعجل وتذكر ما هو مهم حقًا في أي لحظة. ورجاءً ، لا تحدد أولويات مهامك ، لأنها ستتغير غدًا أو بعد ساعة ، وسيكون هذا مصدر ضغط لا تحتاجه.
