إذا كنت قد لاحظت جيدًا ، يمكن أن تأتي المشتتات بعدة طرق أثناء قيامك بمهمة معينة. إنه لأمر سيء للغاية أنه حتى عندما تكون ملزمًا بموعد نهائي يقترب بسرعة ، تجد نفسك مستسلمًا لشكل من أشكال الإلهاء. على سبيل المثال ، أنت في منتصف كتابة مقال ، وهاتفك قريب ، ثم ينبثق إشعار على Facebook لإعلامك بأنه ذكرى زواج صديق مقرب. تميل إلى إرسال رسالة سريعة وقبل أن تعرفها ، تبدأ أيضًا في الظهور تذكيرات صور السنوات الماضية وتتذكر أنك كنت تعمل بعد ساعة من التواجد على Facebook!
الإلهاءات أمر طبيعي ومحاولة أن تكون منتجًا ليس بالأمر السهل. ومع ذلك ، يكون الأمر أكثر صعوبة عندما تحاول أن تكون أكثر إنتاجية بالجهود البدنية. للحفاظ على الإنتاجية بشكل أكثر فاعلية ، تعتبر أنظمة الإنتاجية ضرورية لأن لديهم منهجيات تساعدك على تجنب سلسلة من عدم الإنتاجية. سيساعدك على إدارة وقتك والقيام بالأشياء التي حددت لنفسك القيام بها.
أجرت جامعة كاليفورنيا دراسة عن الاضطرابات ومدة استمرار الاضطراب المتوسط. اكتشفوا أن الأمر استغرق 23 دقيقة في المتوسط للشخص الذي تشتت انتباهه عن العمل للعودة إليه. لذا ، قم بحساب ثلاث عوامل إلهاء مختلفة لوظيفة واحدة كان من المفترض أن تستمر حوالي 20 دقيقة. ستكمل المهمة في 90 دقيقة! دعونا نلقي نظرة على بعض من أفضل أنظمة الإنتاجية.
نظام قائمة المهام
اسم "قائمة المهام" توضيحي للغاية. إنه أحد أكثر أنظمة الإنتاجية استخدامًا ومن السهل جدًا استخدامه في إنشاء قائمة أولويات المهام. يوجد نموذج يدوي لهذا النظام بالإضافة إلى نموذج رقمي ، ويمكنك استخدام أي منهما. هناك أيضًا العديد من الأشكال في نظام قائمة المهام ومن الأمثلة على ذلك طريقة Ivy Lee. إنه تباين بسيط وفعال يساعد على تحديد الأهداف ومعرفة أي منها يجب القيام به قبل الآخر وعدم تأجيل أي منها. إذا كنت قد دفعت بعض المهام إلى التواريخ المستقبلية فقط للمضي قدمًا مرة أخرى عند وصول تلك التواريخ ، فيمكنك استخدام هذا النظام لضبط الأمور في نصابها الصحيح. لنفترض أنه كان عليك إنشاء موقع ويب من بين مهام أخرى ولكن موقع الويب هو الأهم في القائمة التي كنت تؤجلها ، يمكنك وضعه على رأس القائمة. من المؤكد أن هذا النظام سيساعدك على تحقيق هدفك هذه المرة.
نظام حظر الوقت
هذا نظام إنتاجي يمكن استخدامه لإدارة الوقت . يتضمن تقسيم بعض الفترات ، على سبيل المثال شهر إلى كتل أصغر مختلفة. كل كتلة تعني مهمة محددة للقيام بها. حجم كل كتلة يحدد طول الشهر الذي يجب أن تخصصه لمهمة معينة. إنه مثل دمج التقويم مع قائمة المهام ، مثل الجدولة.
دفتر يومية نقطي
تم تصميم هذا النظام ليصبح كل ما تريده. يُعرف أحيانًا باسم BuJo ، وهو ينظم الجداول الزمنية والمهام والتذكيرات وأي مهمة تنظيمية أخرى في دفتر ملاحظات واحد. كما يوحي الاسم ، يمكنك استخدام الرموز النقطية المختصرة لتسجيل أجزاء من المعلومات. إنها طريقة شائعة على Facebook و YouTube و Pinterest.
كانبان
يشتهر نظام الإنتاجية هذا بتنفيذ تطوير برمجيات Agile و DevOps . تم تطويره بواسطة Toyota لتحقيق كفاءة أكبر أثناء التصنيع ولكن إطار Agile جعل من الممكن تطبيقه على مجالات أخرى مثل تطوير البرامج والرعاية الصحية. وهي تعمل باستخدام منصة رقمية مثل Jira أو السبورة البيضاء ومجموعات الملاحظات اللاصقة كلوحة كانبان شخصية.
تقنية بومودورو
يتضمن هذا النظام تقسيم يومك إلى فترة عمل وراحة. إنه تنسيق بسيط لا يسمح بالعديد من التعقيدات مثل قوائم المهام أو الأساليب المدمجة الأخرى. إنه يعمل تمامًا مثل جهاز ضبط الوقت. لقد قمت فقط بتعيين مؤقت لمدة 30 دقيقة للعمل المستمر ، وبعد ذلك عندما يصدر صوت التنبيه ، فإنك تأخذ استراحة قصيرة يمكن توقيتها أيضًا ، ثم تستمر العملية. أسلوب بسيط للغاية ولكن يجب أن تكون منضبطًا بما يكفي للالتزام به.
نظام المهام الفردية
يهدف هذا النظام إلى عدم الخلط بينك وبين القيام بالعديد من المهام في نفس الوقت. إنها تتضمن أداء مهمة واحدة في كل مرة بدون تشتيت الانتباه أو الانقطاع. بمجرد الانتهاء من مهمة ما ، فإنك تتولى المهمة التالية وتراها حتى النهاية.
إنهاء الأشياء (إنهاء الأشياء)
نظام الإنتاجية هذا هو مثل السبب وراء جميع أنظمة الإنتاجية الأخرى. يتضمن تقسيم سير عملك إلى خمس مراحل مهمة.
- التقاط :ملاحظة كل ما يتطلب الانتباه
- توضيح :هل هي قابلة للتنفيذ أم لا
- تنظيم :ضع التذكيرات في مكانها الصحيح
- انعكاس :إعادة تقييم مستمرة لما كنت تفعله حتى الآن لمعرفة ما إذا كنت على الطريق الصحيح
- تفاعل :الثقة في العملية والبدء.
إذا كنت تنوي الحفاظ على كل شيء بالترتيب في كل مرحلة من مراحل أنشطة عملك ، فهذا هو نظام الإنتاجية الذي يجب استخدامه. يمكن أيضًا استخدام ما هو أفضل من GTD مع الفرق للوصول إلى نتائج أفضل.
الكلمة الأخيرة
تقوم معظم الشركات بتسليم المخرجات إلى موظفيها كل أسبوع ، وتتوقع تقريرًا بالتعليقات في نهاية الأسبوع ثم تفحص مجموعة أخرى من المهام. عادةً ما يكون الانضباط أثناء ساعات العمل صعبًا ، وإذا كنت لا تريد أن تواجه نفسك مشكلات في العمل ، فستحتاج إلى التفكير في طرق لتحافظ على إنتاجيتك. يمكن أن تساعدك أنظمة الإنتاجية الفائقة هذه في تحقيق هذا الهدف المتمثل في تسليم المهام دائمًا في الوقت المناسب.
