عادةً ما يطلق على السلوكيات والمواقف والعناصر البيئية التي تجعلنا نضيع وقتنا الثمين اسم لصوص الوقت .
لصوص الوقت الخارجيين هي تلك التي تأتي من الخارج ولا يمكننا منعها من الظهور ، مثل المكالمات الهاتفية والرسائل والاجتماعات وجميع أنواع الانقطاعات. حقيقة أن لصوص الوقت هؤلاء خارج سيطرتنا لا يعني أننا لا نستطيع السيطرة على إدارتهم. يمكننا إدارتها وتقليل الضرر.
لصوص الوقت الداخلي تأتي من سلوكنا وطريقة عملنا:العادات ، التنظيم الشخصي ، الافتقار إلى التخطيط ، إلخ.
من السهل جدًا إلقاء اللوم على إنتاجيتك الضعيفة على لصوص الوقت الخارجيين ، ولكن الحقيقة هي أنك إذا كنت تضيع وقتك ، فستواجه مشكلة في إدارة الذات.
صحيح أن هناك العديد من الأشخاص والمواقف التي تضيع وقتك ، لكنهم يفعلون ذلك في الغالب بموافقتك. على الأقل ، حسنًا ، اعترف أنك لا تحاول جاهدًا تجنبها.
إذا تركت لصوص الوقت تفشيًا في حياتك ، فيمكنك الدخول في ديناميات سلبية للغاية. ستحتاج إلى مزيد من الوقت للوفاء بالتزاماتك وسيتعين عليك الحصول عليها من مكان ما ، لذلك لن يكون لديك خيار سوى قضاء وقت أقل في ما تحب ، وعائلتك ، وأصدقائك ، وهواياتك. وأنت لا تريد ذلك على الإطلاق.
يكون اللصوص واضحين لبعض الوقت والبعض الآخر يمر دون أن يلاحظه أحد. يأخذون بضع دقائق في كل مرة ، والتي في نهاية الأسبوع تتحول إلى ساعات. في كلتا الحالتين ، تحتاج إلى التعرف عليها وبذل الجهد لاكتشافها حتى تتمكن من التفكير في كيفية التخلص منها.
فيما يلي قائمة بأهمها:
- الافتقار إلى التنظيم الشخصي الجيد . إذا لم تنظم نفسك بشكل صحيح ، فسوف تضيع الكثير من الوقت في تحديد ما ستفعله بعد ذلك وكيف. نظم نفسك بشكل فعال مع Getting Things Done (أوصي دائمًا بـ GTD كنظام تنظيم شخصي ، لكن أي نظام يسمح لك بإدارة نفسك هو نظام صالح تمامًا). خذ بعض الوقت كل يوم لتحديد عملك وستحصل على الكثير من الوقت لاحقًا. خطط وتجميع المهام المتشابهة في نفس السياق وقم بإعداد خطة عمل يومية.
- أهداف غير واضحة . إذا لم تكن واضحًا بشأن أهدافك ، فلن تكون قادرًا على تحديد العمل الذي يجب القيام به أو التخطيط له بشكل صحيح. بالإضافة إلى ذلك ، ستتغير الأولويات باستمرار وتؤدي إلى صراعات. حدد بوضوح أهدافك قصيرة ومتوسطة وطويلة المدى ، وافعل ذلك بشكل دوري. افصل المهم عن العاجل.
- عدم اتخاذ القرارات . قد يؤدي الانتظار حتى تتوفر لديك جميع المعلومات التي تحتاجها لاتخاذ قرار إلى حدوث أزمة أو ضياع فرصة. اتخاذ القرارات في أقرب وقت ممكن ؛ في معظم الحالات ، يكون اتخاذ القرار بدون الحصول على جميع المعلومات أكثر فاعلية. بهذه الطريقة يكون لديك نقطة بداية ، ويمكنك إجراء تصحيحات على طول الطريق. التردد لا يولد إلا القلق والارتباك.
- لا أعرف كيف تقول لا . قبول الطلبات التي لا تجلب لك أي شيء سيضيع الكثير من الوقت. إليك بعض الأسباب والنصائح لقول لا.
- عدم القدرة على التفويض . إذا لم تفوض بشكل صحيح ، فسوف ينتهي بك الأمر إلى القيام بأشياء يمكن للآخرين القيام بها بشكل أفضل وأسرع وبتكلفة أقل. وهذا خطأ كبير.
- قلة التركيز . من الواضح أن الإرهاق والإرهاق والتوتر وعوامل أخرى يمكن أن يكون لها أثرها. فيما يلي 17 نصيحة للبقاء متحفزًا ومركّزًا.
- اتصال ضعيف . عندما تقبل وظيفة أو تفوض مهمة ، يجب أن يكون هناك اتصال واضح. نقل احتياجاتك بوضوح وتأكد من وصول الرسالة. إستمع جيدا. إذا تم تنفيذ العمل بشكل سيئ ، فسيتعين تعديله أو إعادة بنائه ، وهذا يعني كسر جدولك الزمني الحالي والدخول في حالة طوارئ.
- تأجيل المهام إلى أجل غير مسمى . إذا كنت تقوم ، على أساس منتظم ، بالمماطلة في المهام التي تحبها على أقل تقدير ، فسينتهي بها الأمر بالعودة بتأثير مدمر على مؤسستك الشخصية (مما يتسبب في حالة الطوارئ المذكورة أعلاه). افعلها في أسرع وقت ممكن وستتجنب التوتر والشعور بالذنب الناتج عن التسويف.
- الانقطاعات . بالإضافة إلى الوقت الذي تستغرقه المقاطعة نفسها ، يستغرق الأمر في المتوسط 15 دقيقة لاستعادة التركيز المفقود. إذا كان لديك زوار غير متوقعين ، اعتذر وحاول تأجيلهم إلى وقت أكثر ملاءمة. اقطع بأدب وحزم زملائك الذين يستغرقون وقتًا طويلاً (هناك دائمًا البعض). وبالمثل ، قم بقطع المكالمات الهاتفية الطويلة غير الضرورية بأدب. أغلق هاتفك في الأوقات التي تحتاج فيها لأقصى قدر من التركيز.
- البريد والشبكات الاجتماعية والمراسلة الفورية . يمكن أن يكون هذا نوعًا آخر من المقاطعة. إذا قمت بفتحها ، فستتلقى إشعارات ، اذهب للتحقق منها وتشعر بالحاجة إلى الرد. أغلق كل شيء وخطط مرتين أو ثلاث أو أربع مرات في اليوم عندما تدخل ، قم بتفريغ صندوق الوارد الخاص بك واترك كل شيء بالترتيب. احذف رسائل البريد الإلكتروني التي لا تحتاج إليها ولا تولد سوى ضوضاء.
- الاجتماعات . عادة ما يضيعون الكثير من الوقت ، مع العامل المشدد الذي يؤثر على كثير من الناس. إذا أضاع 8 أشخاص 30 دقيقة في الاجتماع ، فهذا يعني أن 4 ساعات من العمل تضيع. بادئ ذي بدء ، قم دائمًا بتقييم الحاجة إلى الاجتماع واتصل بالأشخاص المعنيين فقط. يجب التحضير للاجتماعات بشكل صحيح مسبقًا ، وتحديد الموضوعات التي ستتم مناقشتها وتحديد الحد الأقصى للوقت.
- الأزمات أو حالات الطوارئ . إنهم جنون. كل شيء يذهب في البالوعة. معظمها نتيجة لشيء تم القيام به بشكل خاطئ أو لم يتم فعله. كيف يمكنك تجنبهم؟ من خلال تحديد الأهداف والمهام بوضوح ، والتنظيم ، والتخطيط ، واتخاذ القرارات ، والتواصل بوضوح ، وقول لا لغير الضروري ، والتفويض الصحيح ، والقضاء على الانقطاعات ... وعدم السماح لهم بسرقة وقتك.
