تشير دراسة من Microsoft إلى أن 40٪ من الوقت الذي تتم فيه مقاطعة العامل ، لا يعود إلى العمل على الفور. تقول إحصائية أخرى أنه عند مقاطعة عامل ما من مهمة ما ، يستغرق الأمر حوالي 20 دقيقة لإعادة التأقلم مع ما كان يفعله.
لكن هل تحتاج حقًا إلى دراسات وأبحاث لإخبارك بما يؤثر سلبًا على إنتاجية الموظف؟ بصفتك مالكي ومديرين للأعمال ، فأنت تعلم أن توفير التوازن بين العمل والحياة يمثل تحديًا دائمًا.
أنت تهتم بثقافة مكان العمل وتريد أن يتطلع موظفوك إلى القدوم إلى العمل كل يوم ، ولكنك تحتاج أيضًا إلى إنجاز المهام. سنلقي نظرة على أكبر ضياع الوقت في العمل ، جنبًا إلى جنب مع الأفكار والاعتبارات لتحسين الإنتاجية ، التي يقدمها لك الراعي ، Dell Small Business.
ما هي أكبر المهدرات للوقت في العمل؟
- البريد الإلكتروني
- الإنترنت
- وسائل التواصل الاجتماعي
- الرسائل الفورية والدردشات
- زملاء العمل الصاخبون والمتحدثون
- اجتماعات كثيرة جدًا
- تنظيم الاجتماعات بشكل سيئ
- تعدد المهام
- عدم وجود مهام محددة بوضوح
- قلة سير العمل والعمليات
الخطوة 1:تغيير الإنتاجية باستخدام التكنولوجيا
مع الكثير من عوامل التشتيت ، من أين تبدأ وماذا تفعل؟
يبدأ التغيير بتحديد وعزل العادات التي تؤدي إلى ضياع وقت الإنتاج ، مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو الرد على منشورات وسائل التواصل الاجتماعي. فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها مساعدة فرقك على أن تكون أكثر كفاءة بدون إدارة دقيقة لكل خطوة:
- أضف شاشة ثانية - واحدة لمساحة العمل الحالية والأخرى لإدارة المحادثات الجانبية وإجراء البحث عبر الإنترنت.
- أنشئ نموذج اجتماع قياسيًا يتطلب منسقًا للاجتماع وكاتبًا لتدوين الملاحظات ومؤقتًا للتأكد من أن الاجتماعات تبدأ وتنتهي في الوقت المحدد.
- شجع العمال على تخصيص وقت في التقويمات الخاصة بهم للتركيز على وقت العمل.
- إنشاء مناطق خالية من الاجتماعات كل يوم أو يوم خالٍ من الاجتماعات مرة واحدة في الأسبوع.
- استخدم أداة لإدارة المشاريع على شبكة الإنترنت ، حتى يعرف العاملون ما هو متوقع منهم عندما يحين موعد المهام ومن يحتاج إلى إعلامه بالتقدم الذي يحرزه.
- احصل على المحادثات من البريد الإلكتروني وانقلها إلى مساحة عمل رقمية تعاونية ، مثل شبكة إنترانت تديرها الشركة أو أداة إنتاجية قائمة على الويب.
- قم بتمكين الموظفين من استخدام الإشارات عندما لا يتم إزعاجهم ، خاصة إذا كانت لديك مساحات عمل مفتوحة. يمكن للعلامة المطبوعة يدويًا "الرجاء عدم الإزعاج" أن تردع حتى أكثر العمال ثرثرة.
الخطوة 2:قدم أدوات لمساعدة موظفيك على التركيز
هناك أشياء مضمنة في أنظمة التشغيل الخاصة بك للمساعدة في تقليل وقت تشتيت الانتباه وإبقاء الموظفين في مهامهم. يتميز مستعرض Microsoft Edge على نظام التشغيل Windows 10 بوضع القراءة ، الذي يزيل الانحرافات ويساعد القراء والعاملين على التركيز فقط على المهام المهمة في متناول اليد.
في بعض الأحيان ، يمكنك القيام بذلك دون أي تقنية على الإطلاق ومنع الموظفين من تشتيت انتباههم باستخدام حلول المدرسة القديمة مثل اللافتات أو إبقاء أبواب المكاتب مغلقة أو ارتداء سماعات الرأس أو مجموعة من الإجراءات المفيدة الأخرى.
يمكن أيضًا إدارة مستويات الإنتاجية بشكل استباقي من خلال المساعدة في خفض مستويات الإجهاد. كلما كان الموظفون أقل إجهادًا ، زادت إنتاجيتهم. إن إبطاء الأمور والتركيز على الإيجابية ، واستغراق الوقت للعناية بالنفس وحتى التأكد من حصول الموظفين على راحة جيدة ، كلها عوامل مهمة.
عندما يتعلق الأمر بضمان تلبية احتياجات الجميع بشكل صحيح في مكان العمل ، عليك التفكير في كل زاوية تقريبًا. بينما لا يمكنك إرضاء الجميع ، على الأقل تلبية الاحتياجات الأساسية وتوفير جو آمن وإيجابي.
حسِّن مكان عملك مع Dell اليوم وقم بزيارة dell.com/businessdeals لمزيد من المعلومات والأفكار حول كيفية الحفاظ على موظفيك صاخبين وصاخبين ومنتجين.
