كم مرة فتحت مسودة بريد إلكتروني وبدأت تكتب بلا تفكير ، "أتمنى أن تجدك هذه الرسالة الإلكترونية بشكل جيد"؟ في اللحظات التي أجد فيها صعوبة في التفكير في خط الافتتاح ، أجد نفسي أحيانًا أتفهم هذا الاستعداد القديم. بالتأكيد ، إنها مبتذلة ، لكنها تنجز المهمة ، أليس كذلك؟
حسنًا ، هل "إنجاز المهمة" هو هدفك مع كل بريد إلكتروني؟ على الاغلب لا. ربما تريد أن تبرز رسائلك الإلكترونية قليلاً. وإذا كانت هذه رسالة ذات أهمية خاصة ، حيث تطلب شيئًا ما أو تحاول إجراء عملية بيع ، على سبيل المثال ، فأنت بالتأكيد لا تريد أن تبدأ بعبارة افتتاحية تصيب القارئ بالملل في أحسن الأحوال.
إذن ماذا يمكنك أن تفعل بدلاً من ذلك؟ إليك بعض الإستراتيجيات لبدء رسائل البريد الإلكتروني ، جنبًا إلى جنب مع بعض الأمثلة على اللغة ، لذلك لديك دائمًا بديل لـ ، "أتمنى أن تجدك هذه الرسالة الإلكترونية بشكل جيد".
1. قدِّم تعريفًا بنفسك.
إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص لا يعرفك - أو قد لا يتعرف على اسمك على الفور - فلن يكون أول شيء يدور في أذهانه عندما ينقر عليه ، "يا إلهي ، أتمنى أن يكون هذا الشخص الغريب أنا بخير! " سيكون "انتظر ، من هذا؟" لذا أجب عن هذا السؤال لهم على الفور. وبهذه الطريقة ، يمكنهم التركيز على بقية رسالتك دون الحاجة إلى التساؤل عما إذا كنت قد التقيت في حفلة عطلة واحدة مع البار المفتوح أو إذا كنت أحد الأشخاص العشرين الذين بدأوا العمل في الشركة الأسبوع الماضي.
اجعلها مختصرة - عادة ما تكون جملة واحدة أو أقل كافية - والتزم بتقديم نفسك لأنها ذات صلة بالمستلم. على سبيل المثال:
- أنا كارثيا ، منسقة وسائل التواصل الاجتماعي الجديدة التي تعمل تحت إشراف أليسا.
- أنا مدير حسابات في شركة Magik Inc ، وأتساءل عما إذا كنت مهتمًا بمعرفة المزيد عن خطنا الجديد من الكرات الكريستالية.
- اسمي باولو ، وأنا مهندس برمجيات في شركة Tech Co.
- التقينا في مؤتمر محرري الفيديو في لاس فيغاس الشهر الماضي.
2. قدم رغبات أكثر تحديدًا.
تتمثل إحدى مشكلات "أتمنى أن تجدك هذه الرسالة الإلكترونية في حالة جيدة" في مدى شمولها. لذلك إذا كنت تهتم بأداء القارئ ، ففكر في جعله أكثر خصوصية - أو على الأقل أكثر تحديدًا. على سبيل المثال ، ربما تعلم أن زميلك في العمل لديه عرض تقديمي كبير قادم. إذا كان شخصًا قريبًا منك ، وكنت تعلم أنه يتعامل مع حالة عائلية ، فقد تسأل عن ذلك. بخلاف ذلك ، يمكنك الرجوع إلى تجربة مشتركة أكثر شيوعًا مثل الإجازات أو الصيف أو عطلة نهاية الأسبوع أو نهاية الربع أو جائحة عالمي.
على سبيل المثال:
- آمل أن تكون بصحة جيدة وأن تظل بصحة جيدة أثناء موجة COVID الأخيرة.
- كيف تجري الأمور مع والدتك؟ أتمنى أن يكون كلاكما على ما يرام.
- أتمنى أن تكون مستعدًا لعطلة نهاية الأسبوع كما أنا!
- أتمنى أن تنهي الأمور قبل العطلة وأن تكون متحمسًا لقضاء إجازتك!
- آمل أن يكون عرضك التقديمي الموجه للعميل الجديد جيدًا!
3. ادفع للمتلقي مجاملة.
يحب الجميع أن يتم الاعتراف بهم لشيء قاموا به بشكل جيد. لذا ، إذا كنت تحب تصميمات زملائك في العمل لحملة التسويق الجديدة ، ففكر في أن الموظف الجديد يقوم بعمل رائع في مواكبة السرعة ، أو رأى أن شركة العميل أطلقت مؤخرًا منتجًا جديدًا مثيرًا للإعجاب ، أخبرهم! يبدأ بريدك الإلكتروني بملاحظة إيجابية ويظهر أنك تتفاعل معهم شخصيًا.
على سبيل المثال:
- عمل رائع في العرض التقديمي الأسبوع الماضي! هذه هي المرة الأولى التي أفهم فيها تمامًا شخصًا يتحدث عن التحليل الكمي.
- لقد أبهرت عملك كثيرًا حتى الآن! عندما يحظى كلانا بالوقت ، أود معرفة المزيد حول كيفية إنشاء وحدات ماكرو Excel هذه.
- تهانينا على فوزك بجائزة أفضل إعلان لعام 2022!
- رأيت أن كتابك سيصدر قريبًا. تهانينا! لا أطيق الانتظار لقراءته.
4. إجراء محادثة قصيرة.
هذه الإستراتيجية هي الأفضل عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص ما لديك بالفعل علاقة معه ، أو على الأقل مصلحة مشتركة معروفة. اسأل بسرعة أو اذكر شيئًا تعرف أن القارئ يهتم به.
على سبيل المثال:
- هل شاهدت المباراة الليلة الماضية؟ متى سيتداولون أندروز بالفعل؟
- أولاً ، أخبرني عندما تكون مستعدًا للتحدث عن خاتمة بكالوريوس معي.
- كيف حال السيد بونز؟ لا أطيق الانتظار حتى نتمكن من تقديمه إلى لونا.
- هل رأيت التقرير الجديد عن تحديث خوارزمية Google؟ هذا هو الرابط.
- هل سمعت ألبوم بيونسيه الجديد حتى الآن؟
5. حدد مستوى الأولوية لرسالتك.
لديك ملايين الأشياء للقيام بها إلى جانب إرسال هذه الرسالة الإلكترونية ، ومن المحتمل أن يكون لدى القارئ نفس الأشياء التي يجب القيام بها إلى جانب قراءتها والرد عليها. لذا اجعل الأمور أسهل عليهم من خلال إخبارهم على الفور بمدى أهمية هذه الرسالة و / أو مدى السرعة التي تحتاج إليها للرد. بالنسبة لهذه الإستراتيجية ، من المهم بشكل خاص التفكير في الأشخاص الذين تراسلهم عبر البريد الإلكتروني ونوع العلاقة التي تربطك بهم. فكر جيدًا في رسالتك قبل أن تخبر رئيسك أو عميلك أو مسؤول تنفيذي في شركتك أن شيئًا ما يجب أن يكون على رأس أولوياتهم.
على سبيل المثال:
- هل يمكنك إلقاء نظرة على ما يلي خلال الأيام القليلة المقبلة وإخباري برأيك بحلول يوم الخميس؟
- يرجى إلقاء نظرة على هذا بواسطة EOD.
- لا شيء عاجل ، أردت فقط استخلاص المعلومات عن اجتماع الأمس عندما تكون متاحًا.
- لا داعي للرد ، أردت فقط إخبارك بأن تطبيق Slack لا يعمل معي.
- أحتاج إلى مدخلاتك في هذا في أسرع وقت ممكن.
- سنغادر في ساعة سعيدة بعد خمس دقائق! قابلنا بالمصعد إذا كنت تريد توصيلة.
6. القفز إلى اليمين.
بعبارة أخرى ، ما عليك سوى الوصول إلى موضوع بريدك الإلكتروني. تظهر الأبحاث أن رسائل البريد الإلكتروني التي تتراوح بين 50 و 125 كلمة هي الأكثر احتمالا لتلقي ردود. لذا ، إذا كنت ترغب في توفير الوقت لك ولقراءك وتقليل احتمالية أن يغمرهم طول بريدك الإلكتروني ، فتخط المجاملات. طالما أنه لن يكون وقحًا ، فقط قل ما تريد قوله واضغط على إرسال.
