فكر في آخر مرة حظيت فيها بيوم مثمر حقًا - عندما اتخذت عددًا من القرارات المهمة ، وشطبت مهام أساسية ، وتواصلت مع بعض الاتصالات الجديدة. هذا شعور جيد ، أليس كذلك؟ فكر الآن في يوم شعرت فيه وكأنك لم تنجز أي شيء ذي معنى. ربما تكون قد أرسلت الخطوات التالية بعد سلسلة من الاجتماعات المتتالية ، أو قضيت نصف يوم في الاستماع إلى زملائك في العمل ، أو بحثت عن كاسحات الجليد في Slack بدلاً من اتجاهات الصناعة. في نهاية ذلك اليوم ، لم تكن متأكدًا مما حققته ، لكنك بالتأكيد شعرت بأنك مشغول جدًا في القيام بذلك.
كان لديك نفس القدر من الساعات في كلا اليومين ، ولكن في أحد السيناريوهات ، كنت مسيطرًا وشطبت المهام التي كان لها تأثير أكبر على شركتك أو حياتك المهنية. من ناحية أخرى ، استحوذت الانحرافات والتعيينات غير المتوقعة التي لا ترقى بوضوح إلى أهداف أكبر على الكثير من انتباهك. هذا الأخير هو ما أسميه المشتتات والحشو:المهام الدخيلة ويمتص الوقت التي تمنعك من القيام بعمل مهم.
هناك ثلاث مراحل لاستعادة السيطرة على وقتك:تقييم كيفية إنفاقه ، وتحديد ما يجب أن تستمر في القيام به ، وتعلم أن تقول لا لكل شيء آخر بينما لا تزال لاعبًا جماعيًا. غالبًا ما يكون الجزء الأخير هو الأصعب لأن المساعدة في العمل وتعزيز العلاقات مع زملائك في العمل أمران حيويان لنمو حياتك المهنية. المفتاح هو أن تكون متيقظًا ولطيفًا بشأن الخيارات التي تتخذها.
إليك خارطة طريق بسيطة لمساعدتك في إعادة ترتيب أولويات وقتك بينما تظل زميلًا جيدًا:
المرحلة 1:تقدير وقتك.
قبل أن تفعل أي شيء آخر ، ستحتاج إلى ملاحظة العوامل التي تشتت انتباهك والتعرف على عوامل حشو الوقت الأكثر شيوعًا.
المشتتات هي مهام مرتبطة بشكل غير مباشر بعملك وتمنعك من التركيز على أولوياتك. إنها حتمية ولكنها ليست متناسبة دائمًا. النساء ، على سبيل المثال ، غالبًا ما يتم تحميلهن بأدوار إضافية للمعالج العاطفي ، وبناء الثقافة ، ومحل النزاع. وتميل عوامل التشتيت إلى التمحور حول الأشخاص والثقافة - مثل الوقوع في حوارات لا تنتهي أو إدراك أن الموظف يحتاج إلى انتعاش. في صومعة ، يمكن لهذه المهام أن تخدم غرضًا مهمًا في مساعدة الأشخاص على الشعور بالاتصال ، لكنها تصبح مشكلة عندما يتولون قائمة مهامك. اكتب المشتتات الخاصة بك.
الحشو هي مهام مرتبطة ارتباطًا مباشرًا بالعمل ولكنها غالبًا لا تحظى بتقدير كبير ولا تساعدك على التقدم في حياتك المهنية. بعبارة أخرى ، ليست أنواع المشاريع التي تؤدي إلى التقدير أو الزيادة أو الترقيات. بدلاً من ذلك ، تتضمن عناصر "الأعمال المنزلية في المكتب" مثل جدولة اجتماع المتابعة ، أو تدوين الملاحظات ، أو بطريقة أخرى أن تكون حارس الذاكرة ، أو المنظم ، أو الشخص الذي يبقي القطارات على المسار الصحيح دون أن يلاحظها أحد. ضع قائمة بهذه الحشوات أيضًا.
المرحلة الثانية:قرر ما يجب الاستمرار في فعله وماذا تتوقف.
انظر إلى قائمة الحشو والمشتتات الخاصة بك وابدأ في تقييم مدى أهمية هذه العناصر لتحقيق أهداف حياتك المهنية. عندما تنظر إلى كل مهمة ، اسأل نفسك هذه الأسئلة:
- هل يدعم هذا أحد أهدافي الشخصية أو المهنية؟
- هل هذا جزء أساسي من الوصف الوظيفي؟
- هل يمنحني هذا إمكانية الوصول إلى اتصال ذي قيمة أو إلى جزء مختلف من النشاط التجاري؟
- هل يجلب لي الفرح؟
إذا أجبت بـ "نعم" على سؤال واحد على الأقل ، فهناك مساحة لهذا العنصر في قائمة مهامك ويستحق تخصيص وقت لذلك. إذا لم يكن كذلك ، فأضفه إلى قائمة "عدم القيام".
الآن ، أتمنى أن تتمكن فقط من إضافة أشياء إلى قائمة المهام التي لا تريدها و- لوطي !- تختفي. بعض الأشياء التي قد تكون قادرًا على التوقف عن فعلها. قد يطلب البعض الآخر موافقة من مديرك أو تفويض شخص آخر. لكل عنصر في قائمة المهام ، أضف أول شيء عليك القيام به لإزالته من صحنك. على سبيل المثال ، يمكن أن تشمل الخطوات التالية:الاتصال برئيس فريق العمل لمناقشة التنحي عن دور اللجنة أو إعداد محادثة مع مديرك لمناقشة أهدافك وأولوياتك.
المرحلة 3:كن مرتاحًا لقول "لا" - وتعلم القيام بذلك بلطف.
إن قول لا - والقيام بذلك بلطف - هو أهم مهارة يمكنك تعلمها للحفاظ على الوقت مزريًا مثل تلك التي حددتها في الخطوات السابقة خارج صحنك في المستقبل.
عندما ينبثق أحد هؤلاء المشتتات أو الحشو ، تراجع بثقة. ابدأ بعبارة "شكرًا لك" بدلاً من "أنا آسف" ، لأنك لست بحاجة إلى الاعتذار عن رفض الطلب. قل ، "شكرًا لك على هذه الفرصة" ، أو "شكرًا لك على التفكير بي" ، ثم أضف أنك تعمل بكامل طاقتك الآن.
إذا كان الطلب قادمًا من عميل أو رئيسك في العمل ، فقد لا تتمكن من قول لا بشكل صريح ، ولكن لا يزال بإمكانك أن تكون مقصودًا بشأن عبء عملك وتقول ، "نعم ، يمكنني فعل ذلك ، لكنه سيحل محل X . هل انت موافق على هذا؟" إذا كان هذا من زميل مقرب ، فقد ترغب في أن تكون محددًا بشأن سبب عدم قدرتك على القيام بذلك. إذا كنت تشعر بالسخاء ، فيمكنك دائمًا تقديم جدول زمني مختلف ("سأكون متفرغًا في يوليو") أو مساعدة أصغر ، مثل مشاركة البحث حول جزء أصغر من المشروع يجب القيام به. هذا يجعلك تركز على أهدافك بينما لا تزال تلعب دورًا جماعيًا.
من السهل جدًا أن تتحكم طلبات اللحظة الأخيرة والمشتتات والحشو في وقتك وقائمة المهام ، مما يترك مجالًا صغيرًا للعمل عالي التأثير. ولكن عندما تبدأ في الانتباه إلى هذه الأوقات الخفية ، يمكنك إعطاء الأولوية للأشياء الأكثر أهمية بالنسبة لك ولمهنتك.
مقتبس بإذن من احتضان العمل ، أحب حياتك المهنية:كتاب عمل موجه لتحقيق أهدافك المهنية بوضوح ، ونية ، وثقة بقلم فران هاوزر.
