من الطبيعي أن تشعر بالقلق في اليوم الأول عند بدء عمل جديد. لكن ماذا يحدث عندما يكون يومك الأول بعيدًا؟ ماذا لو كانت عدة أيام بعد ذلك بعيدة أيضًا اعتمادًا على المدة التي تحتفظ بها الشركة بالناس في المنزل نتيجة لفيروس كورونا؟ وماذا لو لم تتمكن من مقابلة مديرك وزملائك شخصيًا لفترة من الوقت؟ كيف ستتعرف على زملائك في العمل ، وتعرف على كيفية القيام بعملك بسرعة ، أو حتى تعرف بمن تتصل عندما يكون لديك أسئلة؟
نظرًا لأن الشركات تنقل موظفيها إلى العمل عن بُعد لوقف انتشار COVID-19 ، فمن المرجح أن يتم تأهيل الموظفين الجدد افتراضيًا. بدلاً من التوجه المعتاد لنصف يوم حيث تلتقط الكمبيوتر المحمول ، والإمدادات ، والأوراق ، ثم تستمتع بغداء ترحيبي مع زملائك الجدد - والأسابيع القليلة القادمة من الالتقاء بأشخاص جدد حول المكتب بينما تحصل على اتجاهاتك دورك — سيحتاج كل هذا إلى التعامل معه من مسافة آمنة.
بالنسبة للشركات التي لديها بالفعل الكثير من الموظفين عن بعد ، قد لا تكون هذه مشكلة كبيرة. ولكن بالنسبة للمؤسسات التي لم تعتاد على جعل الموظفين يعملون من المنزل ، ناهيك عن الترحيب بهم وتدريبهم من بعيد ، فإن عملية الإعداد وكل ما يأتي بعد ذلك قد يكون صعبًا بعض الشيء.
تقول كارلا بيفينز ، أستاذة التدريس المساعدة لاتصالات الأعمال في كلية تيبر للأعمال بجامعة كارنيجي ميلون:"إنه أمر مخيف أن تحاول البدء بشركة جديدة في هذه البيئة". وتوصي بأن يظل الموظفون الجدد مرنين وصبورين. تقول:"ضع في اعتبارك أن الشركة وظفتك لسبب ما". "امنح نفسك وقتًا للالتحاق بالعمل ولتكون مرتاحًا في العمل في هذه البيئة الغريبة الجديدة."
فيما يلي سبع نصائح لمساعدتك على بدء عمل جديد عن بعد.
1. استعد لنوع مختلف من الإعداد
عندما بدأت ستايسي يو منصبًا تسويقيًا في 17 مارس في جمعية عضوية عالمية لمتخصصي الأمراض المعدية في واشنطن العاصمة ، التقت هي ومديرها في المكتب لكن على بعد ستة أقدام. قام مديرها بتوصيل الكمبيوتر المحمول بنظام عرض وعرض عليها مكان العثور على المستندات على محرك الأقراص المشترك ، وأوضح لها دورها وكيفية الوصول إلى قسم تكنولوجيا المعلومات إذا كانت لديها مشكلة في الاتصال بالشبكة.
في المقابل ، بدأت هانا سميث ، التي تم تعيينها كمديرة اتصالات لجمعية عضوية غير ربحية أيضًا في واشنطن العاصمة ، منصبها الجديد عن بُعد في الأول من أبريل. أرسلت المنظمة جهاز كمبيوتر محمولاً إلى منزلها بالبريد ، ثم قام مديرها بإعدادها باستخدام Zoom تقريبًا. .
النقطة المهمة هي أنه قد يتم التعامل مع الخدمات اللوجستية بشكل مختلف اعتمادًا على السياسات في شركتك الجديدة والوضع الصحي العام سريع التغير. ضع في اعتبارك التواصل مسبقًا لمعرفة الشكل الذي ستبدو عليه العملية في حالتك. يمكنك إرسال ملاحظة سريعة إلى المسؤول عن التوظيف أو جهة الاتصال بالموارد البشرية و / أو إرسال بريد إلكتروني إلى مديرك الجديد ليقول إنك تدرك أن الشركة تقوم بعمل عن بُعد في الوقت الحالي بسبب الوباء ، واسأل كيف يتعاملون مع الخدمات اللوجستية الخاصة بالتسجيل في على ضوء الوضع.
2. فهم التوقعات
قد ترغب في قضاء بعض الوقت الإضافي لفهم توقعات مديرك في كل شيء بدءًا من المهام الفردية وحتى تأهيلك بشكل عام ، خاصةً إذا كنت تبدأ وظيفة لم يكن الغرض منها أن تكون عن بُعد ، كما تقول هايدي بارسونت ، الرئيس التنفيذي ومؤسس شركة TorchLight Hire في الإسكندرية ، فيرجينيا.
نظرًا لأن مديرك وزملائك لن يعملوا في نفس المبنى ، فلا يمكنك التوقف فقط لطرح سؤال سريع ولا يمكنهم مساعدتك في تصحيح المسار في الوقت الفعلي بنفس السهولة. لذلك عليك أن تكون استباقيًا وتأكد من فهمك لدورك والمهام التي تعمل عليها. عندما تناقش مشروعًا جديدًا ، على سبيل المثال ، تأكد من السؤال عن موعد التسليم وكيف يرغب رئيسك في الحصول عليها.
أثناء محاولتك التكثيف من بعيد ، تحقق من وجود أي أدوات أو أنظمة أو عمليات تحتاج إلى التعرف عليها ، ومتى يجب أن تخطط لمواكبة هذه الأدوات ، وما إذا كان هناك أي تدريب يمكنك الوصول إليه عن بُعد أو شخصًا معينًا يجب عليك الاتصال به للحصول على المساعدة.
خلال الأسبوع أو الأسبوعين الأولين ، تأكد من مراجعة الأهداف التي يجب أن تتطلع إلى تحقيقها في أول 30 و 60 و 90 يومًا. قد يكون رئيسك قد رسم بدايات مثل هذه الخطة لك أو قد تكون قادرًا على تجميعها بنفسك بناءً على محادثاتك المبكرة. بغض النظر ، راجع الخطة مع مديرك للتأكد من أنك في نفس الصفحة.
بينما يتعلم كلاكما العمل معًا عن بُعد ، قد يرغب رئيسك في التواصل معك بشكل متكرر أكثر من المعتاد ، لكن هذا لا يعني بالضرورة أنهما لا يثقان بك ، كما يقول بارسونت. يمكنك العمل على بناء تلك الثقة من خلال وضع توقعات واضحة ثم تلبيتها (أو تتجاوزها).
3. تعرف على كيفية تواصل فريقك
بينما تعمل أنت ومديرك وزملائك في العمل عن بُعد - ربما للمرة الأولى - من المهم بشكل خاص معرفة كيف يفضل الجميع التواصل ، حتى تعرف ما إذا كنت تريد مراقبة بريدك الإلكتروني أو Slack أو قناة أخرى يعتمد عليها فريقك . (ضع في اعتبارك أن زملائك ربما لا يزالون يكتشفون تفضيلاتهم أثناء تكيفهم مع الإجراءات الجديدة.)
يفضل الفريق الذي يعمل معه Yu استخدام نظام دردشة الشركة الذي يسمح للمستخدمين بالإشارة إلى ما إذا كانوا متاحين ، في اجتماع ، أو غير متصل بالإنترنت بدلاً من استخدام البريد الإلكتروني لجميع تفاعلاتهم. إن معرفة ما إذا كان زميلك متصل بالإنترنت أو في اجتماع يحدد توقع وقت توقع الرد ، كما تقول. وتضيف:"نستخدم أيضًا مؤتمرات الفيديو للاجتماعات بقدر ما نستطيع حتى يكون هناك مستوى معين من التفاعل البشري".
يقترح سميث ، إذا غمرت رسائل البريد الإلكتروني زملائك بكثرة ، فاسألهم عما إذا كانوا يفضلون مكالمة أو رسالة فورية للأسئلة السريعة. تقول:"إن الطلب عبر البريد الإلكتروني يزيد من الجدول الزمني لأن الناس يجب أن يروا البريد الإلكتروني ، ويقرأوه ، ويردوا عليه". "غالبًا ما ينسى الأشخاص مدى سهولة التقاط الهاتف والسؤال" ، خاصةً إذا كان سؤالًا بسيطًا - مثل ، "ما هو تاريخ اجتماع مجلس الإدارة التالي؟" - وإذا كانت هذه المعلومات المفقودة تمنعك من إكمال مهمة.
من المهم بشكل خاص أن تكون على نفس الصفحة فيما يتعلق بالتواصل مع رئيسك في العمل. على سبيل المثال ، هل يرغبون في الحصول على أسئلة لمرة واحدة عند ظهورهم في البريد الإلكتروني أو عبر الدردشة أو عبر الهاتف أو مكالمة الفيديو؟ إذا كان هذا هو الأخير ، فهل يريدون تنبيهًا مسبقًا؟ أم أنهم يفضلون جمع مجموعة من الأسئلة قبل المجيء إليهم؟ هل هناك أوقات من اليوم أو الأسبوع يرغبون فيها في القيام بعمل موجه إلى أسفل ولا يريدون إزعاجهم؟
إن الشعور بتفضيلات الاتصال الخاصة بزملائك في العمل سيجعل من الأسهل والأكثر راحة للجميع التعرف على بعضهم البعض وتعزيز التفاعلات الإيجابية والمثمرة. وستكون قادرًا على الاعتماد على الناس لتعلم الحبال دون إزعاج أي ريش.
4. اطلب المزيد من المعلومات
إذا تواصل زميل في العمل عن طريق البريد الإلكتروني أو الدردشة مع مهمة أو مهمة ، فراجع ما إذا كان يمكنك تحديد موعد لمكالمة هاتفية أو اجتماع فيديو لمناقشة المشروع ، كما يقول بارسونت. اطرح عليهم أسئلة لفهم دورهم بشكل أفضل ، وما الذي يحتاجون منك لإنجازه ، وما هي أولوياتهم ، كما تقول.
سيساعدك هذا على فهم كيفية ارتباط عملك بالمشاريع والأهداف الأكبر داخل المنظمة ، ويسمح لك بتلبية طلباتهم بأفضل ما يمكنك ، وتمكينك من التعجيل بسرعة أكبر ، وفي النهاية يسهل عليك النجاح في عملك. وظيفة.
أرسل بريدًا إلكترونيًا يقول شيئًا مثل: "شكرًا لإرسالك هذه المهمة. هل يمكننا إجراء مكالمة هاتفية قصيرة / محادثة فيديو والتحدث عنها؟ أرغب في الحصول على مزيد من السياق للمهمة لفهم ما هو مطلوب بشكل أفضل وكيف يمكنني إنجاز ذلك بشكل أكثر فاعلية. "
5. ذكر الناس من أنت
يتطلب بدء عمل جديد دائمًا تقديم نفسك للعديد من الأشخاص الجدد حيث يتعلمون من أنت وماذا تفعل. قد تستغرق هذه العملية وقتًا أطول قليلاً وتتطلب مزيدًا من الجهد من جانبك عندما تبدأ عن بُعد ، حتى لو أرسل مديرك أو الموارد البشرية نوعًا من البريد الإلكتروني التقديمي.
نظرًا لأنك لن تصادف زملائك بشكل عرضي في مطبخ المكتب أو في المصعد ، فقد يكون من الضروري إعادة تقديم نفسك وتذكير زملائك باسمك ودورك عند الاتصال بهم عبر البريد الإلكتروني أو المشاركة في مكالمة جماعية أو اجتماع فيديو ، كما يقول آدم سميث ، كبير المستشارين والمدربين التنفيذيين في شركة Right Management في أرلينغتون بولاية فيرجينيا (لا علاقة لهانا سميث). هذا صحيح بشكل خاص للأشخاص خارج فريقك المباشر. وهو أمر سهل:قبل الإدلاء بتعليقك أو طرح سؤالك ، ما عليك سوى ذكر اسمك والإشارة إلى أنك جديد في الشركة.
6. حافظ على نبرة صوتك واضحة ومحايدة لتبدأ
إلى أن تتمكن من قياس شخصيات زميلك ، من الجيد أن تحافظ على حيادية نسبيًا في نبرة رسائل البريد الإلكتروني والاتصالات الأخرى. توخ الحذر عند اختيار "الرد على الكل" وتجنب استخدام الكثير من الاختصارات والمصطلحات والعامية والرموز التعبيرية ، كما يقترح آدم سميث ، على الأقل في البداية.
في الأيام والأسابيع الأولى لك ، انتبه إلى الطريقة التي يتحدث بها مديرك وزملائك في الفريق والموظفون الآخرون منذ فترة طويلة مع بعضهم البعض ويستخدمون ذلك كدليل.
وسواء كنت تكتب ملاحظة أو تتحدث إلى شخص ما ، فتأكد من أن سبب اتصالك واضح. على سبيل المثال ، قد يكون من المفيد وضع علامة على رسائلك الإلكترونية عن طريق تضمين الكلمات "سؤال" أو "لمراجعتك" في بداية سطر الموضوع.
أثناء مكالمة الفيديو أو المكالمة الجماعية ، تحدث بوضوح في جمل كاملة وكن محددًا بشأن ما تريد مناقشته أو طرحه. على سبيل المثال ، إذا طرح شخص ما موضوعًا ينطبق على عملك وأردت طرح سؤال متابعة ، فذكر اسمك بوضوح واشرح أنك تريد الحصول على مزيد من المعلومات لمساعدتك في إكمال مشروع تتعامل معه كجزء من دورك الجديد.
7. تعرف على زملائك وابحث عن أصدقاء العمل
ضع في اعتبارك أن تطلب من مديرك إرسال إعلان بانضمامك إلى الفريق بالإضافة إلى ملاحظة مفادها أنك ترحب بالمكالمات الهاتفية أو اجتماعات الفيديو للتعرف على زملائك بشكل أفضل ، كما تقترح هانا سميث. سواء فعلوا ذلك أم لا ، يمكنك بالتأكيد التواصل مع الأشخاص الذين تعرف أنك ستعمل معهم لتقديم نفسك وإعداد محادثة.
قد ترغب في الاحتفاظ بالمخطط التنظيمي أو صفحة الفريق في متناول يديك أثناء اجتماعات الهاتف والفيديو خلال الأسابيع العديدة الأولى لسهولة السياق. ثم تابع مع الزملاء بعد ذلك لإعداد محادثات افتراضية حول القهوة لطرح أسئلة حول أدوارهم ، والمشاريع التي يعملون عليها ، وما يعتقدون أنه يجب أن تعرفه عن المنظمة ، وكذلك لمشاركة القليل عن العمل الذي تقوم به. سوف تفعل.
إذا كنت قلقًا بشأن العثور على زميل موثوق به لطرح الأسئلة أو لترديد الأفكار ، ففكر في التفكير في الأشخاص الذين قابلتهم وتحدثت معهم أثناء عملية المقابلة والتواصل معهم ، كما يقول بارسونت. أو "إذا وجدت شخصًا يتحدث في مكالمة ، فحاول توسيع المحادثة عن طريق سؤاله عن نفسه" ، تضيف. كوِّن علاقة وابحث عن تجارب مشتركة من خلال طرح أسئلة خارج نطاق عملك ، مثل:ماذا تحب أن تفعل عندما لا تعمل؟ ما هو كتابك أو فيلمك المفضل؟
يقول Blevins ، إذا وجدت زميلًا تنقر عليه أثناء اجتماع أكبر ، فقم بدعوته إلى دردشة افتراضية على القهوة بين شخصين. تقول:"لا يعني مجرد عدم مواجهتك وجهًا لوجه أنه لا يمكنك التواصل وإنشاء هذه العلاقات".
إن بدء عملك عن بُعد في الوقت الذي يعتاد فيه مديرك وزملاؤك أيضًا على العمل من المنزل - وأنتم جميعًا تتعاملون مع الكثير من الضغوطات الأخرى أثناء تفشي جائحة عالمي - قد يجعل الأمر أكثر صعوبة قليلاً في الانطلاق على الأرض. . وقد يستغرق الأمر وقتًا أطول قبل أن تشعر بالراحة الاجتماعية في مؤسستك الجديدة.
ومع ذلك ، هناك خطوات استباقية يمكنك اتخاذها لجعل الانتقال أسهل قليلاً. امنح نفسك الوقت لتشعر بأنك جزء من الفريق ، كما يقول بيفينز. "كل شخص يحتاج إلى القليل من المرونة والكثير من الصبر."
