على مدار العام الماضي ، اعتاد الكثير منا على العمل من المنزل لدرجة أنه ليس لدينا أي اهتمام بالعودة إلى الإعداد القديم في المكتب. في الواقع ، يخطط ما يقرب من 30٪ من الموظفين حتى لترك وظائفهم إذا لم يتمكنوا من الاستمرار في العمل عن بُعد ، وفقًا لاستطلاع أجرته LiveCareer مؤخرًا.
كشف تقرير برايس ووترهاوس كوبرز أن قادة الشركات يدركون هذا التحول - ويعتقد 78٪ من الرؤساء التنفيذيين أن العمل عن بعد باقٍ. ولكن للحفاظ على سير العمل بسلاسة وإسعاد الموظفين ، تحتاج الشركات إلى تبني عقلية تعمل عن بُعد أولاً (وليس فقط صديقة عن بُعد). بينما تسمح المؤسسات الصديقة عن بُعد بالعمل عن بُعد مع القيود والقيود ، في شركة تعمل عن بُعد أولاً ، يعد العمل من أي مكان هو الخيار الأساسي للجميع - من المدير التنفيذي إلى الموظفين المبتدئين.
يقول جوب فان دير فورت ، الرئيس التنفيذي لشركة Remote ، وهي شركة تعمل عن بُعد بالكامل:"إذا كان هناك شخص واحد يعمل عن بُعد ، فيجب على الشركة بأكملها أن تعمل عن بُعد أولاً". "وإلا ، فإنك تخلق ثقافة يكون فيها الفريق البعيد هو فريق B. لديهم وصول أقل إلى المعلومات وأقل ارتباطًا داخل المنظمة ".
أن تكون عن بعد أولًا هو فوز للجميع. عندما لا يكون الموقع عاملاً في التوظيف ، فإن الشركات لديها إمكانية الوصول إلى مجموعة كبيرة ومتنوعة من المواهب. ومع ذلك ، فإن الانتقال عن بُعد أولاً ليس عملية واحدة تناسب الجميع ، ويساعد تطبيق Remote في تسهيل عملية الانتقال من خلال إدارة كشوف المرتبات والمزايا والضرائب والامتثال للفرق البعيدة والدولية. لدى الشركة حوالي 150 موظفًا في 19 منطقة زمنية ، وبحلول نهاية العام ستعمل مع شركات في 80 دولة.
إليك كل ما تحتاج لمعرفته حول بناء فريق عالمي يعمل عن بُعد أولاً ، وفقًا للخبراء في Remote.
إنشاء عملية إعداد قياسية
يجب أن تمنح عملية الإعداد الموظفين الجدد إحساسًا بثقافة مؤسستك ، وكيف ستكون وظيفتهم ، ومع من سيعملون. تقول أماندا داي ، الشريك في عمليات الأفراد في Remote ، إن العملية يجب أن تكون موحدة. وهذا يعني تضمين قوائم المراجعة ، وروابط إلى الموارد ، ومعلومات حول إعداد الأنظمة وتسجيل الدخول إليها ، وتفاصيل حول كيفية تواصل الشركة.
بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون الإعداد منظمًا ، ويسهل الوصول إليه ، وكل ذلك في مكان واحد ، بحيث يشعر القادمون الجدد بالارتباط بالفريق. يقول داي:"تحتاج الشركات إلى التأكد من أن الموظفين الجدد يفهمون حقًا أن هذا هو مكانهم الذي يذهبون إليه ويفهمون ما يجب أن يركزوا عليه".
كما أن عملية الإعداد القياسية تخفف أيضًا بعض العبء الإداري (بما في ذلك الكثير من الأعمال الورقية!) التي تواجهها عادةً فرق الموارد البشرية ، كما تقول نادية فاتاليديس ، مديرة الأفراد في Remote.
حافظ على امتثالك أثناء التوسع
يتمثل أحد التحديات التي تواجه توظيف الفرق البعيدة في التغلب على مشكلات الامتثال المعقدة التي تظهر. كل دولة لديها قوانين عمل فريدة ومتطلبات امتثال العمل وقواعد الرواتب والمزايا. يمكن أن يؤدي انتهاك هذه القواعد إلى عقوبات.
يقول داي إنه بدون فريق مخصص للامتثال ، يبدو أنه من المستحيل أن تظل المؤسسات على رأس متطلبات الموارد البشرية المحلية في كل بلد. من المحتمل أن يكون هناك عائق لغوي لفهم هذه السياسات ، وقد لا يتم تحديث الموارد عبر الإنترنت التي تحتوي على هذه المعلومات.
يقول فان دير فورت:"وجدنا أن الشركات لا تفهم حقًا احتياجات الامتثال لمدى صعوبة توظيف شخص ما في بلد مختلف وجميع المتطلبات الضرورية". "نرى الشركات تخطئ في فهمها وتأتي إلينا لحل هذه الأنواع من المشاكل."
بناء ثقافة الشركة عبر الحدود
في حين أن الثقافة غالبًا ما تتطور بشكل عضوي (أو حتى عرضيًا) بين زملاء العمل الذين يعملون في مكتب ، يجب أن تكون المنظمات البعيدة عن بُعد مقصودة في توصيل قيمها وتأسيس الثقافة ، كما تقول فاتاليديس.
من المهم للشركات أن تمتلك قيمًا واضحة على مستوى الشركة - سواء كانت تركز على رفاهية الموظف أو التعلم والتطوير - وفهم ما تأمل في تحقيقه بهذه القيم. ثم استمر في الإشارة إليهم كمنظمة.
في Remote ، يعتبر التفاعل الاجتماعي قيمة مركزية. يقول فان دير فورت:"أريد أن يتعرف الزملاء على بعضهم البعض خارج سياق العمل". "لكي نتمكن من تعزيز ذلك ، أردنا التسكع مع بعضنا البعض أو ممارسة الألعاب معًا." لتحقيق ذلك ، توفر الشركة سماعات رأس للواقع الافتراضي للموظفين حتى يتمكنوا من قضاء الوقت معهم وممارسة الألعاب وحتى عقد اجتماعات رسمية للواقع الافتراضي.
إتقان التعاون غير المتزامن
في بيئة بعيدة أولاً ، يعيش الناس في مناطق زمنية مختلفة ولديهم ساعات عمل مختلفة. لذلك ، فإن إتقان التعاون غير المتزامن - عندما يعمل عدة أشخاص على نفس الشيء ، ولكن بشكل مستقل وفي أوقات مختلفة - هو المفتاح للحفاظ على سير العمل.
يقول فان دير فورت:"هذا يعني حقًا مجرد كتابة الأشياء". "إذا اتخذت قرارًا ، فقم بتدوين القرار في مكان يمكن لأي شخص آخر رؤيته والوصول إليه ومناقشته. إذا كانت لديك أماكن متعددة حيث تقوم بتوثيق الأشياء ، فستواجه كل أنواع المشاكل ". وجود هذا "المصدر الوحيد للحقيقة" ، كما يشير إليه ، يبقي الجميع على نفس الصفحة في جميع الأوقات.
تتمثل إحدى النصائح المفيدة في استخدام أداة توثيق مركزية مثل Notion أو Coda لتوثيق وتحديث أي سياسة أو عملية أو مشروع جديد باستمرار.
تبسيط الاتصال
وفقًا لـ Vatalidis ، يتعين على الشركات التي تعمل عن بُعد أن تكون مقصودة بشأن كيفية تواصلها - وأن تفعل ذلك بطريقة يمكن لكل موظف من خلالها المساهمة في المناقشة ، ولكن دون إرباك البريد الوارد الفردي.
يقترح Vatalidis "افتراضيًا التواصل كتابيًا في قناة يشعر فيها الجميع بأنهم منخرطون وفي مساحة يمكن للجميع التعاون فيها". يجب أن تستخدم الشركات التي تستخدم Slack بشكل افتراضي استخدام القنوات العامة عبر الرسائل الخاصة (ما لم يكن ذلك ضروريًا للغاية لأسباب تتعلق بالخصوصية أو الأمان).
يقول فان دير فورت إن توثيق الاتصالات العامة في النظام الأساسي العام يساعد المؤسسات على تحقيق اتصال غير متزامن. وبينما يعترف أن ذلك قد يؤدي إلى الإفراط في التواصل ، إلا أنه أفضل من البديل - خاصة بالنسبة للشركات التي تعمل عن بُعد أولاً. يقول:"الخطأ الذي يحدث هو أن بعض الأشياء لا تدخل العقل المجتمعي للشركة في موقف قد ترغب في حدوث ذلك فيه".
تجنب المبالغة في جدولة الاجتماعات
"كان من الممكن أن يكون هذا الاجتماع رسالة بريد إلكتروني" هي إحدى الميمات التي ربما تكون قد شاهدتها على وسائل التواصل الاجتماعي خلال العام الماضي. وهي رسالة يجب أن تتبناها المؤسسات عن بُعد أولاً ، على الرغم من إغراء الاحتفاظ بـ المزيد الاجتماعات عندما لا يكون الموظفون معًا جسديًا. ولكن ، كما يقول داي ، غالبًا ما يمنع هذا العمل من إنجازه ويمكن أن يؤدي إلى إجهاد Zoom.
هناك طريقة أكثر فاعلية وغير متزامنة تجعل معظم الاجتماعات غير إلزامية ، ومع ذلك لا يزال من الممكن الوصول إليها. قم بجدولة الاجتماعات عبر Zoom أو نظام أساسي آخر ، وقم بإتاحة الرابط ، وبعد ذلك ، قم بتوفير التسجيل ومكانًا لتقديم التعليقات أو طرح الأسئلة. يقترح Vatalidis تناوب المناطق الزمنية للاجتماعات بحيث تتاح للجميع فرص الحضور المباشر ، مما يخلق إحساسًا بالاندماج.
