إذا كنت تبحث عن طرق لتحسين إنتاجيتك ، فمن المحتمل أن تكون قد صادفت مفهومًا يسمى الوقت المربّع. حتى إذا لم تكن قد سمعت بمصطلح "timebox" من قبل ، فربما تكون قد صادفت جوانب أخرى تتعلق بـ timeboxing ، مثل حظر التقويم وتقنية بومودورو.
على أي حال ، تعد خاصية timeboxing واحدة من أبسط استراتيجيات إدارة الوقت وأكثرها فعالية. وفي هذه المقالة ، ستتعلم بالضبط كيفية تطبيق هذه التقنية في حياتك اليومية.
ما هو التوقيت الزمني؟
دعونا نلقي نظرة أولية على ماهية التوقيت الزمني. Timeboxing هو مفهوم بسيط للغاية حيث تمنح نفسك قدرًا معينًا من الوقت لمهمة معينة. هذا يتناقض مع طريقة العمل "العادية" ، وهي مجرد العمل على مهمة حتى تنتهي. يمكنك إما استخدام التقويم الخاص بك وإضافة كتل لمهام معينة في التقويم الخاص بك ، أو يمكنك ببساطة استخدام مؤقت لمنح نفسك موعدًا نهائيًا لمربع الوقت الخاص بك.
الطريقة الأكثر فعالية للقيام بذلك هي الجمع بين الاثنين. هذا يعني أنك ستضيف قوالب للعمل وتكسر الكتل في التقويم الخاص بك. بعد ذلك ، قم بتدوين المهام الخاصة بك للكتل في كل كتلة.
من هنا ، قم بتدوين المهام الخاصة بك لكل يوم. أثناء القيام بذلك ، تأكد من أنه لا يستغرق أكثر من ثلاث إلى أربع ساعات من المهام عالية التركيز لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة. من الناحية المثالية ، لا يتجاوز المجموع ست ساعات لأنك لن تكون قادرًا على التركيز لفترة أطول من ذلك.
الآن ، دعونا نلقي نظرة على الكيفية التي يمكن أن تزيد بها خاصية timeboxing إنتاجيتك بمزيد من التفاصيل.
كيف يمكن لـ Timeboxing زيادة إنتاجيتك
في حين أن timeboxing هي تقنية بسيطة لإدارة الوقت ، إلا أنها تنطوي على إمكانات هائلة لزيادة إنتاجيتك. سيكون التأثير كبيرًا بشكل خاص إذا لم تقم بمراقبة الوقت الذي تحتاجه لمهام معينة من قبل.
1. الاستفادة من قانون باركنسون
ينص قانون باركنسون على أن الوقت يتسع مع وجود مهمة في متناول اليد. هذا يعني أنك ستحتاج إلى الكثير من الوقت لمهمة ما بقدر ما تمنحه.
هل كان لديك موعد نهائي ضيق للغاية وتساءلت عن كيفية إنجاز هذه المهمة في مثل هذا الوقت القصير؟ من ناحية أخرى ، هل كان لديك يوم سبت كامل بدون أي خطط سوى كنس ساعاتك أمامك؟ في العادة ، قد يستغرق ذلك ساعة. ولكن إذا كان لديك يوم كامل لإنجاز ذلك فقط ، فستحتاج على الأرجح إلى يوم كامل من أجله ، أليس كذلك؟
الآن ، مع ضبط الوقت ، يمكنك الاستفادة من ذلك. امنح نفسك موعدًا نهائيًا لإنجاز المهمة. حتى لو لم تضغط عليه في البداية ، فإنه سيمنحك قريبًا مقياسًا جيدًا للمدة الواقعية التي تحتاجها لإنجازها. إذا كنت قد ضبطت مؤقتًا وعملت دون انقطاع خلال ذلك الوقت ، فمن المحتمل أن تنجزه بمجرد توقف المؤقت.
2. المساعدة في الحفاظ على التركيز
أوصي بشدة بتعيين مؤقت لمربعات الوقت. بينما يُعد إدخال الكتل في التقويم أمرًا رائعًا لمنحك نظرة عامة جيدة ، إلا أنه لن يساعدك بالضرورة في إنجاز المزيد في وقت أقل. ومع ذلك ، فإن تعيين عداد الوقت وإعطاء كل مربع موعدًا نهائيًا سيساعد بشكل كبير.
فائدة كبيرة أخرى من ضبط الوقت باستخدام جهاز ضبط الوقت هو أنه يساعدك على الحفاظ على تركيزك. أسهل طريقة للبدء هي استخدام فترات زمنية قصيرة. 25 دقيقة من تقنية بومودورو (سنصل إلى ذلك في دقيقة واحدة) مكان رائع للبدء.
اختر إطارًا زمنيًا قصيرًا ثم اعمل دون انقطاع لهذه الفترة الزمنية. لا تعد الخمس وعشرون دقيقة شيئًا ، وحتى إذا شعرت برغبة قوية في فعل شيء يشتت الانتباه ، فما عليك سوى تخطي هذا الإطار الزمني القصير. حتى الأجزاء القصيرة ستساعدك على الاستمرار في التركيز. وستندهش من مقدار ما يمكنك إنجازه في 25 دقيقة إذا لم تسمح لأي مشتتات أو مقاطعات تشتيت انتباهك.
3. جعل مقدار الوقت الذي لديك مرئيًا
فائدة أخرى رائعة من ضبط الوقت هي أنه يجعل مقدار الوقت الذي لديك كل يوم مرئيًا. هذا هو المكان الذي يكون فيه حظر التقويم مفيدًا. إذا أضفت مجموعات من فترات الراحة والوقت والعمل ، فسترى بسرعة أن لديك فقط عددًا معينًا من ساعات العمل كل يوم. هذا مفيد بشكل خاص إذا كنت تميل إلى زيادة التحميل على قائمة المهام لأنك لا تعرف حقًا المدة التي ستحتاجها لمهمة معينة.
4. أنت تتحكم في وقتك
آخر فائدة رئيسية لـ timeboxing هي أنك تتحكم في وقتك. بدلاً من مجرد العمل على أي مهمة معينة حتى تنتهي ، عليك أن تقرر بشكل استباقي مقدار الوقت الذي ستمنحه لها.
أنت تتحكم بشكل كامل في مقدار الوقت الذي تريد أن تقضيه في مهمة معينة. هذا يعني أنك مسؤول عن عملك وحياتك ، وليس العكس. بدلاً من عدم معرفة ما يمكن توقعه في أي يوم ، فإنك تصنعه بالطريقة التي تريدها.
7 نصائح لإتقان ضبط الوقت لزيادة الإنتاجية
حسنًا ، الآن بعد أن فهمت فوائد ضبط الوقت ، إليك سبع نصائح ستساعدك على إتقان ضبط الوقت لزيادة الإنتاجية.
1. حظر التقويم ضروري
كما ذكرنا سابقًا ، يُعد حظر التقويم أمرًا ضروريًا لتخصيص الوقت. هذا هو ما يسمح لك في الواقع "بتخزين" وقتك. بالإضافة إلى ذلك ، ستجعل مقدار الوقت المتاح لك كل يوم أكثر وضوحًا. وإليك كيفية القيام بذلك
استخدم تقويم Google أو تطبيق تقويم آخر يمكنك الوصول إليه على أجهزة مختلفة. بعد ذلك ، أضف الكتل والكتل الفاصلة للإجازة. سيعطي هذا عملك حدًا محددًا مسبقًا يجب أن تتناسب فيه مع مهامك.
بمجرد حصولك على ذلك ، أضف مجموعة واحدة على الأقل للمهام عالية التركيز. يجب أن تستغرق هذه الكتلة ساعة واحدة على الأقل ، ويفضل أكثر ، والغرض منها هو السماح لك بالعمل في المهام التي تتطلب الكثير من التركيز.
بمجرد حصولك على ذلك ، أضف عدة كتل للمهام منخفضة التركيز. هذه هي المهام التي يجب إنجازها ولكنها ليست أهم المهام التي ستدفعك حقًا إلى الأمام في عملك أو عملك. المهام ذات التركيز المنخفض الأكثر شيوعًا هي فحص رسائل البريد الإلكتروني ومهام الإدارة والرد عليها.
2. أضف المهام الخاصة بك إلى مجموعات التقويم الخاصة بك
الخطوة التالية هي إضافة المهام الخاصة بك إلى مجموعات التقويم الخاصة بك. يمنحك هذا نظرة عامة رائعة على ما يجب القيام به في ذلك اليوم. بالإضافة إلى أنها طريقة رائعة لتخزين هذه المعلومات في وقت مبكر. لذلك ، إذا كنت تفكر في مهمة تحتاج إلى إنجازها في يوم معين ، فيمكنك إضافتها بالفعل إلى هذه المجموعة في ذلك اليوم المحدد.
فائدة أخرى رائعة لكتل التقويم هي أنه يمكنك جعلها متكررة. لذلك ، قم بتعيين الكتل العامة على أنها متكررة ثم أضف المهام الفردية في كل كتلة معنية.
3. حدد مقدار الوقت الذي تحتاجه لمهمة
الآن ، هذه نصيحة مهمة للغاية:حدد مقدار الوقت الذي تحتاجه بشكل واقعي لمهمة ما.
في البداية ، سيكون هذا مجرد تخمين. ما عليك سوى تحديد شيء ما ثم معرفة المدة التي استغرقتها حقًا. بعد بضع مرات التكرار ، ستعرف مقدار الوقت الذي ستستغرقه بشكل واقعي لإنجاز هذه المهمة.
على سبيل المثال ، كتابة مقال مثل هذا يستغرق مني حوالي اثنين من بومودوروس أو 50 دقيقة. يستغرق إعدادها بومودورو واحدًا أو 25 دقيقة ، وسيستغرق تحريرها بين بومودورو واحد أو اثنين.
بمجرد أن تعرف مقدار الوقت الذي تحتاجه لمهمة ما ، حاول دائمًا التقليل قليلاً. على سبيل المثال ، لنفترض أن تحليل Excel يستغرق 2.5 ساعة. بمجرد أن تعرف ذلك ، اضبط عداد الوقت لمدة ساعتين و 20 دقيقة في المرة القادمة. قم دائمًا بتقليلها قليلاً حتى ينتهي بك الأمر في مكان حيث يكون من المستحيل تقريبًا العمل بشكل أسرع.
باستخدام هذه الوظيفة الإضافية لـ timeboxing ، ستزيد إنتاجيتك كثيرًا!
4. قم دائمًا بتعيين مؤقت
لتتبع الوقت الذي تحتاجه حقًا لمهمة ولديك موعد نهائي ، من الواضح أنك بحاجة إلى مؤقت. أوصي بشدة بتعيين مؤقت دائمًا ، بغض النظر عن المهمة التي تعمل عليها. من المحتمل أنك ستستغرق وقتًا أطول إذا لم تستخدم مؤقتًا ، وذلك ببساطة لأنك لا تدرك مدى السرعة التي يمر بها الوقت.
بالإضافة إلى ذلك ، يصبح تشتيت الانتباه أسهل بكثير إذا لم يكن لديك دقات ساعة تشير إلى مقدار الوقت المتبقي لك حتى نفاد مربع الوقت الخاص بك.
5. لا تسمح بأي انقطاعات
كما ذكرنا سابقًا ، لا تسمح بأي مشتتات أو مقاطعات أثناء المربّع الزمني.
لزيادة إنتاجيتك ، تحتاج إلى كتل حيث يمكنك العمل بطريقة مركزة ، وهذا لا يعمل إلا إذا تخلصت من جميع عوامل التشتيت. لذا ، أغلق صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك ، وتخلص من جميع الإشعارات ، واجعل هاتفك في وضع كتم الصوت وفي غرفة مختلفة أثناء عملك. صدقني ، سيكون هذا معززًا لا يصدق لإنتاجيتك.
6. ابدأ مع تقنية بومودورو
أفضل طريقة لبدء استخدام timeboxing هي استخدام تقنية بومودورو. هذه تقنية بسيطة للغاية حيث تعمل لمدة 25 دقيقة ثم تأخذ استراحة لمدة 5 دقائق. قد لا تبدو مدة الخمس وعشرون دقيقة طويلة جدًا ، ولكن إذا كنت تعمل دون انقطاع ، فستتمكن من إنجاز الكثير.
بالإضافة إلى ذلك ، يعد هذا المبلغ مثاليًا للمضي قدمًا حتى لو كنت تفضل استخدام الشبكات الاجتماعية أو تصفح الويب. من الأسهل بكثير الدفع خلال 25 دقيقة بدلاً من 8 ساعات عمل يومية.
هذا هو السبب في أنه من الأفضل أن تبدأ بهذه التقنية. تأكد من الاستيقاظ من مكتبك بين بومودوروس ، واسمح لنفسك باستراحة أطول بعد حوالي 4 بومودوروس. بمجرد عدم وجود مشكلات في العمل لمدة 25 دقيقة على التوالي ، يمكنك تمديد المؤقت إذا كنت قد منحت نفسك وقتًا أطول لمهمة ما.
7. احصل على صديق المساءلة
آخر نصيحة لزيادة الإنتاجية باستخدام الوقت المناسب هي الحصول على صديق للمساءلة.
تعد مربعات الوقت وحجب التقويم وتقنية بومودورو تقنيات رائعة لزيادة إنتاجيتك. ولكن يمكن أن يساعدك صديق المساءلة في التأكد من أنك تضع بالفعل نواياك الحسنة في العمل ومتابعة ما قلته.
كوّن فريقًا مع شخص سوف يركل مؤخرتك إذا لم تلتزم بالمربعات الزمنية الخاصة بك.
الأفكار النهائية
Timeboxing هو أسلوب بسيط للغاية لإدارة الوقت من شأنه أن يزيد من إنتاجيتك بشكل كبير. أفضل طريقة لاستخدامه هي إضافة كتل إلى التقويم الخاص بك. بعد ذلك ، أضف المهام إلى مجموعات العمل للحصول على نظرة عامة جيدة على ما يجب إنجازه في أي يوم.
حدد المدة التي ستمنحها لنفسك لكل مهمة. بمجرد أن تصبح جاهزًا لبدء العمل في مهمة ما ، اضبط مؤقتًا. استخدم تقنية بومودورو وحدد عدد بومودوروس الذي ستحتاجه لهذه المهمة. أو اضبط المؤقِّت على الطول المحدد الذي أعطيته لنفسك مسبقًا ، على سبيل المثال ، ساعة واحدة.
لا تسمح بأي انقطاعات خلال المربعات الزمنية الخاصة بك. إذا التزمت بذلك ، فسوف تنجز مهامك بأسرع ما يمكن من قبل.
المزيد من حيل إدارة الوقت
- كيفية استخدام قانون باركنسون لإنجاز المزيد في وقت أقل
- ما المقصود بـ "جدولة الحظر"؟ (وكيف يعزز الإنتاجية)
- 7 نصائح فعالة لإدارة الوقت لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية
