عندما كنت صغيرًا ، كان لدي حصالة وردية اللون على خزانة الملابس - وهدفًا مهمًا للغاية هو شراء دراجة حمراء لامعة. في كل مرة أجني فيها المال من الأعمال المنزلية ، ركضت إلى البنك الخنزير. بمرور الوقت ، وبفضل عادتي الصغيرة والمتسقة ، لم تعد مجموعتي من العملات المعدنية توفر الكثير من التغيير بعد الآن. جئت أخيرًا بما يكفي من المال لشراء الدراجة.
ما كان عليه حصالة الخاص بي حينها ، جدول أعمالي اليومي هو اليوم.
لدينا جميعًا رؤية للمستقبل ، ويمكن أن نشعر بالإرهاق عند التحديق بها من بعيد ، خاصةً بدون خطة. أفضل طريقة لتحقيق الأهداف هي تقسيمها إلى عادات يومية أصغر. قد تبدو هذه الكميات القليلة من العملات تافهة اليوم ، ولكن ما تفعله بشكل متكرر يخلق في النهاية جودة حياتك.
سيبدو الروتين الشخصي لكل شخص مختلفًا بناءً على أهدافهم وقيمهم الفردية. لكن تطبيق بعض المبادئ العامة على جدولك اليومي يمكن أن يساعد في زيادة فعاليتك وإنتاجيتك إلى أقصى حد ، وبمرور الوقت ، يساعدك على تحقيق أهدافك.
ما هو الجدول اليومي ولماذا هو مهم
البشر مخلوقات من العادة. نتوق إلى الروتين اليومي ونعمل بشكل أفضل عندما يكون لدينا حواجز حماية واضحة في عصرنا.
يتيح لك الجدول اليومي التحكم في يومك. يمنحك الهيكل والانضباط الذي تحتاجه لتحقيق أقصى استفادة من ساعات يوم معين. عندما يكون لديك خطة تلتزم بها ، فإنك تنجز المزيد من الأعمال اليومية وتقترب في النهاية من أهدافك.
بصفته أب الإنتاجية ، قال بول جيه ماير:
علاوة على ذلك ، يمكن التنبؤ بالجدول الزمني اليومي ، لذا فهو يقلل من إجهاد اتخاذ القرار. أنت لا تهدر مساحة عقلك في تحديد المهمة التي يجب القيام بها بعد ذلك. هذا يعني أنه يمكنك الحفاظ على مستوى طاقتك العقلية للمهام التي تهمك حقًا.
لذا قم بإعداد يومك للنجاح من خلال التخطيط ليومك وتنظيم وقتك اليومي.
7 نصائح عملية لإنشاء جدول يومي
إليك 7 ممارسات لمساعدتك على البدء في إنشاء جدول يومي.
1. إعطاء الأولوية لقيمك
"النجاح" فريد من نوعه مثل الشخص الذي يتابعه. لكن هناك قاسم مشترك بين جميع الأشخاص الناجحين:إنهم يصممون حياتهم بشكل استراتيجي لتتماشى مع الأشياء التي يهتمون بها كثيرًا.
من الناحية العملية ، هذا يعني قبل أن تتمكن من إنشاء جدول يومي يساعدك على تحقيق أهدافك وتعيش الحياة التي تريد أن تعيشها ، عليك تحديد ما تقدره. سيساعدك فهم هذه الأشياء على تحديد الأولويات التي لها معنى لتحقيق التوازن بين العمل والحياة ، وفي النهاية ، تنظيم يومك وفقًا لذلك.
كخطوة أولى ، خصص بعض الوقت للتفكير فيما هو مهم بالنسبة لك. قم بعمل قائمة بالترتيب. بعد ذلك ، ابحث عن طرق لدمج هذه الأشياء في روتينك اليومي والأسبوعي في فترات زمنية تحترم مدى أهمية كل قيمة.
على سبيل المثال ، إذا كان هدفك الأكبر هو الصحة واللياقة البدنية ، فعليك إعطاء الأولوية لممارسة الرياضة وتناول الطعام الصحي قبل الهوايات الأخرى الأقل أهمية. إذا كانت الأولوية القصوى لك هي العائلة أو الأصدقاء ، فحينئذٍ ستحتاج إلى التأكد من تخصيص وقت كل يوم للتواصل مع الأشخاص الذين تحبهم قبل الانطلاق في عملك اليومي.
إن تحديد أولوياتك الشخصية يمنع الأشياء التي تقدرها من الانزلاق من قائمة المهام الخاصة بك إلى الهوامش. كما يسمح لك بالتفويض والاستعانة بمصادر خارجية للمهام التي لا تتوافق مع قيمك.
2. قم بتضمين روتين الصباح
ليس من غير المألوف أن يتباهى خبراء الإنتاجية بمكالمات إيقاظهم في الساعة 4 صباحًا ووضع إجراءات روتينية تفصيلية قبل الغروب. ولكن لا يوجد وقت مثالي للاستيقاظ والصرير - سيعتمد المنبه الصباحي على إيقاعك الفردي. لا يهم متى تبدأ يومك ، رغم ذلك ، هناك شيء يمكن قوله حول تضمين طقوس الصباح في جدولك اليومي.
لماذا الصباح مهم جدا؟ أول شيء تفعله بعد الاستيقاظ هو الذي يحدد نغمة بقية يومك في النهاية. إذا كنت تتدحرج من السرير ، ونصف مستيقظ ، وتنتقل مباشرة إلى بريدك الإلكتروني ، فمن المحتمل أنك ستواجه صعوبة في التركيز والتفاعل ، وستنفد قوتك قبل وقت طويل.
ولكن إذا كنت تقوم بترتيب سريرك بانتظام ، والتأمل ، وتناول وجبة فطور صحية كل صباح ، فسوف يتعلم عقلك التحول من "وضع الراحة" إلى "وضع الإنتاجية" بسرعة - وربما تكون في مزاج أفضل.
الأمر متروك لك فيما تفعله في الصباح. الهدف هو أن تبدأ يومك بفعل نفس الشيء. من الناحية المثالية ، هذا شيء يتوافق مع قيمك الشخصية ويجهزك للمهام المقبلة.
3. عيّن "أهم مهمة"
سيشمل يومك حتمًا المهام الأساسية التي لا تدفعك نحو تحقيق أهدافك - إجراء مكالمات هاتفية ، والانتقال إلى الاجتماعات ، والرد على رسائل البريد الإلكتروني. للتأكد من أن هذه الأشياء لا تعرقل عنك ، حدد دائمًا ما تحتاج تمامًا لإنجازه كل يوم ودمجها في جدولك اليومي.
كل أسبوع ، عندما تخطط لجدولك ، فكر في أهدافك. ما الذي يجب القيام به لإبقائك على المسار الصحيح؟ ثم اختر MIT (أهم مهمة) لكل يوم. عندما تعرف ما تحتاج إلى تحقيقه للبقاء على المسار الصحيح ، فسوف تضيع وقتًا أقل في العمل غير الضروري.
يساعدني ذلك في جدولة أهم مهامي خلال الأوقات التي أكون فيها أكثر تركيزًا وإنتاجية والتركيز على المهام التي لا تتطلب قدرًا كبيرًا من القوة الذهنية عندما يتراجع مستوى طاقتي.
هناك الكثير من الأبحاث التي تُظهر أن قدرتنا على العمل معرفيًا تتغير اعتمادًا على الوقت من اليوم. بالنسبة لمعظم الأشخاص ، بمن فيهم أنا ، فإن وقت ذروة الإنتاجية يحدث بين الساعة 9 و 11 صباحًا ، ولهذا السبب احتفظ دائمًا بتلك الكتلة من الوقت لمعاهد ماساتشوستس للتكنولوجيا بدلاً من العمل المزدحم الأقل تطلبًا مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني.
إذا ارتفعت مستويات إنتاجيتك في وقت لاحق من اليوم ، يمكنك اتباع النهج المعاكس. في كلتا الحالتين ، ابذل جهدًا لفهم أوقات الذروة في عملك وجدولة MIT وفقًا لذلك.
4. حدد وقتًا للأشياء التي تصرف انتباهك عادةً
إذا كنت مثلي ، ينتهي بك الأمر في بريدك الوارد أو على Twitter عدة مرات على مدار اليوم (وينتهي بك الأمر بالبقاء هناك لفترة طويلة جدًا). لا حرج في أخذ فترات راحة للتحقق من وسائل التواصل الاجتماعي ، وعلينا جميعًا الرد على رسائل البريد الإلكتروني للقيام بعملنا. ولكن يمكن أن تكون هذه الأشياء أيضًا مصدر إلهاء كبير عن المهام الأكثر أهمية.
بدلاً من السماح لنفسك بالتمرير بلا تفكير ، اتبع نهجًا استباقيًا من خلال بناء كتل من الوقت للتعامل مع عوامل التشتيت المحتملة. على سبيل المثال ، يمكن أن يتضمن جدولك اليومي الأطر الزمنية حيث يمكنك "معالجة" بريدك الإلكتروني أو حسابات الوسائط الاجتماعية مرتين أو ثلاث مرات في اليوم. الشيء المهم هو التعامل مع هذه العناصر مثل أي مهمة أخرى - مجرد عنصر سطر آخر في جدولك اليومي - بدلاً من السماح لهم بالتسلل إلى يومك.
5. تضمين فواصل
كل يوم ، أقوم بجدولة استراحة غداء لمدة ساعة وعدة فترات راحة لمدة 10 إلى 15 دقيقة للتأمل أو الذهاب في نزهة على الأقدام. قد يبدو من غير المجدي أن تخطط للوقت في يومك عندما لا تعمل ، ولكن تذكر أنه لا يوجد أحد لديه قدرة لا نهائية على العمل بكامل قوته باستمرار. وإذا حاولت ، فلن تكون منتجًا كما تريد.
هناك دليل علمي على أن التوقف المؤقت يمكن أن يعزز الإنتاجية بالفعل. لسبب واحد ، يمكن أن يؤدي التوقف المؤقت من وقت لآخر إلى تعزيز قدرتك على التفكير بشكل إبداعي واستراتيجي. في بعض الأحيان ، يحتاج الدماغ إلى تغيير المشهد (واستراحة من التفكير المستمر) للتوصل إلى أفكار جديدة.
توفر جدولة فترات الراحة طوال اليوم أيضًا شيئًا نتطلع إليه — نهاية تلوح في الأفق. عندما تعلم أنه سيكون لديك فرصة للراحة في نهاية كتلة العمل ، فمن المرجح أن تحشد المزيد من الطاقة - والتركيز - للمهام التي تقوم بها.
6. تجنب تعدد المهام بأي ثمن
هذا هو الشيء:تعدد المهام لا يعمل. تشير الدراسات إلى أن أداءك يتأثر عندما تتنقل بين مهمتين. لا تستغرق وقتًا أطول فحسب ، بل ينتهي بك الأمر إلى ارتكاب المزيد من الأخطاء.
ماذا يعني ذلك لتخطيط جدولك اليومي؟ خطط للقيام بمهمة واحدة فقط في كل مرة - ولا تحاول الضغط على أي شيء آخر.
أحد الأسباب التي تجعلنا نكافح للتبديل بين المهام هو أن أدمغتنا لا تستطيع التكيف بسرعة مع نوع جديد من المهام. وهذا ما يسمى "تكلفة التبديل":نتخبط عندما ننتقل إلى مهارة مختلفة ونضيع الوقت في هذه العملية.
تجنب ذلك عن طريق جدولة المهام المتشابهة متتالية. على سبيل المثال ، عند التخطيط ليومك ، قم بتجميع جميع اجتماعاتك في كتلة واحدة من اليوم ، أو خصص ساعة أو ساعتين للرد على رسائل البريد الإلكتروني. إن العمل الجماعي بهذه الطريقة يعني أنك تعمل بكفاءة أكبر ، وتضيع وقتًا أقل بشكل عام.
الوقت اليومي الذي يتم توفيره مهم. أظهرت إحدى الدراسات أنك تستعيد حوالي 40٪ من الإنتاجية والتي يمكن أن تضيف بالفعل على مدار اليوم.
7. استخدم قالب الجدول اليومي
أخيرًا ، اجعل حياتك أسهل باستخدام قالب جدول يومي. جرب هذه النماذج المجانية القابلة للتنزيل لمساعدتك في تحديد يومك والمساعدة في إدارة الوقت:
- نموذج قائمة المهام اليومية - هذا قالب قائمة مهام بسيط للاستخدام اليومي. استخدم هذا المخطط اليومي لتخطيط مهامك اليومية وتحديد الأولويات وتعيين فترات زمنية لإكمالها.
- نموذج الأهداف الأسبوعي - جرب هذا النموذج لتحديد أهداف فعالة لجدولك الأسبوعي. قبل حلول يوم الاثنين ، اجلس وحدد ما تريد تحقيقه بحلول نهاية الأسبوع.
- نموذج المشروع - المشاريع الكبيرة ساحقة. المفتاح لإنجاز المشروع هو تقسيمه إلى أجزاء يمكن إدارتها ، تمامًا مثل هذا القالب الذي يساعدك على القيام به. استخدمه لتتبع مشروعك حتى اكتماله.
- قائمة الإلهاء - يساعدك هذا النموذج البسيط على تجنب عوامل التشتيت. إذا ظهر شيء ما في رأسك أثناء عملك ، فقم بتدوينه على هذه الورقة. من خلال القيام بذلك ، ستخرجه من رأسك حتى تتمكن من التركيز على العمل الذي أمامك.
كيفية الالتزام بجدولك
ومع ذلك ، فإن إنشاء جدول يومي ليس سوى نصف المعركة. عليك أن تلتزم به أيضًا ، والذي أصبح صعبًا بشكل متزايد في عصر الإلهاء. فيما يلي بعض النصائح للقيام بذلك:
1. قم بإلهاء بيئة العمل الخاصة بك
نظرًا لأن العمل عن بُعد أصبح هو القاعدة ، فقد انهارت الحدود بين المنزل وحياة العمل. إحدى الطرق التي يمكنك من خلالها منع ذلك هي تخصيص مساحة واحدة للعمل. تخلص من هذه المساحة ، وتجنب القيام بأي شيء آخر غير العمل هناك لمنع عقلك من التشتت.
2. كن واقعيًا بشأن ما يمكنك تحقيقه في يوم واحد
إذا كنت مفرطًا في الطموح وتضخ الكثير من المهام ، فإن جدولك محكوم عليه بالفشل منذ البداية.
3. أضف "وقت الراحة" بين المهام
بدلاً من جدولة المهام المتتالية ، أضف مخزنًا مؤقتًا من 15 أو 20 دقيقة. بهذه الطريقة ، إذا انتهى الأمر بشيء ما يستغرق وقتًا أطول مما توقعت ، فلن تخرج عن مسار جدولك بالكامل.
أفضل تطبيقات الجدولة لك
استفد من التكنولوجيا لمساعدتك. مع توفر الكثير من تطبيقات التقويم وجدولة الوقت للمساعدة في تحسين وقت الإنتاجية ، لم تكن الجدولة أسهل من أي وقت مضى.
1. تقويم Google
تقويم Google
أداة تنظيمية رائعة - وسهلة الاستخدام. لا تقلل من شأن هذا التطبيق المجاني:فهو يحتوي على مجموعة كبيرة من الميزات بشكل مدهش. أضف أحداثًا جديدة ، وعيِّن التذكيرات ، وتتبع الوقت ، واربط بالزملاء. بالإضافة إلى أنه يتكامل بسلاسة مع خدمات Google الأخرى.
2. التقويم
إذا كنت تبحث عن شيء به المزيد من الميزات ، فإن التقويم هو رهان رائع آخر. تمامًا مثل تقويم Google ، يتيح لك التطبيق إنشاء الاجتماعات وتعديلها وفقًا لجدول زمني كل ساعة ، وعرض ما هو موجود في لوحتك. ولكنه يوفر أيضًا أداة تحليلية مفيدة:تحليلات التقويم. يوضح لك هذا كيف كنت تقضي الوقت ، حتى تتمكن من تقييم وتحسين إدارة الوقت لتكون أكثر كفاءة.
الأفكار النهائية
كما كتبت ماسون كوري في كتابها Daily Rituals:How Artists Work ، الروتين "يعزز أخدودًا بالية للطاقات العقلية للفرد ويساعد على درء استبداد الحالة المزاجية."
حتى أكثر الناس نجاحًا يمكن أن يقعوا فريسة للخروج عن المسار الصحيح. يعد تصميم جدولك اليومي المثالي مسبقًا ممارسة أساسية لمنع تشتيت الانتباه وتحديد أولويات ما هو أكثر أهمية بالنسبة لك. فكر في جدولك على أنه استثمار في مستقبلك. قد يستغرق "إنقاذ" الحياة التي تريدها بعض الوقت ، ولكن شيئًا فشيئًا ، سترى أهدافك تتحقق.
