اذهب إلى كلية إدارة الأعمال ، وسوف تسمعها مرارًا وتكرارًا:ما يتم قياسه تتم إدارته. غالبًا ما يُنسب هذا المبدأ إلى بيتر دراكر ، وينطبق أيضًا على إدارة الوقت. إذا كنت لا تعرف كيف تقضي وقتك على مدار اليوم ، فكيف تقصد إدارته؟
عندما يتعلق الأمر بأن تكون مديرًا أفضل لوقتك ، فهناك خيارات. أحد هذه الخيارات هو وجود سجل نشاط يومي. بمجرد معرفة كيفية قضاء وقتك ، ستمكّنك من أن تكون أكثر إنتاجية بعدة طرق.
ما هو سجل النشاط اليومي؟
هذا هو بالضبط كيف يبدو. إنه سجل مكتوب لكيفية قضاء وقتك في اليوم. يجب عدم الخلط بين هذا وبين الجداول الزمنية - التي تُستخدم لكيفية استخدامك لهذا الوقت أو لتتبع الوقت في العمل أو المهام المهمة.
على الرغم من أنه بسيط بطبيعته ، إلا أن الاستفادة من سجل النشاط اليومي يمكن أن يوفر فوائد هائلة:
- يساعدك على فهم ما إذا كنت تكرس وقتًا للعمل المهم أم لا.
- يمكن أن يساعدك في اكتشاف مستويات الطاقة لديك من خلال السماح لك بتحديد المكان الذي تكون فيه أكثر تركيزًا ونشاطًا في اليوم.
- يحدد الأنشطة غير الأساسية التي لا تساعدك في الوصول إلى أهدافك.
أمثلة لسجل النشاط اليومي
لإعطائك فكرة عما يبدو عليه سجل النشاط اليومي ، فيما يلي ثلاثة أمثلة يمكن أن تعطيك فكرة عما يمكن أن تبدو عليه.
المثال الأول
هذا المثال غير متساهل لأنه يركز فقط على جانب واحد من حياة جوناثان:عمله. ومع ذلك ، فإن سجل النشاط اليومي متبوعًا بمراجعة أسبوعية يمكن أن يساعد في تحسين مستوى الطاقة لديك ويخبرك بالعمل المهم الذي ينتظرنا.
يعد سجل النشاط اليومي هذا مفيدًا من وجهة نظر الإنتاجية حيث تحصل على فهم أفضل لمقدار الوقت الذي يجب أن تقضيه في مهام معينة.
المثال الثاني
لا يحتاج سجل النشاط اليومي إلى أنشطتك بشكل حصري. يمكن أن تحتوي على تذكيرات صغيرة أيضًا. الاجتماعات القادمة ، بعض الملاحظات العامة ، والتذكيرات للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بملاحظة معينة.
علاوة على تقسيم كل شيء إلى أجزاء مدتها ساعة ، يمكنك مواكبة مستويات الطاقة لديك ومعرفة أين لديك أكبر قدر من الطاقة لأداء.
المثال 3
المثال الأخير لسجل النشاط اليومي هو أكثر من مخطط زمني. إنه أوسع نطاقًا ولكنه لا يزال يعمل مع بعض التفاصيل العامة.
يمكن أن تساعدك ملاحظة مقدار الوقت المستغرق في أنشطة معينة في تصنيف وقتك إلى أجزاء. من هناك ، يمكنك أن ترى كيف يمكنك أن تكون أكثر كفاءة ومقدار الوقت المتبقي من وقت اليوم.
مكان تسجيل أنشطتك اليومية
لديك خياران لتسجيل أنشطتك اليومية:ماديًا أو رقميًا. استنادًا إلى الأمثلة المنشورة أعلاه ، لا توجد "طريقة صحيحة" لإنشاء سجل النشاط اليومي.
ومع ذلك ، لا توجد طريقة صحيحة لكيفية تقديم سجل نشاطك اليومي. يتعلق الأمر بالتفضيل الشخصي.
التسجيل الرقمي
لعدة أسباب ، يفضل العديد من الأشخاص تسجيل مهامهم في تقويم أو برنامج إنتاجي. تلك الأسباب هي:
1. إمكانية الوصول
من يريد أن يحمل مخططًا أينما ذهب؟ العديد من تطبيقات التعقب اليومية لها تتبع رقمي. ما يعنيه هذا هو أنه يمكنهم أتمتة الكثير من عملية التتبع نيابة عنك.
مقترنة بحقيقة أن لديك دائمًا هاتفك ، فإن إمكانية الوصول هي من الدرجة الأولى. يمكن أيضًا سحبها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، حيث يمكنك تحليل البيانات.
2. التخصيص
هل ترغب في عرض مهامك كتقويم أو قائمة؟ هل ترغب في تصنيفها حسب النوع أو المشارك أو الجدول الزمني أو أي شيء آخر؟ هل ترمز لهم بالألوان؟ تضعك أدوات تسجيل النشاط الرقمية في مقعد السائق. إذا غيرت رأيك بشأن تنسيق أو اختيار لون ، فيمكنك دائمًا تعديله لاحقًا.
3. التكلفة
سوق سجل النشاط اليومي واسع مع وجود العديد من المخططين المتاحين للمستهلكين. بعضها رخيص الثمن ، ولكن بمجرد أن تبدأ في النظر إلى المخططات ذات الأغلفة الكرتونية أو المخططين الأكثر تميزًا ، ستنفق المزيد.
من المفهوم أن تدفع أكثر لتشجيع نفسك على القيام بهذه العادة. لكنها ليست الطريقة الأكثر فعالية.
تشرح جاكي ريف ، التي تكتب لمشروع Wirecutter لصحيفة The New York Times:"من أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها هو الخروج إلى متجر ولمس المخطط ، والشعور به والنظر إليه حقًا".
يعد التحول الرقمي أكثر ذكاءً لأن معظم أدوات التتبع الرقمية مجانية. يقدم البعض إصدارات مدفوعة مع المزيد من الميزات ، ولكن حتى هذه الإصدارات تنافسية مع المخططين الورقيين.
ومع ذلك ، لا يستخدم الجميع البرامج لتسجيل أنشطتهم اليومية. لذا ، ما الذي يعجبهم المخطط الورقي عنهم؟
التسجيل المادي
مثلما يفضل بعض الناس الكتب المطبوعة على الكتب الإلكترونية ، يفضل البعض تسجيل أنشطتهم اليومية على الورق. هذا الخيار له بعض المزايا التي تستحق الدراسة.
1. حفظ
تشير الأبحاث إلى أن تدوين الأشياء يساعدنا على حفظها في الذاكرة. إذا كنت تحاول حفظ روتين جديد ، فقد يكون مخطط النشاط الورقي هو أفضل رهان لك.
وبالمقارنة ، إذا كنت شخصًا يتلقى الكثير من الإشعارات على هواتفه ، فقد تشعر بالخدر تجاههم. نتيجة لذلك ، يمكنك رفض التذكيرات من تطبيق سجل النشاط اليومي.
2. الخصوصية
على الرغم من أن شركات البرمجيات تنفق الكثير على أمن البيانات ، إلا أن خروقات البيانات لا تزال تحدث. إذا كنت قلقًا بشأن جدولك الزمني أو أنشطتك التي تتسرب إلى الشخص الخطأ ، فقد يكون المخطط الورقي هو الخيار الصحيح.
تذكر أن تسجيل الورق يضع المزيد من المسؤولية على عاتقك. لن يقرأ أي شخص سجل نشاطك إذا احتفظت به في صندوق ودائع آمن. لكن في نفس الوقت ، كيف ستصل إليه؟
3. الرؤية
للوصول إلى أداة تعقب النشاط الرقمي ، عليك التفكير في الأمر ، واسحب التطبيق على هاتفك أو جهاز الكمبيوتر ، وتسجيل الدخول. إذا نشرت سجلاً ورقيًا في المكان الصحيح ، فكل ما عليك فعله هو إلقاء نظرة عليه .
هذا هو السبب في أن العديد من المتخصصين في الأعمال لا يزالون يحتفظون بتقويم ورقي على مكاتبهم ، على الرغم من الاحتفاظ بتقويم رقمي أيضًا. لا شيء يهز العقل مثل التذكير المرئي.
بمجرد أن تقرر مكان وضع بيانات نشاطك ، تحتاج إلى تسجيلها وتحليلها بالفعل. تدرب عن طريق تسجيل الوقت الذي تستغرقه لمراجعة نصائحي الست للقيام بذلك.
أفضل التطبيقات لتتبع سجل النشاط اليومي
نظرًا لأن الشركات تريد تتبع وقت الموظف لسنوات حتى الآن ، فقد غمرت تطبيقات سجل النشاط اليومي السوق. هناك العديد من الخيارات المفيدة للشركات ولكن يمكن أن تكون مفيدة أيضًا للأفراد للوقت الشخصي أيضًا
بعض التطبيقات الرئيسية في السوق التي يجب البحث عنها هي:
- Toggl Track
- برنامج RescueTime
- ClickUp
- الإثنين
- Smartsheet
- خلية
5 نصائح حول كيفية تتبع أنشطتك اليومية
بعض الأنشطة أسهل في التسجيل من غيرها. قد تكون المؤتمرات الرقمية ، مثل مؤتمرات الفيديو ، موجودة بالفعل في التقويم الخاص بك بفضل الدعوة التي أرسلتها. قد يتطلب البعض الآخر ، مثل هذا الارتفاع في البرية التي اتخذتها لمجرد نزوة ، بعض التخطيط والتقدير.
إليك من أين تبدأ:
1. احصل على الوقت المحدد حتى الدقيقة
عند تتبع وقتك ، من السهل تقريبه باستخدام طريقة الورق. تبدأ مهمة في الساعة 3:23 مساءً وتقرر تسجيل الدخول في 3:20 أو 3:25 مساءً. بالنسبة إلى النظام الرقمي ، قد تنسى إخبار التطبيق بالتوقف عن التتبع أو البدء في تتبع شيء ما.
في حين أن هذا قد لا يبدو مشكلة كبيرة ، فإن بعض التناقضات ستؤدي إلى تحريف سجل نشاطك والبيانات.
يصبح التسجيل البطيء مشكلة أكبر عندما تحتاج إلى تحليل كيف تقضي وقتك. إذا توقفت مهمة "مراجعة الرسائل الإلكترونية والتحقق منها" لمدة خمس دقائق بدقيقتين ، فإنها تخلق سيناريو تعتقد فيه أنك تقضي وقتًا طويلاً في التحقق من الرسائل الإلكترونية.
الحقيقة أنك لست كذلك وبدأت العمل على المهمة التالية مبكرًا ولم تسجلها.
2. تدوين الملاحظات للمخالفات
الحياة مليئة بالمفاجآت وبغض النظر عن الطريقة التي تختارها ، عليك حساب ذلك. هل كان ابنك أو ابنتك أو صديقك الفروي يشتت انتباهك أثناء قيامك بإنهاء هذا البريد الإلكتروني الخاص بالاقتراح؟ قم بتدوين ذلك في وقت لاحق من الأسبوع لن تشعر بالصدمة لأنك قضيت وقتًا أطول مما كنت تتوقعه في مهام معينة.
إذا ذهبت إلى الطريق الورقي ، فحاول عدم التسجيل بالقلم. نادرًا ما يمر يوم لا أجري فيه نوعًا من التصحيح على مخططي أو أضيف ملاحظات إضافية. لا تواجه أدوات التتبع الرقمية هذه المشكلة نظرًا لأن لك مطلق الحرية في تعديلها وتحديثها كما يحلو لك.
عندما يتعلق الأمر بتسجيل وقتك ، فإن "لماذا" تهم تمامًا مثل "متى" و "متى". أنت بحاجة إلى معرفة سبب استغراق مهام معينة وقتًا أطول أو أقل من المتوقع إذا كنت تريد أن تصبح مديرًا أفضل للوقت.
3. اسأل عن التصحيحات
بغض النظر عن مدى دقتك ، يرتكب الجميع أخطاء. إذا كنت تسجّل نشاطًا جماعيًا - سواء كانت حملة تسويقية في العمل أو طهي العشاء في المنزل - اطلب من الآخرين في المجموعة تدوين وقت البدء وأوقات الانتهاء.
بناءً على ما يقولونه ، يمكنك ملاحظة ما إذا كنت على العلامة كم من الوقت استغرق أو توقف شيء ما. كلما زاد عدد الأشخاص المشاركين ، زادت دقة توقيتاتك.
من الجيد أن يكون سجل الوقت الخاص بك مختلفًا قليلاً عن سجل الوقت الخاص بشركائك. ليس المهم هو الوقت المناسب ، ولكن تحديد أنواع المهام التي يشيع فيها التناقضات. لا يمكن تحليل المهام التي لم يتم تسجيلها بشكل صحيح أو التعامل معها بثقة.
4. النسخ الاحتياطي
الى اي حد ذاكرتك جيدة؟ هل يمكنك قراءة الشهر الأخير من سجل نشاطك إذا ضاع أو سُرق؟ ربما لا.
إذا كنت تستخدم متتبع نشاط ورقي ، فالتقط صورة له كل أسبوع. قم بتحميل الصور إلى أحد حلول التخزين السحابية مثل Google Drive.
إذا كنت تستخدم جهازًا رقميًا ، فقم بعمل نسخة احتياطية من سجل نشاطك على جهاز تخزين محلي. أنت لا تعرف أبدًا متى ستفلس الشركة التي تقف خلف جهاز التعقب.
كل هذا مهم حيث يمكنك الرجوع إلى أجزاء أقدم من البيانات والاطلاع على التغييرات التي أجريتها على مدار فترة زمنية. قد يكون من المفيد أيضًا ملاحظة ما إذا لم تكن هناك أية تغييرات على الإطلاق ، يمكنك الإشارة إلى سبب ذلك.
5. حفر في البيانات
بمجرد أن يكون لديك شهر أو أكثر من بيانات النشاط - وأنت واثق من أنه تم تسجيلها بشكل صحيح - تبدأ المتعة. يمكنك الاستفادة بشكل أفضل من وقتك من خلال تحليل كيف كنت تنفقه.
تعتمد طريقة تقسيم البيانات على ما تهدف إلى الخروج منه.
ربما كل ما تحتاجه هو رقم الساعات القابلة للفوترة في نهاية كل شهر. هذا أمر سهل - ما عليك سوى إضافة جميع الأنشطة التي قمت بها نيابة عن عملائك في الأسابيع الأربعة الماضية.
إذا كنت تريد معرفة مقدار الوقت الذي أمضيته في ممارسة الرياضة ، فابحث عن الأوقات التي قضيتها في المشي أو ركوب الدراجات ، أو الذهاب إلى صالة الألعاب الرياضية ، أو تمارين الإطالة.
يتطلب استخدام سجل نشاطك لتحسين حياتك الشخصية التفكير في اهتماماتك ومُثُلك. هل يمنحك روتينك الصباحي باستمرار وقتًا كافيًا لتناول الإفطار؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد تحتاج إلى البدء في الاستيقاظ مبكرًا.
هل تجبرك وظيفتك بأجر على العمل أكثر من 40 ساعة في الأسبوع؟ بعد ذلك ، قد يكون الوقت قد حان لبدء البحث عن واحدة جديدة.
سجل النشاط اليومي القابل للتنزيل
بالنسبة لأولئك الذين يفضلون ملمس الورق أو يرغبون في استخدام جداول البيانات ، هناك العديد من قوالب سجل الأنشطة القابلة للتنزيل. تتوفر بعض نماذج سجلات النشاط على Word Templates Online.
أنجز المزيد ، أفعل ما هو أفضل
قد لا يبدو روتينك شيئًا مميزًا. ولكن إذا قمت بتسجيل أنشطتك اليومية ، فسترى أنك تفعل الكثير كل يوم.
لإدارة وقتك بشكل أفضل - إما عن طريق الاستغناء عن المهام غير الضرورية أو إكمال المهام الحالية بكفاءة أكبر - تحتاج إلى تتبع وقتك. فرص التحسين موجودة - ما عليك سوى البدء في تحديدها.
