أربع و عشرون ساعة. لديك نفس الساعات في اليوم كما تفعل دائمًا. ولكن عندما تكون الحياة أكثر فوضوية وتوترًا مما كانت عليه من قبل ، فقد لا تشعر دائمًا بذلك. الوقت - ومعه ، القدرة على أن تكون منتجًا وفعالًا في عملك - هو علاوة ، الآن أكثر من أي وقت مضى.
نظرًا لأنه لا يمكنك إضافة المزيد من الساعات إلى يومك ، فهذا يعني أنه من المهم إيجاد طرق لتحقيق أقصى استفادة من سعتك المحدودة.
أتمنى لو كان لديك أكثر من 24 ساعة؟ فيما يلي 10 نصائح فعالة لإدارة الوقت والحصول على نتائج في العمل.
1. حدد مهمتك
أول نصيحة لإدارة الوقت هي تحديد مهمتك أولاً. قبل أن تتعلم إدارة وقتك بشكل فعال ، تحتاج إلى تحديد الأهداف. وقبل أن تتمكن من تحديد أهداف منطقية ، تحتاج إلى فهم شامل لمهمتك - لتحديد "السبب" الذي يحفز "ماذا".
ابدأ بتحديد بيان المهمة الشخصية الذي لا يحدد فقط ما تريد القيام به ولكن لماذا تريد القيام به. على سبيل المثال ، لنفترض أنك تريد البدء في بيع سندويشات التاكو. هذا هدف رائع (ولذيذ). لكن ما هي مهمتك؟ لجعل الناس سعداء؟ لجمعهم معا؟ للاحتفال بتراثك؟
إن تحديد مهمتك يبقيك على المسار الصحيح لإنشاء أهداف أكثر ذكاءً ، والتي بدورها ستساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية. إذا كان لا يخدم مهمتك ، فإنه لا يستحق وقتك.
2. تدرب على قول "لا"
عندما بدأت مسيرتي المهنية لأول مرة ، لم أرغب مطلقًا في تفويت أي فرصة - للتواصل ، والقيام بمشروع ، وتعلم شيء جديد. يمكن أن تكون عقلية "الخوف من الضياع" مفيدة عندما تكون على دراية بصناعة جديدة ، ولكنها لن تخدمك عندما يتعلق الأمر بإدارة الوقت.
كلما بذلت المزيد - حتى باسم النمو والتنمية - كلما قل الوقت الذي ستحققه في إنجاز ما يهمك حقًا. طريقة أخرى لقول ذلك:عندما تقول "نعم" لشيء ما ، فأنت دائمًا تقول "لا" لشيء آخر.
إذا كان هدفك هو إدارة وقتك بشكل أفضل ، فابدأ في مشاهدته كمورد محدود واقضيه بحكمة - وليس على الأشخاص أو المشاريع التي لا تخدم مهمتك وأهدافك بشكل عام. من الصعب أن تقول "لا" في البداية ، ولكن إذا قمت بتصفية قراراتك من خلال مهمتك الإجمالية ، فأنت أيضًا تحمي وقتك.
3. حدد كيف تستخدم وقتك حاليًا
ما مدى شعورك بالإنتاجية؟ ما هي جودة العمل الذي تنتجه؟ هذه أسئلة غامضة حتى تحددها بالبيانات الفعلية. لتحديد ما يجب تغييره في روتينك (وفي النهاية ، كيف تصبح أكثر فاعلية) ، تحتاج أولاً إلى صورة واضحة لمكان ذهاب وقتك الآن.
ابدأ بالتخطيط لمدة أسبوع "لتدقيق" وقتك حتى الساعة ، باستخدام دفتر ملاحظات أو جدول بيانات.
على سبيل المثال ، قد تجد أنك تقضي وقتًا أطول بكثير على وسائل التواصل الاجتماعي مما كنت تعتقد أو أنك تضيع الكثير من الدقائق يوميًا في التفكير فيما تكتبه في رسالة بريد إلكتروني. بمجرد أن تقيس كيف تسير الأمور عكس الطريقة التي تستغل بها وقتك حاليًا ، يمكنك إجراء التعديلات اللازمة.
4. قنن طاقتك
نصيحة أخرى مهمة لإدارة وقتك هي ترشيد طاقتك. هناك أسطورة شائعة في ثقافة الزحام مفادها أن العمال الأكثر فاعلية يستيقظون عند بزوغ الفجر ، وهم بالفعل في حالة تدفق عميق عند شروق الشمس. ولكن مقابل كل رئيس تنفيذي لشركة ناشئة يستيقظ في الساعة 4 صباحًا للعمل ، هناك شخص لا يزال نائمًا (ويحتاج في الواقع إلى النوم لأداء وظيفته بشكل جيد).
مفتاح إدارة الوقت ليس التضحية بنومك من أجل الإنتاجية. إنه تحديد الأوقات من اليوم (أو المساء!) حيث يكون لديك الدافع الأكبر لإنجاز الأمور ، ثم التخطيط لعملك وفقًا لذلك. لذا ، فكر مليًا عندما تكون أكثر نشاطًا بالطبع - ولكن ضع في اعتبارك أن الحصول على النتائج لا يتطلب طاقة فقط. متى تكون أكثر إبداعًا وإلهامًا؟ متى تكون أكثر تركيزًا؟
على سبيل المثال ، إذا كنت متيقظًا للغاية في ساعات الصباح المتأخرة مباشرة بعد الإفطار والقهوة ، فقم بجدولة العمل الأكثر أهمية والمطلوب لهذه النافذة. على الجانب الآخر ، متى تشعر بأنك أكثر استنزافًا؟ حفظ المهام الإدارية الطائشة لتلك الفترة. لن تستغل وقتك بشكل أفضل فحسب ، بل ستنتج أيضًا عملًا أفضل.
5. التخطيط المسبق
فشل في التخطيط والتخطيط للفشل. هذا المبدأ هو سبب استخدامي كل يوم أحد بعد الظهر للتخطيط لأسبوع العمل الخاص بي. أحضر دفتر الملاحظات والقلم المفضل لدي ، وأضعه على طاولة غرفة الطعام أو في مكتبي المنزلي ، وأكتب كل ما أحتاجه لإنهاءه في أسبوع معين. بعد ذلك ، أقوم بتقسيم كل هدف إلى مهام محددة وموجهة نحو الوقت.
التخطيط على مستوى الماكرو يجعلني أبقى أهدافي في المقدمة حتى أتمكن من الاستمرار في المهمة مع وضع هدف أكبر في الاعتبار. التخطيط على المستوى الجزئي لمهام محددة مهم أيضًا لأنه يمنعك من إضاعة الوقت في المشاريع والمهام التي تخدم هدفك.
قبل التوجه إلى اجتماع ، على سبيل المثال ، اكتب قائمة بنقاط الحديث والأهداف التي تريد تحقيقها. سيساعدك الاتجاه على الاستمرار في التركيز على الصورة الأكبر وتوفير الدقائق أو الساعات التي تحتاجها لإنجاز المهام.
6. تقليل مصادر الإلهاء
الإلهاءات تعيق الإنتاجية وإدارة الوقت. لكن الجواب ليس فقط إعداد الكمبيوتر المحمول في مكان هادئ. يتعلق الأمر بالقضاء على مشتتات العقل - "العمل" الذي يشغل مساحة ذهنية ولكنه لا يساهم فعليًا في إنتاجيتك الإجمالية. جيمس كلير ، مؤلف كتاب "العادات الذرية:طريقة سهلة ومثبتة لبناء عادات جيدة وتحطيم العادات السيئة" ، يطلق على هؤلاء الماصين للانتباه "نصف عمل".
على سبيل المثال ، لنفترض أنك تعمل على عرض تقديمي ، لكنك تتوقف كل بضع دقائق للتحقق من بريدك الوارد. تعد قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها جزءًا من وظيفتك ، لذا يبدو الأمر وكأنه عمل.
ولكن وفقًا لـ Clear ، يعد هذا أيضًا مصدر استنزاف كبير لوقتك:
في المرة القادمة التي يكون فيها وقتك أعلى من سعره ، ركز على التركيز. تخلص من المشتتات الصغيرة التي تتخلل حالة التدفق لديك واجعل عقلك حاضرًا بشكل كامل فيما يتعلق بما يحتاج بالفعل إلى انتباهك.
7. تجنب تعدد المهام
سواء كنت ترد على رسالة بريد إلكتروني أثناء إجراء مكالمة أو تقوم بالتبديل بين المشاريع ، فقد تشعر أنك تستفيد إلى أقصى حد من وقتك عندما تقوم بمهام متعددة في وقت واحد. ولكن إذا كنت مثلي ، فكلما فتحت "علامات التبويب" العقلية ، قل قدرتك على التركيز على كل واحدة.
لماذا تعد تعدد المهام عدو إدارة الوقت؟ وفقًا للخبراء ، فإن التبديل بين عدة مهام في وقت واحد يستهلك الطاقة في عملية تبديل التروس بدلاً من المهام الفعلية في متناول اليد. والأسوأ من ذلك ، عندما تكون مرهقًا بين المهام ، فأنت لا تركز - مما يعني أنك لن تدخل أبدًا في حالة "التدفق" التي تعتبر ضرورية للإنتاجية.
التنقل ذهابًا وإيابًا بين عدة مهام يؤدي في الواقع إلى إهدار الإنتاجية لأن انتباهك يتم إنفاقه على فعل تبديل التروس - بالإضافة إلى أنك لن تحصل أبدًا على "في المنطقة" بشكل كامل لأي نشاط.
8. ضع في اعتبارك "أنت المستقبل"
تؤثر قراراتنا اليوم على كيفية حدوث الغد ، وهذا يشمل إدارة الوقت. إن الطريقة التي تقضي بها الدقائق والساعات تأثير طويل المدى لأنها تستنزف أيضًا الوقت المتاح لك في المستقبل - لإنجاز أشياء أخرى ، والأهم من ذلك كله ، الحصول على فترات راحة والراحة.
لذلك ، إذا كنت تكافح من أجل إدارة وقتك ، فحول تركيزك مقدمًا إلى نفسك في المستقبل. التفكير في كيفية قيامك بما تفعله الآن سيساعدك أو يعيقك في المستقبل سيشدد تركيزك ويوسع وعيك بكيفية تأثير قراراتك عليك في المستقبل. المستقبل الذي قد ترغب في أن تتعلمه من الحاضر حول نصائح لإدارة الوقت.
9. لا تخلط بين الاستعجال والأهمية
هناك الكثير من الأشياء المهمة التي يجب القيام بها كل يوم. لكن هذا لا يعني بالضرورة أن هذه الأشياء عاجلة أو حساسة للوقت. الخلط بين الاثنين طريقة سريعة لاستنزاف وقتك وتفويت المواعيد النهائية.
إليك كتاب تمهيدي:تحتاج العناصر العاجلة في قائمة المهام إلى اهتمام فوري واتخاذ إجراء ، في حين أن المهام المهمة فقط لها عواقب أكثر أهمية ، ولكنها قد لا تحتاج إلى إكمال فوري.
لتحقيق أقصى استفادة من وقتك ، ركز دائمًا على المهام العاجلة والمهمة. بمجرد إلغاء تحديدها من القائمة ، انقل تركيزك إلى المهام العاجلة ، ثم المهمة ولكنها غير العاجلة.
9. خذ فترات راحة
قد يبدو أن التوقف عن العمل يؤدي إلى نتائج عكسية عندما يكون الهدف النهائي هو إنجاز الأمور. ولكن من أجل الإنتاجية المثلى ، يحتاج عقلك إلى وقفة عرضية.
بينما تقترح بعض الدراسات صيغة لإيقاع العمل / الاستراحة - مثل العمل لمدة 52 دقيقة ، ثم الانقطاع لمدة 17 دقيقة - لا توجد قاعدة الأبيض والأسود لأخذ استراحة فعالة.
نظرًا لاختلاف القدرات العقلية لكل شخص ، فإن الفترة المثالية للاستراحة ستختلف أيضًا. الفكرة هي أننا جميعًا نفقد القوة الذهنية بعد فترة من استخدام أدمغتنا بسعة أعلى. تساعد الفواصل في ضبط زر "إعادة الضبط".
من الناحية المثالية ، خطط لإجازاتك مسبقًا واستخدمها للقيام بشيء لا علاقة له بالعمل تمامًا. يذهب للمشي. الجري صعودا وهبوطا على الدرج. اتصل بصديق أو من تحب.
لن تعود فقط بمنظور جديد للمهمة التي بين يديك ولكن أيضًا مع الشعور بأن لديك وقتًا في يومك أكثر مما كان عليه عندما بدأت.
الأفكار النهائية
تعد إدارة الوقت مهارة أساسية في الحياة ، ولكن لا يجيدها الجميع. إدارة وقتك أمر صعب ، لكنك لست وحدك. لذا ، ابدأ بهذه النصائح العشر القوية لإدارة الوقت التي ستساعدك في الحصول على النتائج التي تريدها.
المزيد من النصائح لإدارة الوقت
- 7 نصائح فعالة لإدارة الوقت لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية
- 10 طرق عملية لتحسين مهارات إدارة الوقت
- 10 مهارات مثبتة في إدارة الوقت يجب أن تتعلمها اليوم
