لكي تكون قائداً فعالاً ، من المهم أن تتعلم فن التفويض.
من أصعب التحولات التي يتعين على القادة القيام بها هو التحول من الفعل إلى القيادة. غالبًا ما يعاني المدراء الجدد من هذا الأمر ، ولكن حتى المزيد من القادة المخضرمين يمكنهم التقصير في القيام بذلك.
دعونا نفصل ما هو تفويض السلطة وكيف يمكنك القيام به بشكل فعال في مكان عملك.
ما معنى التفويض؟
يشير تفويض السلطة إلى تقسيم العمل ومسؤولية اتخاذ القرار إلى فرد يقدم تقاريره إلى قائد أو مدير.
إنها العملية التنظيمية للمدير الذي يقسم عمله بين جميع أفراده. إنه ينطوي على منحهم مسؤولية إنجاز المهام الموكلة إليهم بالطريقة التي يرونها مناسبة.
إلى جانب المسؤولية ، يتشاركون أيضًا في المقدار المقابل من السلطة. وهذا يضمن إمكانية إكمال المهام بكفاءة وأن الفرد يشعر بالمسؤولية الفعلية عن إكمالها.
على مستوى واحد ، التفويض هو مجرد تقسيم العمل إلى مهام يمكن للآخرين القيام بها.
في أفضل حالاته ، التفويض هو تمكين الأشخاص من القيام بالعمل الأنسب لهم. يتيح لهم استثمار أنفسهم بشكل أكبر في العمل وتطوير مهاراتهم وقدراتهم. كما يسمح للمدير بالقيام بأعمال أخرى مهمة قد تكون أكثر إستراتيجية أو ذات مستوى أعلى.
بمعنى آخر ، السلطة المفوضة هي أكثر من مجرد تحليل العمل. إنه حقًا تقاسم المسؤولية والملكية وصنع القرار. السلطة المفوضة هي سلطة مشتركة.
يمكن لتفويض السلطة أيضًا تحسين الكفاءة من خلال جعل المزيد من الموظفين مسؤولين عن أعمالهم وأنشطتهم. يتم إنفاق وقت وطاقة أقل على مراقبة وإدارة الموظفين القادرين والمؤهلين. نتيجة لذلك ، يصبح فريقك أكثر قدرة وقدرة على تحقيق أداء أعلى.
يتعلق التفويض بتكليف شخص آخر بأداء أجزاء من وظيفتك وإنجازها بنجاح.
العناصر المركزية لكيفية تفويض السلطة
هناك ثلاثة عناصر مركزية تشارك في تفويض السلطة:
1. السلطة
في سياق الشركة ، السلطة هي سلطة الفرد وحقه في استخدام موارده وتخصيصها بكفاءة.
يتضمن ذلك القدرة على اتخاذ القرارات وإعطاء الأوامر لتحقيق الأهداف والغايات التنظيمية.
يجب أن يكون هذا المكون محددًا جيدًا دائمًا. يجب أن يعرف كل شخص لديه سلطة نطاق سلطته.
في الأساس ، من الحق في إعطاء الأمر ، مما يعني أن الإدارة العليا تتمتع دائمًا بأكبر سلطة.
هناك علاقة تكافلية بين السلطة والمسؤولية. لذلك ، يجب أن تكون السلطة ، وخاصة السلطة في الإدارة ، مصحوبة دائمًا بقدر متساوٍ من المسؤولية إذا كان سيتم إكمال المهمة بنجاح.
وبالمثل ، كانت هناك علاقة طويلة الأمد بين القوة والنفوذ. تعرف على الشكل الذي يجب أن تبدو عليه هذه العلاقة في مقالتنا:القوة مقابل التأثير:كيفية بناء إرث من القيادة.
2. المسؤولية
يشير هذا إلى تفاصيل ونطاق الفرد لإكمال المهمة الموكلة إليهم.
يمكن أن تؤدي المسؤولية دون سلطة كافية إلى:
- السخط
- عدم الرضا
- النزاعات
- الإحباط للفرد
بينما تتدفق السلطة من أعلى إلى أسفل ، فإن المسؤولية تتدفق من الأسفل إلى الأعلى. الإدارة الوسطى والإدارة ذات المستوى الأدنى تحمل المزيد من المسؤولية.
3. المساءلة
على عكس السلطة والمسؤولية ، لا يمكن تفويض المساءلة. بل هو متأصل في منح المسؤولية نفسها.
أي شخص يشرع في إنجاز مهمة وتولي وظيفة في شركة يصبح مسؤولاً عن نتائج جهوده.
باختصار ، تعني المساءلة أن تكون مسؤولاً عن النتيجة النهائية. تنشأ المساءلة من المسؤولية.
تتدفق السلطة إلى أسفل ، بينما تتدفق المساءلة إلى أعلى. يجب أن يكون التدفق التنازلي للسلطة والتدفق التصاعدي للمساءلة متماثلين في كل منصب في التسلسل الهرمي للإدارة.
أهمية التفويض
لقد ثبت أن التفويض يحسن كفاءة المهام ويفيد المنظمة بطرق لم تكن واضحة في البداية.
توصلت دراسة أجرتها Harvard Business Review إلى أن التفويض يمكن أن يزيد دخل المؤسسات وكفاءتها بشكل عام.
لا يقتصر دور التفويض على تمكين الآخرين في المنظمة ، ولكنه يساعد أيضًا في تحسين أداء المجموعة.
التفويض يمكّن فريقك ويبني الثقة ويحفز.
التفويض المدروس ، مع الدعم ، هو أيضًا وسيلة لتوسيع وتطوير الأشخاص داخل العمل. غالبًا ما يكون هذا أكثر قوة من التطوير المهني الدوري.
وبالنسبة للقادة ، فهي تساعدك على تعلم كيفية تحديد من هو الأنسب للتعامل مع المهام أو المشاريع.
كما هو موضح في مقالة Harvard Business Review ، تبنى أحد قادة الفريق إستراتيجية التفويض وأجرى التحول من مجرد الانشغال إلى كونه منتجًا.
بالطبع ، يمكن أن يؤدي تفويض المهام أيضًا إلى تخفيف عبء العمل لديك. ولكن وفقًا للدكتور سكوت ويليامز ، فإن التفويض يفعل أكثر بكثير من مجرد إزالة الأشياء من صحنك.
أولاً ، سيتمكن الأشخاص الذين يعملون لديك من تطوير مهارات جديدة واكتساب المعرفة. هذا يعدهم لمزيد من المسؤولية في المستقبل.
يكتب ويليامز:
"يمكن أن يكون التفويض أيضًا علامة واضحة على أنك تحترم قدرات مرؤوسيك وأنك تثق في تقديرهم ... يميل الموظفون الذين يشعرون بالثقة والاحترام إلى مستوى أعلى من الالتزام بعملهم ومنظمتهم و ، ولا سيما مديريهم ".
يعمل التفويض على تمكين الفرق من خلال تمكينهم من إثبات قدرتهم على تولي عمل جديد.
كيفية تفويض المسؤولية
هناك عدة طرق يمكنك من خلالها نقل المسؤوليات إلى الموظفين اعتمادًا على احتياجات مكان عملك.
يمكنك استخدام الأنواع التالية من تفويض السلطة لتعيين المهام لأعضاء الفريق المختلفين في مكان العمل :
الأقسام
يمكنك تفويض الإشراف على قسم معين لموظف آخر. على سبيل المثال ، إذا كنت مديرًا تنفيذيًا ، فيمكنك تفويض السلطة على قسم التسويق بأكمله إلى مدير التسويق.
المشاريع
يمكنك تعيين موظف أو مجموعة موظفين لإكمال مشروع معين من البداية إلى النهاية.
على سبيل المثال ، يمكن لمدير التسويق تعيين حملة إعلانية لمدير المشروع أو قائد المشروع. يقوم مدير المشروع بعد ذلك بتجميع فريق من مؤلفي النصوص والمصممين للتعاون في المشروع. يؤدي كل من هؤلاء المتعاونين واجبات مفوضة محددة.
قام مدير التسويق بتفويض السلطة لقائد المشروع. قد يقوم قائد المشروع بتفويض الفريق إلى الفريق إذا كان جميعهم ماهرين ومطلعين على الهدف والنتائج المرجوة. إذا كان المتعاونون في الغالب من العاملين لحسابهم الخاص أو المزيد من الموظفين المبتدئين ، فقد يفوض قائد المشروع المهام ولكنه يحتفظ بالسلطة ويكون أكثر انخراطًا في مراقبة المهام المختلفة.
اتخاذ القرار
يمكنك منح أحد موظفيك القدرة على اتخاذ قرارات معينة بحيث يمكنك التركيز على عمل آخر. على سبيل المثال ، بصفتك مدير تسويق ، يمكنك تفويض السلطة إلى مساعد مدير التسويق لتعيين موظفين للقسم عند الحاجة.
تحليل
عندما تحتاج إلى مزيد من المعلومات ، يمكنك أن تطلب من الموظفين إكمال بحث مفصل حول الموضوع. إذا كنت مدير مشروع تسويقي ، يمكنك أن تطلب من شخص ما في فريق الطلب العام أن يبحث في الإحصائيات الديمغرافية للجمهور المستهدف لحملته الإعلانية.
العمليات الإدارية
يمكنك أيضًا تفويض المهام الإدارية ، مثل إدخال البيانات ، إلى موظفين آخرين.
بصفتك مدير التسويق ، على سبيل المثال ، يمكنك تعيين مراقبة وسائل التواصل الاجتماعي إلى مساعد تسويق.
6 خطوات لتفويض فعال في الإدارة
دعنا نلقي نظرة على ست خطوات يمكنك استخدامها للتفويض بفاعلية.
1. التخطيط والاستعداد
قبل البدء في عملية التفويض الرسمية ، خذ الوقت الكافي للتفكير في المهمة وتحديد الشخص الذي ستفوض إليه والنتيجة التي تريدها.
بالإضافة إلى ذلك ، حدد هدفًا وغرضًا للوظائف المفوضة. سيحدد هدفك الطريقة التي تتبعها.
2. ناقش المهمة المراد تفويضها
أشرك الموظف في محادثة محددة حول المهمة التي تريد تفويضها. ثم تأكد من أن كلاكما متفق فيما يتعلق بالمهمة والنتيجة التي تريدها.
هذه الخطوة مفيدة في تحديد التوقعات وتحديد جودة العمل الذي يجب إكماله.
من المفيد أيضًا توضيح سبب تفويض المهمة لذلك الشخص.
يقول أليكس كافولاكوس ، مؤسس The Muse:
"عندما تختار أشخاصًا لتفويضهم ، أخبرهم عن سبب اختيارك لهم على وجه التحديد وكيف تأمل أن يساعدهم هذا على النمو."
3. حدد الموعد النهائي للانتهاء
تأكد من أن الموعد النهائي الخاص بك واقعي وقابل للتحقيق.
هذا مهم بشكل خاص عند تفويض هدف ممتد أو شيء لم يفعله الشخص من قبل.
إذا كنت تعتقد أن الموظف قد يحتاج إلى بعض الوقت للمراجعة ، فقم ببنائه مقدمًا. هذا يضمن ألا ينتهي بك الأمر في الموعد النهائي بنتيجة مختلفة عن النتيجة التي تريدها.
عند تحديد الموعد النهائي ، ضع في اعتبارك المكان الذي تتناسب فيه المهمة المفوضة مع مسؤوليات الوظيفة الحالية للشخص.
4. حدد مستوى السلطة
حدد بوضوح مستوى السلطة التي تريد أن يتمتع بها الشخص. مستويات السلطة المختلفة تشمل ما يلي.
- يوصى به . إذا كانت المخاطر المرتبطة بالمهمة عالية أو كان لدى الشخص خبرة قليلة ، يمكنك أن تطلب منه توصية بشأن مسار العمل. لكنك تتخذ القرار النهائي.
- الإعلام والبدء . إذا كانت المخاطر المرتبطة بالمهمة معتدلة وكان لدى الشخص بعض الخبرة ، فسيبلغك هذا الشخص قبل اتخاذ الإجراء.
- التصرف. يتمتع الشخص بالسلطة الكاملة للتصرف بمفرده إذا كانت المخاطر المرتبطة بالمهمة منخفضة أو كان لدى الشخص الكثير من الخبرة.
5. بناء في نقاط التفتيش أو تقارير التقدم
ضع نقاط تفتيش منتظمة في البداية لتقديم الدعم والمتابعة. يمكنك استخدام نقاط التفتيش لمراجعة العمل وتقديم الملاحظات أو حتى تقديم التشجيع والتدريب.
6. إجراء استخلاص نهائي للمعلومات
يتكون استخلاص المعلومات النهائي من مناقشة ثنائية الاتجاه حول كيفية سير المهمة المفوضة.
يتضمن استخلاص المعلومات تحقيقًا متبادلًا:
- اطلب من الموظف التفكير في أدائه في المهمة أو المشروع. من المفيد طرح الأسئلة ، مثل ما اعتقدوا أنه سار على ما يرام ، وما اعتقدوا أنه كان من الممكن أن يكون أفضل بشأن المشروع ، وما الذي سيفعلونه بشكل مختلف إذا تمكنوا من القيام بذلك مرة أخرى.
- قدِّم تعليقات حول الطريقة التي تعتقد أنها كانت فعلاً
- اطلب من الشخص تقديم ملاحظات حول أدائك كمفوض. مرة أخرى ، يمكن أن تكون الأسئلة المحددة مفيدة:أين يمكنني أن أكون أكثر وضوحًا؟ ما أنواع الدعم الأخرى التي كانت ستفيدك؟
دراسات حالة لتفويض السلطة
من أجل توضيح شكل تفويض السلطة في الإدارة ، دعنا نلقي نظرة على ثلاث دراسات حالة:
تفويض السلطة دراسة الحالة 1:
Seth Kehne ، مالك Lawn Butler في شرق تينيسي ، بدأ شركته في عام 1999. شاهدها تنمو ببطء من شركة جانبية صغيرة ، ثم أدرك فجأة أن الإيرادات قد تضاعفت.
ولكن نظرًا لأن النمو كان تدريجيًا ، لم يتخذ أبدًا خطوات لوضع نظام إدارة لشركة أكبر. مع إبلاغ الجميع إلى Kehne ، كان مرهقًا.
لقد حد من نمو الشركة لأن المديرين لم يشعروا أن لديهم الحرية لأداء وظائفهم دون موافقته.
بالإضافة إلى ذلك ، بصفته الرئيس التنفيذي ، كان Kehne يعمل لساعات طويلة "الإدارة بدلاً من التفويض".
"بإخفاقي في التفويض ، كنت أعيق مديري. لم يكن لديهم السلطة الكاملة التي يحتاجون إليها للقيام بما يحتاجون إليه ". Kehne يقول.
كان جزء من الحل هو تنفيذ مخطط تنظيمي. وشملت واجبات المديرين الجديدة والمسؤوليات المفوضة.
كما خفضت عدد الأشخاص الذين يقدمون تقارير مباشرة إلى Kehne من أكثر من 20 إلى أربعة.
"لأكون صادقًا ، اعتقدت أنني قمت بالفعل بتفويض الكثير من مسؤولياتي. ولكن بمجرد أن يكون لدينا هذا المخطط التنظيمي في مكانه ، أدركت أنني لم أفعل ذلك حقًا ، "شارك Kehne.
مع تولي المديرين والموظفين لأدوارهم الجديدة ، أصبحت العمليات أكثر سلاسة. هذا سمح لمزيد من النمو.
قال Kehne:"الأمور تسير بشكل أفضل الآن" ، مضيفًا أن المبيعات ارتفعت بنسبة 50٪ منذ أن نفذ التغيير قبل عامين.
تشمل التحسينات الأخرى:
- ساعات عمل أفضل بفضل العمليات الأكثر كفاءة (على الأقل من خمس إلى 10 ساعات أقل في الأسبوع)
- استجابة العملاء الإيجابية
- تحسين الرضا الوظيفي للموظف
تفويض السلطة دراسة الحالة 2:
جين هي مديرة أولى في شركة لتكنولوجيا المعلومات ولديها عضوة في الفريق أماندا تقدم تقاريرها إليها مباشرة.
لم تكن الأمور على ما يرام بالنسبة لهم في الأسابيع القليلة الماضية. في المشروع الأخير الذي فوضته جين إلى أماندا ، بدأت تشعر أنها ستكون أفضل حالًا في القيام بذلك بنفسها.
بينما أماندا مستعدة لتولي مهام إضافية ، لا يبدو أنها مستعدة لتحمل المسؤولية عن المهمة. لن تفعل أي شيء دون التحقق أولاً من جين.
في المرة الأخيرة التي جاءت فيها أماندا إلى المكتب ، طلبت منها جين أن تنسى ما تفعله ، وستعطيه لشخص آخر يمكنه التعامل مع المهمة. بعد مغادرة أماندا ، أدرك برايان أنها لم تتعامل مع ذلك جيدًا.
جلست جين لاحقًا مع أماندا لمناقشة الوضع بشكل أكبر وتوصلت إلى أفضل السبل للمضي قدمًا بالتعاون مع أماندا. اعتذرت لأماندا عن الطريقة التي تعاملت بها مع اللقاء الأخير وأدركت أنه يتعين عليها تفويض المهام بشكل مختلف إلى أماندا.
طلبت من أماندا مساعدتها في فهم سبب شعورها بعدم تمكنها من اتخاذ خطوات لإكمال المهمة.
من خلال محادثة صادقة مع أماندا ، تعلمت جين أفضل السبل لتفويض أماندا.
من خلال محادثة ، تعلمت جين المزيد عن مهاراتها وخبراتها ومستوى راحتها. سيمكن هذا جين من إدارة المهام المفوضة بشكل أكثر فاعلية.
تفويض السلطة دراسة الحالة 3:
تمت ترقية أنتوني إلى مدير الشؤون المالية. تم اختياره لأن لديه القدرة على ملء الدور ، ومستوى تفكيره وقيمه يطابق ما هو مطلوب للنجاح في هذا المنصب.
قبل الترقية ، عمل كقائد لفريق الشراء.
بعد ستة أشهر ، اتصل العديد من موظفيه بنائب الرئيس للشؤون المالية مع مخاوفهم من أنه كان يقوم بالكثير من العمل الذي يمكن تفويضه. شعر الفريق أنه لا يثق بهم وأنهم لم يتعلموا أو يكبروا.
تلقى أنتوني ملاحظات ودُرب على وضع خطة عمل. وشمل ذلك التفويض المناسب للمهام للموظفين بما يتماشى مع قدراتهم.
أنشأ أنتوني الخطة وفوض بشكل مناسب أجزاء كبيرة من مسؤولياته.
شعر الموظفون بالارتياح للترحيب وأبلغوا أن أنتوني يأخذ الوقت الحالي لتدريبهم. كان يشرح بوضوح وبشكل واضح نتائجهم في مهام العمل.
كان لدى أنطوني المزيد من الوقت لإكمال عمله وتحسين قسمه. أدى هذا إلى زيادة رضا الموظفين والاحتفاظ بهم.
تفويض السلطة يحقق نجاحًا أكبر
نأمل أن يكون هذا المقال قد أعطاك فهمًا أفضل للدور الذي يمكن أن يلعبه التفويض في نجاح عملك.
في بعض الأحيان ، يكون الاستغناء عن العمل هو أفضل شيء يمكنك القيام به.
ويمكن أن يكون التفويض مفيدًا لفريقك ولمؤسستك ككل.
إذا كنت ترغب في معرفة كيفية تفويض العمل بشكل فعال ولكنك تكافح من أين تبدأ ، ففكر في العمل مع مدرب BetterUp للوصول إلى أهدافك.
