إن تولي دور جديد في العمل أمر مثير دائمًا. خاصة عندما تتولى دورًا قياديًا جديدًا ، مثل المدير أو المشرف.
كقائد ، لديك القدرة على اتخاذ القرارات التي تدفع الشركة إلى الأمام. ولكن مع المزيد من القوة تأتي المزيد من المسؤولية. واحدة من أكبر المسؤوليات التي يمكن أن يتحملها المدير هي معرفة كيفية إدارة تقاريرهم المباشرة بشكل فعال.
ولكن ما هي التقارير المباشرة؟
التقارير المباشرة هم موظفون يعملون مباشرة تحت شخص آخر في المؤسسة. إنهم مسؤولون أمام شخص فوقهم في التسلسل الهرمي التنظيمي الذي يشرف على عملهم.
قد تكون معرفة كيفية إدارة التقارير المباشرة بفعالية صعبة في بعض الأحيان. دعنا نستكشف مدى ملاءمة التقارير المباشرة للمؤسسة ولماذا تعتبر القيادة الشاملة أمرًا أساسيًا لإدارتها.
ما هي التقارير المباشرة؟
كما ذكر أعلاه ، فإن التقارير المباشرة هي موظفين يعملون مباشرة تحت الرؤساء في مكان العمل. تُعرف التقارير المباشرة أيضًا باسم المرؤوسين.
لزيادة تعقيد الأمور ، غالبًا ما يكون للتقارير المباشرة تقاريرها المباشرة. على سبيل المثال ، قد يكون لدى رئيس قسم مدير فريق يعمل تحته مباشرة. بدوره ، قد يدير هذا الشخص فريق الموظفين الخاص به.
قد يكون لدى بعض المديرين أيضًا أكثر من تقرير مباشر واحد يعمل تحتها.
تعمل التقارير المباشرة كممثلين يمين للرؤساء في مكان العمل. تسمح هذه البنية بتواصل أكثر فاعلية بين المستويات المختلفة للهيكل التنظيمي.
التقارير المباشرة مقابل التقارير غير المباشرة
هناك أكثر من شكل واحد فقط من التقارير في مكان العمل. ويمكن تصنيف كل نوع إلى هاتين المجموعتين:التقارير المباشرة والتقارير غير المباشرة.
يتم وضع التقارير المباشرة رسميًا في منصب تابع لموظف أعلى رتبة. إنهم ملزمون بمسمى وظيفتهم ومتطلباتهم لتقديم العمل نيابة عن الشخص الذي يقدمون تقاريرهم إليه.
في الحالة التي يكون فيها للتقارير المباشرة تقارير مباشرة خاصة بهم ، فإنهم مسؤولون عن إدارة أداء الموظفين من المستوى الأدنى. وفي كلتا الحالتين ، فإن المنظمة التي يعملون بها تعترف رسميًا بسلطتهم.
من ناحية أخرى ، فإن التقارير غير المباشرة هي جميع الموظفين الذين يعملون تحت إشراف مدير أول معين ويتبعون التقارير المباشرة لهذا المدير الأول.
يحكم المدير الأول أداء العمل ونشاط التقارير غير المباشرة ولكنه ليس مسؤولاً بشكل مباشر عن إدارتها.
على سبيل المثال ، يمكن أن يكون لدى المدير التنفيذي لمؤسسة 20 تقريرًا مباشرًا ولكن آلاف التقارير غير المباشرة.
إدارة التقارير المباشرة بقيادة شاملة
تتطلب إدارة فريق من التقارير المباشرة وغير المباشرة العديد من المهارات التي لا تأتي بالضرورة مع الوصف الوظيفي.
المهارات الناعمة مثل التعاطف والاستماع الفعال هي جوانب مهمة لما يعنيه أن تكون قائدًا شاملاً في مكان العمل.
ومع ذلك ، يشعر القليل من الموظفين أن قادتهم يرقون إلى مستوى هذا المعيار. وفقًا لدراسة حديثة ، يعتقد 31٪ فقط من الموظفين أن قادتهم يظهرون سلوكًا شاملاً.
إذن ، ما هي القيادة الشاملة؟
تصف القيادة الشاملة أسلوب الإدارة للقائد الذي يدرك تفضيلاته وتحيزاته. وهم يتابعون بنشاط وجهات نظر وطرق تفكير جديدة قد تتحدىهم.
يمكّن هذا النهج في القيادة أولئك الذين يعملون مع القائد من الشعور بالقبول والترحيب والاستماع.
القيادة الشاملة تجعل الموظفين يشعرون بالتقدير والاحترام - وليس مجرد ترس آخر في عجلة القيادة. يمنح هذا الشكل من القيادة الموظفين شعورًا بالانتماء ويعزز روابط أقوى.
من المرجح أن تشهد بيئات العمل التي يحكمها القادة الجامعون معدلات مشاركة أعلى والمزيد من الابتكار.
القيادة الشاملة ليست جيدة فقط لتعزيز مشاركة الموظفين ورفع الروح المعنوية. يمكن أن يساعد أيضًا في تبسيط الكفاءة وتعزيز الإنتاجية داخل مكان العمل.
نصائح لإدارة التقارير المباشرة
المسؤولية التي تأتي مع إدارة التقارير المباشرة ليست دائما سهلة. يتطلب جهدًا عاطفيًا وعقليًا مستمرًا فوق المهام الإدارية اليومية الموجودة.
تتمثل إحدى طرق إدارة الموظفين بشكل شامل في مراعاة ما قد يريدونه من قائدهم.
إذن ، ما هي تقاريرك المباشرة التي تريدها منك؟ على الرغم من أن ذلك يعتمد على مستواك ومستواك ونوع العمل الذي يقومون به ، فإن ما تريده التقارير المباشرة من المديرين له الكثير من العوامل المشتركة.
يريد الموظفون أن يشعروا بأنهم ينتمون ، مثل أمور عملهم (للعميل أو الفريق أو المنظمة) ، مثل امتلاكهم للأدوات والمهارات اللازمة للقيام بالمهمة بكفاءة ، ويتم وضعهم لتحقيق الاستقرار والأهمية. بالإضافة إلى ذلك ، يرغب العديد من الموظفين في الشعور بأنهم ينمون ويحرزون تقدمًا مقابل أهداف حياتهم المهنية.
المدير المباشر أو المشرف هو الشخص الأكثر تأثيرًا على ما إذا كان الموظف يواجه هذه العوامل.
مع وضع هذه الاحتياجات والمخاوف المتعلقة بالتقرير المباشر في الاعتبار ، فلنستعرض بعض النصائح حول كيفية إدارة الرؤساء للتقارير المباشرة لإنشاء تجربة أفضل وأكثر شمولاً للموظفين.
1. تعرف على الموظفين على المستوى الشخصي
يظهر القادة الجيدون اهتمامًا حقيقيًا بالأشخاص الذين يعملون معهم. لا يوجد موظف يريد أن يشعر وكأنه أداة غير معروفة في الصندوق. إنهم يستحقون اهتمام واهتمام رؤسائهم.
خذ الوقت الكافي لإجراء عمليات تسجيل وصول منتظمة مع موظفيك ، بغض النظر عن عدد التقارير المباشرة لديك. يبدأ بناء الثقة بالتعرف عليهم على المستوى الشخصي. سيساعدهم ذلك على الشعور بأن موقفهم في الفريق موضع تقدير والتحقق من صحته.
2. أشركهم في عملية صنع القرار
يُظهر إشراك التقارير المباشرة في عملية اتخاذ القرار الخاصة بك أنك تهتم بآرائهم. وأنك تعتقد أن لديهم شيئًا ذا قيمة ليقدمه. كما أنه يساعدهم على تطوير مهارات اتخاذ القرار لديهم والثقة بالنفس.
علاوة على ذلك ، من المحتمل أن يكون موظفوك مليئين بالأفكار التي تستحق طرحها على الطاولة. باستبعادهم ، قد تفوتك فرص الابتكار. على سبيل المكافأة ، يؤدي إشراك التقارير المباشرة أيضًا إلى خلق إحساس أعمق بالملكية في عملهم ونجاح الفريق.
3. تمكين تقاريرك المباشرة من خلال التفويض
إن معرفة متى وأين تضع تقاريرك المباشرة أمر ضروري لإنشاء فريق قوي وفعال وفعال. كما أنه يساعد تقاريرك المباشرة في إيجاد معنى أكبر لعملهم.
من أجل التفويض بشكل صحيح ، تحتاج إلى اكتساب فهم أساسي لكل عضو في الفريق. ثم تحتاج إلى وضعهم بطريقة تسمح لقوتهم الطبيعية بالتألق.
هذا يساعدهم أيضًا على التطور والنمو ، ليصبحوا أكثر قيمة للفريق ولأنفسهم.
4. شجع على المشاركة والإدخال
على الرغم من أنك قد تكون منفتحًا على المدخلات من التقارير المباشرة ، فلن يشعروا بالضرورة بالراحة في تقديمها. تحتاج إلى دعوتهم صراحة لمشاركة أفكارهم أثناء اجتماعات الفريق.
يتيح تشجيع المشاركة للموظفين الشعور بمزيد من الراحة والثقة في وجودك. يعزز التواصل بشكل أفضل وحل المشكلات الجماعي.
كيفية تفويض مرؤوسيك المباشرين
تشكل معرفة كيفية التفويض جزءًا كبيرًا من المسؤوليات المنسوبة إلى أي قائد فريق. الخطوة الأولى هي معرفة موظفيك جيدًا. لكن هذا لا يكفي دائمًا.
ما الذي تحتاجه التقارير المباشرة من الرؤساء عندما يتعلق الأمر بتخصيص المناصب أو المهام؟
دعونا نناقش بعض السبل المحتملة التي يمكنك اتباعها من أجل تفويض التقرير المباشر الفعال.
1. ضع في اعتبارك التقرير المباشر الصحيح للقيام بالمهمة
أفضل طريقة لضمان عمل فريقك بأكبر قدر ممكن من الكفاءة هي وضع تقارير مباشرة في المناصب حيث يمكن استخدام نقاط قوتهم.
يمكن إهدار الكثير من الوقت والطاقة من خلال وضع غير لائق. تأكد من أنك تعرف نقاط القوة لدى أعضاء فريقك جيدًا قبل تفويض العمل.
2. اجعلهم على دراية بكيفية فائدة المهمة للشركة ككل
يميل الناس إلى أن يكونوا أكثر حماسًا تجاه عملهم عندما يشعرون أن له هدفًا أو هدفًا. ذكّر تقاريرك المباشرة بانتظام بالقيم الأساسية للشركة ورؤيتها وكيف يساعد عملهم المؤسسة على تحقيقها. سيساعدهم ذلك على تحمل مسؤولياتهم بمزيد من التفاني.
3. تزويدهم بالموارد والصلاحيات اللازمة
لا يمكنك أن تتوقع من موظفيك أن ينتقلوا بعملهم إلى المستوى التالي إذا لم تزودهم بالأدوات والموارد المناسبة.
تأكد دائمًا من أن فريقك لديه حق الوصول إلى كل ما يحتاجونه لإنتاج عمل ممتاز. يتضمن ذلك تفويض السلطة لتمكين فريقك من إنجاز المهام.
4. لديك اتصال مفتوح
يكمن مفتاح إطلاق العنان لإمكانات فريقك إلى حد كبير في مدى كفاءة التواصل معك.
سيضمن اتخاذ موقف منفتح للتواصل أن يشعر المراسلون المباشرون دائمًا بالراحة في التعامل معك بأسئلة أو مخاوف. استخدم مهارات الاتصال الصحيحة للتأكد من فهمهم للمهمة والاستماع إلى أي مخاوف قد تكون لديهم.
كيفية تقديم ملاحظات بناءة
إن معرفة كيفية طلب التعليقات وتلقيها يحدد جودة الاتصال الذي يحدث بين القادة والموظفين.
أن تكون قادرًا على تلقي تعليقات بناءة من التقارير المباشرة يظهر تواضعك كقائد. كما يبرز احترامك لتجاربهم وآرائهم.
إلى جانب القدرة على تلقي التعليقات ، يجب أن تكون قادرًا على تقديم ملاحظات بناءة أيضًا. كيف يمكن لقادة الأعمال اليوم رفع مستوى التواصل من خلال النقد البناء والتغذية الراجعة؟ دعونا نلقي نظرة على أربع طرق للقيام بذلك.
1. حدد ما تريد تحقيقه من جلسة الملاحظات
أن تكون مباشرًا ومباشرًا أمر ضروري لأي جلسة ملاحظات. سيسمح وجود هدف للاجتماع لجميع الحاضرين أن يكونوا على نفس الموجة. هذا يسمح لك بمعالجة أي مشاكل دون المخاطرة بالعداء أو إضاعة الوقت.
من خلال وضع هدف مشترك لجلسة التعليقات ، يمكن للجميع دخول الغرفة بحس أكبر من الاستعداد والتعاون.
2. كن محددًا
عند إجراء أي نوع من الاجتماعات ، من المهم أن تكون محددًا بشأن توقعاتك وأهدافك وآرائك.
وقت التعليقات ليس هو الوقت المناسب للتراجع. إنها المساحة المخصصة التي يجب أن يشعر فيها الجميع بحرية التعبير عن مخاوفهم وآرائهم.
3. اجعلها محادثة ثنائية الاتجاه
غالبًا ما يتسبب كونك مسؤولاً في نسيان أن هناك آراء في الغرفة لا تقل أهمية عن آرائك. قد يكافح بعض القادة لجعل اجتماعات التغذية الراجعة محادثة ثنائية الاتجاه. لكن القيام بذلك أمر بالغ الأهمية لنجاح الاجتماع.
اجتماعات التعليقات هي المساحة المثالية للرؤساء والتقارير المباشرة للقاء على قدم المساواة. يمكن للجميع التعبير عن آرائهم بطريقة منفتحة وصادقة.
4. اجعل التعليقات منتظمة
يمكنك تشجيع التعليقات البناءة مع التقارير المباشرة من خلال توفير فرص منتظمة لحدوثها. كلما زاد عدد مرات عقد اجتماعات التعليقات ، شعر الموظفون براحة أكبر في طرح آرائهم ووجهات نظرهم.
تقييم أداء تقرير مباشر
تضمن تقييمات الأداء عدم إغفال الأداء العالي. وهذا الأداء الضعيف لا يمر دون رادع.
ومع ذلك ، قد يكون من الصعب الحفاظ على فهم عادل وواقعي لأداء الموظف. إليك ما يمكن لقادة المكاتب فعله لإجراء تقييمات أداء عادلة.
1. تضمين أمثلة محددة
تقييمات الأداء الرسمية ليس لها مجال للتحيز أو عدم الأمانة. للحصول على تقييم عادل ، يحتاج القادة إلى تقديم دليل يدعم تقييمهم.
ما إذا كان أداء التقرير المباشر ممتازًا أو سيئًا ، بما في ذلك أمثلة محددة لسلوكهم ، سيضيف الجسم إلى التقييم. سيوفر للموظف فرصة لمراجعة أداء العمل الخاص به بشكل أكثر دقة.
2. ضع في اعتبارك أهدافهم المهنية
تقييمات الأداء لها وزن كبير في معظم بيئات العمل الاحترافية. إنها انعكاس لأخلاقيات عمل الموظف. وقد يتم رؤيتهم من قبل الإدارة العليا التي تراقب الأداء العام لفريقهم.
مع الحفاظ على موقف عادل ، يجب أن يهدف المديرون إلى مراعاة الأهداف المهنية للموظف. بهذه الطريقة ، يساعدون في توجيه موظفيهم في الاتجاه الوظيفي الذي يختارونه.
3. التوازن إيجابي وحاسم
التوازن هو مفتاح النجاح في معظم جوانب الحياة. تقييمات الأداء الجيدة لا تختلف. الإيجابية ضرورية لمعنويات الموظفين. لكن النقد البناء ضروري أيضًا من أجل تحسين الذات.
4. فكر في الماضي ولكن ركز على المستقبل
إذا كان تقييم الأداء يركز كثيرًا على الماضي ، فقد يفتقر إلى الملاءمة. وبالمثل ، إذا ركزت كثيرًا على المستقبل ، فإنها تقترب من كونها مثالية.
هذا الماضي هو مكان جيد للبحث عن أمثلة على السلوك وأخلاقيات العمل. يوفر المستقبل نظرة ثاقبة لطموحات الموظف وأهدافه. القليل من الاثنين ضروري لتقييم أداء جيد.
يهتم القادة العظام بتقاريرهم المباشرة
أفضل قادة الأعمال هم أولئك الذين يمكنهم التواصل مع تقاريرهم المباشرة والتعامل معها على المستوى الشخصي. كل ذلك أثناء توجيههم في الاتجاه الصحيح.
يرى القادة العظماء القيمة في من حولهم. إنهم يهدفون إلى دفع الشركة إلى الأمام دون الدوس على من هم في نطاق سلطتهم.
مع بعض العمل الجاد ، يمكنك تطوير مهارات القيادة في نفسك وفي موظفيك.
يمكن لبرنامج BetterUp أن يساعد الأشخاص على جميع المستويات على تطوير مهارات قيادية شاملة تعزز أداء بيئة عمل عالية الأداء وأكثر تركيزًا على الإنسان. اطلب عرضًا توضيحيًا اليوم واكتشف إلى أي مدى يمكن لنشاطك التجاري أن يمضي قدمًا عندما يفتح إمكاناته البشرية.
